PROTOKÓŁ. rejestru oraz przechowywane w osobnej teczce. W 2008r. nie było przypadków uszkodzenia formularzy.

Transkrypt

1 ZACHODNIOPOMORSKI URZĄD WOJEWÓDZKI w Szczecinie Wydział Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców SO.1.LJ.0932/24/08 PROTOKÓŁ kontroli przeprowadzonej w Urzędzie Miejskim w Kaliszu Pomorskim, ul. Wolności 25. Kontrolę przeprowadzili: Lech Jakóbowski kierownik oddziału oraz Krzysztof Sienkiewicz starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, skierowani przez Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego Szczecinie, posiadający upoważnienie nr 24/2008. Fakt jej przeprowadzenia wpisano w książce kontroli pod nr 5/2008. Kontrolę rozpoczęto i zakończono w dniu r. Zostały nią objęte zagadnienia związane z realizacją w 2007 r. i w 2008 r. ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, ustawy Prawo o zgromadzeniach oraz ze zgodnością bazy ewidencji ludności z rejestrem wyborców. Urzędem Miasta od 2008 r. kieruje Burmistrz, Pan Michał Hypki. Wyjaśnień udzielały: Irena Padewska - Kierownik USC oraz Katarzyna Górska samodzielny referent. I. Dowody osobiste System wydawania dowodów osobistych obsługują dwie osoby posiadające imienne karty chipowe. Jak oświadczono, osoby nieuprawnione nie mają dostępu do informatycznego systemu wydawania dowodów osobistych. Pani Padewska prowadząca sprawy wydawania dowodów osobistych korzystała z urlopu wypoczynkowego w okresie Podczas przeglądu kopert dowodowych stwierdzono, że na złożonych w tym czasie wnioskach o wydanie dowodu osobistego oraz na wydrukowanych formularzach widnieją wygenerowane przez system dane oraz podpisy p. Padewskiej, m.in.: w dniu formularz D , w dniu formularze D: oraz , w dniu formularz D Jak oświadczyła p. Padewska, podczas urlopu przychodziła do pracy i wykonywała obowiązki służbowe w tym zakresie. Według jej oświadczenia nikt nieuprawniony nie korzystał w tym czasie z jej imiennej karty dostępu do Systemu Obsługi Obywatela. Według udzielającej wyjaśnień, sprzęt komputerowy używany w systemie dowodów osobistych zawiera wyłącznie oryginalne oprogramowanie i nie jest używany do realizacji zadań niezwiązanych z dowodami osobistymi. Osoby ubiegające się o wydanie dowodu osobistego zgłaszają się osobiście, otrzymują stosowny druk oraz podpisują wypełniony formularz. W 2007r. uszkodzone zostały 3 formularze. Są one wpisane do specjalnego rejestru oraz przechowywane w osobnej teczce. W 2008r. nie było przypadków uszkodzenia formularzy. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego Szczecin tel , fax , wsoim@szczecin.uw.gov.pl

2 Podczas kontroli kopert dowodowych stwierdzono, że wnioski o wydanie dowodu dla osoby małoletniej poniżej 18 roku życia są właściwie przyjmowane w obecności rodziców lub opiekunów, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Sprawdzono formularze D: , , , , , , , , , , Na wnioskach są zamieszczone stosowne zgody rodziców. Opłaty za wydanie dowodu osobistego są przyjmowane w Banku Spółdzielczym na konto Urzędu lub za pośrednictwem poczty. Koperty dowodowe zawierają załączone do wniosków właściwie wypełnione oryginały dowodów uiszczenia opłaty. Podczas kontroli stwierdzono cztery przypadki zwolnień z opłaty za wydanie dowodu osobistego. W związku z pobieraniem zasiłku stałego formularze D: , oraz w związku z administracyjną zmianą nazwy ulicy - formularze B: oraz Zgodnie z informacją Urzędu, w 2008 r. do dnia kontroli, na konto Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie, przekazano kwotę zł z tytułu opłat za wydanie dowodów osobistych, w 2007 r zł. W 2008 r. do dnia kontroli Urząd otrzymał z Centrum Personalizacji Dokumentów 890 dowodów osobistych, w 2007 r W 2008 r. do dnia kontroli Urząd przekazał 657 wniosków do realizacji, w 2007 r wniosków. W kontrolowanym okresie nie stwierdzono przypadku wydania dowodu osobistego dla osoby, które nabyła obywatelstwo polskie. Stwierdzono jeden przypadek utraty obywatelstwa. Osoba, która utraciła obywatelstwo zwróciła posiadany dowód osobisty DD oraz została wymeldowana z dotychczasowego miejsca pobytu stałego. Sprawdzono pisownię nazwisk dwuczłonowych, formularze D: , , , , , Nie stwierdzono nieprawidłowości. Stwierdzono zgodność ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych, wyrywkowo potwierdzono zgodność daty odbioru dowodu osobistego (ANB ) z datą wprowadzoną do systemu SOO. Koperty dowodowe są układane według serii i numerów wydawanych dowodów osobistych. Przejrzano wyrywkowo ok. 40 kopert dowodowych. Wymieniane dowody osobiste są właściwie anulowane. Odbiór dowodów osobistych jest przez wnioskodawców właściwie potwierdzany na części B formularza. Stwierdzono, że przyjęte zdjęcia załączone do wniosków o wydanie dowodu osobistego, są zgodne z obowiązującymi przepisami. Według oświadczenia pracownika, w kontrolowanym okresie nie były prowadzone postępowania w sprawach związanych z wydawaniem dowodów osobistych. W sposób prawidłowy wydawane były postanowienia o przekazaniu wniosków o wydanie dowodu osobistego zgodnie z właściwością. Dane do Centrum Personalizacji Dokumentów są przekazywane drogą radiową. Podczas kontroli stwierdzono, że system działa właściwie. Podczas kontroli stwierdzono, że sprawy związane z wydawaniem dowodów osobistych prowadzone są właściwie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumentacja jest prowadzona w sposób staranny. 2

3 II. Ewidencja ludności Sprawami z zakresu ewidencji ludności w Urzędzie Miasta i Gminy w Kaliszu Pomorskim zajmuje się jedna osoba: Pani Katarzyna Górska samodzielny referent ds. ewidencji ludności. Osoba ta dokonuje czynności materialno-technicznych oraz prowadzi postępowania administracyjne. 1. Rejestry mieszkańców W Urzędzie Miasta i Gminy w Kaliszu Pomorskim ewidencję ludności prowadzi się w systemie kartotecznym oraz informatycznym. Komputerowy system ewidencji ludności nosi nazwę SELWIN v i został opracowany przez firmę Aram Sp. z o.o. System posiada zaświadczenie Departamentu Rejestrów Państwowych MSWiA z dnia r. stwierdzające prawidłowość realizowania przez system funkcji w zakresie ustalonym dla Lokalnych Banków Danych ewidencji ludności. Powyższe zaświadczenie nie ma określonej daty ważności. Dostęp do komputera chroniony jest hasłem. W dalszym ciągu prowadzi się aktualizację danych osobowych na KOM-ach. Wszystkie zmiany na KOM-ach wprowadzane są na bieżąco. W ewidencji ludności prowadzone są następujące rejestry: rejestr zaświadczeń oraz rejestr osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy w formie książki Rejestry te prowadzone są prawidłowo. Brak jest jednak rejestru cudzoziemców meldujących się na pobyt czasowy trwający do 3 miesięcy. Konieczność prowadzenia rejestru cudzoziemców w formie książki wynika z 19 w zw. z 9 ust. 1 rozporządzenia ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych z dnia r. zwane dalej rozporządzeniem. 2) Zameldowania i wymeldowania W 2007r. na pobyt stały zostało zameldowanych 65 osób i odnotowano 96 urodzeń. W 2007r. zostało wymeldowanych 119 osób i odnotowano 70 zgonów. W roku 2008 do dnia kontroli, zameldowane zostały 64 osoby i odnotowano 69 urodzeń. W tym okresie wymeldowanych zostało 96 osób i 89 osób zmarło. Na koniec grudnia 2007r. na terenie Miasta i Gminy Kalisz Pomorski zameldowane były na pobyt stały 7583 osoby. Obecnie zameldowanych jest 7635 osób. W trakcie kontroli stwierdzono że, żaden formularz E-1 ( pobyt stały ) nie oczekuje nakom-y z innych urzędów. Kontrola 13 KOM-ów wykazała, iż są one na bieżąco aktualizowane i zawarte na nich dane są zgodne z danymi zawartymi w systemie informatycznym. Sprawdzono także poprawność danych wprowadzanych do systemu informatycznego na podstawie 40 losowo wybranych formularzy zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące (obywateli polskich i cudzoziemców ). 3

4 W wyniku kontroli stwierdzono, że w 3 przypadkach w systemie została wprowadzona inna data zameldowania niż data wynikająca z formularza i w jednym przypadku wprowadzono niewłaściwy numer lokalu, pod którym została zameldowana osoba. Nadto stwierdzono, że w przypadku 4 cudzoziemców w systemie komputerowym nie zostały zaktualizowane dane dotyczące karty pobytu tych cudzoziemców lub w ogóle nie wpisano danych na temat ważności ich karty pobytu. W przypadku Pana w systemie została wpisana niewłaściwa data jego zameldowania oraz brak jest danych na temat jego osoby. Powyższe uchybienia stanowią naruszenie art. 44 a ust. 1 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Skontrolowano 90 formularzy zgłoszenia pobytu stałego za okres pod kątem właściwego ich wypełniania i nie stwierdzono nieprawidłowości w sposobie przyjmowania tych formularzy. Skontrolowano 80 formularzy zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące za okres i stwierdzono tylko jedną nieprawidłowość, która polegała na tym, że formularz zgłoszenia pobytu czasowego Pana nie podpisała osoba meldująca się lecz jej pełnomocnik. W tym przypadku został naruszony 6 ust. 1 rozporządzenia. 3) Przemeldowania Od 2007r. do daty kontroli w obrębie Miasta i Gminy dokonano 481 przemeldowań. 4) Postępowania administracyjne Od 2007r. w Urzędzie wszczęto 18 postępowań administracyjnych. Do dnia kontroli zakończono 15 postępowań. W wyniku kontroli prawidłowości prowadzenia postępowań nie stwierdzono istotnych naruszeń przepisów prawa procesowego. 5) Zmiana nazwy ulic W kontrolowanym okresie nie odnotowano zmiany numeracji domów ani nazwy ulic. Pomimo powyższych nieprawidłowości stwierdzono, że sprawy związane z ewidencją ludności prowadzone są właściwie, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Dokumentacja jest prowadzona w sposób staranny. Pracownikowi udzielono stosownego instruktażu. III Nadzór nad zgromadzeniami Zgodnie z ustnym oświadczeniem p. Katarzyny Górskiej prowadzącej sprawy zgromadzeń, w 2007 r. oraz w 2008 r. do dnia kontroli Urząd nie prowadził spraw w tym zakresie. IV. Zgodność bazy danych ewidencji ludności oraz rejestru wyborców. Rejestr wyborców prowadzi się w Urzędzie w systemie informatycznym. Spis uprawnionych do wzięcia udziału w wyborach wykonuje Urząd Miejski. 4

5 W 2007 r. oraz w 2008 r. do dnia kontroli do Burmistrza wpłynęły po 3 wnioski o wpis do rejestru wyborców. Podczas wyrywkowego przeglądu decyzji wydanych w tej sprawie oraz związanej z nimi dokumentacji postępowań stwierdzono następujące nieprawidłowości. Wniosek p. o wpisanie do rejestru wyborców został złożony w dniu r. Decyzja nr USC.51133/3/2008 została wydana w dniu r. Stanowi to naruszenie art. 13 ust. 1 ustawy z dnia 12 kwietnia 2001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2007 r. nr 190, poz. 1360, ze zm.), który stanowi, że decyzję o wpisaniu lub o odmowie wpisania do rejestru wyborców wydaje się w terminie 3 dni od dnia wniesienia wniosku. W podstawie prawnej decyzji przytoczony jest niewłaściwy numer Dziennika Ustaw Nr 46, poz. 499, a winno być - Dz.U. z 2007 r. nr 190, poz. 1360, ze zm. Dane w decyzji są niezgodne ze złożonym wnioskiem. Wnioskodawca zarówno jako miejsce zameldowania na pobyt stały jak i stałego zamieszkania (pod którym chce być wpisany do stałego rejestru wyborców) podał Kalisz Pomorski, Al. natomiast w decyzji jako miejsce zameldowania na pobyt stały wpisano. Jak stwierdzono, wnioskodawca podał niewłaściwe dane, które poświadczył podpisem, nie został jednak wezwany do uzupełnienia wniosku co stanowi naruszenie art. 64 ust 2 kpa. Decyzja nie zawiera również pouczenia o prawie do wniesienia odwołania co stanowi naruszenie Art kpa. Decyzja zawiera również odręczne dopiski, co do których nie ma pewności, czy zostały naniesione przed podpisem przez Burmistrza. Stanowi naruszenie art. 113 kpa, który stanowi, że oczywiste pomyłki można z urzędu sprostować w drodze postanowienia. Podobne nieprawidłowości stwierdzono w kontrolowanych decyzjach: nr USC.51133/1/2008 w sprawie wniosku p. oraz nr USC.51133/1/2008 w sprawie wniosku p. (decyzja wydana w terminie). Pani zarówno jako miejsce zameldowania na pobyt stały jak i stałego zamieszkania (pod którym chce być wpisana do stałego rejestru wyborców) podała Kalisz Pomorski, Al., - dane identyczne jak we wniosku p.. W decyzji jako miejsce zameldowania na pobyt stały wpisano - Kalisz Pomorski, ul.. Wnioskodawca nie został wezwany do uzupełnienia wniosku. We wniosku p. brak wskazania adresu ostatniego zameldowania, co stanowi naruszenie art. 12 ust. 2 w/w ustawy z dnia 12 kwietnia 2001 r. Ordynacja wyborcza do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej. Powyższe nieprawidłowości omówiono zarówno z pracownikiem realizującym zadanie oraz podczas podsumowania wyników kontroli - z Sekretarzem Urzędu Miasta i Gminy. Ze względu na to, że pracownik prowadzący w/w sprawy w okresie w którym stwierdzono powyższe nieprawidłowości nie jest już zatrudniony w Urzędzie, oraz że zmienił się organ gminy, postanowiono odstąpić od wystąpienia pokontrolnego. Pracownikowi obecnie realizującemu kontrolowane zadanie udzielono instruktażu w powyższym zakresie. Zalecono przeanalizowanie obowiązujących przepisów, opracowanie właściwych wzorów decyzji w sprawach rejestru wyborców oraz uporządkowanie dokumentacji. 5

6 Kierownikowi kontrolowanej jednostki, po zapoznaniu się z treścią protokołu, przysługują następujące uprawnienia: 1. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zastrzeżenia na piśmie co do jego treści w ciągu 7 dni od dnia otrzymania do podpisu; 2. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy i nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. Kierownik jednostki kontrolowanej: Kontrolujący: podpis, data... 6