Protokół. z kontroli w zakresie ewidencjonowania, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przeprowadzonej w Radzie Miasta Nowy Sącz.

Transkrypt

1 DG.VIII Protokół z kontroli w zakresie ewidencjonowania, przyjmowania i załatwiania skarg i wniosków przeprowadzonej w Radzie Miasta Nowy Sącz. Kontrolę przeprowadzono w ramach kontroli kompleksowej Urzędu Miasta Nowy Sącz (miasto na prawach powiatu) w dniach od 3 do 27 października 2005 r. zgodnie z Planem kontroli kompleksowych na 2005 rok Zespołu Kontrolnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Kontrolę przeprowadziła Danuta Żurek starszy inspektor w Biurze Dyrektora Generalnego Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na podstawie imiennego upoważnienia Wojewody Małopolskiego Nr 78/05 z dnia 21 września 2005 r. Kontrolą objęto ewidencjonowanie, przyjmowanie i załatwianie skarg i wniosków w okresie od 1 stycznia 2004 r. do 30 czerwca 2005 r. Przewodniczącym Rady Miasta Nowy Sącz jest Pan Jacek Chronowski. Podstawa prawna: ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego (jt. Dz. U. z 2000 r. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.) Dział VIII, rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5, poz. 46), rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz z późn. zm), Ustaleń kontroli dokonano w oparciu o: Statut Miasta Nowego Sącza, stanowiący załącznik do uchwały Nr XVII/161/2003 Rady Miasta Nowego Sącza z dnia 2 września 2003 r. w sprawie Statutu Miasta Nowego Sącza, Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Nowego Sącza nadany Zarządzeniem Nr 173/2005 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta Nowego Sącza, Zarządzenie Nr 441/2005 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 30 września 2005 r. w sprawie przyjmowania i koordynacji rozpatrywania skarg i wniosków składanych w Urzędzie Miasta Nowego Sącza oraz zmiany zarządzenia Nr 90/96 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 18 grudnia 1996 r. w sprawie Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Nowym Sączu.

2 Organizacja załatwiania skarg i wniosków: Zasady przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków dotyczących zadań lub działalności organów Miasta Nowy Sącz, pracowników Urzędu Miasta, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz innych jednostek organizacyjnych Miasta Nowy Sącz, zgodnie z udzieloną w 51 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Nowy Sącz delegacją określone zostały w aktualnie obowiązującym Zarządzeniu Nr 441/2005 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 30 września 2005 roku w sprawie przyjmowania i koordynacji rozpatrywania skarg i wniosków składanych w Urzędzie Miasta Nowego Sącza oraz zmiany zarządzenia Nr 90/96 Prezydenta Miasta Nowego Sącza z dnia 18 grudnia 1996 roku w sprawie Regulaminu Pracy Urzędu Miejskiego w Nowym Sączu. Stosownie do 2 wymienionego zarządzenia przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków powierzono Referatowi Kadr, Szkolenia i Nadzoru. Każda skarga lub wniosek wpływająca do Urzędu podlega rejestracji w centralnym rejestrze kancelaryjnym prowadzonym w Biurze Obsługi Mieszkańców, a następnie podlega rejestracji w centralnym rejestrze skarg i wniosków (pkt 5), prowadzonym przez pracownika Referatu Kadr, Szkolenia i Nadzoru. W 2 pkt 7 zarządzenia w sprawie przyjmowania i koordynowania skarg i wniosków Prezydent Miasta zobowiązał Dyrektora Wydziału Organizacji, Administracji i Obsługi do wyznaczenia pracowników Biura Obsługi Rady Miasta, działającego w strukturach tego Wydziału, odpowiedzialnych za prowadzenie na wzór rejestru centralnego - pomocniczego rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady Miasta. W toku kontroli ustalono, że w roku bieżącym za realizację tego zadania odpowiada Pani Anna Siewruk inspektor ds. obsługi administracyjno-biurowej Prezydium oraz komisji Rady Miasta. Jednak do dnia kontroli zadanie to nie zostało wpisane do jej zakresu czynności. Jak wynika z uzyskanych wyjaśnień obecnie przygotowywany jest nowy zakres czynności i w części pierwszej w punkcie 4 uwzględniono zadania dotyczące prowadzenia rejestru skarg i wniosków kierowanych do Rady Miasta. Przyjęcia stron w sprawach skarg i wniosków: Z informacji wizualnej umieszczonej w siedzibie Rady Miasta wynika, że Przewodniczący Rady przyjmuje mieszkańców w sprawach skarg i wniosków we wtorki w godzinach od do Ustalone terminy przyjęć mieszkańców w sprawach skarg i wniosków oraz informacja wizualna w tym zakresie spełniają wymogi określone w art. 253 Kpa. Stwierdzono jednak, że w obowiązujących aktach prawnych brak jest zapisu o dniach i godzinach przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków przez Przewodniczącego Rady. Sposób ewidencjonowania i załatwiania skarg i wniosków: W toku kontroli ustalono, że w 2004 roku Rada Miasta rozpatrywała zgodnie z właściwością wynikającą z art. 229 pkt 3 i 4 skargi dotyczące zadań lub działalności Prezydenta Miasta, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, a także kierowników powiatowych służb i innych jednostek organizacyjnych. Natomiast w dniu 25 lutego 2005 roku Rada Miasta podjęła uchwałę Nr XLI/484/2005 w sprawie przekazywania skarg do załatwienia. Uchwała została zalegalizowana przez Wydział Prawny i Nadzoru Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu 29 marca 2005 roku. 2

3 Zgodnie z 1 uchwały Rada Miasta przekazuje Prezydentowi Miasta Nowy Sącz, jako przełożonemu służbowemu do załatwienia skargi wnoszone na pracowników Urzędu Miasta, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji i straży oraz innych jednostek organizacyjnych Miasta Nowy Sącz, zobowiązując go jednocześnie do bieżącego zawiadamiania o sposobie ich załatwienia. W 2 upoważniono Przewodniczącego Rady Miasta do przekazywania organowi właściwemu w rozumieniu przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego, skarg niewłaściwie skierowanych do Rady Miasta lub wskazania skarżącemu organu właściwego do rozpatrzenia skargi. Zobowiązano też Przewodniczącego Rady Miasta do bieżącego zawiadamiania skarżących o przekazaniu skargi do załatwienia Prezydentowi Miasta lub innemu właściwemu organowi ( 3 uchwały). Zgodnie z pomocniczym rejestrem skarg i wniosków prowadzonym w Biurze Obsługi Rady Miasta w 2004 roku zarejestrowano 22 sprawy, które zakwalifikowano jako skargi. Z ogólnej liczby zarejestrowanych spraw 17 to skargi, które zarejestrowano również w centralnym rejestrze skarg i wniosków prowadzonym w Referacie Kadr, Szkolenia i Nadzoru, a 5 to sprawy zarejestrowane tylko w rejestrze pomocniczym (sprawa Nr: 1, 3, 5, 12, 19). Natomiast do 30 czerwca 2005 roku zarejestrowano w rejestrze pomocniczym 4 skargi, z których 2 przekazano z zachowaniem 7 dniowego terminu do załatwienia Prezydentowi Miasta stosownie do postanowień uchwały Rady Miasta z dnia 25 lutego 2005 roku. O przekazaniu skarg powiadomiono skarżących. Kontroli poddano 14 wybranych losowo spraw, a to: WOK.BRM /04, WOK. BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04 oraz sprawy: WOK.RM /05, WOK.RM /05, WOK.RM /05 i WOK.RM /05 Stwierdzono, że sprawę Nr WOK.BRM /04 i WOK.BRM /04 błędnie zakwalifikowano jako skargę. Otrzymane pisma nie zawierały bowiem określonych w art. 227 Kpa znamion skargi. Przedmiotem spraw skierowanych do Przewodniczącego i Rady Miasta była prośba dotycząca uzyskania pomocy w przydziale lokalu mieszkalnego z zasobów Miasta oraz umożliwienie udziału w pracach Komisji Rewizyjnej. Ponadto pierwszą sprawę załatwiono po upływie 2 miesięcy tj. z przekroczeniem terminu określonego w art. 35 Kpa (data wpływu pisma 3 marca 2004 roku odpowiedzi udzielono w dniu 4 maja 2004 roku). Nie zastosowano też art. 36 Kpa, zgodnie z którym o każdym przypadku nie załatwienia sprawy w terminie określonym w art. 35 Kpa organ administracji publicznej obowiązany jest zawiadomić strony o przyczynach zwłoki i wskazać nowy termin załatwienia sprawy. Po upływie obowiązującego terminu określonego w art Kpa załatwiono też niektóre skargi, a to: - skarga znak: WOK.BRM /04 zawierająca zarzuty pod adresem Dyrektora Izby Wytrzeźwień w zakresie nie ustalenia prawa do wypłaty rekompensat wpłynęła w dniu 13 maja 2004 roku, odpowiedzi udzielono w dniu 19 lipca 2004 roku, - w dniu 13 czerwca 2005 roku wpłynęła skarga przekazana przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie (znak: WOK.RM /05) dotycząca przewlekłego załatwiania sprawy przez Prezydenta Miasta i Miejski Zarząd Dróg w Nowym Sączu. Pismem z dnia 13 lipca 2005 roku Przewodniczący Rady Miasta poinformował skarżącą 3

4 i MUW ze skarga zostanie przedstawiona do załatwienia na sesji Rady Miasta w miesiącu sierpniu 2005 roku. Z akt okazanych do kontroli i uchwały Rady Miasta Nr LII/656/2005 wynika, że skargę rozpatrzono na sesji Rady Miasta dopiero w dniu 18 października 2005 roku. Przewodniczący Rady Miasta udzielił skarżącej odpowiedzi w dniu 24 października 2005 roku, - do dnia kontroli nie podjęto żadnych czynności zmierzających do zbadania zarzutów przedstawionych w skardze WOK.RM /05, która została przekazana do rozpatrzenia przez Prezydenta Miasta Nowego Sącza w dniu 30 marca 2005 roku. W wymienionych wyżej skargach o przyczynach zwłoki i nowym terminie załatwienia sprawy nie powiadomiono skarżących, tym samym nie spełniono wymogów określonych w art Kpa. W toku badania sposobu załatwienia skargi znak: WOK.BRM /04, która wpłynęła w dniu 2 grudnia 2004 roku, dotyczącej niewłaściwego załatwienia sprawy przydziału mieszkania z zasobów Miasta Nowy Sącz oraz braku odpowiedzi na pisma skierowane do Komisji Rewizyjnej w dniach 3 września i 9 września 2004 roku stwierdzono, że nie zachowano 7 dniowego terminu określonego w art. 231 Kpa przewidzianego do przekazania skargi właściwemu organowi. Rada Miasta podjęła w dniu 28 grudnia 2004 r. uchwałę Nr XXXVII/458/2004 w sprawie przekazania skargi Prezydentowi Miasta na podstawie art Kpa, zgodnie z którą Prezydent Miasta winien załatwić skargę w zakresie dotyczącym czynności podległych pracowników. Nie ustosunkowano się natomiast do zarzutów dotyczących braku odpowiedzi na pisma skierowane do Komisji Rewizyjnej, czym naruszono 10 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków. W 2004 roku odpowiedzi na niektóre skargi podpisane zostały przez Przewodniczącą Komisji Rewizyjnej, która nie miała stosownego upoważnienia do podpisywania pism. Zgodnie z 84 Statutu Miasta Nowego Sącza Komisja Rewizyjna bada skargi wnoszone na działalność i zadania Prezydenta, kierowników miejskich i powiatowych jednostek organizacyjnych, służb inspekcji i straży oraz posiada upoważnienia do przygotowania opinii i wniosków, które przedkłada Radzie przed rozpatrzeniem skargi. Nie przestrzegano też zasad określonych w 17 ust. 1 i 3 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych przy rejestracji skarg oraz związanych z nimi pism i innych dokumentów. Ponadto niezgodnie z 18 ust. 1 instrukcji kancelaryjnej nadawano pismom znak sprawy, który jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Stwierdzono bowiem, że w 2004 roku pismom sporządzonym w Radzie Miasta dotyczącym tej samej skargi nadawano kolejne numery lub różne znaki spraw. Zdarzały się też przypadki nie nadawania znaku sprawy pismom powstałym w toku rozpatrywania skarg. Dotyczy to spraw: WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04, WOK.BRM /04. W 2005 roku pisma rejestrowane są z zachowaniem zasad instrukcji kancelaryjnej. Dokumentacja skargowa dotycząca zarówno 2004 jak i 2005 roku przechowywana jest w teczce aktowej o symbolu 0561 Rozpatrywanie skarg. Nie odnotowano wniosków w rozumieniu art. 241 Kpa. 4

5 W toku kontroli stwierdzono, że niezgodnie ze wzorami określonymi w załączniku nr 3 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 69, poz. 636) stosowano pieczęcie nagłówkowe. W odpowiedziach kierowanych do skarżących stosowano pieczątki nagłówkowe o treści Rada Miasta Nowego Sącza, zamiast pieczęci ustalonej w cytowanym wyżej rozporządzeniu Rada Miasta Nowy Sącz. W toku kontroli wyjaśnień udzielali: Pan Jacek Chronowski Przewodniczący Rady Miasta Pani Sierwuk Anna inspektor Pan Rybarski Sławomir podinspektor Na tym protokół zakończono. Protokół niniejszy sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden przekazano Przewodniczącemu Rady Miasta Nowy Sącz. Kontrolę wpisano do Książki kontroli pod poz. 6/2005. Nowy Sącz, dnia r. Kontrolujący: Kontrolowany: Starszy inspektor Przewodniczący (-) Danuta Żurek Rady Miasta Nowego Sącza (-) Jacek Chronowski 5