WOJEWODA ŁÓDZKI. SO-III Łódź, dnia 4 maja 2016 r. Pan Andrzej Kowara Wójt Gminy Głuchów. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 4 maja 2016 r. Pan Andrzej Kowara Wójt Gminy Głuchów Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 388 ze zm.), zespół kontrolerów w składzie: Iwona Kozłowska kierownik oddziału spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Monika Karpierz starszy inspektor wojewódzki i Monika Panasiuk starszy inspektor w oddziale spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcje członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Wójta Gminy Głuchów. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Wójt Gminy Głuchów Pan Andrzej Kowara. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 22 marca 2016 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jedn.: Dz. U. z 2015 r. poz. 388 ze zm.), w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. Stwierdzono, ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 że kontrolowana jednostka stosowała formularze zgodne ze wzorem, określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 1852). Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności. Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym do lokalu. Prowadzony w systemie teleinformatycznym rejestr mieszkańców nie budzi zastrzeżeń. Sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy zawierały wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu cywilnego. Aktualizacja ww. rejestru odbywała się na bieżąco w systemie komputerowym, na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny. W zakresie udostępniania danych osobowych z gminnego zbioru meldunkowego weryfikacji podlegała dokumentacja dotycząca 22 wniosków o udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności. W 19 sprawach organ udostępnił żądane dane, w dwóch przypadkach poinformował, że osoby, o których dane wnioskowano nie figurują w rejestrze mieszkańców gminy Głuchów, w jednym przypadku odmówił udostepnienia danych. Udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (Dz. U. z 2011 r. Nr 243, poz ze zm.). Jedynie w sprawie zarejestrowanej pod nr 41/2015 udostępniono dane z rejestru mieszkańców mimo braku formalnego wniosku o udostępnienie danych. W tej sytuacji organ winien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku tj. złożenia wniosku na formularzu określonym w ww. rozporządzeniu pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpatrzenia. Powyższe skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu art Kpa, zgodnie z którym w przypadku, gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków

3 3 spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w stosowaniu przepisów Kpa, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. Ponadto w omawianej sprawie Wnioskodawca żądał udostępnienia danych osobowych i adresowych właściciela nieruchomości, tymczasem w rejestrze mieszkańców nie są gromadzone dane o własności, zatem udostępniając dane, organ ewidencji ludności niewłaściwie zastosował art. 46 oraz art. 47 ustawy o ewidencji ludności, zgodnie z którymi dane jednostkowe z rejestru mieszkańców, rozumiane jako informacje dotyczące jednej osoby lub imion i nazwisk wszystkich osób zameldowanych pod jednym adresem, udostępnia się na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu. Powyższe postępowanie skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu art. 46 i art. 47 ustawy o ewidencji ludności. Przyczyną powstania tejże nieprawidłowości było błędne zastosowanie przepisów ustawy o ewidencji ludności, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W 14 skontrolowanych sprawach wnioski pochodziły od podmiotów realizujących zadania publiczne, którym dane udostępniane są nieodpłatnie. W 6 przypadkach były to inne podmioty, bądź osoby fizyczne, powołujące się na interes prawny. W 3 przypadkach organ pobrał opłatę w wysokości 31 zł określoną w rozporządzeniu z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (Dz. U. z 2015 r. poz. 1388). Natomiast w sprawach oznaczonych nr 21/2015 i 22/2015 organ udostępnił dane, mimo nieuiszczenia przez Wnioskodawczynię opłaty za udostępnienie danych jednostkowych. Udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych uzależnione jest od opłaty, która pobierana jest z góry w określonej wysokości, zatem brak jej uiszczenia winien spowodować, zgodnie z art Kpa, zwrot podania. Jednocześnie wskazać należy, ze art Kpa stanowi, że jeżeli strona nie wpłaciła należności tytułem opłat i kosztów postępowania, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie winien wyznaczyć jej termin do wniesienia tych należności. Termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, a dłuższy niż czternaście dni. Jeżeli w wyznaczonym terminie należności nie zostaną uiszczone, podanie podlega zwrotowi. W omawianych sprawach Wnioskodawczyni wniosła o zwolnienie jej z obowiązku uiszczenia opłaty skarbowej ze względu na swoją sytuację materialną. Organ winien zatem

4 4 formalnie odnieść się do tego wniosku, wydając stosowne postanowienie bądź o zwolnieniu Wnioskodawczyni z obowiązku wniesienia opłaty za udostępnienie danych, bądź o odmowie zwolnienia z takiej opłaty i w zależności od podjętego w tej sprawie rozstrzygnięcia dokonać zwrotu wniosku, bądź udostępnić dane. Z analogiczną sytuacją mamy do czynienia w sprawie oznaczonej nr 24/2015. Organ winien w pierwszej kolejności rozpatrzeć wniosek pod kątem niewniesienia stosownej opłaty za udostępnienie danych. Tymczasem organ odpowiedział Wnioskodawczyni, iż nie ma interesu prawnego do uzyskania danych tejże osoby. Powyższej odpowiedzi udzielił w formie pisma, a właściwym było wydanie decyzji o odmowie udostępnienia danych, na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności. Postępowanie organu w sprawach oznaczonych nr 21/2015, 22/2015, 24/2015 skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu oraz i 2 oraz art. 267 Kpa. Przyczyną powstania tych nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w stosowaniu przepisów Kpa, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. Natomiast w sprawie 24/2015 działania organu dodatkowo skutkują powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu art. 47 ust. 3 ustawy o ewidencji ludności, zgodnie z którym, jeżeli nie zostały spełnione wymogi do udostępnienia danych jednostkowych określone w art. 46 ustawy, organ odmawia ich udostępnienia w drodze decyzji administracyjnej. Przyczyną powstania powyższej nieprawidłowości była nieznajomość przepisów ustawy o ewidencji ludności, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. Kontrola wykazała, że w zdecydowanej większości przypadków (17 na 22 wnioski) zakres udostępnionych przez organ gminy danych nie był zgodny z żądaniem wnioskodawcy (w większości przypadków było to udostępnienie większej ilości danych niż wskazana we wniosku, zaś w niektórych sprawach organ nie udostępnił wszystkich żądanych przez Wnioskodawcę danych, nie odmawiając ich udostępnienia w sposób formalny). Taki tryb postępowania należy uznać za nieprawidłowy, gdyż skutkuje udostępnieniem danych nie objętych żądaniem, bądź udostępnieniem jedynie części żądanych danych. Wskazać należy, iż postępowanie o udostępnienie danych wszczynane jest wyłącznie na wniosek strony, a zatem organ udostępniający dane jest związany żądaniem strony i nie może udostępniać danych nie objętych wnioskiem. Również udostępnienie jedynie części żądanych danych, bez podania przyczyny takiego postępowania, należy uznać za nieprawidłowe. Powyższy tryb postępowania spowodował naruszenie przepisów postępowania

5 5 administracyjnego oraz art. 47 ustawy o ewidencji ludności, zgodnie z którym dane jednostkowe z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców udostępnia się na wniosek, w którym zgodnie z rozporządzeniem określającym jego wzór, zamieszcza się zakres żądanych danych o osobie, której dotyczy wniosek. Z wyjaśnień pracownika ewidencji ludności wynika, że udzielając odpowiedzi drukował pełne dane z systemu. Zatem przyczyną powstania nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności przy weryfikacji wniosków o udostępnienie danych i udzielaniu odpowiedzi w tym zakresie, zaś osobą odpowiedzialną jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W każdym weryfikowanym wniosku stwierdzono, że osoba udostępniająca dane osobowe, posiadała stosowne upoważnienie Wójta Gminy, a udzielona wnioskodawcy odpowiedź opatrzona była pieczęcią z upoważnienia Wójta. Wobec powyższego działalność organu gminy w kontrolowanym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do objęcia nadzorem pracownika wykonującego zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania go do przestrzegania przepisów ustawy o ewidencji ludności oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w zakresie udostępniania danych. Jednocześnie proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Z poważaniem z up. Wojewody Łódzkiego Z-ca Dyrektora Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Krystyna Godala