I. Informacje ogólne:

Transkrypt

1 Protokół z kontroli wykorzystania i rozliczenia dotacji na wsparcie zadania publicznego wynikającego z umowy nr 41/PA/2013 zawartej w dniu r. między Miastem Słupsk a Słupskim Klubem Badmintona "PIAST". Działając na wniosek Pełnomocnika Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych sygn. PA-III z dnia r. oraz na podstawie upoważnienia nr 317/2014 z dnia r. wydanego przez Prezydenta Miasta Słupska, inspektor Biura Kontroli Henryk Barna przeprowadził kontrolę dokumentacji dotyczącej rozliczenia dotacji przyznanych na wsparcie realizacji zadania publicznego. Przedmiotem kontroli była prawidłowość wykorzystania i rozliczenia dotacji przyznanych z budżetu Miasta Słupska dla SKB "PIAST" w 2013 r. na wsparcie zadania publicznego pod nazwą "Prowadzenie zajęć sportowych w dyscyplinie badminton". I. Informacje ogólne: jednostka kontrolowana: Słupski Klub Badmintona "PIAST" forma prawna: Stowarzyszenie Kultury Fizycznej nr w ewidencji: Ewidencja Stowarzyszeń Kultury Fizycznej rejestr prowadzony przez Prezydenta Miasta Słupska - nr 8/2004 data wpisu 10 listopada 2004 r. nr NIP: nr REGON: adres: ul. Zaborowskiej 2, Słupsk osoby upoważnione do reprezentowania klubu w kontrolowanym okresie: - Krzysztof Augustyn Prezes - Klaudia Majorowa Wiceprezes - Mariola Grządzielska Członek Zarządu - Dariusz Czekan Członek Zarządu II. Ustalenia kontroli: W wyniku umowy nr 41/PA/2013 o wsparcie realizacji zadania publicznego pod nazwą: "Prowadzenie zajęć sportowych w dyscyplinie badminton", zawartej w dniu r. Miasto Słupsk przekazało Słupskiemu Klubowi Badmintona "PIAST" kwotę dotacji w wysokości 4.000,00 zł (cztery tysiące złotych). Środki te zostały przekazane na rachunek SKB "PIAST" w Banku BGŻ O/Słupsk o numerze Realizacja zadania została ustalona na okres od 01 lutego 2013 r. do 31 grudnia 2013 r. Środki finansowe dotacji przekazano zgodnie z umową. Klub przedstawił sprawozdanie z realizacji zadania w dniu r.

2 W sprawozdaniu przedstawione zostały następujące wydatki jako koszty związane z realizacją zadania: L.p Rodzaj kosztów Szkolenie sportowców Zakup sprzętu sportowego Organizacja zawodów, uczestniczenie w zawodach Wynagrodzenie kadry szkoleniowej Koszty do pokrycia z dotacji wg kosztorysu (w zł) Koszty pokryte z dotacji (w zł) Różnica (w zł) 500,00 500,00 1 0,00 800,00 800,00 2 0,00 700,00 700,00 3 0, , ,00 4 0,00 Razem 4000, ,00 0,00 1 Kwota 500,00 zł rozliczona z dotacji - rachunek nr 30/2013 z r. za najem sali sportowej na łączną kwotę 1080,00 zł - poz. nr 3 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego (pozostała kwota 580,00 zł została rozliczona ze środków własnych klubu). 2 Kwota 800,00 zł rozliczona z dotacji faktura VAT 693/MAG/2013 z r. za zakup sprzętu sportowego na łączną kwotę 1465,55 zł - poz. nr 5 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego (pozostała kwota 665,55 zł została rozliczona ze środków własnych klubu). 3 Kwota 700,00 zł rozliczona z dotacji, w tym: - 180,00 zł rozliczone z dotacji faktura VAT nr 15/4 z r. za wyżywienie na łączną kwotę 180,00 zł (w całości rozliczone z dotacji) - poz. nr 4 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego oraz - 520,00 zł rozliczone z dotacji faktura VAT nr 0726/2013 z r. za usługę hotelową na łączną kwotę 598,00 zł- poz. nr 11 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego (pozostała kwota 78,00 zł została sfinansowana ze środków własnych klubu). 4 Kwota 2000,00 zł rozliczona z dotacji, w tym: - 360,00 zł rozliczone z dotacji - rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/1 z r. za wynagrodzenie trenera poz. nr 1 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania - 474,00 zł rozliczone z dotacji - rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/4 z r. za wynagrodzenie trenera poz. nr 2 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania - 474,00 zł rozliczone z dotacji - rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/4 z r. za wynagrodzenie trenera poz. nr 6 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania - 270,00 zł rozliczone z dotacji - rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/1 z r. za wynagrodzenie trenera poz. nr 7 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania - 422,00 zł rozliczone z dotacji - rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/4 z r. za wynagrodzenie trenera poz. nr 8 w zestawieniu faktur (rachunków) sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego (pozostała kwota 52,00 zł została sfinansowana ze środków własnych klubu).

3 Do sprawozdania końcowego z wykonania zadania (zał. nr 1) zostały dołączone przez prezesa SKB PIAST Krzysztofa Augustyna następujące dokumenty: Umowa zlecenia nr UMW/2013/1 z r. zawarta pomiędzy SKB PIAST a xxx xxx (oryginał); Umowa zlecenia nr UMW/2013/4 z r. zawarta pomiędzy SKB PIAST a xxx xxx (oryginał); Podsumowanie listy płac za 3/2013 wg deklaracji (wydruk z r.); Rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/1 z r. Rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/4 z r. Podsumowanie listy płac za 4/2013 wg deklaracji (wydruk z r.); Rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/1 z r. Rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/4 z r. Podsumowanie listy płac za 5/2013 wg deklaracji (wydruk z r.); rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/4 z r. rachunek z r. do umowy zlecenia nr UMW/2013/1 z r. Rachunek nr 30/2013 z r. za najem sali sportowej (oryginał); Faktura VAT 693/MAG/2013 z r. za zakup sprzętu sportowego (wydruk); Faktura VAT nr 15/4 z r. za wyżywienie (oryginał); faktura VAT nr 0726/2013 z r. za usługę hotelową (oryginał); Lista uczestników Mistrzostw Polski Juniorów i Młodzieżowców w badmintonie, Solec Kujawski r. (oryginał); Program ww. mistrzostw (wydruk); Lista uczestników treningów grupy początkującej, trenowanej przez xxx xxx (oryginał). Pełnomocnik Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych weryfikując sprawozdanie końcowe z wykonania zadania oraz przedstawione dokumenty kilkukrotnie, bezskutecznie zwracał się do Krzysztofa Augustyna Prezesa SKB PIAST o uzupełnienie brakujących dokumentów umożliwiających ocenę prawidłowości realizacji i rozliczenia kontrolowanego zadania. Czynności kontrolne rozpoczęto od rozmowy z xxx xxx, dyrektorem Zespołu Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Słupsku. Podczas spotkania, które miało miejsce w siedzibie tej szkoły przy ul. Zaborowskiej 2 w dniu r. uzyskano informację, że SKB PIAST od września 2006 r. do dnia dzisiejszego nie posiadał oficjalnej siedziby na terenie ZSO nr 3 w Słupsku. Korespondencja kierowana do klubu w sposób grzecznościowy odbierana była przez pracowników administracyjnych szkoły i dalej przekazywana osobom związanym z działalnością SKB PIAST. Powyższe informacje dyr. xxx xxx potwierdził oświadczeniem (zał. nr 2) dołączonym do akt niniejszej kontroli. Przekazał także kserokopię ostatniej umowy wraz z aneksem (zał. nr 3) zawartej pomiędzy SKB PIAST a ZSO nr 3 w Słupsku dotyczącej wynajmu sali gimnastycznej na potrzeby klubu. Umowa ta ustalała warunki wynajmu oraz datę r. jako termin do którego została zawarta. Jednak jak wynika z informacji uzyskanych od dyr. xxx xxx SKB PIAST zaprzestał wynajmu sali z końcem czerwca 2013 r. W wyniku dalszych czynności związanych z weryfikacją dokumentów dotyczących realizacji kontrolowanego zadania pismem z r. (zał. nr 4) wezwano Prezesa SKB PIAST Krzysztofa Augustyna do złożenia wyjaśnień oraz uzupełnienia dokumentacji w terminie 7 dni od otrzymania pisma w następującym zakresie:

4 Umowa najmu sali sportowej w ZSO nr 3, ul. Zaborowskiej 2 w Słupsku do rachunku nr 30/2013 z r.; Potwierdzenie przelewu kwoty 1 465,55 zł do faktury 693/MAG/2013 z r. wystawionej przez VECTOR SPORT SERWIS S.C. Dariusz Dyga, Grzegorz Melion, ul. Wiertnicza 115, Warszawa; Umowa zlecenia nr UMW/2013/6 z r. zawarta pomiędzy SKB "Piast" a xxx xxx - umowa przywołana jako podstawa wystawienia rachunku przez p. Xxx xxx w dniu r.; Umowa zlecenia nr UMW/2013/5 z r. zawarta pomiędzy SKB "Piast" a xxx xxx - umowa przywołana jako podstawa wystawienia rachunku przez p. Xxx xxx w dniu r.; Umowa zlecenia nr UMW/2013/7 z r. zawarta pomiędzy SKB "Piast" a xxx xxx - umowa przywołana jako podstawa wystawienia rachunku przez p. xxx xxx w dniu r.; Oświadczenia wymienione w części II sprawozdania końcowego z wykonania zadania, w zestawieniu faktur/rachunków pod pozycjami 9 i 10 wskazane jako koszty pokryte z wkładu osobowego, w tym pracy społecznej członków i świadczeń wolontariuszy. Koszty merytoryczne poniesione przez SKB "Piast" - organizacja zawodów, uczestniczenie w zawodach w kwocie 500,00 zł i koszty obsługi zadania publicznego, w tym koszty administracyjne wolontariat przy realizacji zadania w kwocie 2000,00 zł; Przedstawienie ewidencji księgowej kontrolowanego zadania (zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz 1223, z późn. zm.) przywołanymi w 6 pkt.1 umowy nr 41/PA/2013); Wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy numerem umowy UMW/2013/3 z r. widniejącym na rachunku wystawionym przez xxx xxx w dniu r. a numerem UMW/2013/1 znajdującym się na umowie z r.; Wyjaśnienie zakresu umów zlecenia zawartych pomiędzy SKB "Piast" a trenerami, gdzie jako przedmiot i zakres umowy widnieje jedynie formuła "trener"; Wskazanie jak ustalone zostały kwoty w rachunkach wystawionych przez p. xxx xxx do umowy nr UMW/2013/1 oraz p. xxx xxx do umowy nr UMW/2013/4 tj. wskazać ilość godzin przeprowadzonych zajęć, uczestników i miejsce tych zajęć. W dniu r. w Biurze Kontroli UM w Słupsku miało miejsce spotkanie z Krzysztofem Augustynem. Przedstawił on potwierdzenie przelewu kwoty 1465,55 zł do faktury 693/MAG/2013 z r. (zał. nr 5). Potwierdził, że adres siedziby stowarzyszenia wymieniany w dokumentacji (tj. ul. Zaborowskiej 2 w Słupsku) jest adresem, którym stowarzyszenie posługiwało się zwyczajowo i wynikało to z grzecznościowej, "niepisanej umowy" z dyrekcją ZSO nr 3 w Słupsku. Dodał, iż numer telefonu widniejący w tekście oferty na realizację zadania (tj ) jest numerem biura nieruchomości prowadzonego przez jego żonę p. xxx xxx. Wyjaśnił, że podstawą wystawianych przez trenerki: xxx xxx i xxx xxx rachunków były dwie załączone wcześniej umowy zlecenia: nr UMW/2013/1 i UMW/2013/4. Pojawiające się w treści rachunków wystawianych przez pp. xxx xxx i xxx xxx numery umów zlecenia zostały automatycznie wygenerowane przez program księgowy i nie powinny się znaleźć w treści tychże rachunków. Dodał, iż xxx xxx prowadziła zajęcia z grupą początkujących badmintonistów, zajęcia odbywały się 2 razy w tyg. po 1 godz. Ponieważ była to grupa początkująca następowały czasami odstępstwa od założonych ilości godzin i terminów treningów. xxx xxx prowadziła natomiast zajęcia z grupą zaawansowaną w wymiarze 3 zajęć w tyg. po 1,5 godz. oraz brała udział w wyjazdach na turnieje i zawodach przeprowadzanych w Słupsku. Zobowiązał się dostarczyć umowę najmu sali sportowej w ZSO nr 3 do rachunku nr 30/2013 z r., brakujące oświadczenia wymienione w II części sprawozdania końcowego z wykonania zadania (w zestawieniu faktur/rachunków pod pozycjami 9 i 10) oraz ewidencję

5 księgową przedmiotowego zadania. W dniu r. dostarczono oryginał aneksu z dnia r. do umowy najmu sali sportowej (zał. nr 6) oraz oryginały wspomnianych powyżej oświadczeń (zał. nr 7). Dokumenty te dołączono do dokumentacji kontroli. Pomimo kilkukrotnych deklaracji, do zakończenia kontroli p. Augustyn nie przedstawił ewidencji księgowej z realizacji zadania. III. W wyniku kontroli wykorzystania i rozliczenia dotacji stwierdzono niżej wymienione nieprawidłowości : Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej realizacji zadania publicznego, do prowadzenia której SKB "PIAST" zobowiązany był na mocy treści 6 pkt.1 umowy nr 41/PA/2013 zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r.nr 152, poz 1223, z późn. zm.); Brak informacji dotyczących terminów przeprowadzanych zajęć w postaci szkolenia sportowców jak też listy uczestników treningów prowadzonych z zaawansowanymi zawodnikami przez xxx xxx. Brak potwierdzenia przelewu kwoty 1080,00 zł do rachunku nr 30/2013 z r. wystawionego przez Zespół Szkół Ogólnokształcących nr 3 w Słupsku; Na odwrocie rachunku do umowy zlecenia wystawionego przez xxx xxx w dniu r. widnieje adnotacja "wynagrodzenie trenera kwota 474,00 zł w całości została pokryta z dotacji zgodnie z umową 41/PA/2013 z dnia Pozycja I.4". Po zsumowaniu powyższej kwoty z pozostałymi wydatkami pokrytymi z dotacji wynika, że dofinansowanie zadania wynosiło 4052,00 zł, o 52,00 zł przewyższając kwotę otrzymanej dotacji. Natomiast w sprawozdaniu końcowym z wykonania zadania publicznego pod pozycją nr 8 zestawienia faktur (rachunków) wymieniony jest przytoczony powyżej rachunek z informację, iż kwota 422,00 zł została rozliczona ze środków pochodzących z dotacji a pozostała kwota czyli 52,00 zł rozliczona została ze środków własnych klubu. Złożone sprawozdanie wraz z przedstawioną dokumentacją dotyczącą wykorzystania i rozliczenia kontrolowanego zadania naruszają warunki umowy, szczególnie obowiązek prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej zgodnie z treścią 6 pkt 1 w związku z 10 pkt 6 umowy o wsparcie realizacji zadania. Fakt ten wraz z pozostałymi, wymienionymi powyżej nieprawidłowościami nie pozwala uznać realizacji i rozliczenia kontrolowanego zadania za zgodne z zawartą umową skutkując koniecznością odrzucenia przedstawionego rozliczenia.

6 Na tym protokół zakończono. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach. Jeden dla Słupskiego Klubu Badmintona "PIAST", drugi dla Pełnomocnika Prezydenta Miasta Słupska ds. Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, na wniosek którego podjęto czynności kontrolne oraz trzeci pozostawiony w dokumentacji kontroli. Kontrolowanemu przysługuje prawo odmowy podpisania protokołu i złożenia na tę okoliczność stosownych wyjaśnień. Kontrolowanemu przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń co do treści zawartych w protokole w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania. Jednostka kontrolowana: Kontrolujący: Inspektor Krzysztof Augustyn Henryk Barna Załączniki: 1. Sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego pod nazwą Prowadzenie zajęć sportowych w dyscyplinie badminton w okresie od r. do r. określonego w umowie nr 41/PA/2013 pomiędzy Miastem Słupsk a SKB PIAST ; 2. Oświadczenie xxx xxx dyr. ZSO nr 3 w Słupsku dot. siedziby SKB PIAST ; 3. Aneks z r. oraz umowa nr 8/2012 z r. zawarta pomiędzy SKB PIAST a Miastem Słupsk organem prowadzącym ZSO nr 3 w Słupsku dotycząca wynajmu sali gimnastycznej na potrzeby klubu wraz z prośbą o jej rozwiązanie z r.; 4. Pismo Biura Kontroli U M w Słupsku z r. wzywające Prezesa SKB PIAST Krzysztofa Augustyna do złożenia wyjaśnień oraz uzupełnienia dokumentacji; 5. Potwierdzenie przelewu kwoty 1 465, 55 zł. do faktury 693/MAG/2013 z r.; 6. Aneks z r. do umowy nr 8/2012 z r. zawarta pomiędzy SKB PIAST a Miastem Słupsk organem prowadzącym ZSO nr 3 w Słupsku; 7. Dwa oświadczenia xxx xxx z r. dot. jego pracy wykonanej w charakterze wolontariusza w trakcie realizacji kontrolowanego zadania. Słupsk, dnia r. Jawność danych została wyłączona na podstawie ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych(t.j. Dz. U. Z 2014 r. poz ze zm.)