SO-III Łódź, 23 grudnia 2013 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, 23 grudnia 2013 r. Pan Jacek Socha Burmistrz Miasta Ozorkowa Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Monika Panasiuk starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Ewa Kazimierczak starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi i Marta Daszkiewicz-Daniszewska starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcję członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Burmistrza Miasta Ozorkowa. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Burmistrz Miasta Ozorkowa Pan Jacek Socha. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 31 października 2013 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w cytowanej na wstępie ustawie o ewidencji ludności i dowodach ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia 30 września 2013 r. Kontroli poddane zostały następujące zagadnienia: prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego, prowadzenie dokumentacji ewidencji ludności w formie zbiorów meldunkowych, terminowość przekazywania informacji o zmianach osobowo-adresowych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego i organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały oraz udostępnianie danych z gminnego zbioru meldunkowego. Mając na uwadze dokonane podczas kontroli ustalenia stwierdzono, iż w zdecydowanej większości przypadków zagadnienia objęte kontrolą było wykonywane zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. W zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych stwierdzono, iż w kontrolowanym okresie przeprowadzono piętnaście postępowań administracyjnych, zakończonych decyzją administracyjną. Sprawdzono dokumentację dotyczącą co drugiej decyzji administracyjnej. Skontrolowane postępowania administracyjne w większości przypadków spełniały wymogi proceduralne, uregulowane w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn. Dz. U. z 2013 r., poz. 267). W dwóch sprawach postepowanie zostało wszczęte na wniosek osoby, której interes prawny nie został dostatecznie udokumentowany w aktach sprawy. W pozostałych sprawach postępowania zostały wszczęte na wniosek strony, zaś organ potwierdzał legitymację procesową wnioskodawcy. Co do zasady organ zapewniał stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, ponadto w wyczerpujący sposób gromadził materiał dowodowy w celu wyjaśnienia stanu faktycznego, czynił zadość wymogom, wynikającym z zasady pisemności, sporządzając protokoły z czynności istotnych dla sprawy, w prawidłowy sposób doręczał pisma w toku postępowania i przedłużał postępowanie w przypadku przekroczenia ustawowego terminu załatwienia sprawy. W jednym przypadku organ dopuścił się naruszenia zasady czynnego udziału strony w postępowaniu poprzez: brak zawiadomienia jednej ze stron o wszczęciu postępowania, nieumożliwienie zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym, niedoręczenie decyzji oraz niewystąpienie do sądu o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, zgodnie z przepisem art. 34 Kpa, w przypadku niemożności ustalenia miejsca pobytu strony. Ponadto w dwóch spośród skontrolowanych postępowań stwierdzono, iż organ nie zawiadamiał strony o dacie i miejscu przeprowadzenia dowodu zgodnie z przepisem art Kpa, ponieważ przesłuchiwał świadków podczas

3 3 kontroli meldunkowej. W jednym przypadku organ dokonał oględzin podczas kontroli meldunkowej. Naruszony został również przepis art Kpa poprzez przyjęcie elektronicznej kopii pełnomocnictwa do reprezentowania strony w postępowaniu. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż w większości przypadków niedochowanie wymogów proceduralnych było wynikiem przeoczenia. Ponadto zeznania świadków, dokonywane podczas kontroli meldunkowej, mają ciężar dowodowy oświadczenia, zaś stosowanie formularza przesłuchania świadka wynikało z niedopatrzenia. Należy jednak wskazać, iż zarówno powyższa, jak i pozostałe wskazane wyżej nieprawidłowości są wynikiem niewystarczającej znajomości procedury administracyjnej przez pracowników prowadzących postępowania meldunkowe. Jej skutkiem było naruszenie przepisów art Kpa, 34 Kpa, 61 4 Kpa, 79 1 Kpa (i co za tym idzie art Kpa) oraz art. 109 Kpa. Osobą odpowiedzialną za powstanie wymienionych wyżej nieprawidłowości jest pracownik zajmujący się zadaniami z zakresu ewidencji ludności. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. W kontrolowanej jednostce stosowano aktualne formularze zgłoszeń meldunkowych określone w załącznikach do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). W początkowym okresie 2013 r. stosowano formularze zgodne z wzorami określonymi w załącznikach do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 grudnia 2010 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 257, poz ze zm.), jednak tylko do wyczerpania zapasów, nie dłużej niż do dnia 30 czerwca 2013 r., a zatem zgodnie z ww. rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym do lokalu. Prowadzony w systemie teleinformatycznym zbiór danych stałych mieszkańców nie budzi zastrzeżeń, a sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy zawierały wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu cywilnego.

4 4 Aktualizacja gminnego zbioru meldunkowego odbywa się na bieżąco w systemie komputerowym na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych, odpisów aktów stanu cywilnego i zmian w tych aktach, zmian numerów dowodu osobistego oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny. Zawiadomienie organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały o zameldowaniu osoby na pobyt czasowy było wysyłane niezwłocznie po dokonaniu czynności za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Administracji, a zatem dochowany był termin określony w 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r., poz. 1480). W kontrolowanej jednostce nie dochowywano jednak dwudniowego terminu przekazywania zmian danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, iż powyższe spowodowane było bardzo dużą ilością zdarzeń. Niemniej jednak skutkiem niedopełnienia wskazanego wyżej obowiązku było powstanie nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisów wykonawczych do ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych tj. 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. Powstała nieprawidłowość była wynikiem niedołożenia należytej staranności w trakcie wykonywania zadań z zakresu ewidencji ludności, a osobą odpowiedzialną był pracownik wykonujący te zadania. Weryfikacja dokumentacji dotyczącej dwudziestu wniosków o udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych wykazała, że udostępnianie danych na podstawie art. 44h ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych w większości przypadków nie budzi zastrzeżeń. Udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 21 maja 2010 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z ewidencji ludności, zbiorów PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 105, poz. 667 ze zm.), a osoba je udostępniająca posiadała stosowne upoważnienie organu. Jednakże, stwierdzono, iż w jednym ze skontrolowanych przypadków organ, działając na podstawie art i art Kpa, wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku tj. złożenia wniosku na formularzu określonym w ww. rozporządzeniu

5 5 i udokumentowania interesu prawnego oraz do uiszczenia opłaty za udostępnienie żądanych danych w wysokości 31 zł. Organ gminy powiadomił wnioskodawcę, iż w przypadku braku zadośćuczynienia wezwaniu wniosek pozostawi się bez rozpoznania. Należy jednak wskazać, iż w tym konkretnym przypadku wnioskodawca wyraźnie wskazał motyw swojego żądania (do spraw rodzinnych), który pozwalał organowi rozpatrywać wniosek w oparciu istnienie interesu faktycznego w uzyskaniu danych na podstawie przepisu art. 44h ust. 2 pkt 3 ustawy o ewidencji ludności i dowodów osobistych. Wobec powyższego niewłaściwym było wezwanie wnioskującego do wykazania interesu prawnego. Z wyjaśnień pracownika wynika, że w jego ocenie wnioskodawca nie sprecyzował dostatecznie celu pozyskania żądanych danych, w związku z czym wezwano go do wskazania interesu prawnego. Niemniej jednak powyższe poskutkowało powstaniem nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisu art. 44h ust. 2 pkt 3 ww. ustawy poprzez jego niezastosowanie i art Kpa poprzez nieuzasadnione wezwanie do wykazania interesu prawnego. Ponadto należy zauważyć, iż konsekwencją braku zadośćuczynienia wezwaniu na podstawie art Kpa jest zgodnie z tym przepisem zwrot podania, nie zaś jak w przypadku drugiego powołanego przez organ przepisu art Kpa pozostawienie podania bez rozpoznania. W omawianym przypadku doszło zatem do naruszenia przepisu art Kpa poprzez zastosowanie niewłaściwego pouczenia o skutkach nieuiszczenia ww. opłaty. Ponadto w jednym ze skontrolowanych przypadków organ gminy, w oparciu o art Kpa, bezzasadnie wezwał wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku poprzez podanie dodatkowych danych osoby, której wniosek dotyczył, pozwalających na wyszukanie informacji w zbiorach ewidencji ludności miasta Ozorkowa. Przedmiotowy wniosek zawierał imię, nazwisko oraz ostatnie znane miejsce zameldowania. W bazie ewidencji ludności prowadzonym przez organ figurowała tylko jedna osoba o wskazanych we wniosku danych, a zatem nie było podstaw do żądania dodatkowych informacji pozwalających na jej jednoznaczną identyfikację. Powyższe poskutkowało zatem nieprawidłowością polegającą na naruszeniu przepisu art Kpa. Stwierdzono ponadto, iż w jednym ze skontrolowanych przypadków organ gminy bezpodstawnie udostępnił dane osobowe w oparciu o wniosek, w którym wnioskodawca zażądał udostępnienia danych członków rodziny osoby zmarłej, wskazanej we wniosku, bez podania żadnych informacji dotyczących tych osób, oprócz stopnia ich pokrewieństwa ze zmarłym. Doszło zatem do powstania nieprawidłowości polegającej na naruszeniu przepisu art. 44h ust. 3 oraz art. 44h ust. 3a pkt 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,

6 6 zgodnie z którymi dane jednostkowe ze zbiorów meldunkowych, rozumiane jako informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu. Żądanie danych osób spokrewnionych z osobą, której wniosek dotyczy, wykracza zatem poza dopuszczalny zakres udostępnianych danych. Dodatkowo należy zaznaczyć, iż organ meldunkowy nie posiada kompetencji do potwierdzania stosunku pokrewieństwa. Powstałe nieprawidłowości były wynikiem niewystarczającej znajomości przepisów prawa, a osobą odpowiedzialną był pracownik wykonujący zadania z zakresu ewidencji ludności. Wobec powyższego działalność organu gminy w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Burmistrza do objęcia nadzorem pracowników wykonujących zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania ich do przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego w prowadzonych postępowania meldunkowych, przepisów ustawy o ewidencji ludności dowodach osobistych w zakresie udostępniania danych, a także bezwzględnego przestrzegania terminowości w przekazywaniu danych aktualizujących do wojewódzkiego zbioru meldunkowego. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Wojewody Łódzkiego Jacek Winiarski Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców