Pan WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 Poznań, dnia września 2012 r. WOJEWODA WIELKOPOLSKI FB-Y ząd Wojewódzki ja GŁ ÓWNA r!?0, 09.?DH l^swnoi ONJA 1 Zgi V-^ Pan Krzysztof Dereziński Burmistrz Miasta i Gminy Trzemeszno WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185. poz. 1092) oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. 0 finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.), w dniach od 22 maja do 6 czerwca 2012 r. z wyłączeniem 1, czerwca 2012 r., została przeprowadzona w Urzędzie Miasta i Gminy Trzemeszno kontrola w zakresie wykorzystania i rozliczenia dotacji celowych udzielonych z budżetu państwa na realizację zadań własnych bieżących i inwestycyjnych oraz terminowości przekazywania dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej. Czynności kontrolne przeprowadziła, na podstawie upoważnienia Wojewody Wielkopolskiego nr 272/12 z dnia 21 maja 2012 r. oraz aneksu do upoważnienia z dnia 30 maja 2012 r.. Monika Mochocka-Kuczma - starszy specjalista w Wydziale Finansów 1 Budżetu Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu. Jednostka kontrolowana została poinformowana o przedmiotowej kontroli pismem nr FB-V z dnia 10 maja 2012 r. Celem kontroli była ocena funkcjonowania jednostki kontrolowanej w aspekcie wykorzystania i rozliczenia środków publicznych przekazanych tej jednostce ze środków budżetu państwa w formie dotacji celowych, a także w obszarze terminowości przekazywania dochodów budżetowych zrealizowanych przez ww. jednostkę. al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax e-inail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

2 Wojewoda Wielkopolski pozytywnie ocenia, pomimo stwierdzonych siedmiu nieprawidłowości, funkcjonowanie jednostki kontrolowanej w obszarze zakreślonym celami kontroli. Ocenę pozytywną uzasadnia: - brak zastrzeżeń w odniesieniu do terminowości rozliczenia przekazanych Gminie Trzemeszno dotacji w części niewykorzystanej do końca roku, wydatkowanie zgodnie z przeznaczeniem określonym przez udzielającego dotacji środków przekazanych ww. jednostce samorządu terytorialnego w rozdziałach: 80195, 85213, ,85295 i 85415, - przestrzeganie przez jednostkę kontrolowaną reguł dofinansowania jej zadań własnych bieżących i inwestycyjnych określonych odpowiednio: przepisem art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, przepisami odrębnych ustaw oraz porozumieniami w sprawie dofinansowania w zakresie wydatków zrealizowanych w rozdziałach: 80195, 85213, , i 85295, - terminowe opłacanie składek na ubezpieczenie zdrowotne, - wypłacenie dofinansowania zakupu podręczników w ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2011 r. - Wyprawka szkolna" zgodnie z przepisami rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 maja 2011 r. w sprawie szczegółowych warunków udzielania pomocy finansowej uczniom na zakup podręczników (Dz. U. Nr 111. poz. 652). - terminowe przekazywanie dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu opłat za udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, wpłat za pobyt w Środowiskowym Domu Samopomocy, zaliczki alimentacyjnej oraz funduszu alimentacyjnego (należność główna i odsetki). W wyniku kontroli stwierdzono następujące nieprawidłowości: 1. Nieodprowadzenie należnych Skarbowi Państwa dochodów budżetowych zrealizowanych z tytułu kosztów upomnień. 2. Pobranie w nadmiernej wysokości dotacji celowej przekazanej Gminie Trzemeszno na dofinansowanie zakupu podręczników w ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2011 r. -,, Wyprawka szkolna". 3. Pobranie w nadmiernej wysokości dotacji celowej przekazanej Gminie Trzemeszno w 2011 r. na dofinansowanie pomocy materialnej o charakterze socjalnym. al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax e-inail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

3 4. Wypłatę świadczeń niezgodnie z wydanymi decyzjami w zakresie realizacji wieloletniego programu Pomoc państwa vi' zakresie dożywiania ". 5. Nieterminowe regulowanie zobowiązań w związku z realizacją wieloletniego programu Pomoc państwa m> zakresie dożywiania" przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Trzemesznie, zwany dalej OPS". 6. Wydatkowanie środków z rezerwy budżetowej przeznaczonych na dofinansowanie realizacji zadania wynikającego z art. 121 ust. 3a ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175. poz ze zm.) na cel inny niż określony w decyzji o ich przyznaniu. 7. Przeprowadzenie oraz udzielenie zamówienia publicznego na dożywianie dzieci w szkołach oraz osób dorosłych z terenu Gminy Trzemeszno realizowanego przez OPS niezgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759 ze zm.), zwanej dalej upzp". Ad. 1 Kontrola wykazała, iż Urząd Miasta i Gminy Trzemeszno nie przekazywał należnych Skarbowi Państwa dochodów budżetowych z tytułu kosztów upomnień na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego. W trakcie kontroli ustalono, iż dochody pobrane: - w okresie od 21 lutego do 10 marca 2011 r. w kwocie 8,80 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8.36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 15 marca 2011 r - w okresie od 11 do 20 marca 2011 r. w kwocie 26,40 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 25,08 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 25 marca 2011 r., - w okresie od 21 marca do 10 kwietnia 2011 r. w kwocie 17,60 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 15 kwietnia 2011 r.. - w okresie od 11 do 20 maja 2011 r. w kwocie 8,80 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8,36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 25 maja 2011 r., - w okresie od 21 maja do 10 czerwca 2011 r. w kwocie 8,80 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8,36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 15 czerwca 2011 r al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax e-inail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

4 4 - w okresie od 21 czerwca do 10 lipca r. w kwocie 8.80 zl (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8.36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 15 lipca 2011 r - w okresie od 21 lipca do 10 sierpnia 2011 r. w kwocie zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 25,08 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 16 sierpnia 2011 r - w okresie od U do 20 sierpnia 2011 r. w kwocie 8,80 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8,36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 25 sierpnia r., - w okresie od 21 sierpnia do 10 września 2011 r. w kwocie 8,80 zl (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8,36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 15 września 2011 r., - w okresie od 21 września do 10 października 2011 r. w kwocie 8,80 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8,36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 17 października 2011 r., - w okresie od 21 do 31 grudnia 2011 r. w kwocie 8,80 zł (w tym dochód Skarbu Państwa w kwocie 8,36 zł), powinny zostać odprowadzone na ww. rachunek 9 stycznia 2012 r. Jako przyczyny wykazanych nieprawidłowości Skarbnik Trzemeszna wskazał: (...) wpływy ze zwrotu kosztów upomnienia dotyczące funduszu alimentacyjnego zapisano w dziale 852 rozdział i wyniosły 140,80 zł, które zostały zaliczone jako dochody gminy. W związku z tym, kwoty tej nie przekazano na rachunek Urzędu Wojewódzkiego", W tym stanie rzeczy kwota 133,76 zł, stanowiąca 95 % kwoty pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa, podlega wpłacie na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego wraz z należnymi odsetkami naliczonymi w wysokości jak dla zaległości podatkowych. Nieprzekazanie w terminie do budżetu w należnej wysokości pobranych dochodów należnych Skarbowi Państwa stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 6 pkt 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114 ze zm.). Z uwagi jednak na wykazaną powyżej wysokość dotacji pobranej w nadmiernej wysokości, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

5 Ad. 2 W dziale Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Pomoc materialna dla uczniów Gmina Trzemeszno otrzymała dotację na dofinansowanie zakupu podręczników w ramach Rządowego programu pomocy uczniom w 2011 r. -., Wyprawka szkolna" w wysokości zł. Koszty realizacji przedmiotowego zadania wyniosły zl i zostały w całości sfinansowane ze środków przekazanej dotacji celowej. Zważywszy na regułę dofinansowania zadań własnych bieżących i inwestycyjnych określoną przepisem art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, kwota dofinansowania ww. zadania ze środków dotacji celowej nie mogła być wyższa niż 80 % kosztów jego realizacji, co oznacza, iż maksymalny poziom dofinansowania mógł wynieść ,33 zł. W tym stanie rzeczy kwota zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości, która podlega zwrotowi na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego na zasadach określonych przepisami art. 169 ustawy o finansach publicznych. Wykazując przyczyny opisanej powyżej nieprawidłowości Skarbnik Trzemeszna wyjaśnił:,,(...) Na podstawie art. 90u ust 1 ustawy o systemie oświaty (Dz. U. z 2004 r. nr 256 poz ) vr przypadku podjęcia programu, o którym mowa w ust 1 Rada Ministrów określa w drodze rozporządzenia - szczegółowe warunki udzielania pomocy, formy i zakres tej pomocy oraz tryb postępowania w sprawach. Rada Ministrów przyjęła uchwałę dotyczącą takich programów - Uchwała nr 68/2011 z 25 maja 2011 r. w sprawie Rządowego programu pomocy uczniom w 2011 r. - Wyprawka szkolna" i w uzasadnieniu do projektu z dnia 10 marca 2011 r. w części ocena skutków regulacji czytamy, że Jednostki samorządu terytorialnego będą realizowały zadanie jako zadanie bieżące z zakresu administracji rządowej, na realizację, którego otrzymują 100 % dofinansowanie z budżetu państwa. " Na tej podstawie vr 2011 r. nie dofinansowano prowadzonego przez gminę zadania wskazanego jako zadanie z zakresu administracji rządowej - zgodnie z brzmieniem uzasadnienia Rady Ministrów. " Pobranie dotacji w nadmiernej wysokości jest penalizowane w ramach naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 9 pkt 3 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ad. 3 W dziale Edukacyjna opieka wychowawcza, rozdział Pomoc materialna dla uczniów Gmina Trzemeszno otrzymała w 2011 r. dotację na dofinansowanie pomocy al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax e-inail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

6 6 materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym w wysokości ,00 zl. Koszty realizacji przedmiotowego zadania wyniosły ,00 zl i zostały w 80,60 % sfinansowane ze środków przekazanej dotacji celowej. Zważywszy na regułę dofinansowania zadań własnych bieżących i inwestycyjnych określoną przepisem art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, kwota dofinansowania ww. zadania ze środków dotacji celowej nie mogła być wyższa niż 80 % kosztów jego realizacji, co oznacza, iż maksymalny poziom dofinansowania mógł wynieść zł. W tym stanie rzeczy kwota 257,20 zł stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości, która podlega zwrotowi na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego na zasadach określonych przepisami art. 169 ustawy o finansach publicznych. Wykazując przyczyny opisanej powyżej nieprawidłowości Skarbnik Trzemeszna wyjaśnił: (...) Kwotę wypłaconych zasiłków szkolnych wylicza się do października, natomiast kwot u zasiłków losowych nie może być oszacowana, bo wyplata zasiłku zależy od faktycznie występujących zdarzeń losowych i wnioski mogą być przyjmowane w każdej chwili, co powoduje trudność w obliczeniu 20 % wkładu gminy. W dniu 20 grudnia 2011 r. dokonano ostatniej wypłaty tych świadczeń i nie sprawdziłam km>oty 20 % wkładu własnego. Stąd też powstcdci różnica o kwotę 257,20 zl. " Co do zasady pobranie dotacji w nadmiernej wysokości jest penalizowane w ramach naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 9 pkt 3 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jako niedokonanie w terminie zwrotu dotacji w należnej wysokości. Z uwagi jednak na wykazaną powyżej wysokość dotacji pobranej w nadmiernej wysokości, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Ad. 4 W zakresie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania " ustalono iż. Szkoła Podstawowa Nr 1 wystawiła w dniu 27 stycznia 2011 r. Notę Księgową Nr 1/11 za obiady spożyte przez 45 osób. Zgodnie z notą oraz załączonym wykazem koszt jednego obiadu wyniósł 3.00 zł. Osoby uprawnione do pomocy ww. placówce, w postaci zakupu posiłków otrzymały decyzje wskazujące, że stawka żywieniowa wynosiła 2,80 zł, a w jednym przypadku 4,50 zł. W konsekwencji łącznie wypłacono świadczenia w kwocie o zł wyższej niż należna. W świetle powyższych ustaleń kwota zł odpowiadająca % nienależnie wypłaconych kwot stanowi dotację pobraną w nadmiernej wysokości, która podlega zwrotowi na rachunek dysponenta głównego al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

7 7 - Wojewody Wielkopolskiego na zasadach określonych przepisami art. 169 ustawy o finansach publicznych. Z pisemnych wyjaśnień złożonych przez Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Trzemesznie wynika, iż: (...) Od stycznia 2011 r. szkoła nie poinformowała Ośrodka Pomocy Społecznej o zmianie kalkulacji ceny posiłku z kwoty 2,80 zł na kwotą 3,00 zł. Ośrodek dopiero po otrzymaniu noty do zapłaty za miesiąc styczeń 2011 r. powziął wiadomość, że cena posiłku uległa zmianie. Jednak z uwagi na przeoczenie nie dokonano zmiany wydanych wcześniej decyzji administracyjnych, w części dotyczcie ej ceny posiłku/' Co do zasady pobranie dotacji w nadmiernej wysokości jest penalizowane w ramach naruszenia dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 9 pkt 3 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych jako niedokonanie w terminie zwrotu dotacji w należnej wysokości. Z uwagi jednak na wykazaną powyżej wysokość dotacji pobranej w nadmiernej wysokości, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Ad.5 Ustalono, iż Ośrodek Pomocy Społecznej w Trzemesznie w 8 przypadkach nieterminowo uregulował zobowiązania z tytułu realizacji wieloletniego programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania". Kontrahenci nie naliczyli z tego tytułu odsetek. Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej oświadczył, iż: - w zakresie płatności za Faktury VAT nr: 7/ /2011, 9/2011: (...) Sprzedający dostarczył ww faktury do Ośrodka Pomocy m> dniu r. Podczas przekazywania faktur otrzyma! od pracownika działu księgowości informację, że z przyczyn organizacyjnych zapłata należności nastąpi w dniu 9 marca 2011 r. Sprzedający wyraził na to zgodę i nie domagał się zapłaty należnych odsetek (...)", - w zakresie płatności za Faktury VAT nr: 18/03/2011, 19/03/2011, 20/03/ /03/ /03/201 1 (...) Faktury wystawione z datą r. z terminem zapłaty 3 dni zostały do tut. Ośrodka dostarczone przez sprzedającego w dniu 28 marca 2011 r.. dlatego też zostały zapłacone w dniu r. Sprzedający nie rościł pretensji z tytułu terminu zapłaty faktur oraz nie domagał się odsetek (...)." Ad. 6 Zgodnie z zawiadomieniem Wojewody Wielkopolskiego nr FB /11 pochodząca z środków rezerwy celowej dotacja w kwocie ,00 zł miała zostać al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

8 8 przeznaczona na dofinansowanie realizacji zadania wynikającego z art. 121 ust. 3a ustawy 0 pomocy społecznej, zgodnie z którym pracownikowi socjalnemu przysługuje wypłacany co miesiąc dodatek w wysokości 250 zł do wynagrodzenia, tj. do świadczenia, jakie pracodawca zobowiązany jest wypłacić pracownikowi okresowo w zamian za wykonaną przez niego pracę. Na podstawie powyższego zawiadomienia, z upoważnienia Burmistrza Miasta i Gminy Trzemeszno, zarządzeniem Nr 115/2011 z dnia 28 października 2011 r. iv sprawie: zmiany uchwały budżetowej Nr VI/19/2011 z dnia 26 stycznia 2011 r. w sprawie budżetu na rok 2011 Zastępca Burmistrza przeznaczył ww. środki na : - wynagrodzenia osobowe pracowników ( 4010) w kwocie 9.026,07 zł, - składki na ubezpieczenia społeczne ( 4110) w kwocie 1.419,80 zł, - składki na Fundusz Pracy ( 4120) w kwocie 221,13 zł. W konsekwencji realizacji ww. zarządzenia, pochodząca z rezerwy budżetowej kwota 1.640,93 zł wydatkowana została na cel inny niż w decyzji ojej przyznaniu. Wykazana kwota podlega zwrotowi na rachunek dochodów dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego. W związku z wykazaną powyżej nieprawidłowością Zastępca Burmistrza złożył wyjaśnienie: ( ) zapisów po stronie wydatków dokonano naliczając składki ZUS i Fundusz Pracy, poniem>aż kierowaliśmy się tym, że pracownikom socjalnym od miesiąca stycznia był wypłacany dodatek z własnych środków gminy. Ogółem wypłacono w 2011 r. z 4010 kwotę ,00 zl, a więc wyższą niż otrzymana dotacja i od tej kwoty były naliczane 1 odprowadzone składki ZUS i Fundusz Pracy. (...) " Co do zasady przeznaczenie środków z rezerwy budżetowej na inny cel niż w decyzji o ich przyznaniu stanowi naruszenie dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu art. 12 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Z uwagi jednak na wykazaną powyżej wysokość nieprawidłowo wydatkowanych środków, opisane działanie - zgodnie z przepisem art. 26 ww. ustawy - nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Ad. 7 W związku z realizacją zadań własnych w zakresie realizacji programu wieloletniego pod nazwą Pomoc państwa w zakresie dożywiania" OPS przeprowadził dwa postępowania o udzielenie zamówienia publicznego pn. Dożywianie dzieci w szkołach oraz osób dorosłych z terenu gminy Trzemeszno'". W celu wyboru wykonawcy przedmiotu zamówienia zamawiający zastosował tryb przetargu nieograniczonego na podstawie art. 39 upzp. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

9 9 W dniu 29 sierpnia 2011 r. ustalona została szacunkowa wartość zamówienia (oznaczenie zamówienia nadane przez zamawiającego: 270.1) jako iloczyn średniego kosztu obiadu wynikającego z cen powiększonego o procentowy wzrost ceny i przewidywanej ilości posiłków do końca okresu obejmującego zamówienie. Wykazany sposób ustalenia szacunkowej wartości zamówienia nie odpowiada zasadzie określonej przepisem art. 32 ust. 1 upzp, zgodnie z którym podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług. Przedmiotem zamówienia było przygotowanie i dostawa gorących posiłków do szkół. W ogłoszeniu o zamówieniu jako rodzaj zamówienia wskazano dostawy, przyporządkowując jednocześnie zamówieniu kod określony we Wspólnym Słowniku Zamówień odpowiadający posiłkom gotowym. W zakresie opisu sposobu dokonania oceny spełniania warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 upzp ustalono, iż w części dotyczącej warunków udziału w postępowaniu oraz opisu sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków zamawiający - w odniesieniu do warunku dotyczącego wiedzy i doświadczenia - wskazał, iż wykonawca powinien posiadać doświadczenie zawodowe w zakresie żywienia zbiorowego, a ocena zamawiającego zostanie dokonana na podstawie wykazu umów sporządzonego według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do SIWZ. Tymczasem w ww. zakresie w ogłoszeniu oraz w SIWZ wskazano iż: Z treści załączonych do oferty dokumentów potwierdzających wykonanie wskazanych zadań zgodnie z zasadami sztuki budom>lanej i prawidłowo ukończone musi wynikać jednoznacznie, że w/w warunek wykonawca spełnił." W punkcie dotyczącym informacji o oświadczeniach i dokumentach jakie mają dostarczyć wykonawcy zamawiający wskazał, iż wykonawcy mają dostarczyć wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert robót budowlanych. Wykonawca złożył przedmiotowy wykaz dokumentując usługi w zakresie żywienia zbiorowego. W ogłoszeniu o zamówieniu zamieszczonym w miejscu publicznie dostępnym, tj. na tablicy ogłoszeń, w zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 upzp wskazano, iż wykonawcy powinni złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu określone przepisami w art. 22 ust. 1 upzp, podczas gdy w ogłoszeniu zamieszczonym w Biuletynie Zamówień Publicznych (BZP) nie ujęto takiej informacji, podobnie jak informacji o konieczności przedłożenia pełnomocnictwa w przypadku konsorcjum. Ponadto w ogłoszeniu zamieszczonym w BZP wskazano wymogi dotyczące podmiotów zagranicznych, natomiast nie umieszczono tych informacji w ogłoszeniu zamieszczonym na tablicy ogłoszeń. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

10 10 W protokole postępowania nie zawarto informacji o środkach ochrony prawnej, zgodnie ze wzorem określonym w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. Nr 223. poz. 1458). Ustalono ponadto, iż informacje zawarte w protokole postępowania sporządzonym przez zamawiającego w 4 punktach nie odzwierciedlały faktycznego przebiegu postępowania, a mianowicie: - w punkcie 2.,Przedmiot zamówienia'"' - jako wartość zamówienia wskazano kwotę ,74 zł ustaloną w dniu 29 sierpnia 2011 r., natomiast w ww. piśmie wartość zamówienia została ustalona na poziomie zł (iloczyn średniego kosztu obiadu wynikającego z cen powiększonego o procentowy wzrost ceny i przewidywanej ilości posiłków do końca okresu obejmującego zamówienie), - w punkcie 4,.Ogłoszenie o zamówieniu / zmiana treści ogłoszenia" zamawiający podał informację, iż ogłoszenie o zamówieniu było zamieszczone na stronie internetowej 1 w okresie od 7 do 15 września 2011 r., podczas gdy na stronie internetowej dostępne jest nadal, - w punkcie 5 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia'" zamawiający podał informację, iż SIWZ była zamieszczona na stronie internetowej w okresie od 7 do 15 września 2011 r., podczas gdy na stronie internetowej dostępna jest nadal, - w punkcie 9 zawarto informacje, iż zawiadomienie o unieważnieniu postępowania zostało wysłane pocztą i faksem, podczas gdy w dokumentacji znajduje się jedynie potwierdzenie wysłania faksu. W związku z faktem, iż w przedmiotowym postępowaniu złożono jedną ofertę z ceną przewyższającą kwotę, którą zamawiający zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia i zamawiający nie mógł jej zwiększyć do ceny oferty, postępowanie zostało unieważnione zgodnie z art. 93 ust 1 pkt 4 upzp. Drugie postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego (oznaczenie nadane przez zamawiającego: OPS ) obejmowało trzy części. Szacunkowa wartość zamówienia została ustalona w dniu 7 listopada 2011 r. jako iloczyn średniego kosztu obiadu wynikającego powiększonego o procentowy wzrost ceny i przewidywanej ilość posiłków do końca okresu obejmującego zamówienie powiększonej ewentualne o zwiększenie w ciągu roku. Wykazany sposób ustalenia szacunkowej wartości zamówienia jest niezgodny z zasadami określonymi przepisem art. 32 ust. 1 upzp, zgodnie z którym podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

11 od towarów i usług. W protokole jako wartość zamówienia wskazano kwotę zl podając, iż odpowiada ona kwocie euro. Zgodnie z 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 grudnia 2009 r. w sprawie średniego kursu złotego iv stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczenia wartości zamówień publicznych (Dz. U. Nr 224, poz. 1796) wartość 1 euro odpowiadała zł, wobec czego szacunkowa wartość zamówienia faktycznie odpowiadała kwocie euro. Przedmiot zamówienia polegał na przygotowaniu i dostawie gorących posiłków, natomiast jako kod zamówienia określony we Wspólnym Słowniku Zamówień wskazano symbol odpowiadający posiłkom gotowym. Zgodnie z art. 27 ust. 1 upzp w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawcy twe przekazują, zgodnie z wyborem zamawiającego, pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Zamawiający wskazał w SIWZ, że postępowanie prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej. Ustalił, iż oświadczenia, wnioski oraz informacje mogły być przekazywane między uczestnikami postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego faksem. W trakcie kontroli ustalono iż: - o wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomił 3 z 5 wykonawców drogą elektroniczną, - w dniu 30 grudnia 2011 r. zamawiający zawiadomił drogą elektroniczną wykonawców o dokonaniu sprostowania w ww. zawiadomieniu, - wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę dla części I i III przesłał drogą elektroniczną rezygnację z podpisania umowy..bij: Zgodnie z częścią III SIWZ udostępnionej na stronie 1, wykonawcy w celu udokumentowania spełniania warunków powinni dostarczyć: - zezwolenie Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie serwowania śniadań, obiadów, kolacji oraz świadczenia usług cateringowych wraz ze wskazaniem środków transportu, - wykaz wykonanych w ciągu ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert usług dotyczących żywienia zbiorowego. W trakcie kontroli ustalono, iż złożono 5 ofert, z czego: - Firma Handlowo-Usługowa,,/Adamus" załączyła do oferty decyzję nr HŻ-4110/26/108-1/07 z dnia 5 listopada 2007 r. o zatwierdzeniu do prowadzenia działalności obejmującej przygotowanie od podstaw posiłków dań oraz sprzedaży i konsumpcji piwa, podawanych na al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax e-inail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

12 12 naczyniach wielorazowego użytku, w zakresie posiadanych środków transportu przystosowanych do przewozu posiłków wykonawca złożył oświadczenie. - Hotel Restauracja Czeremcha do oferty nie dołączył zezwolenia Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego. W wyniku przeprowadzonego postępowania wykonawca, który złożył najkorzystniejszą ofertę dla części I i III przesłał drogą elektroniczną rezygnację z podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego, w związku z czym umowa została zawarta jedynie z wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę dla II części zamówienia. Ww. umowa została zawarta w dniu 30 grudnia 2011 r. Podpisanie umowy poprzedzone zostało zawiadomieniem wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty. Zawiadomienia zostały przesłane trzem wykonawcom drogą elektroniczną, natomiast pozostałych dwóch wykonawców powiadomiono pisemnie w dniu 23 grudnia 2011 r. Zważywszy na fakt, iż w przypadku dwóch wykonawców od daty zawiadomienia ich o wyborze najkorzystniejszej oferty do podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego minęło zaledwie 7 dni, zamawiający zawarł przedmiotową umowę z naruszeniem przepisu art. 94 ust. 1 pkt 2 upzp zakreślającym 10 dniowy termin na zawarcie umowy w sprawie zamówienia publicznego w sytuacji, gdy zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało przekazane wykonawcom w formie pisemnej. Informacje zawarte w protokole postępowania sporządzonym przez zamawiającego w 4 punktach nie odzwierciedlały faktycznego przebiegu postępowania, a mianowicie: - w punkcie 4 Ogłoszenie o zamówieniu / zmiana treści ogłoszenia" zamawiający podał informację, iż ogłoszenie o zamówieniu było zamieszczone na stronie internetowej w okresie od 24 listopada do 9 grudnia 2011 r., podczas gdy na stronie internetowej dostępne jest nadal, - w punkcie 5 Specyfikacja istotnych warunków zamówienia" zamawiający podał informację, iż SIWZ była zamieszczona na stronie internetowej 1 w okresie od 24 listopada do 9 grudnia 2011 r., podczas gdy na stronie internetowej dostępna jest nadal. - w punkcie 14 Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty/unieważnieniu postępowania" zamawiający wskazuje, iż zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało wysłane pocztą- , podczas gdy dwóch wykonawców zawiadomiono pisemnie; - w punkcie 18..Udzielenie zamówienia" wskazano, iż zawarta została umowa obejmująca część 1 zamówienia, podczas gdy faktycznie umowa została zawarta dla części II, w powyższym punkcie zawarto także informację, że dla części II i III wyłonieni al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

13 wykonawcy odmówili podpisania umowy, natomiast do zawarcia umowy nie doszło dla części 1 i 111. Do powyższego Dyrektor Ośrodka Pomocy Społecznej w Trzemesznie złożył wyjaśnienia: (...) Zamawiający wskazał wybrany sposób przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz wszelkich informacji za pomocą faxu z zastosowaniem, że każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania. Należy wyraźnie podkreślić, że tylko z przyczyn technicznych w trakcie prowadzonego postępowania niektórzy wykonawcy nie posiadali urządzenia faxowego bądź mieli je niesprawne o czym powiadomili telefonicznie. Stąd też zgodnie z dyspozycją przepisu zawartego w art. 27 ust. 1 w którym, wyraźnie ustawodawca określił że formą porozumiewania się z wykonawcą jest fax lub droga elektroniczna, co oznacza że jest to forma zamienna (równoważna) tego samego środka porozumiewawczego. Jak potwierdza doktryna oraz orzecznictwo, ważne jest aby zastosowany sposób przekazywania dokumentów nie ograniczał konkurencyjności (przepis zawarty w art. 27 ust. 3). Z akt sprawy wynika, że wykonawcom zawiadomienia Zamawiający przekazał jednocześnie w tym samym czasie. Na potwierdzenie tego faktu w dokumentacji z postępowania przetargowego znajdują się potm>ierdzenia nadań zawiadomień do wszystkich wykonawców. Należy również nadmienić, że nowela ustawy PZP z r. w sposób znaczący preferuje formy określone w art. 27 ust. 2 tj. faxu lub drogi elektronicznej. Zmiana art. 94 ust. 1 PZP pozwala na wcześniejsze zawarcie umowy, jeżeli zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostało przesłane w jednej z tych dwóch form, a tak właśnie uczyniono w przedmiotowym postępowaniu. W przedmiotowym postępowaniu umowa została zawarta po 7 dniach, (przy wymogu 5 - dniowym)" - wyjaśnienia odnośnie oferty złożonej przez Firmę ADAMUS:..(...) Zgodnie z zapisem zawartym w SIWZ zamawiający na potwierdzenie spełnienia warunku vr zakresie posiadania do wykonywania określonej działalności łub czynności jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania wymagał załączenia tylko oświadczenia zgodnie z załącznikiem Nr 3 do SIWZ. Do oferty ww wykonawcy zostało załączone stosowne oświadczenie (...)Przes/anie rezygnacji z podpisania umowy drogą elektroniczną jest zgodne z przyjętą formą porozumiewania się wykonawcy z zamawiającym."..(...) Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2009 r. vi' celu wykazania braku postaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax e-inail: wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

14 14 wykonawców w których mowa z art. 24 ust. 1 ustawy PZP w postępowaniu określonych vi' art. 26 ust 1 (poniżej euro) nie ma obowiązku żądania dokumentem' potwierdzających spełnienie powyższych warunków. W przedmiotowym postępowaniu Zamawiający żądał przedłożenia stosownych oświadczeń, z których to wynikać będzie, że nie zalega z opłatą podatków jak również nie ma zaległości w opłaceniu składek. Zamawiający nie naruszył przepisów rozporządzenia w związku z żądaniem oświadczeń. Nie miał więc obowiązku do żądania dokumentów w świetle powyższego aktu wykonawczego do ustawy. W związku z powyższym, nie zachodzi jakakolwiek z wskazanych w art. 24 ust. 1 i 2 PZP przesłanek do wykluczenia wykonawców. W protokole z postępowania przetargowego nastąpiło błędne przeliczenie (błąd matematyczny) wartości szacunkowej na euro. Powstała rozbieżność w wyniku ponownego przeliczenia to kwota 56,18zl, która ma charakter marginalny i nie miała żadnego wpływu na oszacowanie progów tj euro jak również euro. Przelicznik na euro ma na celu tył ko i wyłącznie oszacowanie wartości zamówienia i dostosowanie odpowiedniego trybu zamówienia. Wybór sposobu - trybu postępowania przez Zamawiającego byl właściwy, co więcej nie było mowy aby mogła powstać sytuacja, w której Zamawiający zamierzałby uniknąć stosowania przepisów Prawa Zamówień Publicznych. Wyjaśniamy że tylko i wyłącznie z przyczyn technicznych ogłoszenie jak również SIWZ są jeszcze umieszczone na stronie internetowej www, bip. trzemeszno. pi. To, że istnieją jeszcze adnotacje publikacji ogłoszeń nie jest sprzeczne z którymkolwiek przepisem ustawy PZP. Należy wyraźnie podkreślić, że na dokumentach publikowanych w siedzibie Zamawiającego widnieją konkretne daty od kiedy do kiedy dokument byl upubliczniony. W protokole w pkt 18 nastąpiła omyłka pisarska na potwierdzenie powyższego jest zapis zawarły w pkt 12 powyższego protokołu wynika z niego, że najkorzystniejszą ofertę dla części 11 złożyła Czeremcha i z tym też wykonawcą została zawarta umowa. Zaistniała omyłka ma charakter oczywisty (zamiast części II wpisano część 1). " Ustalono, że zamawiający podpisał umowę o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem terminu określonego w art. 94 upzp. Ponadto wykonawca, którego oferta została wybrana nie przedstawi! wymaganego treścią SIWZ zezwolenia Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu. Wykazane naruszenie przepisów o zamówieniach publicznych w sposób oczywisty wpłynęło na wynik ww. postępowania, co skutkuje naruszeniem przez zamawiającego dyscypliny finansów publicznych w rozumieniu przepisu art. 17 ust. lc ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel , fax vvwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

15 I? W dniu 24 lipca 2012 r. Urząd Miasta i Gminy Trzemeszno dokonał zwrotu na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego kwot: 5.183,58 zł, 257,20 zł, zł, zl i zł stanowiących odpowiednio: pobrane w nadmiernej wysokości części dotacji celowych przekazanych Gminie Trzemeszno z budżetu państwa na dofinansowanie zakupu podręczników dla uczniów w ramach realizacji Rządowego programu pomocy uczniom w 2011 r. - Wyprawka szkolna", na dofinansowanie pomocy materialnej dla uczniów o charakterze socjalnym, na dofinansowanie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa vi' zakresie dożywiania", wydatkowaną niezgodnie z przeznaczeniem część rezerwy celowej przyznanej na dofinansowanie realizacji zadania wynikającego z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej, należne Skarbowi Państwa dochody z tytułu kosztów upomnień. W świetle powyższych ustaleń, po uwzględnieniu ww. wpłat, wnoszę o: 1. Naliczenie i dokonanie zwrotu odsetek od wydatkowanej niezgodnie z przeznaczeniem części rezerwy celowej przyznanej na dofinansowanie realizacji zadania wynikającego z art. 121 ust. 3a ustawy o pomocy społecznej. Ww. kwotę należy wpłacić w terminie 15 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznaniu NBP O/O Poznań nr ze wskazaniem klasyfikacji budżetowej. 2. Przeznaczanie środków rezerwy celowej wyłącznie na cel wskazany w decyzji o ich przyznaniu. 3. Bezwzględne przestrzeganie reguł dofinansowania realizowanych zadań, określonych odpowiednio przepisem art. 128 ust. 2 ustawy o finansach publicznych, przepisami odrębnych ustaw oraz porozumieniami w sprawie dofinansowania i umowami o dofinansowanie zadań realizowanych przez jednostkę samorządu terytorialnego. 4. Dokonanie zwrotu odsetek od nieterminowo przekazanych na rachunek dysponenta głównego - Wojewody Wielkopolskiego należnej Skarbowi Państwa odpowiednio - części lub całości dochodów pobranych w związku z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych odrębnymi ustawami. Ww. kwotę należy wpłacić na rachunek bankowy Wielkopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Poznani u NBP O/O Poznań ni" Przekazywanie pobranych dochodów budżetowych związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie odrębnymi ustawami na rachunek bieżący dochodów dysponenta głównego - Wojewody al. Niepodległości 16/ Poznań, tel , fax wwvv.poznan.uw.gov.pl, wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl

16 16 Wielkopolskiego w terminach wskazanych przepisem art. 255 ustawy o finansach publicznych. 6. Spowodowanie dokonywania wydatków publicznych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Trzemesznie w terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ww. ustawy. 7. Zachowywanie spójności pomiędzy wysokością świadczeń przyznawanych decyzjami administracyjnymi a wysokością świadczeń faktycznie realizowanych na rzecz osób uprawnionych. 8. Bezwzględne przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych. Proszę o przekazanie informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych w terminie 30 dni od daty doręczenia niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Z poważaniem Piotr/Floi Zastępca Dyrektora W/działu finansów i Budżet! * 3udź0łu Wojewody je wodj. Mariusz Smietański yg, i. «równik utlzia.» finansowej al. Niepodległości 16/ 18, Poznań, tel I-55-66, fax "U.... i wojewoda.wielkopolski@poznan.uw.gov.pl Marta Marciniak O Uo? i