PROTOKÓŁ z kontroli przeprowadzonej w Wydziale Współpracy z Biznesem

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ z kontroli przeprowadzonej w Wydziale Współpracy z Biznesem Działając na podstawie stałych upoważnień wydanych przez Prezydenta Miasta Słupska pracownice Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku: Ewa Juralewicz główny specjalista, Grażyna Derdzińska inspektor, przeprowadziły w dniach lipca 2016 r. w Wydziale Współpracy z Biznesem Urzędu Miejskiego w Słupsku kontrolę problemową w zakresie sprawowania nadzoru nad realizacją porozumienia zawartego pomiędzy Miastem Słupsk a Powiatem Słupskim w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. Dyrektorem Wydziału Współpracy z Biznesem jest pani Dagna Mikołajczak-Maśnicka. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia 2015 r. do 30 czerwca 2016 r. Czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie Urzędu Miejskiego w Słupsku przy Placu Zwycięstwa 3. Ustalenia : Sprawy dotyczące promocji zatrudnienia i aktywizacji rynku pracy w kontrolowanym okresie prowadziły następujące wydziały: - Wydział Inwestycji i Rozwoju Miasta - do 31 marca 2015 r., - Wydział Rozwoju Gospodarczego i Przedsiębiorczości od 1 kwietnia do 31 grudnia 2015 r., - Wydział Współpracy z Biznesem od 1 stycznia 2016 r. Do podstawowych zadań wynikających z regulaminu wewnętrznego Wydziału Inwestycji i Rozwoju Miasta należało m.in.: - podejmowanie działań w zakresie współpracy zewnętrznej Urzędu z administracją państwową, samorządową, organizacjami, w celu rozwoju gospodarczego miasta, - współpraca z instytucjami, przedsiębiorcami, podmiotami gospodarczymi na rzecz promocji zatrudnienia i aktywizacji rynku pracy. Do podstawowych zadań wynikających z regulaminu wewnętrznego Wydziału Rozwoju Gospodarczego i Przedsiębiorczości należało m.in.: - programowanie lokalnego rozwoju przedsiębiorczości i promocji zatrudnienia oraz rynku pracy, - pozyskiwanie środków zewnętrznych na przedsięwzięcia ukierunkowane na rozwój przedsiębiorczości oraz wzrost zatrudnienia i spójności społecznej. W wyżej wymienionych regulaminach brak zapisów dotyczących współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku. Z dniem 1 stycznia 2016 r. powstał Wydział Współpracy z Biznesem, do zadań którego należy programowanie lokalnego rozwoju przedsiębiorczości i promocji zatrudnienia oraz rynku pracy, jak również współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy. W regulaminie nie wskazano zakresu współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku oraz sposobu nadzorowania zadań wynikających z porozumień w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania PUP w Słupsku. Zadania własne Miasta Słupska w zakresie promocji zatrudnienia, łagodzenia skutków bezrobocia oraz aktywizacji zawodowej są realizowane przez jednostkę organizacyjną Starostwa Powiatowego w Słupsku Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku, którego obszarem działalności jest Miasto Słupsk oraz Powiat Słupski.

2 Powiatowe urzędy pracy są jednostkami budżetowymi samorządów powiatowych, a ich zadania mają charakter zadań własnych samorządu, dlatego zakres finansowania zadań realizowanych przez te jednostki uzależniony jest od decyzji tegoż samorządu, z uwzględnieniem przepisów powszechnie obowiązujących. Przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy precyzują w art. 9 ust. 2, iż zadania samorządu powiatu w zakresie polityki rynku pracy, określone w ustępie 1 tej ustawy, wykonywane są przez powiatowe urzędy pracy wchodzące, zgodne z art. 33b ustawy z 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym, w skład powiatowej administracji zespolonej. Z powyższego przepisu jednoznacznie wynika, że prowadzenie spraw związanych z polityką rynku pracy należy do zadań powiatowych urzędów pracy. Ponadto w art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ustawodawca zastrzegł, że utworzenie, likwidacja lub zmiana obszaru działania powiatowego urzędu pracy wymaga zgody ministra właściwego do spraw pracy. W myśl 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 30 grudnia 1998 r. w sprawie dostosowania organizacji i obszaru działania wojewódzkich i rejonowych urzędów pracy do organizacji administracji publicznej (Dz. U. Nr 166, poz. 1247) w miastach będących siedzibą zarządu powiatu i zarządu miasta na prawach powiatu tworzy się jeden powiatowy urząd pracy, obejmujący swym zasięgiem obszar powiatu. W związku z powyższym w dniu 24 grudnia 1999 r. zawarte zostało porozumienie pomiędzy Powiatem Słupskim reprezentowanym przez Starostę Powiatu a Gminą Miejską Słupsk miastem na prawach powiatu w sprawie przekazania z dniem 1 stycznia 2000 r. Powiatowego Urzędu Pracy z siedzibą w Słupsku, ul. Leszczyńskiego 8 Powiatowi Słupskiemu. Porozumienie zawarto na czas nieokreślony. Finansowanie zadań dotacja na funkcjonowanie PUP Zasady finansowania zadań wykonywanych przez Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku, obejmujący obszarem działania Powiat Słupski i Miasto Słupsk wynikają z ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz. U. z 2016 poz. 645). Art. 9a ww. ustawy jednoznacznie wskazuje, że: 1. Powiatowy urząd pracy realizujący zadania, o których mowa w art. 9 ust. 1, obejmujący obszarem swojego działania kilka powiatów, jest współfinansowany z budżetów tych powiatów. 2. Powiat, którego jednostką organizacyjną jest powiatowy urząd pracy, o którym mowa w ust. 1, zwany dalej powiatem prowadzącym, otrzymuje dotacje celowe na wydatki bieżące z budżetów innych powiatów, których zadania realizuje, zwanych dalej powiatami dotującymi. 3. Powiaty dotujące oraz powiaty prowadzące zawierają dwustronne porozumienia określające wysokość, terminy i zasady przekazywania dotacji celowej na współfinansowanie kosztów funkcjonowania powiatowego urzędu pracy z uwzględnieniem zmniejszenia dotacji o kwotę refundacji ze środków Funduszu Pracy, o której mowa w art. 9 ust. 2d, na realizację przez powiat prowadzący projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Pracy dotyczących powiatu dotującego. 4. W przypadku niezawarcia porozumienia, o którym mowa w ust. 3, wysokość roszczenia przysługującego powiatowi prowadzącemu jest ustalana jako udział w całości poniesionych kosztów, w tym inwestycji i zakupów inwestycyjnych, równy ilorazowi liczby mieszkańców z terenu powiatu dotującego do łącznej liczby mieszkańców z całego obszaru działania powiatowego urzędu pracy według stanu na koniec roku poprzedzającego rok budżetowy, w którym koszty zostały poniesione pomniejszony o kwotę refundacji, o której mowa w art. 9 ust. 2d, na realizację przez powiat prowadzący projektów współfinansowanych ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Pracy dotyczących powiatu dotującego. 2

3 Uwzględniając wskazane przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, w art. 23a ust. 1 pkt 2 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego przewidziano środki dla powiatów, w których w roku budżetowym nie działa powiatowy urząd pracy, a zadania tej jednostki są realizowane przez inny powiat. Środki te przekazywane są w postaci części równoważącej subwencji ogólnej. W związku ze zmianą przepisów w zakresie zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu w dniu 24 stycznia 2006 r. zawarte zostało Porozumienie pomiędzy Powiatem Słupskim a Gminą Miejską Słupsk w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku oraz powoływania i odwoływania Dyrektora PUP w Słupsku. Strony ustaliły, że powiat dotujący (Gmina Miejska Słupsk) zobowiązuje się do współfinansowania kosztów funkcjonowania PUP w Słupsku, w tym inwestycji i zakupów inwestycyjnych. Kwota dotacji ustalana będzie na podstawie odrębnych porozumień jako udział w całości kosztów funkcjonowania jednostki. Środki finansowe będą przekazywane w dwóch transzach. Ponadto powiat prowadzący (Powiat Słupski) zobowiązał Dyrektora PUP w Słupsku do składania półrocznych rozliczeń z wykorzystanej dotacji celowej w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po zakończeniu półrocza, a ostateczne rozliczenie wykorzystanej dotacji celowej powinno nastąpić do 25 stycznia roku następnego za pośrednictwem powiatu prowadzącego. Odpowiedzialność za wykorzystanie dotacji celowej przez PUP w Słupsku ponosi powiat prowadzący. Ponadto w porozumieniu zawarto regulacje dotyczące czynności z zakresu prawa pracy oraz sposobu powoływania i odwoływania dyrektora PUP w Słupsku. W kontrolowanym okresie zostały zawarte dwa porozumienia w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku: - Porozumienie Nr PS-IV z dnia 6 maja 2015 r. - dotacja celowa na rok 2015, - Porozumienie Nr PS-IV z dnia 11 maja 2016 r. - dotacja celowa na rok Określone w porozumieniach kwoty dotacji: ,00 zł - w 2015 r ,00 zł - w 2016 r. pokrywają się z przyznanymi Miastu Słupsk kwotami części równoważącej subwencji ogólnej dla powiatów, o której mowa w art. 23a ust. 1 pkt 2 ustawy o dochodach jednostek samorządu terytorialnego przyznawanej dla powiatów, w których nie działa powiatowy urząd pracy, a zadania tej jednostki realizowane są przez inny powiat. W porozumieniu Nr PS-IV z 6 maja 2015 r. zmieniono zasady rozliczania dotacji ustalone w porozumieniu z 2006 r. W związku z powyższym Dyrektor PUP został zobowiązany do rozliczenia dotacji celowej udzielonej na rok 2015 w terminie do 15 stycznia 2016 r. Również odpowiedzialność za wykorzystanie dotacji ponosi PUP w Słupsku. Sprecyzowano także zasady kontroli prawidłowości wykonania zadania i wydatkowania dotacji, poprzez powierzenie powiatowi prowadzącemu sprawowania kontroli. Natomiast powiat dotujący zastrzegł sobie prawo do przeprowadzenia kontroli realizacji zadania wykorzystania dotacji, zarówno pod względem rzeczowym, jak i rozliczeń finansowych w toku realizacji zadania lub po jego zakończeniu. Do umowy sporządzono aneks z dnia 13 lipca 2015 r., w którym wprowadzono zmiany dotyczące terminów przekazania rat dotacji. W porozumieniu Nr PS-IV z dnia 11 maja 2016 r. strony ustaliły, że dotacja celowa na rok 2016 wynosi ,00 zł i przekazana zostanie w dwóch transzach. Udzieloną dotację PUP zobowiązał się wykorzystać w terminie do 31 grudnia 2016 r., a niewykorzystaną kwotę dotacji powiat prowadzący winien zwrócić w terminie 15 dni od wskazanego terminu wykorzystania. Ponadto powiat prowadzący zobowiąże dyrektora PUP do rozliczenia rzeczowofinansowego przekazanej dotacji celowej: w terminie do 31 sierpnia 2016 r. - I raty i do 15 stycznia 2017 r II raty. 3

4 W porozumieniu sprecyzowano również, że: - rozliczenie dotacji ma zawierać informacje o wydatkach, na które wykorzystano otrzymaną dotację, - odpowiedzialność za wykorzystanie dotacji celowej ponosi PUP w Słupsku, - powiat prowadzący sprawuje kontrolę prawidłowości wykonania zadania przez PUP, w tym wydatkowania przekazanej dotacji, stosując przepisy ustawy o finansach publicznych, - powiat dotujący zastrzegł sobie prawo do przeprowadzenia kontroli realizacji zadania wykorzystania dotacji, zarówno pod względem rzeczowym, jak i rozliczeń finansowych w toku realizacji zadania lub po jego zakończeniu. Rozliczenie dotacji za rok 2015 Zgodnie z zawartym porozumieniem dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku złożył pismem z dnia 11 stycznia 2016 r. informację o wykorzystaniu w całości otrzymanej dotacji. Do pisma załączono sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2015 r. Ze sprawozdania wynika, że wydatki wykonane w rozdziale powiatowe urzędy pracy wyniosły ,84 zł. Załączenie sprawozdania z wydatków poniesionych na działalność PUP nie oznacza rozliczenia przekazanej dotacji celowej. W związku z powyższym Wydział, w kompetencji którego znajdują się sprawy współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy, powinien wystąpić z wnioskiem o dostarczenie rozliczenia dotacji celowej, zgodnie z 3 ust. 1 porozumienia z dnia 6 maja 2015 r. Powoływanie i odwoływanie dyrektora PUP W porozumieniu w sprawie przekazania Powiatowego Urzędu Pracy z siedzibą w Słupsku ul. Leszczyńskiego Powiatowi Słupskiemu, zawartym w dniu 24 grudnia 1999 r. pomiędzy Powiatem Słupskim a Gminą Miejską Słupsk określono w par. 2, iż powoływanie i odwoływanie kierownika PUP w Słupsku będzie uzgadniane pomiędzy stronami porozumienia, zaś w par. 1 ust. 4 wskazano, że czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec kierownika PUP i jego zastępców wykonuje Starosta Powiatu Słupskiego. Podobne zapisy znalazły się w Porozumieniu zawartym w dniu 24 stycznia 2006 r. w Słupsku pomiędzy Powiatem Słupskim a Gminą Miejska Słupsk w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania PUP w Słupsku oraz powoływania i odwoływania Dyrektora PUP w Słupsku (par. 4 i 5 porozumienia). Zapisy te zgodne są z obowiązującymi przepisami ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Art. 9 ust. 5 ww. ustawy stanowi, że: - Starosta powołuje dyrektora powiatowego urzędu pracy wyłonionego w drodze konkursu spośród osób posiadających wykształcenie wyższe oraz co najmniej 3-letni staż pracy w publicznych służbach zatrudnienia lub co najmniej 5-letni staż pracy w innych instytucjach rynku pracy. Starosta odwołuje dyrektora powiatowego urzędu pracy po uzyskaniu opinii powiatowej rady rynku pracy. Opinia powiatowej rady rynku pracy nie jest wymagana w przypadkach, o których mowa w art. 52 i art. 53 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, oraz w przypadku odwołania dyrektora powiatowego urzędu pracy na jego wniosek. W ust. 5a. zapisano: Dyrektora powiatowego urzędu pracy, o którym mowa w art. 9a, wyłonionego w drodze konkursu spośród osób spełniających warunki określone w ust. 5 powołują i odwołują w porozumieniu właściwi starostowie i prezydenci miast na prawach powiatu. Organ właściwy do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy ustalają w porozumieniu właściwi starostowie i prezydenci miast na prawach powiatu. 4

5 Zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz ze zm.) nawiązanie z pracownikiem samorządowym zatrudnianym na podstawie umowy o pracę stosunku pracy odbywa się na podstawie naboru kandydatów, który jest otwarty i konkurencyjny. Zasady ogłaszania i przeprowadzania naboru określa art. 13 ustawy. W art. 13a ust. 1 zapisano: W toku naboru komisja wyłania nie więcej niż pięciu najlepszych kandydatów, spełniających wymagania niezbędne oraz w największym stopniu spełniających wymagania dodatkowe, których przedstawia kierownikowi jednostki celem zatrudnienia wybranego kandydata. Ponadto w art. 22 ust. 5 pkt 7 i 8 oraz ust. 6 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy ustawodawca określił, że do zakresu działania powiatowych rad rynku pracy należy m.in.: - delegowanie przedstawicieli do komisji konkursowej, dokonującej wyboru kandydata na stanowisko dyrektora powiatowego urzędu pracy, - opiniowanie wniosków o odwołanie dyrektora PUP. Starostwo Powiatowe zgodnie z uprawnieniami powołało komisję rekrutacyjną (zarządzenie Starosty Powiatowego nr 89/2015 z dnia 12 października 2015 r.). W drodze konkursu wyłoniono kandydata. Pismem z dnia 26 października 2015 r. Starosta Powiatu wystąpił z prośbą o uzgodnienie powołania na stanowisko dyrektora PUP wyłonionego w drodze konkursu kandydata. Wszystkie procedury i zapisy porozumień zostały zachowane. Uwagi końcowe 1) W Regulaminie Wewnętrznym Wydziału Współpracy z Biznesem, do zadań którego należy współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy, brak zapisu dotyczącego sprawowania nadzoru nad realizacją zadań wynikających z art. 9a ust. 1-3 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 645). W regulaminie nie wskazano również zakresu współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w Słupsku oraz sposobu nadzorowania zadań wynikających z porozumień w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania PUP w Słupsku. 2) Po złożeniu przez dyrektora PUP informacji o wykorzystaniu w całości środków finansowych z dotacji otrzymanej w roku 2015, bez przedstawienia rozliczenia tej dotacji, zgodnie z 3 ust. 1 porozumienia z dnia 6 maja 2015 r., nie wystąpiono z wnioskiem o dostarczenie stosownego rozliczenia. Należy jednocześnie zaznaczyć, że w porozumieniu Nr PS-IV z 6 maja 2015 r. w sprawie współfinansowania kosztów funkcjonowania Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku, nie określono zakresu rzeczowego zadania, na którego realizację przekazywane są środki dotacji celowej oraz nie zawarto formy, w jakiej należy dokonać jej rozliczenia. 3) Wszelkie wymagania dotyczące wyłaniania dyrektora PUP, rozliczeń finansowo- rzeczowych przekazanej dotacji celowej oraz kontroli realizacji zadania współfinansowania kosztów funkcjonowania PUP winny być zawarte w porozumieniu. Na tym protokół zakończono. POUCZENIE Dyrektorowi wydziału przysługuje prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia zgłasza się na piśmie do Dyrektora Zespołu Audytu Wewnętrznego i Kontroli Urzędu Miejskiego w Słupsku w terminie 3 dni roboczych od daty otrzymania protokołu. 5

6 Dyrektor wydziału ma prawo do odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownego wyjaśnienia. Odmowa podpisania protokołu kontroli przez kierownika jednostki nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez zespół kontrolujących i ewentualnego sporządzenia zaleceń pokontrolnych. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. KONTROLOWANY KONTROLUJĄCY Dyrektor Wydziału Główny specjalista D. Mikołajczak-Maśnicka Ewa Juralewicz r. Inspektor Grażyna Derdzińska data i podpis Słupsk, r. 6