SO-II Łódź, dnia 7 grudnia 2016 r. Wystąpienie pokontrolne

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI SO-II Łódź, dnia 7 grudnia 2016 r. Pan Marek Jednak Wójt Gminy Strzelce Wielkie Wystąpienie pokontrolne Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 525 z późn. zm), art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (tekst jedn. Dz. U. Nr 185 poz. 1092) w związku z art. 5 ust. 2 oraz art. 4 ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r. poz. 722 z późn. zm.), zespół kontrolerów w składzie: Monika Karpierz starszy inspektor wojewódzki, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów oraz Monika Panasiuk starszy inspektor i Magdalena Roczek- Cieślakowska specjalista w Oddziale spraw obywatelskich w Wydziale Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, pełniące funkcje członków zespołu kontrolerów, przeprowadził kontrolę prawidłowości realizacji zadań z zakresu ewidencji ludności przez Wójta Gminy Strzelce Wielkie. Jednak. Kierownikiem jednostki kontrolowanej jest Wójt Gminy Strzelce Wielkie Pan Marek Czynności kontrolne zostały rozpoczęte i zakończone w dniu 11 października 2016 r. Kontrola objęła swym zakresem przestrzeganie przepisów prawa w zakresie ewidencji ludności zawartych w ustawie z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności, w okresie od dnia 1 marca 2015 r. do dnia 31 grudnia 2015 r. W zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych, w kontrolowanym okresie przeprowadzono trzy postępowania zakończone decyzją administracyjną. Sprawdzono dokumentację dotyczącą dwóch spraw. Trzecia z ww. spraw, ul. Piotrkowska 104, ŁÓDŻ Tel. (42) ; Fax (42) so@lodz.uw.gov.pl

2 2 w wyniku złożenia przez stronę odwołania, była rozpatrzona przez Wojewodę Łódzkiego. Organ odwoławczy orzekł o uchyleniu decyzji organu pierwszej instancji i umorzeniu postępowania w całości. Podczas kontroli sprawdzono między innymi prawidłowość przeprowadzenia postępowania dowodowego, wywiązanie się z obowiązku zapewnienia stronom czynnego udziału w prowadzonym postępowaniu, terminowość załatwiania prowadzonych spraw, prawidłowość sporządzania decyzji oraz ich doręczania stronom postępowania. Skontrolowane postępowania zostały wszczęte na wniosek strony, zaś organ potwierdził legitymację procesową wnioskodawców. Postępowania, o których mowa wyżej, w dużej części nie spełniały wymogów proceduralnych, uregulowanych w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 r., poz. 23 z późn. zm.). W sprawie oznaczonej numerem ELDG organ dopuścił się naruszenia zasady czynnego udziału stron w postępowaniu poprzez brak m. in. zawiadomienia jednej ze stron o wszczęciu postępowania oraz brak skutecznego doręczenia tegoż zawiadomienia drugiej stronie postępowania (art Kpa). W omawianej sprawie wnioskodawczyni w piśmie inicjującym postępowanie wyraźnie wskazała swój adres do korespondencji za granicą, jednakże organ zawiadamiając ww. o wszczęciu postępowania pismo przesłał na adres jej zameldowania w kraju. Właściwym trybem postępowania w tym przypadku było skierowanie przez organ pierwszego pisma w sprawie na wskazany przez wnioskodawczynię adres za granicą oraz jednoczesne poinformowanie o konieczności wskazania pełnomocnika do doręczeń na terenie Rzeczypospolitej Polskiej (art Kpa). Organ nieprawidłowo doręczał korespondencję również drugiej stronie postępowania, o wymeldowanie której wystąpiono. Wskazać należy, że w przypadku, gdy wnioskodawca nie zna miejsca pobytu osoby wnioskowanej do wymeldowania, organ winien pierwsze pismo (zawiadomienie) wysłać na sporny adres, a w przypadku niepodjęcia korespondencji oraz niemożności ustalenia miejsca pobytu strony, winien wystąpić do sądu o ustanowienie przedstawiciela dla osoby nieobecnej, czego w tej konkretnej sprawie zaniechano, uchybiając przepisowi art Kpa. Kolejną nieprawidłowością w omawianej sprawie było niezawiadomienie stron o przeprowadzeniu dowodu z zeznań świadków. Wprawdzie organ na ten sam dzień i godzinę wezwał wnioskodawczynię do złożenia wyjaśnień w tej sprawie, jednak pismo nie zostało skutecznie doręczone, ani też nie zawarto w nim informacji o mającym się odbyć przesłuchaniu świadków, zaś druga ze stron nie została w ogóle powiadomiona o miejscu i terminie przeprowadzenia dowodu. Powyższe skutkowało naruszeniem przepisu art Kpa. W ww. sprawie organ

3 3 nie zawiadomił również stron o niezałatwieniu sprawy w ustawowym terminie oraz nie wskazał nowego terminu załatwienia sprawy, co skutkowało naruszeniem przepisu art. 36 Kpa. W sprawie zarejestrowanej pod numerem ELDG organ prawidłowo przeprowadził postępowanie dowodowe, zapewnił stronom czynny udział podczas prowadzonego postępowania oraz prawidłowo doręczał stronom korespondencję. Niemniej jednak, decyzja została wydana z naruszeniem przepisu art Kpa. Stosownie do tego przepisu organy administracji publicznej, prócz zapewnienia stronom czynnego udziału w każdym stadium postępowania, obowiązane są przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań, czego w omawianym przypadku zaniechano. Przyczyną powstałych nieprawidłowości było niewłaściwe stosowanie przepisów ustawy Kodeks postępowania administracyjnego, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. Mając na uwadze powyższe ustalenia, działalność organu gminy w zakresie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W zakresie przyjmowania zgłoszeń dotyczących wykonywania obowiązku meldunkowego skontrolowano losowo wybrane druki meldunkowe. Stwierdzono, że kontrolowana jednostka stosowała formularze zgodne ze wzorem, określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29 września 2011 r. w sprawie określenia wzorów i sposobu wypełniania formularzy stosowanych przy wykonywaniu obowiązku meldunkowego (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r., poz. 1852). Formularze były wypełniane zgodnie z brzmieniem poszczególnych rubryk i zawierały wszystkie dane określone w ustawie o ewidencji ludności. Zgłoszenia pobytu stałego i Zgłoszenia pobytu czasowego zawierały potwierdzenie faktu pobytu, dokonane przez osobę dysponującą tytułem prawnym do lokalu. Prowadzony w systemie teleinformatycznym rejestr mieszkańców nie budzi zastrzeżeń. Sprawdzone rekordy osobowe mieszkańców gminy zawierały wszystkie wymagane ustawą dane osobowo-adresowe oraz dane wynikające z aktów stanu cywilnego. Aktualizacja ww. rejestru odbywała się na bieżąco w systemie komputerowym, na podstawie zgłoszeń zameldowania lub wymeldowania, decyzji administracyjnych oraz innych zdarzeń powodujących obowiązek ewidencyjny. Mając na uwadze powyższe ustalenie, działalność organu gminy w zakresie prowadzenia rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oceniono pozytywnie. W zakresie udostępniania danych osobowych z gminnego zbioru meldunkowego

4 4 weryfikacji podlegała dokumentacja dotycząca szesnastu wniosków o udostępnianie danych ze zbiorów meldunkowych na podstawie art. 46 ust. 1 ustawy o ewidencji ludności. W większości przypadków udostępnianie ww. danych odbywało się w oparciu o wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 5 października 2011 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z rejestru mieszkańców, rejestru zamieszkania cudzoziemców i rejestru PESEL oraz trybu uzyskiwania zgody na udostępnienie danych po wykazaniu interesu faktycznego (tekst jedn. Dz. U. z 2016 r., poz. 836). W czterech sprawach nr ELDG , ELDG , ELDG oraz ELSG wnioski złożone zostały na nieaktualnych drukach, bądź też w formie zwykłego pisma. W tej sytuacji organ każdorazowo winien wezwać wnioskodawcę do uzupełnienia braków formalnych wniosku tj. złożenia wniosku na formularzu określonym w ww. rozporządzeniu pod rygorem pozostawienia sprawy bez rozpatrzenia. Powyższe skutkuje powstaniem nieprawidłowości polegającej na naruszeniu wyżej powołanego rozporządzenia oraz art Kpa, zgodnie z którym w przypadku, gdy podanie nie czyni zadość innym wymaganiom ustalonym w przepisach prawa, należy wezwać wnoszącego do usunięcia braków w terminie siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpoznania. Przyczyną powstałej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności w stosowaniu przepisów Kpa, a osobą odpowiedzialną za jej powstanie jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W większości przypadków wnioski pochodziły od podmiotów realizujących zadania publiczne, którym dane udostępniane są nieodpłatnie. Natomiast w przypadku, gdy były to inne podmioty, bądź osoby fizyczne, powołujące się na interes prawny, organ prawidłowo pob ierał opłatę w wysokości 31 zł określoną w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 września 2011 r. w sprawie opłat za udostępnienie danych z rejestrów mieszkańców, rejestrów zamieszkania cudzoziemców oraz rejestru PESEL (tekst jedn. Dz. U. z 2015 r. poz. 1388). We wszystkich skontrolowanych sprawach wnioskodawcy prawidłowo wykazali interes prawny do uzyskania danych, na który się powołali we wniosku. W trzynastu przypadkach pozytywnie rozpatrzono wnioski i udostępniono żądane dane, w trzech sprawach ustalono, że osoba, o której dane wnioskowano nie figuruje w rejestrze mieszkańców. Kontrola wykazała, że w zdecydowanej większości skontrolowanych przypadków zakres udostępnionych przez organ gminy danych był zgodny z żądaniem wnioskodawcy. Jedynie w sprawie zarejestrowanej pod nr ELDG zakres udostępnionych danych był szerszy od wnioskowanych. Taki tryb postępowania należy uznać za nieprawidłowy, gdyż skutkuje udostępnieniem

5 5 danych nieobjętych żądaniem. Wskazać należy, iż postępowanie o udostępnienie danych wszczynane jest wyłącznie na wniosek strony, a zatem organ udostępniający dane jest związany żądaniem strony i nie może udostępniać danych nieobjętych wnioskiem. Powyższy tryb postępowania spowodował naruszenie przepisów postępowania administracyjnego oraz art. 47 ustawy o ewidencji ludności, zgodnie z którym dane jednostkowe z rejestrów mieszkańców oraz rejestrów zamieszkania cudzoziemców udostępnia się na wniosek, w którym, zgodnie z rozporządzeniem określającym jego wzór, zamieszcza się zakres żądanych danych o osobie, której dotyczy wniosek. Przyczyną powstania powyższej nieprawidłowości było niedołożenie należytej staranności przy weryfikacji wniosków o udostępnienie danych i udzielaniu odpowiedzi w tym zakresie, zaś osobą odpowiedzialną jest pracownik realizujący zadania z zakresu ewidencji ludności. W każdym weryfikowanym wniosku stwierdzono, że osoba udostępniająca dane osobowe, posiadała stosowne upoważnienie Wójta Gminy, a udzielona wnioskodawcy odpowiedź opatrzona była pieczęcią z upoważnienia Wójta. Mając na uwadze powyższe ustalenia, działalność organu gminy w zakresie udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. W związku z dokonanymi ustaleniami zobowiązuje się Pana Wójta do objęcia nadzorem pracownika wykonującego zadania z zakresu ewidencji ludności i zobligowania go do przestrzegania przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego, ustawy o ewidencji ludności oraz przepisów wykonawczych do tej ustawy w prowadzonych postępowaniach z zakresu ewidencji ludności, a także w zakresie udostępniania danych z rejestru mieszkańców oraz rejestru zamieszkania cudzoziemców. Proszę o poinformowanie o sposobie wdrożenia wskazanego wyżej zalecenia w ciągu trzydziestu dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Wojewody Łódzkiego Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich i Cudzoziemców Małgorzata Wójcik-Powłoka