Warszawa, dnia 6 września 2013 r. GOZ /13. Wykonawcy

Transkrypt

1 GOZ /13 Warszawa, dnia 6 września 2013 r. Wykonawcy Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę i wdrożenie systemu finansowoksięgowego w PIP Stosownie do postanowień art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U ) odpowiadamy na następujące pytania wykonawcy: Pytanie 1 Zgodnie z siwz,,13. Zamawiający informuje, iż struktura organizacyjna PIP to 18 jednostek organizacyjnych (1xGIP, 1xOS PIP, 16xOIP) państwowych jednostek budżetowych, dysponentów trzeciego stopnia środków budżetu państwa - prowadzących odrębne księgi rachunkowe i sporządzających jednostkowe sprawozdania. Główny Inspektorat Pracy jest jednocześnie dysponentem głównym i trzeciego stopnia. Jako dysponent główny środków budżetu państwa sporządza sprawozdania łączne ( ). i,,14. Zamawiający wymaga dostarczenia jednego centralnego systemu i udostępnienia go poszczególnym jednostkom w wybranych obszarach i zakresach danych. Prosimy o informację na temat liczby użytkowników w poszczególnych lokalizacjach, w podziale na obszary wyróżnione w siwz: finanse i księgowość, kadry i płace, środki trwałe. Odpowiedź: Zamawiający wymaga, by zostały mu dostarczone licencje jednoczesnego użytku - patrz załącznik nr 18 do SIWZ, str. 137 (wskazana jest też tam ich liczba) - tym samym nie ma znaczenia ile osób w poszczególnych lokalizacjach (w danej jednostce) będzie uprawnionych do korzystania z systemu. Pytanie 2 Zgodnie z siwz,,14. Zamawiający wymaga dostarczenia jednego centralnego systemu i udostępnienia go poszczególnym jednostkom w wybranych obszarach i zakresach danych. i,,pkt 15. Zamawiający informuje, iż zakładana architektura Systemu wymusza pracę poprzez sieć rozległą PIP-WAN z sieci LAN lokalnych jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy. Prosimy o informację na temat średniego opóźnienia w transmisji pakietów (latency) pomiędzy centralą a przedmiotowymi lokalizacjami. Odpowiedź: Dopuszczalne średnie miesięczne opóźnienie w transmisji pakietów pomiędzy centralą a poszczególnymi lokalizacjami 50 ms. Pytanie 3 Zgodnie z siwz,,pkt 7 - opracowanie Planu Migracji - przygotowanie i przeprowadzenie migracji danych z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do nowego Systemu. Zamawiający informuje, że aktualnie użytkuje system Xpertis firmy Macrologic obsługujący następujące obszary: finanse i księgowość, kasa, kadry i płace, środki trwałe oraz dodatkowo użytkuje w Ośrodku Szkolenia PIP we Wrocławiu system Symfonia

2 Środki Trwałe Premium 2008 firmy Sage (ewidencja środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych). Wszystkie prace związane z migracją danych mają być wykonane przez pracowników Wykonawcy. Pracownicy Zamawiającego przy migracji danych będą uczestniczyli tylko w charakterze obserwatorów. Zamawiający uzgodni z wykonawcą sposób udostępnienia danych do pobrania przez Wykonawcę na etapie analizy przedwdrożeniowej. Dokumentacja techniczna opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanych systemach jest dostępna, przy czym dokumentacja techniczna opisująca strukturę danych systemu Xpertis firmy Macrologic S.A. może być dostarczona Wykonawcy po podpisaniu umowy, a dokumentacja techniczna opisująca strukturę danych w systemie Symfonia firmy Sage dostępna jest w internecie pod adresem Zamawiający informuje, iż nie posiada wsparcia producentów aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji. Prosimy o wskazanie zakresu migracji (np. kontrahenci i adresy, nierozliczone płatności Bilans otwarcia, Plan Kont, Środki Trwałe Bilans otwarcia, Dane kadrowe pracowników, dane płacowe pracowników). Prosimy o wskazanie czy migracja będzie obejmować wyłącznie dane niezbędne do rozpoczęcia pracy w nowym systemie (np. środki trwałe Bilans otwarcia), czy również dane historyczne? Odpowiedź: Zakres migracji zostanie uzgodniony na etapie analizy przedwdrożeniowej pytanie 1 (należy przyjąć, że migracją objęty będzie pełny zakres danych posiadanych w obecnie funkcjonującym systemie). Migracją mają być objęte dane historyczne. Pytanie 4 Zgodnie z siwz,,.wykonanie integracji Systemu z innymi systemami Zamawiającego, w szczególności z systemem Płatnik i systemem bankowości elektronicznej VideoTel oraz z systemem Navigator, systemami Ministerstwa Finansów: Trezor, Buza, e-deklaracje, a także zaprojektowanie i wdrożenie otwartego interfejsu Systemu pozwalającego Zamawiającemu na integrowanie z innymi systemami. Wymiana informacji pomiędzy systemem Zamawiającego a systemami MF odbywa sie na zasadzie import/export z/do pliku - dane w pliku w odpowiednim formacie. Definicje formatów są ogólnie dostępne na stronach MF. Wykonawca zapewni integrację Systemu za pomocą otwartych interfejsów zgodnie z wymaganiami określonymi przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526). Prosimy o a) precyzyjne wyspecyfikowanie systemów dziedzinowych, z którymi ma zostać zintegrowany system; b) podanie zakresu integracji. Odpowiedź: a) Informacje na temat integracji, w tym systemów, z którymi ma zostać zintegrowany system znajdują się w SIWZ na str. 5 i 6 (SIWZ 2. specyfikacja istotnych warunków zamówienia 3.Opis przedmiot zamówienia pkt. 3.3, ppkt. 8) oraz w SIWZ w załączniku nr 11 od strony wymagania od WOG8.1 do WOG8.11. b) Szczegółowe ustalenia dokonane zostaną na etapie analizy przedwdrożeniowej. Przypominamy o treści rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych, które wymaga by każdy budowany system wyposażony był w otwarte interfejsy.

3 Pytanie 5 Zgodnie z siwz,,wog.3.3 Jednolitość wyglądu i obsługi interfejsu we wszystkich modułach. Zamawiający wymaga jednolitość wyglądu i obsługi interfejsu we wszystkich modułach, a nie wyłącznie w ramach poszczególnych MODUŁÓW/PODSYSTEMÓW oraz,, pkt 23. System będzie umożliwiać wykonywanie wielowymiarowej analizy danych. oraz,,pkt 21. System będzie umożliwiać budowanie raportów samodzielnie przez użytkownika lub administratorów dla wszystkich zgromadzonych w systemie danych poprzez zintegrowany z systemem generator raportów. Prosimy o wyjaśnienie czy warunek,,jednolitości wyglądu i obsługi interfejsu odnosi się tylko do systemu ERP (finanse i księgowość, kadry i płace, środki trwałe), a narzędzie specjalistyczne typu Generator raportów oraz System controlingowy z wbudowaną tematyczną hurtownią danych uzupełniające system ERP i umożliwiające wielowymiarową analizę danych ewidencjonowanych w systemie ERP mogą cechować się odmiennymi w stosunku do ERP wyglądem i obsługą interfejsu? Odpowiedź: Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych zmienia SIWZ treść pkt. 21 załącznika numer 14 do siwz (wymagania bezwzględne dla systemu) na,,system będzie umożliwiać budowanie przez użytkowników: a) prostych raportów (w ramach danych przetwarzanych w danym module), b) raportów dla wszystkich zgromadzonych w systemie danych poprzez zintegrowany z systemem generator raportów.. Generator raportów może mieć inny wygląd i obsługę interfejsu niż moduł, z którego został wywołany. Zamawiający w pkt WOG3.3 załącznika numer 11 do siwz (wymagania pozafunkcjonalne) wymaga, by tylko w ramach zamówionych trzech modułów systemu (obszarów funkcjonalnych, o których mowa w SIWZ w pkt ) był zapewniony jednolity wygląd i obsługa interfejsu. Nie dotyczy to generatora raportu wskazanego w pkt 21 lit. b załącznika numer 14 do siwz. Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych zmienia SIWZ w załączniku numer 11 Wymagania pozafunkcjonalne wykreśla wymaganie WOG 8.6. Zamawiający na podstawie art. 38 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych dopisuje w kolumnie 6 pkt WOG8.9 zawartego w załączniku numer 11 do siwz sformułowanie,,2014 Pytanie 6 Zgodnie z siwz,,pkt 20. System będzie posiadać jednolity interfejs wykonany w jednolitej technologii. Jednolity interfejs to jest interfejs wykonany według takiego samego szablonu dla wszystkich modułów. Zamawiający wymaga, aby System będzie posiadał jednolity interfejs wykonany w jednolitej technologii, a nie jednolitego interfejsu wykonanego w jednolitej technologii w ramach wyłącznie poszczególnych MODUŁÓW/ PODSYSTEMÓW oraz,,pkt.23. System będzie umożliwiać wykonywanie wielowymiarowej analizy danych. oraz,,pkt 21. System będzie umożliwiać budowanie raportów samodzielnie przez użytkownika lub administratorów dla wszystkich zgromadzonych w systemie danych poprzez zintegrowany z systemem generator raportów. Prosimy o wyjaśnienie, czy warunek,,system będzie posiadać jednolity interfejs wykonany w jednolitej technologii odnosi się tylko do systemu ERP (finanse i księgowość, kadry i płace, środki trwałe), a narzędzie specjalistyczne typu generator raportów oraz system controllingowy z

4 wbudowaną tematyczną hurtownią danych uzupełniające system ERP i umożliwiające wielowymiarową analizę danych ewidencjonowanych w systemie ERP mogą cechować się odmiennymi w stosunku do ERP interfejsem i technologią? Odpowiedź: Zamawiający w pkt 20 załącznika numer 14 do siwz (Wymagania bezwzględne dla Systemu) wymaga, by tylko w ramach zamówionych trzech modułów systemu (obszarów funkcjonalnych, o których mowa w SIWZ w pkt ) był jednolity interfejs wykonany w jednolitej technologii. Nie dotyczy to generatora raportu wskazanego w pkt 21 lit. b załącznika numer 14 do siwz. Pytanie 7 Zgodnie z siwz,,3.11. Wymagania pozafunkcjonalne. 2 Sposób wypełnienia załącznika,, W przypadku gdy oferowany system spełnia dane wymaganie w standardzie należy, w kolumnie "STD", wpisać 1. Jeżeli dane wymaganie nie jest możliwe do zrealizowania w proponowanym systemie, należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0. Jeżeli dane wymaganie zostanie dostarczone w wyniku modyfikacji systemu, w kolumnie "MDF" należy wpisać 1 natomiast w kolumnie "STD" wstawić wartość 0. Umieszczenie zapisu 1 w kolumnie "MDF" jest równoznaczne z zapewnieniem Zamawiającemu modyfikacji systemu o daną wymaganie w ramach oferty. W przypadku gdy Wykonawca umieścił, w którymś z wierszy kolumny MDF zapis 1, proszony jest o wypełnienie kolumny Uwagi, informacjami dotyczącymi krótkiego opisu zmian dostosowujących lub modyfikacji systemu( ). Prosimy o wykreślenie powyższego zapisu. W naszej ocenie przedstawienie na etapie składania ofert opisu (nawet krótkiego) zmian dostosowujących lub modyfikacji systemu do wymagań, które wykonawca zamierza zrealizować w toku prac wdrożeniowych jest nieuzasadnione. Decyzja o sposobie dostosowania/modyfikacji systemu będzie podejmowana i weryfikowana na etapie Analizy przedwdrożeniowej. Odpowiedź: Zgodnie z ogłoszeniem o zmianach w SIWZ z dnia 13 sierpnia 2013 r., zamieszczonym na stronie punkt 2 załącznika nr 10 do SIWZ (str. 37) został zmieniony i nie zwiera wymagania umieszczenia opisu zmian dostosowujących lub modyfikacji systemu. Pytanie 8 - Zgodnie z siwz,,3.11. Wymagania pozafunkcjonalne. 2 Sposób wypełnienia załącznika,, W przypadku gdy oferowany system spełnia dane wymaganie w standardzie należy, w kolumnie "STD", wpisać 1. Jeżeli dane wymaganie nie jest możliwe do zrealizowania w proponowanym systemie, należy wpisać 0. Każdy inny zapis będzie traktowany jak wartość 0. Jeżeli dane wymaganie zostanie dostarczone w wyniku modyfikacji systemu, w kolumnie "MDF" należy wpisać 1 natomiast w kolumnie "STD" wstawić wartość 0. Umieszczenie zapisu 1 w kolumnie "MDF" jest równoznaczne z zapewnieniem Zamawiającemu modyfikacji systemu o daną wymaganie w ramach oferty. W przypadku gdy Wykonawca umieścił, w którymś z wierszy kolumny MDF zapis 1, proszony jest o wypełnienie kolumny Uwagi, informacjami dotyczącymi ( ) szacunkowej przewidywanej pracochłonności (roboczogodzin). Prosimy o wykreślenie powyższego zapisu. W naszej ocenie przedstawienie w ofercie przedmiotowej pracochłonności w roboczogodzinach jest niezasadne. Dane te nie przedstawiają dla zamawiającego żadnej wartości, ponieważ wykonawca jest zobowiązany do realizacji przedmiotu zamówienia w zakresie określonym umową terminie i budżecie, bez względu na to jakie nakłady wewnętrzne będzie ponosił za realizację projektu.

5 Odpowiedź: Zgodnie z ogłoszeniem o zmianach w SIWZ z dnia 13 sierpnia 2013 r., zamieszczonym na stronie punkt 2 załącznika nr 10 do SIWZ (str. 37) został zmieniony i nie zwiera wymagania umieszczenia pracochłonności. Pytanie 9 Zgodnie z siwz,,3.10 Załącznik do oferty, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej w formacie.xls i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD. oraz,,3.11 Załącznik do oferty, prócz wersji papierowej powinien być wypełniony w formie elektronicznej w formacie.xls i dołączony do oferty na płycie CD lub DVD. Prosimy o udostępnienie zestawień tabelarycznych wymagań funkcjonalnych w formacie.xls. Odpowiedź: Wykonawcy prośbę o przesłanie wersji edytowalnej ww. załączników mogą przesłać do zamawiającego e- mail na adres kancelaria@gip.pip.gov.pl wskazując adres , na który mają być one przesłane. Ryzyko wykorzystania formularzy (i ich zgodności z formularzami umieszczonymi na stronie internetowej zamawiającego spoczywa na wykonawcy). Pytanie 10 Zgodnie z siwz,,wog1.8 Przeglądarka internetowa: Internet Explorer w wersjach od 8. Uwaga: Wymaganie dotyczy zapewnienia współpracy dostarczonego systemu ze wskazaną przeglądarką internetową. Prosimy o wyjaśnienie: a) czy zamawiający dopuszcza realizację projektu w oparciu o architekturę 2-warstwową (,,gruby klient-serwer) lub w oparciu o architekturę opartą o serwer terminali czy też oczekuje systemu z warstwą prezentacji opartą o przeglądarkę WWW? b) jak należy rozumieć zwrot,,wymaganie dotyczy zapewnienia współpracy dostarczonego systemu ze wskazaną przeglądarką internetową? Odpowiedź: Oferowany system ma spełniać wymagania określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający nie narzuca rozwiązania technicznego. Zamawiający informuje, że pkt WOG1.8 jest jednym z punktów informacyjnych o środowisku zamawiającego, określającym platformę systemową zamawiającego. Wskazuje, że najstarszą użytkowaną wersją przeglądarki jest IE.8.0. Jest to informacja konieczna dla wykonawców oferujących system oparty o przeglądarki internetowe. Pytanie 11 Zgodnie z zał. 19 do siwz 2 Termin wykonania umowy:,,2.prace przewidziane dla wykonania przedmiotu umowy zostaną podzielone na etapy i wykonane w następujących terminach: 6) Etap VI Serwis obejmujący usługi wymienione w 1 ust. 2 pkt w terminie do 36 miesięcy od dnia podpisania protokołu odbioru końcowego etapu V (maksymalny termin, poszczególne terminy jak w ww. punktach). Zamawiający wymaga by wykonawca zagwarantował, co najmniej 36-miesięczny okres gwarancji dla wszystkich modułów (tj. 36-miesięczna gwarancja) - liczony od podpisania protokołu odbioru końcowego etapu V. Prosimy o wyjaśnienie czy oferta ma obejmować również wsparcie producenta systemu zarządzania bazą danych? Odpowiedź: Składana oferta ma obejmować wsparcie producenta dla wszystkich elementów systemu, w tym baz danych.

6 Pytanie 12: Zgodnie z siwz:,,etap II Analiza przedwdrożeniowa i dokumentacja projektowa w zakresie podstawowych funkcjonalności w terminie do 5 tygodni od podpisania Umowy. Mając na uwadze nasze doświadczenie w realizacji tego typu zamówień oraz z uwagi na zakres przedmiotu zamówienia, zwracamy uwagę, że założony przez zamawiającego okres 5 tygodni od podpisania umowy na przygotowanie anlizy przedwdrożeniowej jest zbyt krótki. Analiza stanu i potrzeb to najważniejszy etap wdrożenia systemu informatycznego, dlatego należy poświęcić mu odpowiednią ilość czasu i zasobów po obu stronach (wykonawcy/zamawiającego), a przedmiotowy projekt jest projektem złożonym obejmującym,,18 jednostek organizacyjnych (1xGIP, 1xOS PIP, 16xOIP) państwowych jednostek budżetowych, dysponentów trzeciego stopnia środków budżetu państwa - prowadzących odrębne księgi rachunkowe i sporządzających jednostkowe sprawozdania. W związku z powyższym wnioskujemy o wydłużenie okresu przygotowania analizy przedwdrożeniowej do 10 tygodni od dnia podpisania umowy. Odpowiedź: Jak w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Pytanie 13 Zgodnie z siwz,,etap III Wdrożenie Systemu w zakresie podstawowych funkcjonalności (w tym migracja danych z systemu Xpertis oraz integracja z systemem Płatnik i VideoTEL) w terminie do dnia 20 grudnia 2013 r. Opierając się na naszym doświadczeniu w realizacji tego typu zamówień oraz z uwagi na zakres przedmiotu zamówienia, zwracamy uwagę, że założony przez zamawiającego termin r. na wdrożenie systemu w zakresie podstawowych funkcjonalności (w tym migracja danych z systemu Xpertis oraz integracja z systemem Płatnik i VideoTel) jest zbyt krótki. Przedstawiony przez zamawiającego termin realizacji etapu III jest w naszej ocenie nierealny, nawet w przypadku zastosowania rozwiązania prekonfigurowanego i przy założeniu powtarzalności wybranych prac wdrożeniowych (model roll-out) dla wszystkich jednostek Państwowej Inspekcji Pracy objętych projektem. Elementem kluczowym procesu wdrożenia jest analiza przedwdrożeniowa, w tym uzgodnienie specyfiki procesów zamawiającego (w tym przypadku wielu podmiotów prawnych), uzgodnienie danych podstawowych oraz ich konfiguracja w systemie. Do powyższych prac należy dodać pracochłonność związaną z migracją danych z przejmowanych systemów, integracją, testami oraz szkoleniami użytkowników końcowych i administratorów. Przy tak znaczącej ilości zadań wdrożeniowych niezbędnych do realizacji projektu po obu stronach, wykonawcy i zamawiającego, w naszej ocenie wdrożenie podstawowych funkcjonalności w terminie do r. jest zadaniem niewykonalnym. Prosimy, zatem o ustalenie jednego terminu w zakresie wdrożenia całego systemu na r. to jest na dzień ukończenia etapu V. Odpowiedź: Jak w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.