Certyfikowany Office Manager poziom I

Transkrypt

1

2 kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa DLACZEGO WARTO WZIĄĆ UDZIAŁ W WARSZTATACH? Poszerzysz umiejętności organizowania spotkań w firmie Zdobędziesz wiedzę w zakresie profesjonalnej etykiety i obsługi klienta Poznasz reguły tworzenia korespondencji Zdobędziesz wiedzę w obszarze specyfiki różnego rodzaju dokumentacji Dowiesz się, w jaki sposób przygotować i aktualizować regulaminy Zdobędziesz wiedzę w zakresie bezpieczeństwa danych osobowych Dowiesz się, w jaki sposób przygotować zapytanie ofertowe Nabędziesz wiedzę związaną z rodzajami umów handlowych oraz kompletowaniem dokumentacji kontraktowej Szanowni Państwo! Kwalifikacje profesjonalnego Office Managera to przede wszystkim umiejętności wspierania w organizowaniu codziennych działań przełożonych, jak i zdolność do sprawnego zarządzania przepływem informacji, które pojawiają się na linii zarządzający - działy firmy. Wieloaspektowy charakter tego stanowiska wymaga zdolności budowania funkcjonalnych rozwiązań wewnętrznych, które ułatwią i uproszczą korzystanie z danych, informacji i dokumentów w firmie. Przygotowaliśmy program nastawiony na rozwój wiedzy i umiejętności kierowników biur, w taki sposób, aby podczas zajęć rozwijać najbardziej newralgiczne kompetencje. Podczas szkolenia skupimy się na omówieniu takich elementów praktyki zawodowej jak: planowanie spotkań i zebrań, zarządzanie informacją, koordynacja dokumentacji, tworzenie pism, raportowanie, sporządzania budżetu biura, ochrona danych osobowych. Zapraszamy do udziału w szkoleniu, podczas którego dowiesz się: Jak przygotować i koordynować przebieg posiedzeń, zebrań menedżerskich? Jak postępować z różnego rodzaju dokumentacją w firmie? W jaki sposób katalogować i archiwizować dokumenty w biurze? Jak tworzyć oficjalne pisma? Jak przygotować i zarządzać zamówieniami dla biura? Jak przygotować raport służbowy dla przełożonych? Jak sporządzać plany wydatków i zestawień dla biura? Jak koordynować przepływ informacji i dokumentacji w firmie? W jaki sposób przygotować/aktualizować procedury i regulaminy w firmie? Jak koordynować dokumentację kontraktową? Jak zadbać o bezpieczeństwo danych osobowych w firmie? Poznasz procedury związane z obsługą dokumentacji przychodzącej i wychodzącej w firmie Zdobędziesz umiejętności tworzenia oficjalnych pism Poznasz sposoby tworzenia raportów Opinie uczestników wcześniejszych edycji szkolenia Certyfikowany Office Manager: Szkolenie bardzo interesujące zwłaszcza część związana z kwestiami prawnymi. - Izabella Korejwo, Amcor Flexibles Reflex Sp. z o.o. Szkolenie w pełni spełniło moje oczekiwania. Przeprowadzone zgodnie z programem. Prowadzący doskonale przeprowadzali cały program. Z zaangażowaniem odpowiadali na wszystkie pytania uczestników. -Katarzyna Mizgalska, Kanlux S.A. Szkolenie bardzo interesujące, rzeczowe, na temat, prezentowane w profesjonalny sposób - Aleksandra Rosa, DLA Piper Wiater sp.k. "Szkolenie poprowadzone w sposób profesjonalny przez kompetentne osoby. Ciekawe elementy szkolenia z odniesieniem do poszczególnych uczestników" - Daria Kulis, KEGAR Sp. z o.o. Do udziału w szkoleniu zapraszamy: Office menedżerów Kierowników biur Kierowników i specjalistów ds. administracji Kierowników sekretariatów Osoby odpowiedzialne za koordynacje pracy biura Metodologia: Szkolenie ma formułę warsztatu. Zajęcia stanowią połączenie mini-wykładów, analiz dokumentów i procedur, ćwiczeń, analizy przypadków oraz dyskusji grupowych. W przypadku jakichkolwiek pytań proszę o kontakt telefoniczny z zespołem pod numerem telefonu (22) lub za pomocą poczty elektronicznej: szkolenia@langas.pl Anna Chmielewska Kierownik Projektu a.chmielewska@langas.pl

3 kontraktów, regulaminów, eliminacja marnotrawstwa DZIEŃ I 25 stycznia 2017 r. ZARZĄDZANIE BIUREM PRZYNOSZĄCE WARTOŚĆ ORGANIZACJI W OPARCIU O ZAAWANSOWANE METODY OPTYMALIZACYJNE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęć dr Marek Krasiński Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN SZCZUPŁE ZARZĄDZANIE I OPTYMALIZACJI PROCESÓW W PRACY OFFICE MANAGERA Ciągłe doskonalenie procesów biurowych Zastosowanie metody Lean Management w organizowaniu pracy wewnętrznej Jakiego rodzaju uszczuplenia w zakresie organizacji wewnętrznej sprawdzają się? Wykorzystanie Lean Management w pracy office managera? Cele, zasady i wykorzystanie metody Kaizen w biurze Cykl PDCA silnik procesów doskonalenia Zaplanuj - Wykonaj Sprawdź - Popraw Tworzenie systemu sugestii JAK PRZYGOTOWAĆ SIĘ DO IDENTYFIKOWANIA I ELIMINOWANIA 8 TYPÓW MARNOTRAWSTWA? Eliminacja marnotrawstwa w biurze Japońskie sposoby zarządzania biurem - sprawdzone metody walki z marnotrawstwem 8 głównych marnotrawstw muda w zarządzaniu projektami - skuteczna eliminacja czynności nie dodających wartości w pracy projektowej 7 zasad lean project management - zwiększenie wydajności zespołu projektowego Jakie są podstawowe założenia lean management i jak je wykorzystać w eliminowaniu 8 rodzajów marnotrawstwa? Podnoszenie efektywności procesów biurowych oraz usługowych Korzyści zastosowania narzędzi lean management w działach sprzedaży i marketingu/zakupów/księgowości/obsługi klienta/kadr (HR) SELEKCJA, SYSTEMATYKA, SPRZĄTANIE, STANDARYZACJA, SAMODYSCYPLINA Zastosowanie metody 5s w organizacji pracy działu administracji Funkcje oraz wartość dodana standaryzacji w procesach biurowych Wpływ 5S na zwiększenie produktywności procesów biurowych 5S w biurze (biurko, szuflady, półki, szafy, komody) 5S w komputerze (struktura folderów, plików, systemów pracy) Etapy wdrażania i nadzorowania aktywności 5S MAPOWANIE PROCESÓW W PRACY W CELU OPTYMALIZACJI DZIAŁAŃ Wykorzystanie technik mapowania w zarządzaniu 7 rodzajów strat występujących w procesach biurowych Reguły i etapy mapowania procesów biurowych Optymalizacja procesów z użyciem techniki mapowania Ćwiczenia z mapowania Zakończenie I dnia szkolenia DZIEŃ II 26 stycznia 2017 r. OBSŁUGA POSIEDZEŃ, RAPORTY, DOKUMENTOWANIE, ARCHIWIZACJA I UDOSTEPNIANIE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęć Ekspert: Małgorzata Wozba - praktyk w zakresie obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej i organizacyjnej Zarządów ORGANIZACJA I OBSŁUGA POSIEDZIEŃ, NARAD, SPOTKAŃ MENEDŻERSKICH Jak przygotować i koordynować przebieg zebrania menedżerskiego? W jaki sposób przygotować spotkanie/naradę menedżerów? Przesyłanie zaproszeń, odbieranie zaproszeń, potwierdzenia, kluczowe informacje Przygotowanie spotkania i niezbędnej dokumentacji Przygotowanie agendy spotkania CASE STUDY: Notatki służbowe ze spotkania CASE STUDY: Protokół spotkania PRZYJMOWANIE ORAZ EWIDENCJA DOKUMENTÓW Jakie procedury stosować w prawidłowej obsłudze napływającej dokumentacji i korespondencji? Dokumentacja przychodząca postępowanie Reguły przetwarzania dokumentacji napływającej Przekazywanie dokumentów wewnątrz firmy Rejestracja dokumentów KATALOGOWANIE I PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW FIRMY W jaki sposób oznaczać, porządkować i przechowywać różnego rodzaju dokumenty? Oznaczanie i porządkowanie dokumentów Organizowanie dokumentów, dokumenty powiązane Jak katalogować korespondencję przychodzącą i wychodzącą; w jaki sposób archiwizować? Skanowanie i przechowywanie różnego rodzaju dokumentów CASE STUDY: analiza dobrych praktyk katalogowania

4 kontraktów, regulaminów - warsztaty organizacyjno-prawne TWORZENIE PISM Jak prawidłowo sporządzać pisma formalne? - Analiza treści pisma, dokumentu, opracowanie planu wypowiedzi - Pułapki dosłowności - jak uniknąć przesady? - Zasada równości i obiektywizmu - Weryfikacja danych, uzupełnienie braków, kompletowanie załączników - Akceptacja, podpisy i dystrybucja - Wartość informacyjna i użytkowa dokumentu - Przygotowanie dokumentów w formie elektronicznej ZARZĄDZANIE I REALIZACJA ZAMÓWIEŃ DLA FIRMY ZAPYTANIA OFERTOWE, ZAMÓWIENIA I DOSTAWY Jak przygotować i koordynować zamówienia dla biura? Przygotowanie zapytania ofertowego na co zwracać uwagę? Umowa dotycząca dostawy kluczowe elementy, zapisy, zabezpieczenie interesów firmy Koordynacja realizacji umowy CASE STUDY: Niezgodność zamówienia procedury postępowania, reklamacja Zakończenie II dnia szkolenia DZIEŃ III 27 stycznia 2017 r. REGULAMINY, OCHRONA DANYCH, PRZEPŁYW DOKUMENTACJI, KONTRAKTY HANDLOWE rejestracja i powitalna kawa i herbata rozpoczęcie zajęć Romana Pietruk, ekspert prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, bezpieczeństwa umów i danych PRZYGOTOWANIE I AKTUALIZOWANIE REGULAMINÓW ORAZ PROCEDUR FIRMOWYCH W jaki sposób przygotować regulacje organizacji pracy wewnątrz firmy? KOORDYNOWANIE PRZEPŁYWU DOKUMENTACJI I DOSTĘPU DO INFORMACJI W FIRMIE Jak organizować wymianę i dostęp do informacji oraz dokumentacji? Uprawnienia i dostęp do informacji w firmie co reguluje te kwestie i jakich zasad należy przestrzegać? Podpisywanie dokumentów Przepływ informacji w formie elektronicznej i pisemnej kategoryzacja spraw Udostępnianie dokumentów co można udostępniać, a czego nie? Elektroniczny obieg dokumentów w firmie, mobilny dostęp do dokumentów CASE STUDY: Błędy w przepływie informacji, skutki uchybień PRZYGOTOWANIE I KOORDYNOWANIE DOKUMENTACJI KONTRAKTOWEJ W BIURZE Jak nadzorować prawidłowy proces zawierania umów i utrzymywania kontaktów z kontrahentami firmy? Określanie przedmiotu umowy Zapisy dotyczące obszaru współdziałania stron Tajemnica przedsiębiorstwa - kiedy możemy ujawnić informacje będące tajemnicą przedsiębiorstwa i komu? Określanie procedur i ich weryfikacja Wzory oświadczeń Formularze, zamówienia czy umowy? Nowa ustawa o terminach płatności w transakcjach handlowych Jak liczyć terminy w umowach? Korzystanie z wzorców umownych - skutki, możliwość obrony przed niekorzystnymi zapisami Umowa przedwstępna, a umowa ostateczna - warunki i różnice Formy umowy. Jak wybrać właściwą formę umowy? Ogólne warunki umów Rodzaje umów handlowych i ich zastosowanie CASE STUDY: praca na wzorach umów analiza kluczowych zapisów OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH W BIURZE Jak zabezpieczać kluczowe informacje dotyczące klientów, pracowników i kontrahentów? Regulamin wewnętrzny firmy konstrukcja Zastosowanie różnego rodzaju regulaminów Wprowadzanie zmian do regulaminów Ogłaszanie zmian i treści regulaminów Jak tworzyć procedury na zlecenie przełożonych? Dokumenty związane z procedurą Zastosowanie procedur CASE STUDY: Przygotowanie regulaminu CASE STUDY: Konsekwencje złamania zasad zapisanych w regulaminach Istota danych osobowych przetwarzanych w firmie. Jakie dane osobowe przetwarzane są w firmie, rozróżnienie na dane osobowe pracowników (regulacje związane z prawem pracy), a dane osobowe kontrahentów Obowiązek ochrony danych osobowych Dokumentacja związana z przetwarzaniem danych osobowych Warunki dostępu do danych osobowych Dane osobowe w sieci bezpieczne przetwarzanie danych i dokumentów w formie elektronicznej CASE STUDY: Naruszenie bezpieczeństwa danych osobowych Zakończenie szkolenia

5 kontraktów, regulaminów - warsztaty organizacyjno-prawne EKSPERCI: AGENDA 25 stycznia 2017 r rejestracja uczestników szkolenia SESJA PIERWSZA przerwa kawowa SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA przerwa kawowa SESJA CZWARTA 26 stycznia 2017 r rejestracja uczestników szkolenia SESJA PIERWSZA przerwa kawowa SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA przerwa kawowa SESJA CZWARTA 27 stycznia 2017 r rejestracja uczestników szkolenia SESJA PIERWSZA przerwa kawowa SESJA DRUGA obiad SESJA TRZECIA przerwa kawowa SESJA CZWARTA DR MAREK KRASIŃSKI Ekspert w zakresie optymalizacji m.in. procesów biurowych i organizacyjnych przy wykorzystaniu metodyki: Lean, KANBAN, KAIZEN Ekspert w zakresie kaizen. pracownik Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu. Od 2007 roku zafascynowany metodami lean management. W pracy zajmuje się dostosowywaniem narzędzi i metod lean do polskich uwarunkowań kulturowych. Jako niezależny konsultant i ekspert wspiera polskie firmy w skutecznym wprowadzaniu lean oraz prowadzi warsztaty i szkolenia z lean w usługach dla sektora publicznego. Autor wielu publikacji, w tym także pierwszych polskich opracowań związanych ze stosowaniem metodyki Kanban w zarządzaniu projektami oraz książki pt. Kulturowe uwarunkowania wykorzystania japońskich koncepcji, metod i technik zarządzania. Jest kierownikiem Menedżerskich Studiów Podyplomowych Lean Management, kierownikiem projektu badawczego finansowanego z Narodowego Centrum Nauki oraz członkiem Instytutu Doskonalenia Produkcji. Jego pasją jest ostra kuchnia i japońskie samochody.. ROMANA PIETRUK Ekspert w zakresie prawa gospodarczego, postępowania administracyjnego, bezpieczeństwa umów i danych Romana Pietru Prawnik z ponad 10 - letnim doświadczeniem, członek zarządu spółki doradczej w obszarze przedsiębiorczości i obsługi spółek kapitałowych, Absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UKSW, absolwentka studiów podyplomowych Fundusze Strukturalne UE, absolwentka studiów podyplomowych Prawo Rosyjskiej Federacji. Specjalizuje się w temacie kontraktów handlowych, obsługi organów spółki, odpowiedzialności członków zarządu i rady nadzorczej, poprawy efektywności funkcjonowania biura zarządu i rady nadzorczej. MAŁGORZATA WOZBA Praktyk w zakresie obsługi kancelaryjnej, dokumentacyjnej i organizacyjnej Zarządów Wieloletni praktyk w zakresie obsługi najwyższych organów spółek akcyjnych. Przez siedem lat wspierała zarządy spółek na stanowisku Asystenta Zarządu, a następnie pełniąc funkcję Dyrektora Biura Zarządu, a potem Dyrektora Finansowego. Obecnie niezależny ekspert i doradca firm w zakresie obsługi administracyjnej, korporacyjnej i prawnej. Specjalizuje się w bieżącej obsłudze prawno-organizacyjnej spółek, projektowaniu i wdrażaniu procedur, przygotowaniu i zarządzaniu dokumentacją korporacyjną, wsparciem w prowadzeniu kancelarii przedsiębiorstwa.

6 FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY Wypełnij formularz zgłoszeniowy i prześlij na numer fax: (22) lub szkolenia@langas.pl Certyfikowany Office Manager - poziom I 25, 26, 27 stycznia 2017 r., Warszawa Firma Adres Imię i nazwisko (1) Imię i nazwisko (2) wysyłając zgłoszenie do oszczędzasz 400 PLN! Imię i nazwisko (3) zgłoszenie do r PLN PLN netto+23% VAT Osoba do kontaktu (przed szkoleniem otrzyma na adres informacje o szkoleniu) zgłoszenie od r PLN netto netto+23% VAT Cena zawiera: uczestnictwo w trzydniowym szkoleniu dla jednej osoby, materiały szkoleniowe, certyfikat obiady, poczęstunek podczas przerw * cena nie zawiera noclegu, do ceny należy doliczyć podatek 23% VAT Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest przesłanie do organizatora zgłoszenia Sposób płatności przelewem przed rozpoczęciem szkolenia na konto NIP: Potwierdzenie zgłoszenia. Po otrzymaniu formularza zgłoszeniowego prześlemy Państwu potwierdzenie uczestnictwa w szkoleniu na adres wskazany w formularzu. zastrzega sobie prawo do zmiany miejsca szkolenia, w którym odbędzie się spotkanie (w obrębie tego samego miasta). Telefon/Fax Tak, wyrażam zgodę na przesyłanie ofert drogą elektroniczną Faktura Oświadczamy, że jesteśmy płatnikami VAT nasz nr NIP: Upoważniamy firmę do wystawienia faktury VAT bez naszego podpisu. Oświadczamy, że nie jesteśmy płatnikami VAT W przypadku wycofania zgłoszenia w terminie późniejszym niż 14 dni przed szkoleniem, uczestnik zostanie obciążony kosztem w wysokości 50% wartości zamówienia. Wycofanie zgłoszenia w terminie późniejszym niż 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia nie zwalnia uczestnika z obowiązku zapłaty 100 % wartości zamówienia. Odwołanie zgłoszenia musi być dokonane w formie pisemnej. Możliwe jest zgłoszenie zastępstwa uczestnika inną osobą. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany trenera z przyczyn niezależnych od organizatora. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany planu, miejsca, terminu lub odwołania szkolenia z przyczyn niezależnych od organizatora. Oświadczam, że jestem upoważniony (-na) przez firmę do podpisania formularza podpis data i pieczęć Kierunek dla tych, którzy budują organizację najwyższej światowej klasy