OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pan

Transkrypt

1 Urząd Miejski w Przemyślu Przemyśl Rynek 1 OKK Przemyśl, dnia 22 maja 2018 r. Pan ( ) Naczelnik Wydziału Gospodarki Komunalnej w/m W okresie od dnia 6 kwietnia 2018 r. do dnia 30 kwietnia 2018 r., z wyłączeniem okresu wykazanego w protokole, przeprowadzona została kontrola problemowa w Wydziale Gospodarki Komunalnej Urzędu Miejskiego w Przemyślu zakresem, której objęto przygotowywanie i przekazywanie przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po r. Szczegółowe ustalenia z przeprowadzonego postępowania kontrolnego zawarte zostały w protokole podpisanym w dniu 22 maja 2018 roku. Niniejsze wystąpienie pokontrolne zawiera zwięzły opis wyników kontroli oraz ocenę kontrolowanej działalności. W przedmiotowym wystąpieniu pokontrolnym chciałbym zwrócić uwagę na stwierdzone i ustalone w trakcie czynności kontrolnych nieprawidłowości oraz uchybienia powstałe w toku realizacji spraw objętych przedmiotem kontroli. W wyniku kontroli w sprawie przygotowywania i przekazywania przez jednostki organizacyjne urzędu dokumentacji do archiwum zakładowego dokumentów: akta spraw zakończonych do roku włącznie, oraz późniejszych w przypadku gdy kontrolowana jednostka przeszła reorganizację po r. ustalono, że kontrolowana jednostka nie przekazała do archiwum zakładowego następujących teczek: Lp. Znak teczki Tytuł teczki Uchwały rady gminy Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie Rok

2 Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym Sprawozdawczość na poziomie całej gminy (Sprawozdania kwartalne przedsiębiorców oraz wykazy umów na odbieranie odpadów komunalnych i opróżnianie zbiorników bezodpływowych) Sprawozdawczość statystyczna Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne Ochrona danych osobowych Udostępnianie informacji publicznej Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości Kontrole zewnętrzne w podmiotach Kontrole wewnętrzne w podmiocie Własne regulacje, ich projekty oraz wyjaśnienia, interpretacje, opinie w sprawach kadrowych prowadzenia gospodarki komunalnej (Dostawa wody) Ewidencja obiektów i urządzeń komunalnych terenów zielonych) i eksploatacja targowisk) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Dekoracja Miasta) i eksploatacja szaletów miejskich) i eksploatacja szaletów miejskich) i eksploatacja obiektów małej architektury) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Współpraca z WUOZ, Decyzje, Protokoły) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Współpraca z WUOZ, Decyzje, Protokoły) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych(zarządzanie 32 0 cmentarzami) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych ( Utrzymanie i 33 2 eksploatacja targowisk sprzedaż okazjonalna) Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Zlecenia) Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Zlecenia) Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych) 2

3 Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Zezwolenia na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych) Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania Wykaz teczek sprzed reorganizacji która nastąpiła po roku : Lp. Znak Tytuł teczki teczki Rok Wnioski i interpelacje radnych Uchwały rady gminy Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie Upoważnianie osób (podmiotów) do działania w imieniu wójta (burmistrza, prezydenta miasta) Usprawnianie organizacji urzędów, wdrażanie nowoczesnych metod zarządzania Nawiązywanie kontaktów i określanie zakresu współdziałania gminy i jej jednostek organizacyjnych z innymi podmiotami lub jednostkami organizacyjnymi na gruncie krajowym Sprawozdawczość na poziomie całej gminy Pełnomocnictwa, upoważnienia, wzory podpisów, podpisy elektroniczne Ochrona danych osobowych Udostępnianie informacji publicznej Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio (w tym na jednostki podległe) Skargi i wnioski przekazane do załatwienia według właściwości Kontrole zewnętrzne w podmiotach Kontrole wewnętrzne w podmiocie (Sprawozdania kwartalne i wykazy umów podmiotów na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych na terenie GMP) (Sprawozdania półroczne podmiotów wpisanych do RDR w zakresie odbierania odpadów komunalnych na terenie GMP) Sprawozdawczość statystyczna Informacje o charakterze analitycznym i sprawozdawczym dla innych podmiotów i jednostek organizacyjnych Dokumentacja zamówień publicznych Opieka nad pomnikami i miejscami pamięci Przygotowanie projektu budżetu gminy Budżety komórek organizacyjnych i ich zmiany Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu Realizacja budżetów komórek organizacyjnych Ochrona zwierząt gospodarskich i domowych terenów zielonych) i eksploatacja targowisk) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Dekoracja Miasta) i eksploatacja szaletów miejskich) i eksploatacja obiektów małej architektury) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Współpraca z WUOZ, Decyzje, Protokoły) 3

4 Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych (Nadzór nad PWiK) Utrzymanie i eksploatacja obiektów i urządzeń komunalnych ( Utrzymanie i eksploatacja targowisk sprzedaż okazjonalna) Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Kontrola realizacji zleconych usług) Zlecanie podmiotom zewnętrznym świadczenia usług komunalnych (Zlecenia) Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Rejestr działalności regulowanej w zakresie odbierania odpadów komunalnych) Kontrolowanie jakości dostarczanych usług komunalnych (Zezwolenia na opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transport nieczystości ciekłych) Badania i analizy w zakresie jakości świadczonych usług komunalnych Przydział miejsc grzebalnych Utrzymanie miejsc grzebalnych Zezwalanie na sprowadzanie zwłok i szczątków ludzkich zza granicy w celu ich pochowania Nie przekazanie powyższych teczek do archiwum zakładowego naruszyło przepis: ust. 1 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.) Przedstawiając powyższe ustalenia, a także mając na uwadze konieczność zapewnienia poprawy działalności w zakresie objętym postępowaniem kontrolnym oraz wyeliminowania stwierdzonych uchybień zobowiązuję Pana do: 1. Przekazania w/w dokumentacji do archiwum zakładowego w terminie do r. 2. Przestrzegania przepisów 63 ust ust. 2 3 i 4 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r., Nr 14 poz. 67 z późn. zm.). 3. Przekazania do Wydziału Organizacji Kadr i Kontroli kopii protokołu zdawczo-odbiorczego niezwłocznie po przekazaniu w/w teczek do archiwum zakładowego. Informuję, iż przysługuje Panu prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do oceny, zaleceń i wniosków wskazanych w niniejszym wystąpieniu w terminie 7 dni od daty jego otrzymania. 4

5 Obliguję ponadto Pana do informowania mnie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia o sposobie realizacji zaleceń i wniosków pokontrolnych, względnie do przedstawienia harmonogramu przedsięwzięć zamierzających do ich realizacji. W przypadku złożenia zastrzeżeń do ocen, zaleceń i wniosków zawartych w przedmiotowym wystąpieniu, termin o którym mowa powyżej będzie biegł od otrzymania ostatecznego stanowiska. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Robert Choma Prezydent Miasta Przemyśla (podpisano bezpiecznym podpisem elektronicznym) Otrzymują: 1. Adresat 2. A/a. 5