PROTOKÓŁ z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej u Pełnomocnika Prezydenta Miasta Słupska ds. Osób Niepełnosprawnych

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli sprawdzającej przeprowadzonej u Pełnomocnika Prezydenta Miasta Słupska ds. Osób Niepełnosprawnych Działając na podstawie upoważnień stałych do przeprowadzania kontroli wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska pracownice Wydziału Audytu i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku: Ewa Juralewicz główny specjalista nr upow. OK.RO.III /10 z dnia r. Lidia Dębicka inspektor nr upow. OK.RO.III /10 z dnia r. przeprowadziły w dniach od lutego 2010 r. kontrolę sprawdzającą wykonanie zaleceń pokontrolnych z dnia 14 września 2009 r. r. dotyczących kontroli w zakresie realizacji zadań przez pełnomocnika Prezydenta Miasta Słupska ds. Osób Niepełnosprawnych, przeprowadzonej w okresie od 18 maja do 19 czerwca 2009 r. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości i uchybienia: 1. Nieprawidłowo klasyfikowano dokumenty, nie stosując Instrukcji kancelaryjnej (Dz. Nr 112, poz z 1999 r.) 2. Nie prowadzono na bieżąco obsługi korespondencji i załatwianych spraw w systemie MDOK, 3. Nie przestrzegano terminów w udzielaniu odpowiedzi na pisma zgodnie z zapisami Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071) W związku z powyższym zalecono wyeliminowanie wszystkich stwierdzonych w toku kontroli nieprawidłowości, a w szczególności: 1. Zapoznać się z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną i stosować zawarte w niej przepisy w codziennej pracy, 2. Na bieżąco prowadzić obsługę korespondencji i załatwianych spraw w systemie MDOK, 3. Przestrzegać terminów w udzielaniu odpowiedzi na pisma zgodnie z zapisami Kodeksu postępowania administracyjnego. 1

2 Podczas kontroli stwierdzono następujące wykonanie zaleconych czynności: 1. Zapoznać się z obowiązującą Instrukcją kancelaryjną i stosować zawarte w niej przepisy w codziennej pracy W roku 2010 zastosowano przepisy zawarte w instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych, wprowadzonej rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm.). Wprowadzono oznaczenia teczek zgodnie z Jednolitym wykazem akt dla organów gmin i związków międzygminnych: 0114 Sprawy organizacyjne (kat. arch. Bc) 3010 Opracowania i materiały dotyczące projektu budżetu gminy (kat. arch. Bc) 3028 Sprawozdania miesięczne, kwartalne i półroczne z wykonania budżetu (kat.arch. Bc) 8133 Interwencje kryzysowe (kat. arch. Bc) podteczka Interwencje nie wymagające działań natychmiastowych (kat. arch. Bc) 8151 Rehabilitacja zawodowa i społeczna (kat. arch. Bc). 2. Nie prowadzono na bieżąco obsługi korespondencji i załatwianych spraw w systemie MDOK W roku 2009 nie było możliwości z przyczyn technicznych zmiany nadania numeracji, ponieważ w trakcie roku nie ma możliwości dokonywania zmian numerów wprowadzanych dokumentów w systemie MDOK, realizującym obsługę elektronicznego obiegu dokumentów oraz spraw w Urzędzie Miejskim w Słupsku. W roku 2010 dokumentacja w systemie MDOK jest ewidencjonowana poprawnie. Po przeprowadzonej w ubiegłym roku kontroli wprowadzono z dniem 25 czerwca 2009 r. Ewidencję klientów obsługiwanych przez Pełnomocnika Prezydenta Miasta Słupska ds. Osób Niepełnosprawnych. Ewidencja zawiera datę przyjęcia, imię i nazwisko (w przypadku dobrowolnego podania tych danych), czego dotyczy sprawa i sposób załatwienia (zawarty w uwagach). W roku 2010 nadal prowadzona jest wyżej wymieniona ewidencja. 2

3 3. Nie przestrzegano terminów w udzielaniu odpowiedzi na pisma zgodnie z zapisami Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071) W ramach prowadzonej kontroli sprawdzono wyrywkowo następujące teczki oznaczone numerem 8151 Rehabilitacja zawodowa i społeczna: 1. Teczka PN.I /01/09 Umowa Nr 1/PN/09 z dnia r. z mocą obowiązującą od dnia 01 maja 2009 pomiędzy Gminą Miejską Słupsk a Polskim Stowarzyszeniem na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym w Słupsku. Umowa została zawarta na realizację zadania zleconego z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w zakresie: organizowania lokalnych imprez kulturalnych, sportowych, turystycznych i rekreacyjnych dla osób niepełnosprawnych wspierających ich aktywność w tych dziedzinach MAJ miesiącem Godności i Walki z Dyskryminacją Osób Niepełnosprawnych. Ustalony w umowie termin wykonania zadania r., natomiast ustalony termin rozliczenia przekazanego dofinansowania poprzez złożenie sprawozdania z wykonania zadania w terminie do dnia 31 lipca 2009 r. Kwota przyznanej dotacji ,00 zł. W dniu r. został sporządzony aneks Nr 1 do umowy Nr 1/PN/09 z dnia r. zmieniający termin dostarczenia sprawozdania z wykonania zadania do dnia r. Brak opinii prawnej, że aneks nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno prawnym. W teczce odnotowano wpływ sprawozdania w dniu r. - l.dz. 106/09. W MDOK-u zarejestrowano pod nr 63156/09/ Teczka PN.I /2/09 Umowa Nr 2/PN/09 z dnia r. z mocą obowiązującą od dnia 01 maja 2009 pomiędzy Gminą Miejską Słupsk a Polskim Stowarzyszeniem na Rzecz Osób z Upośledzeniem Umysłowym w Słupsku. Umowa została zawarta na realizację zadań zleconych z zakresu rehabilitacji zawodowej i społecznej osób niepełnosprawnych ze środków Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych w zakresie: prowadzenia grupowych i indywidualnych zajęć, które mają na celu nabywanie,rozwijanie i podtrzymywanie umiejętności niezbędnych do samodzielnego funkcjonowania osób niepełnosprawnych zadanie pn. Chcę potrafię umiem jestem 3

4 akceptowany mam własne zainteresowania.... Ustalony w umowie termin wykonania zadania r., natomiast ustalony termin rozliczenia przekazanego dofinansowania poprzez złożenie sprawozdania z wykonania zadania w terminie do dnia 20 grudnia 2009 r. Kwota przyznanej dotacji 2.700,00 zł. W dniu r. został sporządzony aneks Nr 1 do umowy Nr 2/PN/09 z dnia r. zmieniający termin dostarczenia sprawozdania z wykonania zadania do dnia r. Brak opinii prawnej, że aneks nie budzi zastrzeżeń pod względem formalno prawnym. 3. Teczka PN.I /03/09 Umowa Nr 3/PN/09 z dnia r. z mocą obowiązującą od dnia 01 maja 2009 r. pomiędzy Gminą Miejską Słupsk a Stowarzyszeniem Przyjaciół Niepełnosprawnych "Dajmy im Radość" Słupsk. Kwota przyznanej dotacji 5.690,00 zł. Zachowano terminowość dokumentacji rozliczeniowej. 4. Teczka PN.I /04/09 Umowa Nr 4/PN/09 z dnia r. z mocą obowiązującą od dnia 01 maja 2009 r. pomiędzy Gminą Miejską Słupsk a Stowarzyszeniem Przyjaciół Niepełnosprawnych "Dajmy im Radość" Słupsk. Kwota przyznanej dotacji ,00 zł. Zachowano terminowość dokumentacji rozliczeniowej. 5. Teczka PN.I /05/09 Umowa Nr 5/PN/09 z dnia r. z mocą obowiązującą od dnia 01 maja 2009 r. pomiędzy Gminą Miejską Słupsk a Słupskim Stowarzyszeniem "Amazonka" Słupsk. Kwota przyznanej dotacji 7.000,00 zł. Zachowano terminowość dokumentacji rozliczeniowej. 6. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 18/09 Pismo Przewodniczącego Rady Miejskiej w Słupsku w sprawie wykonania zjazdów z chodnika przy ul. Kilińskiego i mało widocznych oznakowań przejść dla osób niepełnosprawnych i osób z dziećmi w wózkach na perony Dworca PKP z dnia 09 września 2009 r.. Wystosowano pismo do Zastępcy Dyrektora Oddziału Dworzec PKP w sprawie podjęcia działań mających na celu czytelne oznaczenie przejścia na perony dla osób niepełnosprawnych. 4

5 Zachowano terminowość. 7. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 19/09 Informacja dyrektora Wydziału Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowej i Ochrony Środowiska Urzędu Miejskiego w Słupsku z dnia r. do Z-cy Prezydenta Miasta w sprawie niepełnosprawnych małżonków W. o umieszczenie ich na liście osób oczekujących na zawarcie umowy najmu komunalnego lokalu mieszkalnego, skierowana następnie do Pełnomocnika Osób Niepełnosprawnych ( r.) w celu wydania opinii. Z dokumentów wynika, iż opinia została wydana terminowo. 8. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 20/09 Pismo Nr PN.I.8151/20/09 z dnia skierowane do Prezesa PGM w Słupsku z prośbą o uporządkowanie i ustawienie odpowiedniego oznakowania na terenie zabudowanym, gdzie mieszkają osoby niepełnosprawne, w celu uniemożliwienia parkowania tam pojazdów oraz pismo Nr PN.I.8151/20/09 z dnia skierowane do Komendanta Straży Miejskiej w Słupsku z prośbą o wzmożoną kontrolę na w/w terenie. W/w pisma wysłano w wyniku prośby osoby niepełnosprawnej odnotowanej w Ewidencji klientów obsługiwanych przez PN pod poz. 136 w dniu r. W wyniku interwencji Pełnomocnika, Zarząd Dróg Miejskich poinformował, iż z powodu ograniczonych środków w budżecie miasta o wykonanie remontu na w/w terenie zabudowanym został usunięty z Wieloletniego Programu Inwestycyjnego. Przeprowadzenie doraźnego remontu nie przyniesie spodziewanego efektu. Nie uzyskano informacji na temat oznakowania w/w terenu. Zachowano terminowość. 9. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 21/09 Pismo Centrum Kształcenia Praktycznego nr CKPPGHB/700/8/2009 z dnia z prośbą o potwierdzenie współpracy w sprawie dofinansowania do projektu dotyczącego likwidacji barier architektonicznych w CKP. Potwierdzenia współpracy dokonano pismem nr PN.I.8151/21/09 z dnia r. wystosowanym do Dyrektora Departamentu Polityki Społecznej Urzędu 5

6 Marszałkowskiego w Gdańsku. Zachowano terminowość. 10. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 23/09 Pismo Biura Promocji Integracji Europejskiej nr BPE.V z dnia r. w sprawie przesłania materiałów informacyjnych na temat aktywności proeuropejskiej Miasta Słupska w roku 2009 w zakresie pomocy osobom niepełnosprawnym. W odpowiedzi na pismo przesłano w dniu r. pismem nr PN.I.8151/23/09 wykaz działań na rzecz osób niepełnosprawnych. Zachowano terminowość. 11. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 25/09 Informacja ZPP o konkursie "Polska bez barier" z dnia r. przesłana drogą mailową. Informację przekazano w dniu r. dyrektorowi Wydziału Zdrowia i Spraw Społecznych. Zachowano terminowość. 12. Teczka PN.I.8151 Sprawa nr 26/09 - Pismo nr PN.I.8151/26/09 z dnia r. skierowane do Dyrektora Nowego Teatru w Słupsku w sprawie działań, umożliwiających korzystanie z toalety oraz pismo o tym samym numerze z dnia r. do dyrektora Polskiej Filharmonii Sinfonia Baltica w Słupsku w tej samej sprawie. W/w pisma wysłano w wyniku zgłaszanych uwag przez osoby niepełnosprawne, odnotowanych w Ewidencji klientów obsługiwanych przez PN pod poz. 179 w dniu r. W dniu r. sporządzona została notatka służbowa z odbytej rozmowy z dyrektorem technicznym w PF Sinfonia Baltica w Słupsku w sprawie w/w problemu. Dyrektor techniczny wyjaśnił, że wydał dyspozycje obsłudze, nakazujące ustawianie specjalnej szyny, która umożliwi przemieszczanie się po schodach prowadzących do toalety. Fakt rozmowy odnotowano w ewidencji klientów obsługiwanych przez PN w 2010 roku w dniu 19 stycznia 2010 roku. 13. Teczka PN.I /09 Teczka zawiera dokumentację dotyczącą przewozu osób niepełnosprawnych. Stwierdzono, iż dokumenty nie zawierają numerów załatwianych spraw, 6

7 nie zachowują kolejności dat. Brak udokumentowania zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną. Wyjaśnienie w tej sprawie stanowi załącznik Nr Teczka PN.I /09 Teczka zawiera dokumentację dotyczącą współpracy z Ambasadą Amerykańską w zakresie wsparcia zakupu nowoczesnego sprzętu rehabilitacyjnego do placówek zajmujących się rehabilitacja dzieci i młodzieży. Stwierdzono, że dokumenty nie zawierają numerów załatwianych spraw, nie zachowują kolejności dat. Brak udokumentowania zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną. List mailowy z dnia 16 września 2009 r. odpowiedź Ambasady Amerykańskiej na mail z dnia 10 września 2009 r. wysłany przez Pełnomocnika ds Osób Niepełnosprawnych w sprawie przesłania informacji, niezbędnych do realizacji sfinansowania z budżetu Rządu USA projektu dotyczącego niepełnosprawnych dzieci z naszego terenu. Ostatni dokument - Notatka służbowa z dnia r. sporządzona przez PN, w której informuje, iż zgodnie z ustaleniami telefonicznymi z pracownikami Ambasady, dokumentacja została przesłana drogą mailową do Rządu Amerykańskiego, który ma podjąć decyzję co do ewentualnego zakupu lub przekazania środków na zakup sprzętu. Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Pełnomocnika PM Słupska ds. Osób Niepełnosprawnych poinformowano o możliwości odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Pouczono o prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole. Jednostka kontrolowana: Kontrolujące: Pełnomocnik Prezydenta Miasta Słupska Główny specjalista ds. Osób Niepełnosprawnych mgr Ewa Juralewicz Beata Kątnik Inspektor mgr Lidia Dębicka Słupsk, dnia 12 lutego 2010 r. 7

8 8