Warszawa, dnia 9 września 2013 r. GOZ /13. Wykonawcy

Transkrypt

1 GOZ /13 Warszawa, dnia 9 września 2013 r. Wykonawcy Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na dostawę i wdrożenie systemu finansowo-księgowego w PIP Stosownie do postanowień art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz.U ) odpowiadamy na następujące pytania wykonawcy: Pytanie nr 1 Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby zgłoszenia serwisowe w pierwszej kolejności były rejestrowane poprzez dedykowaną stronę WWW a w przypadku awarii tej strony za pomocą lub faksu. Pytanie nr 2 Czy Zamawiający wyraża zgodę, aby dedykowana strona WWW była również platformą do ewidencji wykonanych prac serwisowych i komunikacji pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. Odpowiedz: Tak, Zamawiający zgadza się. Jednakże powyższe nie wyłacza zapisów 10 ust. 12 wzoru umowy. Pytanie nr 3 Przy określaniu wymaganego czasu naprawy Awarii Zamawiający posłużył się terminem funkcji niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności Prosimy o sprecyzowanie tego terminu i określenie funkcji niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności Zamawiającego. Odpowiedz: Przez funkcje niezbędne do prowadzenia bieżącej działalności rozumie się funkcje biznesowe dotyczące księgowania, realizacji płatności, realizacji sprawozdawczości wymaganej przepisami prawa. Pytanie nr 4 Prosimy o sprecyzowanie terminów upłynięcia czasu rozwiązania Awarii i Usterki, gdy zgłoszenie nastąpi we wtorek o godz , w piątek o godz oraz w sobotę o godz ? Odpowiedz: Zgodnie z 10 ust. 3 i ust. 4 wzoru umowy (załącznik nr 19 do swiz): Awaria: - zgłoszenie nastąpiło we wtorek o godz. 13:00, termin usunięcia: środa 10:00; - zgłoszenie nastąpiło w piątek o godz. 15:00, termin usunięcia: poniedziałek 12:00; - zgłoszenie nastąpiło w sobotę o godz. 14:00, termin usunięcia: poniedziałek 13:00. Usterka: - zgłoszenie nastąpiło we wtorek o godz. 13:00, termin usunięcia: czwartek: 13;00; - zgłoszenie nastąpiło w piątek o godz. 15:00, termin usunięcia: wtorek: 15:00; - zgłoszenie nastąpiło w sobotę o godz. 14:00, termin usunięcia: środa 8:00 Zamawiający zgodnie z art. 38 ust. 4 ustawy prawo zamówień publicznych zmienia SIWZ w załączniku: 1/ nr 19 Wzór umowy w 10 treść ust. 3: W przypadku wystąpienia Awarii Krytycznej Wykonawca podejmie prace niezwłocznie, nie później niż w ciągu 1 godziny od powiadomienia go przez Zamawiającego i zobowiązuje się do jej usunięcia w czasie nie dłuższym niż 5 godzin od powiadomienia, przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze. Przez Awarię Krytyczną należy rozumieć wadę Systemu spowodowaną jego błędem uniemożliwiającą

2 Zamawiającemu czasowe lub trwałe korzystanie z Systemu w zakresie funkcji niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności. Przez funkcje niezbędne do prowadzenia bieżącej działalności rozumie się funkcje biznesowe dotyczące księgowania, realizacji płatności, realizacji sprawozdawczości wymaganej przepisami prawa. 2/ nr 11 do siwz WOG4.9, który otrzymuje brzmienie: awaria krytyczna - czas reakcji 1 godzina, czas na usunięcie 5 godzin od powiadomienia, przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze Przez Awarię Krytyczną należy rozumieć wadę Systemu spowodowaną jego błędem uniemożliwiającą Zamawiającemu czasowe lub trwałe korzystanie z Systemu w zakresie funkcji niezbędnych do prowadzenia bieżącej działalności 3/ nr 19 Wzór umowy w 10 treść ust. 4: W przypadku ujawnienia usterek Wykonawca podejmie prace niezwłocznie, nie później niż w ciągu 2 godzin od powiadomienia go przez Zamawiającego (przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze) i zobowiązuje się do ich usunięcia w czasie nie dłuższym niż 16 godzin od powiadomienia (przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze. Przez Usterkę należy rozumieć wadę Systemu spowodowaną jego błędem niebędącą Awarią Krytyczną oraz błędy w kodzie źródłowym. 4/ nr 11 do siwz WOG 4.10, który otrzymuje brzmienie: usterka - czas reakcji 2 godziny, czas na usunięcie 16 godzin od powiadomienia (przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze. Przez Usterkę należy rozumieć wadę Systemu spowodowaną jego błędem niebędącą Awarią Krytyczną oraz błędy w kodzie źródłowym 5/ nr 19 Wzór umowy w 10 treść ust. 6: Zgłoszenie serwisowe dokonane w sposób określony w pkt. 5 uznaje się za dokonane z chwilą jego przyjęcia przez Wykonawcę. Potwierdzeniem przyjęcia zgłoszenia serwisowego jest przesłanie do Zamawiającego faksem lub na wskazany w zgłoszeniu adres , podpisanej przez Wykonawcę kopii zgłoszenia serwisowego lub potwierdzenie zgłoszenia na dedykowanej stronie www. Wykonawca zobowiązany jest potwierdzić zgłoszenie serwisowe Zamawiającemu niezwłocznie, nie później niż w czasie 4 godzin (przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze) od momentu jego otrzymania. 6/ nr 19 Wzór umowy w 10 treść ust. 7: Odebranie Systemu po dokonanej naprawie odbywa się na podstawie pisemnego protokołu podpisanego przez upoważnionych przedstawicieli Stron w terminie 8 godzin od momentu zgłoszenia przez Wykonawcę zakończenia naprawy (przy czym liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze ). W przypadku zastrzeżeń co do zakresu i jakości wykonanej naprawy, uniemożliwiających dokonanie jej odbioru, Zamawiający przedstawi swoje stanowisko w sposób określony w ust. 5. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia nieprawidłowości w terminie 12 godzin od powiadomienia (liczy się godziny w przedziale 8:00-16:00 w dni robocze). Pytanie nr 5, 6 i 7 Załącznik nr 7 Poziom świadczenia usług; 1.1. Usługi dostępu do Systemu będą świadczone w trybie 24/7/365. Czy personel Zamawiającego będzie wykorzystywał system w trybie 24/7/365? Podstawowym wymaganiem efektownej i szybkiej obsługi zgłoszeń serwisowych jest jak najlepsza komunikacja osób ze strony Wykonawcy oraz Zamawiającego. Czy Zamawiający zagwarantuje dostępność swoich użytkowników, którzy są merytorycznie oraz technicznie przygotowani do współpracy z Wykonawcą w wymaganym czasie naprawy dla Awarii (5 godzin) i Usterki (24 godziny) od powiadomienia? Wnosimy o zmianę wymagania na tryb np. 8h dziennie w dni robocze. Odpowiedz: Personel Zamawiającego ma mieć możliwość pracy w systemie w trybie 24/7/365. Zgłoszenia serwisowe mają być obsługiwane w dni robocze w godzinach 8:00-16:00. Patrz również odpowiedz na pytanie 4.

3 Pytanie nr 8 i 9 SIWZ, 3.3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące elementy: ( ) 7. opracowanie Planu Migracji - przygotowanie i przeprowadzenie migracji danych z obecnie wykorzystywanych przez Zamawiającego systemów informatycznych do nowego Systemu. ( ) Wszystkie prace związane z migracją danych mają być wykonane przez pracowników Wykonawcy. Pracownicy Zamawiającego przy migracji danych będą uczestniczyli tylko w charakterze obserwatorów. Zamawiający uzgodni z wykonawcą sposób udostępnienia danych do pobrania przez Wykonawcę na etapie analizy przedwdrożeniowej. ( ) Zamawiający informuje, iż nie posiada wsparcia producentów aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji. Prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający wyekstrahuje dane z zastępowanych systemów i udostępni je Wykonawcy w uzgodnionej formie, np. plików xls, xml itp.? Zgodnie z zaleceniami i orzeczeniami KIO jest to działanie pożądane, wyrównujące szanse wszystkim potencjalnym wykonawcom (wyrok KIO 1207/12). Inaczej preferowani będą producenci lub partnerzy Macrologic i Sage. Prosimy o określenie zakresu migrowanych danych (przeniesienie tego wyjaśnienia na etap analizy przedwdrożeniowej uniemożliwia Wykonawcy prawidłowe skalkulowanie ceny ofertowej Co do zasady, ze względu na różną logikę biznesową systemów informatycznych (struktury danych, algorytmy, powiązania między obiektami archiwalnymi i aktualnymi) przyjętą praktyką jest przenoszenie i odtwarzanie w nowych systemach ilościowo-wartościowych bilansów otwarcia bez przenoszenia historycznych danych w tym transakcji - (np. nie przenosi się poszczególnych historycznych operacji na elemencie majątku a jedynie odtwarza aktualny na dzień przeniesienia stan majątku, nie przenosi się historycznych transakcji magazynowych lub faktur a jedynie aktualny na dzień przeniesienia stan magazynu oraz salda dwustronne rozliczeń z kontrahentem wraz z pozycjami nierozliczonymi i rozliczonymi częściowo, nie przenosi się dekretów księgowych z lat poprzednich ani historii rozliczeń a jedynie stan na dzień). Efektem tego jest prawidłowa praca w nowym systemie, bez obciążania go archiwalnymi danymi i słownikami, wymuszająca jednakże wykorzystanie dotychczas używanych systemów jako źródeł danych archiwalnych. Zmiana systemu wspierającego zarządzanie jest doskonałą okazją do wprowadzenia zmian organizacyjnych, dostosowania do nowego otoczenia biznesowego co wiąże się często np. z rekonfiguracją planu kont. Zmiany takie uniemożliwiają przeniesienie danych i transakcji archiwalnych do nowego systemu. Założenia ogólne do przeniesienia danych: kartoteka kontrahentów; przeniesienie saldami dwustronnymi nierozliczonych i częściowo rozliczonych pozycji rozrachunkowych na dzień; wartości kont nierozrachunkowych przeniesione persaldami na dzień (BO na dzień); karty ewidencyjne majątku wraz ze stanem ilościowo-wartościowym na dzień; kartoteka indeksów towarowych i usług, w tym ilościowo-wartościowy bilans otwarcia stanów magazynowych na dzień; kartoteka pracowników, danych kadrowych i płacowych, osobowych oraz listy płac niezbędne do prawidłowego wyliczenia staży, zasiłków, etc. Czy Zamawiający akceptuje taką formę i zakres migracji danych? Odpowiedz: Zakres migracji zostanie uzgodniony na etapie analizy przedwdrożeniowej (należy przyjąć, że migracją objęty będzie pełny zakres danych posiadanych w obecnie funkcjonującym systemie). Migracją mają być objęte dane historyczne. Zamawiający udostępni Wykonawcy, z którym zostanie zawarta umowa, dostęp do funkcjonującego systemu. Pytanie nr 10 i Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące elementy:; 8. ( ) a także zaprojektowanie i wdrożenie otwartego interfejsu Systemu pozwalającego Zamawiającemu na integrowanie z innymi systemami.

4 Czy Zamawiający wymaga dostawy rozwiązania opartego o korporacyjną szynę danych ESB? Czy dostawa rozwiązania opartego o korporacyjną szynę danych ESB spełnia wymagania Zamawiającego? Odpowiedz: Zamawiający pozostawia wybór rozwiązania Wykonawcy, przy czym zaoferowany system musi spełniać wymagania określone przez rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U. poz. 526); Pytanie nr 12 Wnosimy o zmianę terminu wykonania analizy przedwdrożeniowej z 5 na 12 tygodni Pytanie nr 13 Wnosimy o zmianę terminu wdrożenia elementów systemu z 20 grudnia 2013 roku na 20 kwietnia 2014 roku Pytanie nr 14 Str 8 etap VI liczony od daty podpisania protokołu odbioru etapu VI błąd. Odpowiedz: Zgodnie z ogłoszeniem o zmianach w SIWZ z dnia 13 sierpnia 2013 r., zamieszczonym na stronie powyższe zostało poprawione (.liczony od daty podpisania protokołu odbioru etapu V. ) Pytanie nr Wykonawca zobowiązany jest zapewnić noclegi dla uczestników szkoleń, z wyjątkiem administratorów Systemu. Zamawiający informuje, że o liczbie koniecznych noclegów wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego w terminie 7 dni od dnia otrzymania informacji wskazanej w pkt. 15 liczba noclegów może ulec zmianie ( ) Wnosimy o wyłączenie ww kosztów noclegów z zakresu projektu i przeniesienie ich na Zamawiającego ze względu na brak możliwości jednoznacznego ich skalkulowania na etapie składania oferty, co wynika z zakładanej możliwości zmiany liczby noclegów Pytanie nr 16 Prosimy o wskazanie który z wymiarów godzin prac rozwojowych jest poprawny? SIWZ, 3.3. Zakres przedmiotu zamówienia obejmuje następujące elementy: ( ) 12. realizację prac rozwojowych związanych z Systemem, obejmujących wykonywanie modyfikacji i wdrażanie nowych funkcjonalności Systemu na zlecenie Zamawiającego, w wymiarze do 800 godzin; Załącznik nr 19, Wzór umowy, 1 Przedmiot Umowy; 2. Przedmiot umowy obejmuje w szczególności: 12) realizację prac rozwojowych związanych z Systemem, obejmujących wykonywanie modyfikacji i wdrażanie nowych funkcjonalności Systemu na zlecenie Zamawiającego, w wymiarze do godzin. Odpowiedz: Zgodnie z ogłoszeniem o zmianach w SIWZ z dnia 13 sierpnia 2013 r., zamieszczonym na stronie powyższe zostało ujednolicone (1.000 godzin). Pytanie nr 17

5 Wymaganie WOG8.9 Wymiana danych z sytemu Navigator do rozliczania delegacji w module finansowym Wymagania bezwzględne dla Systemu; Załącznik nr 14 do SIWZ; punkt 14: System będzie umożliwiał współpracę z innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi przez Zamawiającego. Ponieważ każdy użytkownik korzystający z zasobów Windows Server i bazy danych SQL Server potrzebowałby licencje dostępowe prosimy o odpowiedź: Czy należy także dostarczyć licencje dostępowe (CAL) dla użytkowników innych systemów np. Navigator, jeśli oferowane rozwiązanie będzie oparte o system Windows Server 2008R2/2012 i MS SQL Server? Ile takich licencji należy dostarczyć? Odpowiedz: Nie ma potrzeby dostarczyć dodatkowych licencji dostępowych CAL dla użytkowników systemu Navigator. Pytanie nr 18 Prosimy o informację ilu użytkowników ma mieć możliwość pracy zdalnej? Odpowiedz: Zamawiający przewiduje od 3 do 12 jednoczesnych zdalnych połączeń z jednej lokalizacji z 17 lokalizacji (w zależności od wielkości lokalizacji); bez GIP-u. Ilość wszystkich użytkowników mogących jednocześnie pracować w systemie jest przedstawiona w załączniku nr 18 do SIWZ Ilość licencji jednoczesnych Systemu (str. 137 SIWZ). Pytanie nr 19 Wymaganie WOG2.17 Możliwość podpisywania przy użyciu certyfikatu elektronicznego kwalifikowanego Czy Zamówienie obejmuje dostawę infrastruktury elektronicznego certyfikatu kwalifikowanego? Co należy uwzględnić w dostawie? Odpowiedz: Zamawiający nie wymaga dostawy infrastruktury certyfikatu kwalifikowanego, oczekuje że w systemie jest możliwość wykorzystania takich certyfikatów Pytanie nr 20 WOG8.6 Integracja systemu ERP z system: EOD (budowany w przyszłym roku) ( ) Prosimy o uszczegółowienie zakresu integracji z systemem EOD. Odpowiedź: Zamawiający wykreślił to wymaganie patrz Odpowiedzi nr 3 na pytania wykonawców : (w odpowiedzi na pytanie nr 5) Pytanie nr 21 Wzór umowy, 9 Audyt i kontrole prawidłowości realizacji umowy Prosimy o wyjaśnienie czy Zamawiający ponosi pełne koszty przeprowadzenia audytów oraz asyst firm trzecich? Odpowiedz: Patrz 9 ust. 7 załącznika nr 19 Wzór umowy : Zamawiający ponosi koszty przeprowadzenia audytów oraz asyst firm trzecich, o których mowa w niniejszym paragrafie, w przypadku gdy audyty nie wykażą nieprawidłowości w realizacji przedmiotu zamówienia. W przeciwnym wypadku kosztami audytu zostanie obciążony Wykonawca.