WOJEWODA ŁÓDZKI. SO-III Łódź, dnia 20 stycznia 2015 r. Pan Dariusz Kobus Wójt Gminy Andrespol. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-III Łódź, dnia 20 stycznia 2015 r. Pan Dariusz Kobus Wójt Gminy Andrespol Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 50 ust. 2 oraz art. 52 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r. Nr 139, poz. 993 ze zm.) zespół kontrolerów w składzie: Krystyna Godala starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Ewa Kazimierczak starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi oraz Marta Daszkiewicz-Daniszewska starszy inspektor w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcję członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Wójta Gminy Andrespol. Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 2 grudnia 2014 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w cytowanej na wstępie ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w okresie od dnia 1 stycznia 2014 r. do dnia 31 października 2014 r. ul. Piotrkowska 103, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 Kontroli poddane zostały następujące zagadnienia: prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, przyjmowanie zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego, prowadzenie dokumentacji ewidencji ludności w formie zbiorów meldunkowych, terminowość przekazywania informacji o zmianach osobowo-adresowych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego i organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały oraz udostępnianie danych z gminnego zbioru meldunkowego. W zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych stwierdzono, iż w kontrolowanym okresie przeprowadzono siedem postępowań administracyjnych, zakończonych decyzją administracyjną. W pięciu przypadkach, z powodu dopełnienia przez stronę obowiązku meldunkowego, dokonano prawidłowej oceny przesłanki bezprzedmiotowości postępowania i wydano, w trybie art. 105 Kpa, decyzję o umorzeniu postępowania. Sprawdzono dokumentację dotyczącą wszystkich siedmiu postępowań administracyjnych. Wszystkie postępowania wszczęto na wniosek. W dwóch przypadkach (sprawa nr RSO i nr RSO ) wnioskodawcy nie dołączyli do akt dokumentu poświadczającego ich legitymację procesową do występowania w charakterze strony. Z wyjaśnień pracownika jednostki kontrolowanej wynika, że fakt posiadania takiej legitymacji został sprawdzony w gminnej ewidencji gruntów oraz w referacie podatkowym, jednakże czynność ta nie została udokumentowana. Wszystkie sprawy zakończono w terminie określonym w art Kpa. Stwierdzono również, że zgromadzony materiał dowodowy czynił zadość wymogom wynikającym z zasady pisemności: sporządzano protokoły z podejmowanych czynności dowodowych, strony były zawiadamiane o prawie do zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym i złożenia końcowego oświadczenia przed wydaniem decyzji, w sposób prawidłowy doręczano pisma w toku postępowania. Natomiast w sprawach nr RSO i nr RSO stwierdzono brak podejmowania wystarczających czynności dowodowych w celu ustalenia stanu faktycznego. Wyjaśnienie istotnych okoliczności sprawy (ustalenie charakteru i przyczyn opuszczenia lokalu) jest obowiązkiem organu, który w ramach postępowania dowodowego winien samodzielnie podejmować ustalenia w tym zakresie, natomiast w ww. sprawach organ zlecał ich wyjaśnienie Kierownikowi Posterunku Policji w Andrespolu. Nadto stwierdzono, że pisma kierowane do tegoż Kierownika oparte są o niewłaściwą podstawę prawną art. 56 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż powyższe nieprawidłowości były wynikiem błędu. Należy jednak wskazać, że stwierdzone nieprawidłowości są wynikiem niedołożenia należytej staranności w trakcie wykonywania zadań z zakresu ewidencji ludności oraz

3 3 niewystarczającej znajomości przepisów prawa, a osobą odpowiedzialną był pracownik wykonujący te zadania. Skutkiem stwierdzonych nieprawidłowości było naruszenie przepisu art. 56 ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz naruszenie przepisu art. 7 i art Kpa. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. W kontrolowanej jednostce stosowano aktualne formularze zgłoszeń meldunkowych, określone w załącznikach do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. z 2012 r., poz. 1475). W zdecydowanej większości przypadków formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności i dowodach osobistych, Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym do lokalu. Jednakże stwierdzono, iż w jednym przypadku nie wpisano serii i numeru dowodu tożsamości, jakim wylegitymowała się osoba dokonująca czynności meldunkowej, a w jednym przypadku nie oznaczono na druku daty dokonania czynności meldunkowej. Powyższe spowodowało powstanie nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisów: 2 ust. 1 i 9 ust. 1 ww. rozporządzenia, zgodnie z którymi osoba dokonująca czynności meldunkowych wypełnia [zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk] i podpisuje odpowiedni formularz, art. 11 ust. 1 pkt 15 ustawy o ewidencji ludności i dowodów osobistych, który wskazuje serię i numer dokumentu tożsamości jako jeden z elementów, które należy zgłosić dokonując czynności meldunkowej. Stwierdzono również, iż w dwóch przypadkach dokonano zameldowania na podstawie formularza złożonego i podpisanego przez członka rodziny osoby, której czynność meldunkowa dotyczyła, bez okazania stosownego pełnomocnictwa. Powyższe spowodowało powstanie nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisu art. 9 ust. 3 ustawy, zgodnie z którym czynności meldunkowych można dopełnić przez pełnomocnika, legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym w formie wskazanej w art. 33 Kpa. Przyczyną powstania wskazanych wyżej nieprawidłowości była niewystarczająca znajomość przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych i przepisów wykonawczych oraz brak wystarczającej staranności w wykonywanych czynnościach, a osobą odpowiedzialną pracownik wykonujący zadania z zakresu ewidencji ludności.

4 4 Prowadzony w systemie teleinformatycznym zbiór danych stałych mieszkańców nie budzi zastrzeżeń, a sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy w większości przypadków zawierały wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu cywilnego. Aktualizacja gminnego zbioru meldunkowego odbywała się na bieżąco w systemie komputerowym na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych, odpisów aktów stanu cywilnego i zmian w tych aktach, zmian numerów dowodu osobistego oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny. Jednakże w jednym ze skontrolowanych przypadkach stwierdzono, że nie wprowadzono poprzedniego nazwiska osoby, której rekord był aktualizowany w oparciu o akt małżeństwa. Powyższe poskutkowało powstaniem nieprawidłowości, polegającej na naruszeniu przepisów art. 44a ust. 2 pkt 3, zgodnie z którym w zbiorze stałych mieszkańców gromadzone są dane o nazwiskach i imionach poprzednich, a także art. 44c ust. 1, zgodnie z którym organy prowadzące ewidencję ludności obowiązane są do niezwłocznej aktualizacji każdej zmiany danych zawartych w zbiorach meldunkowych. Przyczyną powstania ww. nieprawidłowości był brak wystarczającej staranności w wykonywanych czynnościach, a osobą odpowiedzialną pracownik wykonujący zadania z zakresu ewidencji ludności. Zawiadomienie organu gminy właściwego ze względu na miejsce zameldowania na pobyt stały o zameldowaniu osoby na pobyt czasowy było wysyłane niezwłocznie po dokonaniu czynności za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Administracji, a zatem dochowany był termin określony w 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie trybu przekazywania danych pomiędzy organami prowadzącymi ewidencję ludności oraz powiadamiania o nadaniu numeru PESEL (Dz. U. z 2012 r., poz. 1480). W zdecydowanej większości przypadków dochowywano również dwudniowego terminu przekazywania zmian danych do wojewódzkiego zbioru meldunkowego zgodnie z 3 ust. 1 ww. rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych. Ponadto przedmiotem kontroli było udostępnianie danych osobowych z gminnego zbioru meldunkowego. Weryfikacji podlegała dokumentacja dotycząca dwudziestu wniosków o udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych na podstawie art. 44h ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski, zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnianie danych z ewidencji ludności, zbiorów PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 105, poz. 667 ze zm.). Stwierdzono, iż wnioskodawcy, za wyjątkiem jednego przypadku, wykazywali interes prawny w uzyskaniu

5 5 żądanych danych. Przypadek ten dotyczy wniosku zarejestrowanego pod nr RSO Dodatkowo stwierdzono, że ww. wniosek nie został podpisany przez wnioskodawcę. Stwierdzono również, iż w przypadku wniosku zarejestrowanego pod nr RSO nie pobrano opłaty z tytułu udostępnienia danych. Z wyjaśnień pracownika rozpatrującego powyższe wnioski wynika, iż stwierdzone nieprawidłowości powstały wskutek niedopatrzenia. Należy jednak uznać, iż nieprawidłowości te były wynikiem braku należytej staranności, a osobą odpowiedzialną był pracownik rozpatrujący ww. wnioski. We wszystkich przypadkach zakres udostępnionych danych osobowych był zgodny z zakresem danych żądanych przez wnioskodawców. W przypadku wniosku nr RSO i wniosku nr RSO stwierdzono, że osoba udostępniająca dane osobowe, pomimo posiadania stosownego upoważnienia Wójta Gminy, odpowiedź udzieloną wnioskodawcy, zamiast pieczątki z upoważnienia Wójta Gminy opatrzyła własną imienną pieczątką służbową. Z udzielonych w tym zakresie wyjaśnień wynika, że w dacie udzielania odpowiedzi pracownik nie dysponował jeszcze pieczątką z upoważnienia Wójta Gminy. Mając na uwadze, iż opisany przypadek ma charakter incydentalny oraz fakt, że pracownik posiadał stosowne upoważnienie organu gminy, a także to, że ww. pieczątka została już wyrobiona stwierdzonego naruszenia nie uznano jako nieprawidłowości. Stwierdzono, iż z czterech osób udostępniających dane osobowe z zakresu ewidencji ludności jedna osoba nie posiadała imiennego upoważnienia Wójta Gminy do wykonywania zadań w tym przedmiocie. Jako przyczynę powstałej nieprawidłowości podano fakt wywiedzenia upoważnienia do dokonywania ww. czynności z posiadanego przez nią zakresu czynności. Taka konstrukcja upoważnienia nie czyni jednak zadość ustawowo określonym wymogom, czego skutkiem jest naruszenie art. 44i ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, zgodnie z którym dane ze zbiorów meldunkowych oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych udostępnia organ gminy, zatem pracownik zajmujący się zadaniami z tego zakresu winien posiadać odrębne imienne upoważnienie do wykonywania tych czynności. Nieprawidłowość tę stwierdzono w pięciu przypadkach (wnioski nr: RSO , RSO , RSO , RSO , RSO ), a osobą za nią odpowiedzialną jest kierownik jednostki kontrolowanej. Mając powyższe na uwadze stwierdzono, iż w większości przypadków zadania realizowane w ramach zagadnień omówionych wyżej były wykonywane zgodnie z przepisami ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych, a zatem działalność organu gminy w tym zakresie oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami.

6 6 W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do objęcia nadzorem pracowników wykonujących zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania ich do przestrzegania przepisów ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz procedury administracyjnej w prowadzonych postępowaniach meldunkowych. Ponadto w sytuacji, gdy pracownik nieposiadający dotąd imiennego upoważnienia kierownika jednostki do udostępniania danych osobowych, będzie nadal udzielał odpowiedzi na przedmiotowe wnioski, winien posiadać stosowne upoważnienie organu do dokonywania tych czynności. Proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia, w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia.