Schemat struktury organizacyjnej Miasta Limanowa

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 Do Regulaminu Organizacyjnego Schemat struktury organizacyjnej Miasta Limanowa Rada Miasta Jednostki Pomocnicze Osiedla Burmistrz Urząd Miasta Placówki oświatowe i opiekuńczo - wychowawcze Placówki Kultury Miejska Biblioteka Publiczna Miejski Zakład Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej Zespoły Szkół Samorządowych Muzeum Regionalne Ziemi Limanowskiej Przedszkola Miejskie Limanowski Dom Kultury Żłobek Miejski

2 Załącznik Nr 2 do Regulaminu Organizacyjnego Schemat struktury organizacyjnej Urzędu Miasta Limanowa Burmistrz Zastępca Burmistrza Skarbnik Miasta Radca Prawny Sekretarz Miasta Gospodarki Komunalnej, Mieszkaniowe, Komunikacji, Gospodarki Wodnej i Ochrony Środowiska Gospodarki Gruntami i Gospodarki Przestrzennej Zastępca Skarbnika Finansowy Organizacyjny, Spraw Obywatelskich Oświaty, Pomocy Społecznej i Sportu Promocji, Integracji Europejskiej, Kultury i Turystyki Kadry Sekretariat Inwestycji i Zamówień Publicznych Obrony Cywilnej i Spraw Wojskowych Stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej Urząd Stanu Cywilnego Biuro Rady Miasta Straż Miejska Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych

3 Załącznik Nr 3 do Regulaminu Organizacyjnego ZASADY PODPISYWANIA PISM 1 Burmistrz podpisuje: 1/ zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne, 2/ pisma związane z reprezentowaniem Miasta na zewnątrz, 3/ pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie zarządu mieniem Miasta, 4/ odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące naczelników wydziałów, 5/ decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu, 6/ pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu, 7/ pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, 8/ pełnomocnictwa do reprezentowania Miasta przed sądami i organami administracji publicznej, 9/ odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, 10/ pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych, 11/ inne pisma, jeśli ich podpisywanie Burmistrz zastrzegł dla siebie. 2 W okresie nieobecności Burmistrza dokumenty określone w 1 podpisuje Zastępca Burmistrza. 3 Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań, nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza. 4 Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań Naczelnicy wydziałów podpisują: 1/ pisma związane z zakresem działania wydziałów nie zastrzeżone do podpisu Burmistrza, w tym zaświadczenia. 2/ decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach, do załatwiania których zostali upoważnieni przez Burmistrza,

4 3/ pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej wydziałów i zakresu zadań dla poszczególnych stanowisk. 2. Naczelnicy wydziałów określają rodzaje pism, do podpisywania których są upoważnieni ich zastępcy lub inni pracownicy. 6 Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji, parafują je swoim podpisem, umieszczonym na końcu teksu projektu z lewej strony Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych określa instrukcja kancelaryjna obowiązująca w urzędach gmin. 2. W komórkach organizacyjnych Urzędu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Przy znakowaniu spraw stosuje się symbole literowe komórek organizacyjnych / stanowisk/ określone w 8 Regulaminu. 3. Zasady podpisywania pism i dokumentów w sprawach finansowych reguluje obowiązująca w Urzędzie instrukcja kontroli obiegu dokumentów finansowych. ZASADY DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ 1 Załącznik Nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Kontrola pracowników i poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych dokonywana jest pod względem: 1/ legalności, 2/ gospodarności, 3/ rzetelności, 4/ celowości, 5/ terminowości, 6/ skuteczności. 2 Celem kontroli jest ustalenie przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości oraz określenie sposobów naprawienia stwierdzonych nieprawidłowości i przeciwdziałania im w przyszłości.

5 3 W Urzędzie przeprowadza się następujące rodzaje kontroli: 1/ kompleksowe obejmujące całość lub obszerną część działalności wydziałów, samodzielnych stanowisk pracy, miejskich jednostek organizacyjnych, 2/ problemowe obejmujące wybrane zagadnienia lub zagadnienia z zakresu działalności kontrolowanego wydziału, stanowiska, miejskiej jednostki organizacyjnej, stanowiące niewielki fragment jego działalności, 3/ wstępne obejmujące kontrole zamierzeń i czynności przed ich dokonaniem oraz stopnia przygotowania, 4/ bieżące obejmujące czynności w toku, 5/ sprawdzające mające miejsce po dokonaniu określonych czynności, w szczególności mające na celu ustalenie, czy wyniki poprzednich kontroli zostały uwzględnione w toku postępowania kontrolowanej jednostki, wydziału, stanowiska Postępowanie kontrolne przeprowadza się w sposób umożliwiający bezstronne i rzetelne ustalenie stanu faktycznego w zakresie działalności kontrolowanego wydziału lub stanowiska czy miejskiej jednostki organizacyjnej, rzetelne jego udokumentowanie i ocenę działalności według kryteriów określonych w Stan faktyczny ustala się na podstawie dowodów zebranych w toku postępowania kontrolnego. 3. Jako dowód może być wykorzystane wszystko co nie jest sprzeczne z prawem. Jako dowody mogą być wykorzystane w szczególności: 1/ dokumenty, 2/ wyniki oględzin, 3/ zeznania świadków, 4/ opinie biegłych, 5/ pisemne wyjaśnienia i oświadczenia kontrolowanych. 5 Zakres kontroli sprawowanej przez Urząd obejmuje: 1/ realizację zadań przez miejskie jednostki organizacyjne, 2/ realizację zadań przez wydziały i samodzielne stanowiska pracy Urzędu, 3/ realizację przez mieszkańców miasta i inne podmioty obowiązków wynikających z ustaw i decyzji administracyjnych. 4/ miejskie jednostki organizacyjne powinny być poddane kontroli kompleksowej co najmniej jeden raz w ciągu kadencji Rady, 5/ kontrola finansowa miejskich jednostek organizacyjnych będących jednostkami sektora finansów publicznych powinna obejmować w każdym roku co najmniej 5 % wydatków tych jednostek.

6 6 Kontroli dokonują: 1/ Burmistrz lub osoba działająca na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza w odniesieniu do naczelników poszczególnych wydziałów lub samodzielnych stanowisk pracy w Urzędzie oraz kierowników miejskich jednostek organizacyjnych, 2/ naczelnicy poszczególnych wydziałów w odniesieniu do podporządkowanych im pracowników, 3/ Sekretarz w zakresie funkcjonowania Urzędu pod względem organizacyjnym, 4/ Skarbnik w zakresie gospodarki finansowo budżetowej miasta, 5/ kierownictwo Urzędu oraz naczelnicy wydziałów Urzędu w zakresie realizacji zadań przez miejskie jednostki organizacyjne Naczelnicy wydziałów w ramach swej właściwości rzeczowej kontrolują realizację przez mieszkańców miasta i inne podmioty obowiązków wynikających z ustaw i decyzji administracyjnych. 2. Zakres i tryb przeprowadzania kontroli, o której mowa w ust. 1 określają ustawy. 8 Postanowienia niniejszego Załącznika nie naruszają uprawnień Skarbnika Miasta i Komisji Rewizyjnej Rady Z przeprowadzonej kontroli kompleksowej sporządza się, w terminie 7 dni od daty jej zakończenia, protokół pokontrolny. 2. Protokół pokontrolny powinien zawierać: 1/ określenie kontrolowanej jednostki organizacyjnej lub stanowiska, 2/ imię i nazwisko kontrolującego /kontrolujących/, 3/ daty rozpoczęcia i zakończenia czynności kontrolnych, 4/ określenie przedmiotowego zakresu kontroli i okresu objętego kontrolą, 5/ imię i nazwisko kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo osoby zajmującej kontrolowane stanowisko, 6/ przebieg i wynik czynności kontrolnych, a w szczególności wnioski kontroli wskazujące na stwierdzone nieprawidłowości oraz wskazanie dowodów potwierdzających ustalenia zawarte w protokole, 7/ datę i miejsce podpisania protokołu, 8/ podpisy kontrolującego /kontrolujących/ oraz kierownika kontrolowanej jednostki organizacyjnej albo pracownika zajmującego kontrolowane stanowisko, lub notatkę o odmowie podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy, 9/ wnioski oraz propozycje co do sposobu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości,

7 3. O sposobie wykorzystania wniosków i propozycji pokontrolnych decyduje Burmistrz. 10 W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanej jednostki lub osobę zajmującą kontrolowane stanowisko, osoby te są obowiązane do złożenia na ręce kontrolującego w terminie 3 dni od daty odmowy pisemnego wyjaśnienia jej przyczyn. 11 Protokół sporządza się w dwóch egzemplarzach, które otrzymują kontrolowany i kontrolujący Z kontroli innych niż kompleksowe sporządza się notatkę służbową zawierającą odpowiednio elementy przewidziane dla protokołu pokontrolnego. 2. Burmistrz może polecić sporządzenie protokołu pokontrolnego także z innych kontroli niż kompleksowa. Załącznik Nr 5 do Regulaminu Organizacyjnego ZASADY ORGANIZACJI PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW 1 1. Burmistrz przyjmuje Obywateli w sprawach skarg i wniosków w każdy wtorek, a Zastępca Burmistrza w każdy poniedziałek. 2. Sekretarz Miasta i Skarbnik Miasta, naczelnicy wydziałów oraz pozostali pracownicy przyjmują w sprawach skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu Przyjmowanie skarg i wniosków wnoszonych pisemnie odbywa się w kancelarii prowadzonej w Wydziale Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich, Oświaty, Pomocy Społecznej i Sportu.

8 2. W razie zgłoszenia skargi lub wniosku ustnie przyjmujący skargę sporządza protokół, który podpisują wnoszący skargę lub wniosek i przyjmujący zgłoszenie. W protokole zamieszcza się datę przyjęcia skargi lub wniosku, imię i nazwisko / nazwę/ i adres zgłaszającego oraz zwięzły opis treści sprawy. 3 Wszystkie skargi i wnioski wpływające do Urzędu oraz wnoszone ustnie do protokołu podlegają zarejestrowaniu w Centralnym Rejestrze Skarg i Wniosków, zwanym dalej Centralnym Rejestrem, prowadzonym w Wydziale Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich Oświaty, Pomocy Społecznej i Sportu Skargi i wnioski rozpatrywane są przez właściwe merytorycznie wydziały lub stanowiska z zastrzeżeniem 5 ust W przypadku, gdy sprawa mieści się w zakresie działania kilku wydziałów Burmistrz albo Sekretarz ustala komórkę organizacyjną wiodącą, odpowiedzialną za rozpatrzenie sprawy i terminowe przygotowanie projektu odpowiedzi. Komórki współpracujące odpowiadają za stronę merytoryczną w części objętej ich zakresem działania Skarga dotycząca określonego pracownika nie może być przekazana do rozpatrzenia temu pracownikowi ani pracownikowi, wobec którego pozostaje on w stosunku nadrzędności służbowej. 2. Skarga na pracownika może być przekazana do ostatecznego załatwienia jego bezpośredniemu przełożonemu z obowiązkiem zawiadomienia Burmistrza lub Sekretarza o sposobie załatwienia. 3. Pracownik Urzędu, którego dotyczy skarga niezależnie od wyjaśnień ustnych składa rozpatrującemu skargę, a więc odpowiednio Burmistrzowi, Sekretarzowi albo naczelnikowi wydziału w ciągu 5 dni od daty otrzymania skargi, wyjaśnienia na piśmie, które są analizowane w toku prowadzenia postępowania wyjaśniającego Skargi i wnioski nie zawierające imienia i nazwiska / nazwy/ oraz adresu wnoszącego pozostawia się bez rozpoznania. 2. Jeżeli w treści skargi lub wniosku nie można należycie ustalić ich przedmiotu, wzywa się wnoszącego skargę lub wniosek do złożenia, w terminie 7 dni od dnia otrzymania wezwania, wyjaśnień lub uzupełnień, z pouczeniem, że nie usunięcie tych braków spowoduje pozostawienie skargi lub wniosku bez rozpoznania.

9 3. Skargę lub wniosek skierowany niezgodnie z właściwością rzeczową przekazuje się niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego albo wskazuje mu się właściwy organ. 4. Przy rozpatrywaniu skarg i wniosków stosuje się przepisy KPA oraz inne powszechnie obowiązujące w tym zakresie Przekazywanie skarg, wniosków i listów między em Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich, Oświaty, Pomocy Społecznej i Sportu, a właściwymi merytorycznie komórkami organizacyjnymi oraz obieg dokumentów związanych z ich załatwianiem winien odbywać się w sposób gwarantujący sprawne i terminowe ich załatwienie. 2. Najpóźniej na 10 dni przed upływem terminu załatwienia sprawy należy złożyć w Wydziale Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich Oświaty, Pomocy Społecznej i Sportu odpowiednio projekt odpowiedzi na skargę lub wniosek Niezależnie od Centralnego Rejestru prowadzonego w Wydziale Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich, Oświaty, Pomocy Społecznej i Sportu, w poszczególnych wydziałach prowadzone są spisy załatwianych skarg i wniosków /spisy spraw/ oraz odpowiadające tym spisom teczki aktowe. 2. W teczce odpowiadającej Centralnemu Rejestrowi przechowuje się wyłącznie kopie pism i materiałów dotyczących spraw ostatecznie załatwionych.