PYTANIE 6 ODP.: PYTANIE 7 ODP.: PYTANIE 8 ODP.: PYTANIE 9 ODP.:

Transkrypt

1 Odpowiedzi na pytania dotyczące Zapytania ofertowego na dostarczenie i wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego klasy ERP w Wyższej Szkole Zarządzania w Częstochowie nr 4/POKL/4.4.1/PR-WSZ/12 PYTANIE 1 Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie wdrażany w kilku lokalizacjach (np. filiach)? - a jeśli tak, prosimy o podanie liczby lokalizacji objętych wdrożeniem i liczby Użytkowników w poszczególnych lokalizacjach. System będzie wdrażany w jednej lokalizacji. PYTANIE 2 Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie pracował wyłącznie w sieci LAN? Tak, system będzie pracował w sieci LAN w połączeniu z systemami użyteczności publicznej (ZUS, GUS, itp.) PYTANIE 3 Prosimy o wyjaśnienie czy system będzie wykorzystywany w wielu samodzielnych podmiotach prawnych (odrębny NIP, REGON, itp.) - a jeśli tak, prosimy o wyspecyfikowanie wszystkich podmiotów prawnych objętych wdrożeniem wraz ze wskazaniem liczby Użytkowników w poszczególnych podmiotach prawnych. Nie, system będzie wykorzystywany w jednym podmiocie prawnym. PYTANIE 4 Prosimy o wyjaśnienie czy na potrzeby szkoleń z Systemu, Zamawiający zapewni sale szkoleniowe wraz z podstawową infrastrukturą (w tym stacje robocze) dla uczestników szkoleń? Tak, na potrzeby szkoleń zamawiający zapewni sale szkoleniowe wraz z infrastrukturą teleinformatyczną. PYTANIE 5 zakres przedmiotu zamówienia obejmuje c) import i ewentualną konwersję danych z systemów obecnie użytkowanych: - PROBIT (system kadrowo-płacowy, majątek trwały), - INFOMAG (system finansowo-księgowy). Prosimy o wyjaśnienie: a) jaki będzie zakres migracji? b) czy możliwie jest dostarczenie danych do migracji z aktualnie używanych systemów w uzgodnionym formacie? c) czy dokumentacja techniczna opisująca struktury danych w aktualnie użytkowanych systemach jest dostępna? d) czy posiadają Państwo wsparcie producentów aktualnego oprogramowania w celu przygotowania danych do migracji? a) Płace kadry, FK b) Tak csv i xls, c) Tak - dokumentacja jest dostępna, d) Tak istnieje taka możliwość. 1

2 PYTANIE 6 Prosimy o podanie zakresu integracji z systemem e-szkoła obsługa dziekanatu firmy AbaCo. integracji z systemem e-szkoła obsługa dziekanatu firmy AbaCo nastąpi w zakresie kadry (rozliczenie czasu pracy - np. ilość zrealizowanych przez wykładowców godzin), płatności studentów, połączenia z systemem bankowości elektronicznej. PYTANIE 7 Prosimy o wyspecyfikowanie liczby użytkowników nazwanych w podziale na moduły: a) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze: FINANSE I KSIĘGOWOŚĆ b) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze: MAJĄTEK TRWAŁY c) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze: KADRY-PŁACE d) Dostawa licencji oprogramowania w obszarze: ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW a) 7 (w tym 2 w ograniczonym zakresie) b) 2 c) 4 (w tym 2 w ograniczonym zakresie) d) 20 PYTANIE 8 Prosimy o podanie wolumenu danych przetwarzanych przez system (dane szacunkowe): a) Liczba pracowników w organizacji b) Liczba kontrahentów c) Liczba kont księgowych d) Średnia liczba składników płacowych dla jednego pracownika e) Liczba środków trwałych f) Liczba faktur zakupu przyjmowanych w ciągu miesiąca g) Liczba faktur sprzedaży wystawianych w ciągu miesiąca h) Średnia liczba pozycji na fakturze zakupu i) Średnia liczba pozycji na fakturze sprzedaży a) zatrudnionych na podstawie umowy o pracę i umów cywilno-prawnych około 200, b) około 4000 (dostawcy, odbiorcy, studenci) c) syntetycznych 170, do tego możliwość tworzenia kont analitycznych d) 24 e) 900 f) średnio 50 g) średnio 20 h) od 1 do 15 i) od 2 do 3 PYTANIE 9 Prosimy o wyjaśnienie czy gwarancja ma obejmować również wsparcie producentów oprogramowania narzędziowego (bazodanowego, systemowego)? Tak, wymagamy tego. 2

3 PYTANIE 10 Prosimy o przedstawienie danych nt. platformy sprzętowej, na której zostanie zainstalowany zamawiany Informatyczny Zintegrowany System Zarządzania [liczba serwerów oraz parametry wydajnościowe serwerów (ilość procesorów, rodzaj procesorów, pamięć, itp.)]. Oferent podaje wymogi oraz parametry wydajnościowe serwerów w stosunku do proponowanego systemu ERP a zamawiający zobowiązuje się zakupić sprzęt zgodny z ww. wymaganiami. PYTANIE 11 W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego Zamawiający stosuje określenie oferta. Prosimy o informację czy na obecnym etapie procedury związanej z zapytaniem ofertowym udzielona przez oferenta odpowiedź będzie miała charakter odpowiedzi na zapytanie ofertowe, oferty wstępnej czy oferty handlowej. Udzielona przez oferenta odpowiedź będzie miała charakter odpowiedzi na zapytanie ofertowe stanowiące jednocześnie ofertę handlową. PYTANIE 12 W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego występuje zapis 4. Oświadczam, że koszty wskazane w ofercie stanowią koszt całkowity usługi i dostawy opisanej w zapytaniu Ofertowym w p. II Przedmiot zamówienia. Prosimy o informację czy przedstawione w odpowiedzi na zapytanie ofertowe koszty wdrożenia będą mogły ulec zmianie [również in plus] w toku przeprowadzanych negocjacji (przewidywanych procedurą zamówienia), uszczegółowienia Państwa oczekiwań i po doprecyzowaniu warunków umowy. Przedstawione w odpowiedzi na zapytanie ofertowe koszty wdrożenia nie będą mogły wzrosnąć, gdyż ich wysokość jest jednym z głównych elementów oceny i wyboru oferty. Wzrost kosztów mógłby spowodować zmniejszenie ilości przyznanych punktów a co za tym idzie zmiany na liście rankingowej Oferentów. PYTANIE 13 W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego występuje pozycja 1. Cena oprogramowania (koszt licencji na oprogramowanie (w złotych brutto). Prosimy o wyjaśnienie, czy w przedmiotowej pozycji należy ująć zarówno koszty licencji, jak również koszty wdrożenia Informatycznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania (analiza przedwdrożeniowa, instalacja i konfiguracja, migracja, integracja, testy, szkolenia, uruchomienie produkcyjne, itd.) wraz z oprogramowaniem systemowym i bazodanowym? W przedmiotowej pozycji należy ująć zarówno koszty licencji, jak również koszty wdrożenia Informatycznego Zintegrowanego Systemu Zarządzania (analiza przedwdrożeniowa, instalacja i konfiguracja, migracja, integracja, testy, uruchomienie produkcyjne, itd.) wraz z programowaniem systemowym i bazodanowym. Natomiast koszty szkolenia należy ująć w pozycji nr 6 - Koszt szkoleń personelu WSZ (w złotych brutto) 11 użytkowników oraz 1 administrator 3

4 PYTANIE 14 W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego występuje pozycja 2. Czas* objęcia gwarancją wdrożonego systemu (warunki gwarancji w miesiącach). Prosimy o wyjaśnienie, czy w przedmiotowej pozycji należy przedstawić wyłącznie czas wyrażony w miesiącach, czy również proponowane przez oferenta warunki gwarancji? W przedmiotowej pozycji należy przedstawić wyłącznie czas wyrażony w miesiącach. PYTANIE 15 W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego występuje pozycja 3. Czas** usuwania usterek systemu (warunki serwisu pogwarancyjnego w dniach). Prosimy o wyjaśnienie, czy w przedmiotowej pozycji należy przedstawić wyłącznie czas wyrażony w dniach roboczych, czy również proponowane przez oferenta warunki serwisu pogwarancyjnego? W przedmiotowej pozycji należy przedstawić wyłącznie czas wyrażony w dniach roboczych. PYTANIE 16 W Załączniku nr 1 do zapytania ofertowego występuje pozycja 4. Czas** dostarczenia aktualizacji po zmianach ustawodawczych (warunki za aktualizację systemu po wdrożeniu w dniach). Prosimy o wyjaśnienie, czy w przedmiotowej pozycji należy przedstawić wyłącznie czas wyrażony w dniach roboczych, czy również proponowane przez oferenta warunki za aktualizację systemu po wdrożeniu? W przedmiotowej pozycji należy przedstawić wyłącznie czas wyrażony w dniach roboczych. PYTANIE 17 zakres przedmiotu zamówienia obejmuje g) opiekę eksploatacyjną nad oprogramowaniem stanowiącą pakiet usług zapewniający użytkownikom możliwość szybkiego i sprawnego rozwiązywania problemów, związanych z wykorzystaniem systemu informatycznego (czas opieki nad systemem powinien być podany w miesiącach, natomiast czas usuwania usterek i awarii w dniach roboczych zgodnie z pkt. 6 i 7 oraz z tabelą Ocena punktowa całości oferty pkt. III). Prosimy o precyzyjne zdefiniowanie pojęć usterka oraz awaria. Usterka rozumiana jest przez Zamawiającego jako nieprawidłowe funkcjonowanie wybranych funkcji poszczególnych modułów systemu ERP Awaria - rozumiana jest przez Zamawiającego jako niesprawność powodująca niewłaściwe działanie lub całkowite unieruchomienie całego systemu. PYTANIE Ocena funkcjonalności systemu pod kątem wdrożenia w WSZ. Ocena przeprowadzona zostanie przez przyszłych użytkowników systemu - 5 osób po zakończeniu prezentacji w skali Maksymalna ocena możliwa do uzyskania w tym etapie wynosi 50 pkt. Wymagania odnośnie prezentacji: - termin ustalony wspólnie przez Zamawiającego i Oferenta - prezentacja w siedzibie Zamawiającego w Częstochowie - Wymagany laptop z zainstalowanym systemem ERP podczas prezentacji, 4

5 - maksymalny czas podstawowej prezentacji funkcjonalności 30 minut W związku z relatywnie krótkim czasem przeznaczonym na prezentację (30 min.), a jednocześnie znaczącą wagą przedmiotowej prezentacji w kryteriach oceny (35 pkt.), prosimy o: a) przedstawienie zakresu/scenariusza prezentacji składającego się na podstawową prezentację funkcjonalności b) przedstawienie kryteriów oceny jakimi będą posługiwać użytkownicy systemu dokonujący oceny prezentacji. a) Maksymalny czas podstawowej prezentacji funkcjonalności 30 minut dotyczy jedynie wstępnej prezentacji systemu przez Oferenta (np. w aplikacji PowerPoint, ogólna prezentacja systemu wszystkim uczestnikom na projektorze). Nie ma ograniczenia co do całkowitej prezentacji funkcjonalności systemu dotyczącej np. odpowiedzi na pytania przedstawicieli Zamawiającego, wyjaśnianie poszczególnych aspektów funkcjonowania systemu czy np. pracy na stacjach roboczych (aspekt praktyczny funkcjonalności systemu). b) użytkownicy systemu dokonujący oceny prezentacji oceniać będą: przyjazność interfejsu graficznego, łatwość w obsłudze, logiczny układ i strukturę poszczególnych elementów modułów, zabezpieczenie przed przypadkowymi (nieplanowanymi, niechcianymi) zmianami oraz zabezpieczenie przed utratą danych (poprzez np. dodatkowe żądanie potwierdzenia wykonywanych operacji), brak konieczności wielokrotnego wprowadzania jednego dokumentu do kilku rejestrów (przyporządkowanie dokumentu do właściwych rejestrów przy pierwszym wprowadzeniu dokumentu do systemu), możliwość eksportowania danych z systemu do innych programów np. arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekstu, itp. PYTANIE Moduł Kadry ( ) Użytkownik w każdej chwili musi mieć dostęp do wglądu do pełnej struktury na daną datę określoną przez użytkownika. Prosimy o wyjaśnienie czy wymaganie będzie uznane za spełnione, jeżeli system pozwoli na uzyskanie informacji o stanie zatrudnienia pracowników i osób na umowach cywilnoprawnych w podziale na jednostki organizacyjne obowiązujące w podanym dniu? Nie, będą potrzebne dodatkowe informacje np. rodzaj umówionej pracy. PYTANIE System elektronicznego obiegu dokumentów. Oferta dostawcy musi zapewnić elektroniczny obieg dokumentów pomiędzy użytkownikami systemu ERP a pozostałymi pracownikami WSZ posiadającymi bezpośredni dostęp do wewnętrznej sieci komputerowej (sieć wewnętrzna obejmować będzie około 20 użytkowników, w tym 11 użytkowników systemu ERP). Prosimy o uszczegółowienie zakresu funkcjonalnego systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Zapisy dotyczące systemu elektronicznego obiegu w obecnym brzmieniu są niewystarczające do przygotowania wyceny. Elektroniczny obieg dokumentów powinien umożliwiać dowolne definiowanie kanałów przepływu pomiędzy użytkownikami wewnątrz Uczelni. Powinien między innymi umożliwiać przesyłanie między innymi: raportów, zestawień, diagramów w postaci załączników poprzez , sms lub poprzez przeniesienie na serwer FTP, 5

6 PYTANIE Przewidywany termin negocjacji z wybranym oferentem r. Prosimy o wyjaśnienie, jakie zagadnienia będą przedmiotem negocjacji? (cena, zakres funkcjonalny systemu, warunki serwisu)? Przedmiotem negocjacji będą zagadnienia dotyczące funkcjonalności systemu pod kątem dopasowania do specyfiki Zamawiającego, proponowanego przez Oferenta harmonogramu prac wdrożeniowych oraz ewentualnie serwisu gwarancyjnego i pogwarancyjnego PYTANIE Wymagania dotyczące oferty Oferty należy składać na Formularzu Ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Oferent jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu egzemplarza ofert w wersji papierowej oraz wersji elektronicznej. Oferta powinna być opracowana w edytorze tekstu Word w wersji 2003 lub wyższej. Pliki mogą być skompresowane do formatów zip lub rar. Prosimy o informację: a) czy na merytoryczny zakres oferty składa się wyłącznie Formularz Ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do zapytania ofertowego? b) czy zapis Oferta powinna być opracowana w edytorze tekstu Word w wersji 2003 lub wyższej odnosi się wyłącznie do Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego? Czy dokumenty typu odpis KRS, zaświadczenie o nadaniu NIP/REGON mogą zostać dołączone w formacie PDF? a) Informacje podane w Formularzu Ofertowym stanowią jeden z elementów oceny Oferty. Dalsza ocena merytoryczna dokonana będzie na podstawie Oceny funkcjonalności systemu pod kątem wdrożenia w WSZ przez przyszłych użytkowników systemu w trakcie prezentacji. b) Zapis Oferta powinna być opracowana w edytorze tekstu Word w wersji 2003 lub wyższej odnosi się wyłącznie do Formularza Ofertowego, stanowiącego załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Załączniki do Formularza Ofertowego (KRS, NIP, itp.) mogą być dostarczone w formatach PDF, JPG, BMP. PYTANIE 23 Dział II punkt 5 System Elektronicznego obiegu dokumentów. Ponieważ to zagadnienie została opisane przez Zamawiającego bardzo ogólnie proszę o informacje czy jako SEOD Zamawiający uzna następujące funkcjonalności udostępnione wszystkim 20 użytkownikom sieci wewnętrznej : W oparciu o WorkFlow,można budować własne, elektroniczne szablony dokumentów wraz ze skanami oryginalnych dokumentów i definiować ścieżki ich przepływu pomiędzy różnymi osobami wewnątrz organizacji. Podczas konfiguracji administrator wskazuje, kto, kiedy i jakie akcje będzie mógł wykonywać na danym dokumencie znajdującym się w konkretnym stanie. Wprowadzając obieg dokumentów, można wykorzystać funkcje przypisane do WorkFlow m.in. raporty, przypomnienia wysyłane poprzez wiadomości lub SMS oraz wyświetlane na stronie startowej systemu. Wykorzystując ten mechanizm można budować diagramy, które będą wysyłały wiadomości lub SMS na podstawie zdarzeń zachodzących okresowo, bądź w przypadku wystąpienia 6

7 określonych działań użytkownika (np. po zatwierdzeniu dokumentu). Poza wysyłką wiadomości, diagramy WorkFlow przetwarzają dane, generują raporty, które następnie mogą być wysłane w załączniku a, wydrukowane na drukarce lub przeniesione na serwer FTP. Tak, opisane powyżej funkcjonalności udostępnione wszystkim 20 użytkownikom zostaną uznane jako spełniające wymagania SEOD. PYTANIE 24 Zakres przedmiotu zamówienia: import i ewentualną konwersję danych z systemów obecnie użytkowanych: PROBIT (system kadrowo-płacowy, majątek trwały), INFOMAG (system finansowoksięgowy). a) Czy Zamawiający dostarczy dane z migrowanych systemów w uzgodnionym z Wykonawcą formacie np. csv, xls? b) Jeśli ekstrakcja danych należy do wykonawcy, czy Zamawiający dysponuje dokumentacją i/lub wiedzą wystarczającą do prawidłowego rozpoznania struktur danych i metod ich wyznaczania? c) Jaki zakres danych ma podlegać migracji (prosimy przynajmniej o zgrubne określenie, np. czy wymagane jest przeniesienie wszystkich danych i wszystkich okresów i obszarów, czy wystarczające będzie przeniesienie wartościowo-ilościowego bilansu otwarcia)? a) Tak b) Tak c) Migracji danych mają podlegać: informacje z kont analitycznych (od 2004 roku), majątek trwały całość, płace całość (od 1996 roku), przeniesienie bilansu otwarcia ilościowowartościowego jest niewystarczające. 7