ZARZĄDZENIE NR 53/2014/K BURMISTRZA GMINY KĘTY. z dnia 25 lutego 2014 r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 53/2014/K BURMISTRZA GMINY KĘTY z dnia 25 lutego 2014 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Urzędzie Gminy Kęty Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 594 z późn. zm.), art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.), art. 41 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r. 885 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: 1. Wprowadzam Instrukcję ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Urzędzie Gminy Kęty, stanowiącą Załącznik do niniejszego Zarządzenia. 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorom Wydziałów, Kierownikowi Urzędu Stanu Cywilnego, Komendantowi Straży Miejskiej, Głównemu Księgowemu. Nadzór nad wykonywaniem Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Gminy Traci moc Zarządzenie Nr 19/05 Burmistrza Gminy Kęty z dnia 1 marca 2005 r. w sprawie zasad ewidencji zaangażowania wydatków budżetu Gminy Kęty. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. 5. Burmistrz Gminy Kęty mgr Tomasz Bąk Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 1

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 53/2014/K Burmistrza Gminy Kęty z dnia 25 lutego 2014 r. INSTRUKCJA EWIDENCJI ZAANGAŻOWANIA WYDATKÓW BUDŻETOWYCH W URZĘDZIE GMINY KĘTY Podstawą prowadzenia ewidencji zaangażowania jest Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010 r. Nr 128 poz. 861 z późn. zm.), oraz Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r. poz. 119). 1) Zaangażowanie to czynności prawne, na podstawie których kierownik jednostki budżetowej kształtuje zobowiązania, z których wynika obciążenie planu finansowego w bieżącym roku budżetowym oraz w latach następnych. 2) Zaangażowanie jest etapem poprzedzającym dokonanie wydatku. Wartość zaangażowania nie może przekroczyć limitów wydatków określonych w planie finansowym danego roku budżetowego. 3) Do ewidencji księgowej zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej Urząd Gminy Kęty służą konta pozabilansowe: 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego 999 Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat. 4) Ewidencja zaangażowania w zakresie wskazanym w ust. 1 prowadzona jest w następującej szczegółowości : a) klasyfikacja budżetowa (dział, rozdział, paragraf, pozycja), b) sposób finansowania zadania, c) komórka organizacyjna odpowiedzialna za realizację planu wydatków - zwana dysponentem. 5) W celu poprawnego ewidencjonowania zaangażowania wydatków ustala się następujące rodzaje dokumentów oraz zasady ustalania wysokości zaangażowania, obiegu i księgowania tych dokumentów: a) umowy, aneksy do umów, b) umowy o pracę, c) umowy zlecenia, d) akty notarialne, e) zlecenia, f) decyzje, g) postanowienia, h) porozumienia, i) inne dokumenty powodujące konieczność dokonania wydatków budżetowych: - faktury, rachunki - bez pisemnej formy umowy lub zlecenia, - koszty podróży służbowych - ewidencja na podstawie rozliczonych delegacji, umów o ryczałt, - zaliczki stałe, jednorazowe - ewidencja na podstawie zrealizowanego wniosku o zaliczkę, - zaliczki na opłaty sądowe, Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 2

3 - opłaty za wypisy z ksiąg wieczystych, opłaty targowe, miejscowe, parkingowe itp. j) zaplanowane w uchwale budżetowej dotacje podmiotowe lub przedmiotowe oraz inwestycyjne dla instytucji kultury i zakładów budżetowych, k) zapisane w planie finansowym kwoty dotacji dla przedszkoli i szkół publicznych i niepublicznych, l) zapisane w planie finansowym zobowiązania na rzecz spółek, oraz składek na rzecz związków, stowarzyszeń których gmina jest członkiem na podstawie otrzymanych not lub innych dokumentów, m) niespłacone zobowiązania, w tym z lat ubiegłych wymagające dokonania wydatków w roku bieżącym. Dokumentację zaangażowania w poszczególnych paragrafach przedstawia tabela stanowiąca załącznik do niniejszej Instrukcji. 6) Podstawą ujęcia zaangażowania wydatków budżetowych w księgach rachunkowych w Urzędzie Gminy Kęty jest ewidencja prowadzona w podsystemie DYSPONENT : a) DYSPONENT - jest rejestrem dokumentów wymienionych w ust. 5 pkt a - m służących zaangażowaniu wydatków ujętych w planie finansowym i przekazaniu wydziałom merytorycznym do realizacji. b) zaangażowanie wydatków budżetowych wynikające z dokumentów wymienionych w ust. 5 pkt. a - m wydziały merytoryczne wprowadzają niezwłocznie do podsystemu DYSPONENT, wpisując na dokumencie nr CRU (umowy), CRF (faktury), CRF BU (faktury bezumowne) i przekazują do Wydziału Finansowo- Budżetowego w terminie 7 dni od ich sporządzenia (podpisania), a dokumenty sporządzone z końcem miesiąca nie później niż do 5-go dnia następnego miesiąca za m-c poprzedni. c) wydziały merytoryczne wprowadzają dokumenty zaangażowania do podsystemu DYSPONENT w podziale na następujące rejestry : - 001: Umowy do EUR, - 002: Umowy powyżej EUR, - 003: Umowy poza stosowaniem ustawy PZP, - 004: Faktury, rachunki bezumowne, - 005: Pozostałe dokumenty, d) sporządzone i podpisane dokumenty zaangażowania powinny być wprowadzone maksymalnie w terminie dwóch dni od daty ich sporządzenia do podsystemu DYSPONENT oraz niezwłocznie zatwierdzone przez dyrektora wydziału merytorycznego lub osobę upoważnioną, która odpowiedzialna jest pod względem merytorycznym za zaciąganie zobowiązania. e) zatwierdzone dokumenty w podsystemie DYSPONENT na zasadzie wymiany danych dziedzinowych przekazywane są do systemu Finansowo-Budżetowego jednostki budżetowej Urząd Gminy Kęty do 2-ch rejestrów księgowych celem ujęcia w ewidencji księgowej : - B2 Dysponent - zaangażowanie z rejestru 001,002,003 - B3 Dysponent - zaangażowanie z rejestru 004,005 f) dokumenty zaangażowania w rejestrze księgowym B2 posiadają numerację zgodną z numeracją nadaną automatycznie przez system, która przenoszona jest przez pracownika Wydziału Finansowo-Budżetowego na otrzymane dokumenty w wersji papierowej. Dokumenty te podlegają sprawdzeniu przez Skarbnika Gminy podczas kontrasygnaty, a następnie są dekretowane i księgowane przez pracownika Wydziału FB. g) dokumenty zaangażowania w rejestrze księgowym B3 posiadają numerację nadaną przez pracownika wydziału FB odpowiedzialnego za księgowanie dokumentów wydatków, ponieważ dokumenty te są jednocześnie dokumentami do zapłaty i nie generuje się dodatkowych zastępczych dokumentów do ewidencji zaangażowania. Dokumenty te przechowywane są w zbiorze dokumentów księgowych w rejestrach wydatkowych FK, ponumerowane w sposób ciągły z dowodami wydatków. Dokumenty te podlegają kontroli formalno-rachunkowej przez Głównego Księgowego jednostki podczas dekretacji oraz przygotowania do zapłaty. Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 3

4 h) w przypadku konieczności korekty dokumentu zaangażowania, wydział merytoryczny przedkłada do wydziału FB dokument zawierający zestawienie pozycji do skorygowania w roku bieżącym oraz na lata przyszłe. i) w roku bieżącym ujmuje się umowy do wysokości uchwalonego planu finansowego na dany rok (konto 998), a w przypadku umów wieloletnich kwotę obciążającą lata następne ujmuje się w zaangażowaniu (konto 999) na lata przyszłe. Dla zaangażowania wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego stosuje się analitykę do konta 998. j) na koniec każdego roku budżetowego, w przypadku nie zrealizowania zaangażowanych wydatków wydział merytoryczny przekazuje do Wydziału FB, pisemne polecenie wyksięgowania w terminie do 5 stycznia roku następnego nie wykonanej umowy lub zlecenia itp. wraz z uzasadnieniem. k) zaangażowanie środków budżetowych dla projektów współfinansowanych ze środków europejskich ewidencjonuje się według zasad ustalonych dla wydatków budżetowych, stosując jednocześnie wyodrębnioną ewidencję na kontach posiadających określony kod w polityce rachunkowości i planie kont dla poszczególnych projektów. l) jednostka budżetowa zobowiązana jest do ujmowania zaangażowania w sprawozdaniach budżetowych kwartalnych/rocznych Rb-28S z wykonania planu wydatków jednostek samorządu terytorialnego. m) kwota zaangażowanych wydatków roku bieżącego nie może być niższa od sumy wydatków wykonanych i wykazanych w sprawozdaniu zobowiązań. n) zaangażowanie wykazuje się narastająco według stanu na dzień kończący okres sprawozdawczy. o) kwoty zaangażowania wykazane w sprawozdaniach budżetowych muszą być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Burmistrz Gminy Kęty mgr Tomasz Bąk Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 4

5 Załącznik do Instrukcji ewidencji zaangażowania wydatków budżetowych w Urzędzie Gminy Kęty Wykaz dokumentów zaangażowania Paragrafy Charakterystyka Dokumenty zaangażowania 231 Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między j.s.t. 232 Dotacje celowe przekazane gminie na zadania bieżące realizowane na podstawie porozumień (umów) między j.s.t 248 Dotacja podmiotowa z budżetu dla samorządowej instytucji kultury 265 Dotacja przedmiotowa z budżetu dla samorządowego zakładu budżetowego 282 Dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom 291 Zwrot dotacji oraz płatności w tym wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub w nadmiernej wysokości wydział merytoryczny, umowy, porozumienia wydział merytoryczny, umowy, porozumienia wydział merytoryczny wydział merytoryczny wydział merytoryczny, umowy Polecenie księgowania wystawione przez wydział FB 302 Wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń Listy płac, faktury, rachunki, polecenia wypłat wydziału merytorycznego 303 Różne wydatki na rzecz osób fizycznych Sporządzony wykaz wraz poleceniem dokonania wypłaty 304 Nagrody o charakterze szczególnym niezaliczone do wynagrodzeń Sporządzone wykazy wypłat wraz z poleceniem do wypłaty lub pisemne decyzje 311 Świadczenia społeczne Listy wypłat sporządzone przez wydział merytoryczny 326 Inne formy pomocy dla uczniów Zlecenia do wypłaty sporządzone przez wydział merytoryczny 401 Wynagrodzenia osobowe pracowników Dokument zbiorczy sporządzona na podstawie stanów osobowych, dokumentów kadrowych i wydanych decyzji 404 Dodatkowe wynagrodzenie roczne Zestawienie sporządzone na podstawie stanów osobowych, dokumentów kadrowych 411 Składki na ubezpieczenia społeczne Dokument zbiorczy sporządzona na podstawie stanów osobowych, dokumentów kadrowych i wydanych decyzji 412 Składka na Fundusz Pracy Dokument zbiorczy sporządzona na podstawie stanów osobowych, dokumentów kadrowych i wydanych decyzji 414 Wypłaty na PFRON Polecenie do wypłaty sporządzone na podstawie aktualnych stanów osobowych sporządzone przez wydział merytoryczny 417 Wynagrodzenie bezosobowe Umowy zlecenia i umowy o dzieło lub zastępstwo procesowe 421 Zakup materiałów i wyposażenia Umowy, zlecenia, faktury, rachunki 424 Zakup pomocy naukowych dydaktycznych i książek Umowy, zlecenia, faktury, rachunki 426 Zakup energii Umowy, faktury, rachunki Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 5

6 427 Zakup usług remontowych Umowy, zlecenia, faktury, rachunki 428 Zakup usług zdrowotnych Umowy, faktury, rachunki 430 Zakup usług pozostałych Umowy, zlecenia, faktury, rachunki, uchwały, decyzje 435 Zakup dostępu do sieci Internet Umowy, faktury, rachunki 436 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w ruchomej publicznej sieci teleinformatycznej 437 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci teleinformatycznej Umowy, faktury, rachunki Umowy, faktury, rachunki 438 Zakup usług obejmujących tłumaczenia Umowy, faktury, rachunki 439 Zakup usług obejmujących wykonanie ekspertyz, analiz i opinii 440 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe Umowy, faktury, rachunki Umowy 441 Podróże służbowe krajowe Delegacje, umowy o ryczałty na używanie samochodów do celów służbowych 442 Podróże służbowe zagraniczne Delegacje 443 Różne opłaty i składki Zawarte umowy i wydane decyzje, polisy, noty 448 Podatek od nieruchomości Deklaracje podatkowe 451 Opłaty na rzecz budżetu państwa Pisemne polecenie do wniesienia opłaty sporządzone przez wydział merytoryczny 452 Opłaty na rzecz budżetów j. s.t. Pisemne polecenie do wniesienia opłaty sporządzone przez wydział merytoryczny 453 Podatek od towarów i usług VAT Deklaracja i pisemne polecenie do zapłaty 454 Składki do organizacji międzynarodowych Deklaracje, umowy, porozumienia Odsetki od nieterminowych wpłat z tytułu pozostałych podatków i opłat oraz pozostałe odsetki 459 Kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób fizycznych 460 Kary i odszkodowania wypłacane na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych Wezwania, decyzje, noty odsetkowe Decyzje, postanowienia Decyzje, postanowienia 461 Koszty postepowania sadowego i prokuratorskiego Decyzje, postanowienia, noty księgowe 470 Szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej Pisemne zgłoszenie, rachunek lub faktura 605 Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych Umowy, zrealizowane zobowiązania na podstawie faktur 606 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych Umowy, zrealizowane zobowiązania na podstawie faktur 621 Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych samorządowych zakładów budżetowych 622 Dotacje celowe z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych innych jednostek sektora finansów publicznych 623 Dotacje z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek niezaliczanych do sektora finansów publicznych 629 Środki przekazane przez pozostałe jednostki zaliczane do sektora finansów publicznych na finansowanie lub dofinansowanie kosztów realizacji inwestycji i zakupów inwestycyjnych jednostek niezaliczanych do sektora Umowy, uchwały, porozumienia Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 6

7 finansów publicznych 630 Dotacja celowa na pomoc finansową udzielaną między jednostkami samorządu terytorialnego na dofinansowanie własnych zadań inwestycyjnych i zakupów inwestycyjnych 662 Dotacje celowe przekazane dla powiatu na inwestycje i zakupy inwestycyjne na podstawie porozumień (umów) między j.s.t. 663 Dotacje celowe przekazane dla samorządu województwa na inwestycje i zakupy inwestycyjne na podstawie porozumień (umów) między j.s.t. 666 Zwroty dotacji oraz płatności w tym wykorzystanych niezgodnie z przeznaczeniem lub wykorzystanych w nadmiernej wysokości dotyczące wydatków majątkowych 807 Odsetki i dyskonto od skarbowych papierów wartościowych kredytów i pożyczek oraz innych instrumentów finansowych związanych z obsługą długu krajowego Pisemne polecenie księgowania jednoczesne zaangażowanie w momencie polecenia zwrotu Pisemne polecenie księgowania jednoczesne zaangażowanie w momencie polecenia zapłaty, noty odsetkowej Burmistrz Gminy Kęty mgr Tomasz Bąk Id: 58C6A916-FD6D-46EC-975F-C1F3397B06DE. Przyjęty Strona 7