PROTOKÓŁ KONTROLI w zakresie stosowania przez Urząd Miejski i jego jednostki organizacyjne scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT

Transkrypt

1 Słupsk, dnia 19 grudnia 2018 r. PROTOKÓŁ KONTROLI w zakresie stosowania przez Urząd Miejski i jego jednostki organizacyjne scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT Działając na podstawie stałych upoważnień wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska pracownice Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku: Ewa Juralewicz główny specjalista, Grażyna Derdzińska główny specjalista, przeprowadziły kontrolę problemową w Zarządzie Infrastruktury Miejskiej w Słupsku. Tematem kontroli jest realizacja przez Urząd Miejski w Słupsku i jego jednostki budżetowe zarządzenia Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 22 września 2016 r. w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług przez Miasto Słupsk i Jego jednostki budżetowe. Kontrola przeprowadzona została w dniu 10 i 14 grudnia 2018 r. Kontrolą objęto okres Czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie jednostki - w Słupsku przy ul. Przemysłowej 73. Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest pan Jarosław Borecki. Obowiązki głównego księgowego pełni pani Bożena Stryszko. W związku z art. 3 ustawy z dnia 5 września 2016 r. o szczególnych zasadach rozliczeń podatku od towarów i usług oraz dokonywania zwrotu środków publicznych, przeznaczonych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej lub od państw członkowskich Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu przez jednostki samorządu terytorialnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 1454) Miasto Słupsk z dniem 1 stycznia 2017 r. rozpoczęło rozliczanie podatku od towarów i usług wspólnie ze wszystkimi jednostkami organizacyjnymi (w rozumieniu ustawy są to utworzone przez Miasto Słupsk jednostki budżetowe i Urząd Miejski). W celu zapewnienia poprawności i terminowości rozliczeń w zakresie podatku VAT w Mieście i jego jednostkach budżetowych wprowadzono zarządzeniem Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 22 września 2016 r. procedury dotyczące scentralizowanych zasad rozliczeń podatku VAT. Zmiany do ww. zarządzenia wprowadzone zostały zarządzeniami Prezydenta Miasta Słupska: Nr 950/Ks/2016 z 28 listopada 2016 r., Nr 1143/Ks/2017 z 31 października 2017 r., Nr 756/Ks/2018 z 20 czerwca 2018 r., Nr 973/Ks/2018 z 5 września 2018 r. Kontrolą objęto: 1. Zmiany w polityce rachunkowości związane z centralizacją rozliczeń VAT, dotyczące zasad obiegu dokumentów i funkcjonowania kont służących do rozliczania podatku VAT. 2. Upoważnienia i zakresy obowiązków osób odpowiedzialnych za wykonywanie zadań związanych z wystawianiem faktur, rozliczaniem VAT i centralizacją. 3. Prawidłowość zapisów w umowach w zakresie określenia strony umowy oraz wysokości wynagrodzenia z tytułu przedmiotu umowy wyrażanego jako kwota netto + podatek VAT.

2 4. Sporządzenie przez dyrektora jednostki informacji o wysokości stosowanego wskaźnika proporcji sprzedaży oraz prewspółczynnika VAT na rok 2017 i Ustalenia: Ad. 1 Zmiany w polityce rachunkowości związane z centralizacją rozliczeń VAT, dotyczące zasad obiegu dokumentów i funkcjonowania kont służących do rozliczania podatku VAT. Zgodnie z zarządzeniem Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 22 września 2016 r. dokonano stosownych zmian w zapisach regulujących politykę rachunkowości oraz zasady sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych. Kontrolującym przedstawiono w zakresie polityki rachunkowości: zarządzenie nr 34/ZIM/16 Dyrektora Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku z dnia roku w sprawie ustalenia przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości w ZIM w Słupsku (zarządzenie utraciło moc na podstawie zarządzenia nr 7/ZIM/2018 z dnia r.), zarządzenie nr 42/ZIM/2017 Dyrektora Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku z dnia roku zmieniające zarządzenie w sprawie ustalenia przyjętych zasad prowadzenia rachunkowości w ZIM w Słupsku (zarządzenie utraciło moc na podstawie zarządzenia nr 7/ZIM/2018 z dnia r.), zarządzenie nr 34/ZIM/2018 Dyrektora Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku z dnia roku w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu i kontroli dokumentów finansowych oraz innych dokumentów powiązanych, biorących udział w procesie ewidencji księgowej (zarządzenie utraciło moc na podstawie zarządzenia nr 44/ZIM/2018 z dnia r.), zarządzenie nr 44/ZIM/2016 Dyrektora Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku z dnia roku w sprawie zmiany załączników do ustalenia zasad (polityki) prowadzenia rachunkowości w Zarządzie Infrastruktury Miejskiej w Słupsku, zarządzenie nr 7/ZIM/2018 Dyrektora Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku z dnia roku w sprawie ustalenia zasad prowadzenia rachunkowości w Zarządzie Infrastruktury Miejskiej w Słupsku, zarządzenie nr 32/ZIM/2016 Dyrektora Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku z dnia roku w sprawie scentralizowanych zasad rozliczeń podatku od towarów i usług w Zarządzie Infrastruktury Miejskiej w Słupsku. Zarządzeniem nr 32/ZIM/2016 główny księgowy został zobowiązany do dokonania czynności wynikających z 4 ust. 1 pkt 1, 2, 3, 5 i 6 zarządzenia nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska, natomiast kierownicy merytorycznych działów, główni specjaliści, koordynatorzy oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy zobowiązani zostali do sporządzenia aneksów do zawartych umów w zakresie : - dokonania zmian zapisów umownych w taki sposób aby wynagrodzenie zostało wyrażone jako kwota netto plus kwota podatku VAT w paragrafie wynagrodzenia, - prawidłowego określenia płatnika w paragrafie Płatności, - dokonania zmiany NIP-u Nabywcy w paragrafie Płatności na NIP Miasta Supsk. Ponadto w celu zapewnienia prawidłowości i terminowości rozliczenia przez jednostkę ZIM podatku zobowiązano Głównego Księgowego jednostki do następujących czynności: 1) terminowe składanie i przekazywanie w wersji papierowej i elektronicznej w module Planowanie i Monitorowanie Budżetu w zakresie sprawozdawczości w Systemie KSAT2000i - Submoduł Portal sprawozdawczy - Deklaracje VAT - 7 i plików JPK_VAT; 2

3 2) zgodności danych przekazywanych w wersji papierowej z danymi wprowadzonymi w module Planowanie i Monitorowanie Budżetu w zakresie sprawozdawczości w Systemie KSAT2000i Submoduł Portal sprawozdawczy - Deklaracje VAT - 7 i plików JPK_VAT. W celu określenia na fakturze (fakturze korygującej) kwoty podatku VAT podlegającego odliczeniu na dokumentach tych umieszcza się pieczątkę według wzoru określonego w Instrukcji w sprawie wystawiania faktur VAT, prowadzenia ewidencji, rejestru sprzedaży i zakupu towarów i usług oraz obiegu dokumentów dla celów rozliczania podatku od towarów i usług VAT. W kontrolowanej jednostce prowadzona jest w sposób prawidłowy Ewidencja sprzedaży VAT oraz zakupu VAT. Ewidencje te wraz z deklaracją VAT-7e przekazywane są terminowo do Urzędu Miejskiego w Słupsku. Ad. 2 Upoważnienia i zakresy obowiązków osób odpowiedzialnych za wykonywanie zadań związanych z wystawianiem faktur, rozliczaniem VAT i centralizacją. Pismem nr ZIM.DF.0139/2016 z dnia 20 grudnia 2016 r. Dyrektor ZIM oświadczył, że wykonał czynności, o których mowa w 4 ust 1 pkt 1-3 i 5-6 zarządzenia nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska. Oświadczenie wpłynęło do Urzędu Miejskiego r. Osoby odpowiedzialne za rozliczenia VAT, wskazane przez Dyrektora jednostki: 1) Pani Bożena Stryszko - główna księgowa - odpowiedzialna za nadzór i kontrolę nad sporządzaniem rejestrów sprzedaży i zakupu VAT, deklaracji VAT, wygenerowaniem plików JPK i przekazywaniem w wyznaczonym terminie do Urzędu Miejskiego w Słupsku. 2) XXXXXXXXXX* - kierownik Działu Księgowości i Windykacji - odpowiedzialna za prawidłowość rozliczeń podatku VAT jako koordynator, posiada uprawnienia do modułu Planowanie i Monitorowanie Budżetu, w tym obsługi submodułu Portal sprawozdawczy - Deklaracje VAT-7. Ponadto do zakresu obowiązków XXXXXXXX* należy nadzór i sporządzanie rejestrów sprzedaży i zakupu VAT, deklaracji VAT, generowanie plików JPK i przekazywanie powyższej dokumetacji w wyznaczonym terminie do UM Słupsk, a także wystawianie faktur. Należy zaznaczyć, że fakturowanie sprzedaży w jednostce odbywa się za pomocą programu Tensoft, moduł Faktury z podziałem na logowanie do jednostki: Zarządu Infrastruktury Miejskiej w Słupsku oraz Cmentarza Komunalnego. Jednostka nie korzysta w tym zakresie z systemu KSAT. 3) XXXXXXXXXXX* - inspektor - odpowiedzialna za prawidłowość rozliczeń podatku VAT, posiada uprawnienia do modułu Planowanie i Monitorowanie Budżetu, w tym obsługi submodułu Portal sprawozdawczy - Deklaracje VAT-7 - w systemie KSAT. Ponadto, do obowiązków XXXXXX* należy sporządzanie rejestrów sprzedaży, deklaracji VAT, generowanie plików JPK i przekazywanie w wyznaczonym terminie do UM Słupsk oraz wystawianie faktur. 4) XXXXXXXXXX* - specjalista - odpowiedzialna za prawidłowość rozliczeń podatku VAT, posiada uprawnienia do modułu Planowanie i Monitorowanie Budżetu, w tym do obsługi submodułu Portal sprawozdawczy - Deklaracje VAT-7 - w systemie KSAT. Ponadto do zakresu obowiązków XXXXXXXXXXXX* należy sporządzanie rejestrów zakupu VAT, deklaracji VAT, generowanie plików JPK i przekazywanie w wyznaczonym terminie do UM Słupsk oraz wystawianie faktur. 5) XXXXXX* - inspektor - odpowiedzialna za prawidłowość rozliczeń podatku VAT. Do zakresu obowiązków ww. pracownika należy m.in. sporządzanie rejestrów sprzedaży VAT, deklaracji VAT, generowanie plików JPK i przekazywanie w wyznaczonym terminie do UM Słupsk. Pomimo 3

4 wskazanego zakresu czynności, XXXXXXX* nie sporządza deklaracji VAT i nie generuje plików JPK, ze względu na brak uprawnień do systemu KSAT. Brak uprawnień wynika z ograniczenia przez Urząd ilości osób wskazanych do obsługi modułów KSAT. Ponadto XXXXXXX* upoważniona jest do wystawiania faktur. Do wystawiania faktur VAT w jednostce upoważnione są również następujące osoby: 1) XXXXXXX* - główny specjalista - kierownik Działu Zarządzania Strategicznego Infrastrukturą Miasta, 2) XXXXXXX* - kierownik Działu Cmentarzy Komunalnych, 3) XXXXXXX* - starszy referent, 4) XXXXXXX* - starszy Specjalista, 5) XXXXXXX* - inspektor, 6) XXXXXXX* - kierownik Działu Eksploatacji i Inwestycji, 7) XXXXXXX* - specjalista, 8) XXXXXXX* - inspektor, 9) XXXXXXX* - inspektor, 10) XXXXXXX* - inspektor, 11) XXXXXXX* - inspektor, Zakresy obowiązków ww. osób odpowiedzialnych za prawidłowość rozliczeń podatku VAT oraz osób uprawnionych do wystawiania faktur dokumentujących wykonywane przez jednostkę czynności opodatkowane podatkiem VAT, sporządzania ewidencji sprzedaży VAT, ewidencji zakupu VAT, sporządzania deklaracji cząstkowej VAT oraz wykonywania wszelkich zadań związanych z czynnościami dotyczącymi podatku VAT, zawierają stosowne w tym zakresie zapisy. Ad. 3 Prawidłowość zapisów w umowach w zakresie określenia strony umowy oraz wysokości wynagrodzenia z tytułu przedmiotu umowy wyrażanego jako kwota netto + podatek VAT: umowy przedstawione do wglądu w toku kontroli były zgodne co do zapisów dotyczących strony umowy tj. stroną umowy jest Miasto Słupsk, w kilku przypadkach stwierdzono nieprawidłowe określenie wysokości wynagrodzenia z tytułu przedmiotu umowy np.: * kwota wynagrodzenia wyrażona została jako kwota brutto z dopiskiem, że zawiera stawkę VAT bez określenia ile wynosi w danym przypadku podatek VAT, * wskazano wynagrodzenie netto bez określenia czy doliczany jest podatek VAT i w jakiej kwocie, bądź określenia, że kontrahent nie posiada statusu czynnego podatnika VAT. Ad. 4 Sporządzenie przez dyrektora jednostki informacji o wysokości stosowanego wskaźnika proporcji sprzedaży, o którym mowa w art. 90 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 poz. 2174) oraz prewspółczynnika VAT, o którym mowa w art. 86 ww ustawy. Zarządzeniem nr 04/ZIM/ 2017 Dyrektora z dnia 23 stycznia 2017 r. w sprawie wprowadzenia prewspółczynnika związanego z prawidłowym odliczaniem przez ZIM w Słupsku podatku naliczonego VAT przyjęto od r. wskaźnik proporcji (prewspółczynnik) 19%. Współczynnik odliczenia podatku VAT naliczonego naliczonego za 2016 r. (współczynnik sprzedaży) określono na poziomie 99,8223%. Zarządzeniem nr 06/ZIM/ 2018 Dyrektora z dnia 30 stycznia 2018 r. w sprawie wprowadzenia prewspółczynnika związanego z prawidłowym odliczaniem przez ZIM w Słupsku podatku naliczonego VAT w celu prawidłowego odliczania podatku VAT od zakupów wykorzystywanych do działalności mieszanej jednostki (gospodarczej i publicznej) przyjęto od r. wskaźnik proporcji (prewspółczynnik) 17%. 4

5 Współczynnik odliczenia podatku VAT naliczonego naliczonego za 2017 r. (współczynnik sprzedaży) określono na poziomie 100%. W zakresie realizacji przez kontrolowaną jednostkę zarządzenia Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska stwierdzono uchybienia co do określenia wysokości wynagrodzenia z tytułu przedmiotu umowy. W związku z tym, ustnie zobowiązano Dyrektora jednostki i główną księgową do nadzoru zapisów w umowach zawieranych na przyszłe okresy. W tej kwestii nakazano wyrażanie wynagrodzenia w sposób określony zarządzeniem Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 22 września 2016 r. Innych nieprawidłowości nie stwierdzono. POUCZENIE Dyrektorowi jednostki przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania protokołu. Dyrektor jednostki ma prawo do odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez Dyrektora jednostki nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół kontrolujących i ewentualnego sporządzenia zaleceń pokontrolnych. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje Dyrektor kontrolowanej jednostki, dwa pozostałe egzemplarze stanowią integralną część sporządzanego w dwóch egzemplarzach Protokołu kontroli w zakresie realizacji przez Urząd Miejski w Słupsku i jego jednostki budżetowe zarządzenia Nr 730/Ks/2016 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 22 września 2016 r. KONTROLOWANA JEDNOSTKA KONTROLUJĄCY GŁÓWNY KSIĘGOWY DYREKTOR GŁÓWNY SPECJALISTA GŁÓWNY SPECJALISTA Bożena Stryszko Jarosław Borecki Ewa Juralewicz Grażyna Derdzińska data i podpis Dyrektora i Głównego Księgowego data i podpis *) Jawność danych dotycząca (imienia i nazwiska, adresu zamieszkania) została wyłączona na podstawie art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Z 2018 r. poz. 1000) oraz art. 4 pkt. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1). Wyłączenia jawności tych danych dokonała Grażyna Derdzińska, pracownik Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli. 5