OKK Przemyśl, dnia 24 kwietnia 2017 r. Pan

Transkrypt

1 OKK Przemyśl, dnia 24 kwietnia 2017 r. Pan (.) Naczelnik Kancelarii Prezydenta Miasta w/m W okresie od dnia 9 lutego 2017 r. do dnia 31 marca 2017 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Kancelarii Prezydenta Miasta w Urzędzie Miejskim w Przemyślu zakresem, której objęto przestrzeganie zasad instrukcji kancelaryjnej oraz zarządzenia w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, w okresie od dnia 1 stycznia 2017 r. do dnia 31 stycznia 2017 r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 4 kwietnia 2017 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych reguluje Instrukcja Kancelaryjna. Zgodnie z 1 ust. 2 i 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 Nr 14 poz. 67) czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD. Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

2 Zgodnie z Zarządzeniem Nr 552/2014 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Przemyślu jest system tradycyjny. Wyjątkiem od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, określonego w ust. 1, jest dokumentowanie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zwanym dalej systemem EZD. Wykaz klas z wykazu akt stanowiących wyjątki od systemu tradycyjnego, dla których dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzone jest w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, który w Urzędzie Miejskim w Przemyślu pełni rolę systemu EZD określa załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia. Na podstawie ustaleń kontrolnych prawidłowość stosowania przepisów Instrukcji Kancelaryjnej oraz zarządzenia w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Kancelarii Prezydenta Miasta, należy ocenić pozytywnie z uchybieniami. Sprawy prowadzone w systemie tradycyjnym Pisma wpływające na nośniku papierowym zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. Urzędu i otrzymały numer z rejestru korespondencji wpływającej co jest zgodne z 40 ust 1 i 42 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Dekretacja na korespondencji na nośniku papierowym prowadzona była w sposób prawidłowy zgodnie z 49 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Dekretacja na dokumentach na nośniku papierowym posiadała pełne odzwierciedlenie w systemie Proton. W aktach spraw kontrolowanej jednostki znajdowały się pisma wpływające, które nie posiadały naniesionego znaku sprawy, co jest niezgodne z 5 ust. 2 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) 2

3 W trakcie kontroli stwierdzono uchybienia w zakresie akceptacji projektów pism poprzez nieumieszczenie przez pracowników Kancelarii Prezydenta Miasta w odniesieniu do wszystkich pism wychodzących, daty złożenia podpisu na projekcie pisma, co narusza 58 ust. 5 pkt. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). W sprawach prowadzonych w systemie tradycyjnym, akta spraw prowadzone były w postaci papierowej i pomocniczo w systemie Proton. Kancelaria Prezydenta Miasta założyła w systemie Proton teczki pomocnicze dla wszystkich spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym. Numeracje spraw w powyższych teczkach są tożsame i w pełni odzwierciedlają przebieg załatwiania spraw. Ponadto stwierdzono brak jednolitości postępowania w zakresie klasyfikowania dokumentacji dotyczącej zamówień, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. Zalecane jest aby powyższa dokumentacja była gromadzona w ramach jednego hasła klasyfikacyjnego, które będzie odzwierciedlało postępowanie jednostki w zakresie dokumentacji zamówień, dla których nie stosuje się ustawy Prawo zamówień publicznych. Pozostałe sprawy poddane kontroli zostały prawidłowo sklasyfikowane i realizowane były w ramach właściwych haseł klasyfikacyjnych. Sprawy prowadzone w systemie EZD Pisma wpływające wchodzące w skład akt spraw realizowanych w systemie EZD zostały zarejestrowane w Kancelarii Ogólnej tut. urzędu i otrzymały numer z rejestru przesyłek wpływających zgodnie z 13 ust. 1 i 6 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Dekretacja pism w systemie EZD prowadzona była w sposób prawidłowy zgodnie z 12 Instrukcji Kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 3

4 Dokumentacja przyporządkowana została do właściwych haseł klasyfikacyjnych. Spisy spraw prowadzone były w sposób prawidłowy zgodnie z 27 ust. 1 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej. W zakresie rejestracji spraw w ramach symbolu klasyfikacyjnego 056 Techniczne wykonanie materiałów promocyjnych i wydawnictw oraz ich rozpowszechnianie pisma przychodzące dotyczące tego samego wniosku zostały zarejestrowane w dwóch sprawach KPM i KPM , co jest niezgodne z 26 ust. 1 i 2 Instrukcji Kancelaryjnej, która stanowi załącznik Nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) W ramach symbolu klasyfikacyjnego 0054 Patronat prezydenta miasta, pisma wychodzące elektroniczne w załączonej treści nie posiadały znaku sprawy, co jest naruszeniem 5, ust. 1 i 2 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). W aktach spraw: KPM i KPM brak informacji o sposobie wysyłki pism wychodzących, co jest niezgodne z załącznikiem Nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej, która stanowi załącznik Nr 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) Ponadto w sprawie o znaku KPM znajdował się wyłącznie brudnopis pisma wewnętrznego, który nie zawierał żadnej treści, w sprawach o znaku KPM , KPM , KPM , KPM znajdowały się puste pisma wychodzące, bez załączonej treści i podpisu elektronicznego, które zostały złożone do wysyłki. Powyższe prowadzenie akt sprawy jest niezgodne z 2 pkt 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). Pisma wychodzące i wewnętrzne znajdujące się w aktach sprawy kontrolowanej jednostki są niezgodne z wymogami określonymi w Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.), Kontrola wykazała liczne przypadki braku 4

5 podpisu elektronicznego weryfikowanego zarówno w pismach wewnętrznych (KPM , KPM , KPM ), jak i w pismach wychodzących (KPM , KPM ), co jest niezgodne z 33 i 34 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej. Stwierdzono również nieprawidłowy sposób podpisywania pism przeznaczonych do wysyłki w postaci papierowej, poprzez akceptację projektu pisma w pierwszej kolejności na dokumentach w postaci papierowej a następnie w elektronicznych aktach sprawy w systemie Proton, co jest niezgodne z 34 Instrukcji Kancelaryjnej stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67z późn. zm.) oraz 32 powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej. Pisma, których adresatami były osoby i podmioty zewnętrzne zostały błędnie określone jako pisma wewnętrzne (KPM , KPM , KPM ). Wskutek tego postępowania powyższe pisma nie spełniły wymogów określonych w załączniku nr 1 do powołanej powyżej Instrukcji Kancelaryjnej zawierającego zestaw minimalnych metadanych opisujących przesyłkę wychodzącą. Zastrzeżenia dotyczą stwierdzonych i szczegółowo opisanych w protokole kontroli uchybień polegających na: 1) braku znaku sprawy na pismach wpływających, 2) braku dat złożenia podpisu na projektach pism wychodzących przez pracowników Kancelarii, 3) zarejestrowaniu pism przychodzących dotyczących tego samego wniosku w dwóch sprawach, 4) braku znaku spraw na pismach wychodzących elektronicznych, 5) braku informacji o sposobie wysyłki pism wychodzących elektronicznych, 6) braku podpisu elektronicznego weryfikowanego na pismach wewnętrznych i wychodzących, 7) nieprawidłowym sposobie podpisywania pism przeznaczonych do wysyłki w postaci papierowej, poprzez akceptację projektu pisma w pierwszej kolejności na dokumentach w postaci papierowej a następnie w elektronicznych aktach sprawy w systemie Proton, 8) dołączeniu do spraw pustych pism wychodzących, bez załączonej treści i podpisu elektronicznego, które złożono do wysyłki, 9) błędnym określeniu pism jako pism wewnętrznych, których adresatami były osoby i podmioty zewnętrzne. 5

6 Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Pana do: 1) umieszczania znaku sprawy na pismach wpływających, 2) umieszczania dat złożenia podpisu na projektach pism wychodzących przez pracowników Kancelarii, 3) rejestrowania pism przychodzących dotyczących tej samej sprawy w ramach jednych akt sprawy, 4) umieszczania w treści pisma wychodzącego elektronicznego znaku sprawy, 5) wskazywania informacji o sposobie wysyłki pism wychodzących elektronicznych, 6) podpisywania pism wewnętrznych i wychodzących elektronicznych podpisem elektronicznym weryfikowanym, 7) akceptowania i podpisywania pism stanowiących akta spraw prowadzonych w systemie EZD w systemie Proton, zaś pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzenie poprzez wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanego pisma z systemu Proton, 8) załączania do pism wewnętrznych elektronicznych i wychodzących elektronicznych treści psim, 9) prawidłowego określaniu typu pism, których adresatami są osoby i podmioty zewnętrzne. W związku z powyższym zobowiązuję Pana do przestrzegania przepisów Instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) oraz Zarządzenia Nr 552/2014 Prezydenta Miasta Przemyśla z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Przemyślu oraz zasad pracy w systemie elektronicznego obiegu dokumentów Proton, w zakresie realizacji merytorycznych zadań kierowanej przez Pana jednostki. Informuję, iż przysługuje Panu prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, zaleceń i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. Obliguję ponadto Pana do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. 6

7 W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. PREZYDENTA MIASTA mgr Robert Choma (podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 2. A/a 7