Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego 2015
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Spis treści 2 Nasze zobowiązaie do uczciwości Wiadomość od aszego Dyrektora geeraleg Filozofia i wartości przyświecające aszej działalości Nasz Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Ochroa aszych iteresów i aktywów Koflikty iteres Postępowaie z aszym mieiem i iformacjami Zarządzaie dokumetacją firmy Systemy, sieci, komuikacja drogą elektroiczą Kradzież lub przywłaszczeie mieia Własość itelektuala i iformacje poufe Bezpieczeństwo iformacji Kotakty ze środkami przekazu i społeczością fiasową Oszustwa i fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczeia Działalość reklamowa i promocyja Korzystaie z mediów społeczościowych Ochroa prywatości Ochroa prywatości Relacje z aszymi parterami bizesowymi, klietami, dostawcami i kokuretami Przepisy o kokurecji i przeciwdziałaiu praktykom moopolistyczym Przekupstwo Oferowaie lub przyjmowaie prezetów lub rozrywek Sakcje hadlowe Umowy z iymi stroami Nasze relacje z rządami Prowadzeie działalości z rządami Zatrudiaie pracowików państwowych Zaagażowaie firmy w politykę Szaowaie aszych współpracowików i społeczości Uczciwe praktyki zatrudiaia Miejsce pracy Prawa człowieka Środowisko Zgłaszaie wykroczeń i dochodzeia w sprawie zgłoszeń Zaczeie składaia raportów Dochodzeia Poufość Ochroa przed odwetem Często zadawae pytaia 3 4 5 6 7 8 10 10 11 12 13 14 14 16 18 18 19 20 21 21 22 24 25 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 36 37 38 39 39 40 41
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Nasze zobowiązaie do uczciwości 4 5 6 Wiadomość od aszego Dyrektora geeraleg Filozofia i wartości przyświecające aszej działalości Nasz Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego 3
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Wiadomość od aszego Dyrektora geeralego 4 Drodzy Współpracowicy, Jako pracowicy RELX Group jesteśmy iezwykle dumi z wkładu, jaki wosimy oraz ze sposobu, w jaki prowadzimy aszą działalość. Firma jest światowym liderem w dostarczaiu rozwiązań iformatyczych dla klietów profesjoalych w wielu brażach. Firma zatrudia poad 28 000 pracowików i działa w setkach społeczości a całym świecie, w których mieszkamy i pracujemy. Pomagamy aukowcom w dokoywaiu owych odkryć, prawikom w wygrywaiu spraw, lekarzom w ratowaiu życia, kierowikom w tworzeiu relacji hadlowych z klietami. Pomagamy grupom ubezpieczeiowym w oferowaiu klietom iższych ce poprzez lepszą aalizę ryzyka, podatikom i kosumetom w oszczędzaiu pieiędzy poprzez umożliwiaie rządom i istytucjom fiasowym wykrywaia oszustw. Nasz Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego zawiera stadardy i zasady, według których działamy. Kodeks wiąże się z aszymi zobowiązaiami a rzecz Wartości oraz Odpowiedzialości korporacyjej, tak aby stworzyć ramy i zapewić wytycze dotyczące działalości w sposób otwarty, uczciwy, etyczy i prycypialy. Kodeks, który dotyczy as wszystkich. Wyjaśia się w im, jak powiiśmy zachowywać się w miejscu pracy, a ryku oraz w społeczościach, w których działamy. Opisao w im także, w jaki sposób każdy z as powiie radzić sobie z różymi kwestiami prawymi i etyczymi. W Kodeksie wskazuje się asze zasady dotyczące środowiska oraz społeczości, jak też przepisy programu ONZ Global Compact, do którego RELX Group przystąpiła. Od aszych dostawców i wykoawców rówież wymaga się przestrzegaia kluczowych elemetów Kodeksu poprzez Kodeks Postępowaia dla Dostawców. Proszę uważie przeczytać, zrozumieć i stosować Kodeks, tak aby przyświecał Państwa pracy. Pomoże to am w zapewieiu, aby wszystkie asze działaia były w ajlepszym iteresie aszej firmy oraz aszych klietów. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytaia odośie do Kodeksu i jego zastosowaia, proszę porozmawiać ze swoim kierowikiem, działem zasobów ludzkich, prawikiem firmy, człokiem aszej Grupy ds. zgodości korporacyjej lub z człokiem Komisji ds. zgodości obszaru bizesowego. Zachęcam Państwa także do zgłaszaia wątpliwości oraz raportowaia wszelkich sytuacji, w których według Państwa mogło astąpić aruszeie Kodeksu. W Kodeksie wyjaśioo, w jaki sposób moża to zrobić. Wyjaśia się w im także, że ie będą tolerowae działaia odwetowe wobec osób, które odważą się wieść zgłoszeie. Nasze zachowaie decyduje o aszej reputacji. Jestem pewie, że wspólie zagwaratujemy, aby w dalszym ciągu spełiać wysokie stadardy, czego oczekuje się od wiodącego człoka globalej społeczości bizesowej. Dziękuję. Erik Egstrom Dyrektor aczely
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Filozofia i wartości przyświecające aszej działalości Dążymy do doskoałości w zatrudiaiu pracowików, tworzeiu produktów i usług, aszych relacjach z iymi oraz osiągaiu celów bizesowych w sposób otwarty, uczciwy, etyczy i prycypialy. Aby zrealizować to zobowiązaie: przestrzegamy aszych Wartości dot. orietacji a klieta, Doceiaia aszych ludzi, Pasji wygrywaia, Iowacji i Bezgraiczości; 5 działamy zgodie ze wszystkimi obowiązującymi prawami wszędzie, gdzie prowadzimy działalość; uczesticzymy w programie ONZ Global Compact, dobrowolej iicjatywie bizesowej mającej a celu ochroę praw człowieka, zapewieie sprawiedliwych i iedyskrymiujących praktyk pracy, ochroę środowiska oraz elimiację korupcji; staramy się prowadzić iteresy z klietami i dostawcami o wiarygodym profilu i dobrej reputacji; uikamy wspieraia orgaizacji zaagażowaych w dyskrymiację oraz liczymy, że asi pracowicy będą wykoywali swoją pracę w sposób przejrzysty i uczciwy.
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Nasz Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Poprzez zapozaie się z Kodeksem i stosowaie się do iego, stawiaie pytań oraz zgłaszaie wszelkich ielegalych bądź ieetyczych zachowań przyczyiasz się do przestrzegaia przez as wysokich stadardów etyczych oraz do realizacji aszego zobowiązaia a rzecz działaia zgodie z prawem. 6 Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego RELX Group pomaga w zrozumieiu i przestrzegaiu podstawowych reguł dot. zgodości i etyki mających zastosowaie do Twojej pracy. Wskazuje się w im rówież, kiedy i do kogo zwracać się z pytaiami. Obowiązuje o wszystkich pracowików, kierowików i dyrektorów we wszystkich aszych firmach. Kodeks odzwierciedla asze zobowiązaie a rzecz prowadzeia działalości w sposób etyczy i legaly. Jedakże ie opisuje się w im każdego prawa i zasady, które mogą mieć zastosowaie do każdej sytuacji. Upewij się, że przestrzegasz wszelkich dodatkowych zasad prowadzeia działalości przez RELX Group, które Ciebie dotyczą. Jeżeli któraś z tych zasad jest surowsza iż Kodeks, ależy przestrzegać surowszej zasady. Jesteś odpowiedzialy(-a) za zapozaie się z Kodeksem i stosowaie się do iego oraz za wykoywaie swojej pracy w sposób etyczy. W przypadku aruszeia Kodeksu lub iych zasad możesz podlegać procedurze aprawczej lub dyscypliarej bądź awet stracić pracę. Poważe sprawy możemy także zgłaszać władzom publiczym prowadzącym postępowaia prawe. RELX Group i każda z jej firm posiadają Komisje ds. zgodości, które wyzaczają kieruek i adzorują kwestie w zakresie zgodości z przepisami. Człokowie Komisji są wymieiei w wewętrzej sieci RELX Group oraz poszczególych firm. Pytaia dotyczące Kodeksu ależy zgłaszać swojemu kierowikowi, działowi zasobów ludzkich, prawikowi firmy, człokowi Grupy ds. Zgodości Korporacyjej lub człokowi Komisji ds. zgodości. Najlepiej zgłaszać pytaia dotyczące kokretych sytuacji, gdy się oe pojawiają, przed rozpoczęciem działań, które mogą potecjalie aruszyć obowiązujące prawo, Kodeks lub ie zasady. Jeśli jesteś świadkiem ielegalego lub ieetyczego działaia lub dowiadujesz się o takim działaiu, masz obowiązek to zgłosić. Zabraiamy działań odwetowych wobec pracowików, którzy zgodie ze swoim pełym przekoaiem zgłosili wystąpieie aruszeia. Kodeks ie jest umową o pracę. Obowiązuje o z zastrzeżeiem waruków istiejącej umowy o pracę lub istiejącego układu zbiorowego pracy, które Ciebie dotyczą i ie zmieia tych waruków. Do Zarządu RELX Group plc ależy ostatecza iterpretacja Kodeksu; Zarząd może w dowolym momecie dokoać rewizji Kodeksu, z zastrzeżeiem waruków obowiązujących układów zbiorowych pracy lub przepisów ustawodawstwa lokalego. JAKIE SĄ MOJE OBOWIĄZKI ZWIĄZANE Z KODEKSEM? Przeczytaie go i zrozumieie, w jaki sposób odosi się o do Twojej pracy Przestrzegaie reguł dot. zgodości oraz etyki, opisaych w Kodeksie Zajomość oraz przestrzegaie dodatkowych zasad i praw dotyczących kokretej sfery Twojej działalości, lokalizacji lub roli. Gdy kwestia zajduje się zarówo w Kodeksie, jak i w iych mających zastosowaie zasadach lub prawie, ależy zastosować surowsze wytycze Gdy ie jesteś pewie(-a), w jaki sposób Kodeks odosi się do kokretej sytuacji lub decyzji, którą masz podjąć, zadawaj pytaia Zgłaszaj wszelkie aruszeia lub podejrzeia aruszeń, które mogły według Ciebie astąpić, ie obawiając się odwetu?
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Ochroa aszych iteresów i aktywów 8 Koflikty iteres 10 Postępowaie z aszym mieiem i iformacjami Zarządzaie dokumetacją firmy Systemy, sieci, komuikacja drogą elektroiczą Kradzież lub przywłaszczeie mieia Własość itelektuala i iformacje poufe Bezpieczeństwo iformacji Kotakty ze środkami przekazu i społeczością fiasową 7 16 Oszustwa i fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczeia 18 Działalość reklamowa i promocyja 18 Korzystaie z mediów społeczościowych
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Koflikty iteresów Uikaj czyości lub iteresów fiasowych, które mogłyby pogarszać Twoje wyiki w pracy bądź ograiczać Twoją lojalość wobec RELX Group lub źle wpływać a decyzje, które podejmujesz w aszym imieiu. 8 Koflikt iteresów może astąpić, gdy zaagażujesz się w czyości lub będziesz prowadził(-a) iteresy fiasowe, które odciągają Cię lub ograiczają Twoje pełe, lojale i termiowe zaagażowaie w pracy; lub gdy będą oe mogły w iewłaściwy sposób wpłyąć a decyzje, które podejmujesz podczas pracy. Należy uikać takich kofliktów. Gdy kiedykolwiek uzasz, że możesz mieć koflikt lub gdy uzasz, że wygląda, jakbyś miał(-a) koflikt, powiieeś(-aś) przedyskutować tę sytuację ze swoim kierowikiem oraz przedstawicielem działu zasobów ludzkich. Niektóre widocze koflikty mogą zostać rozwiązae po prostu przez ich ujawieie. Ie ależy wyelimiować. Koflikty iteresów mogą astąpić a wiele sposobów. Często występujące przykłady obejmują: Zewętrze prace, zobowiązaia lub przyależości Gdy pracujesz, pełisz fukcję dyrektora, świadczysz usługi cosultigowe lub podpisujesz umowy a zleceia z ią firmą, może astąpić koflikt iteresów lub pozory kofliktu iteresów. Aby tego uikąć, ie agażuj się w żadą działalość jako freelacer lub działalość poboczą, bądź zatrudieie, które: w sposób egatywy wpływa a jakość bądź ilość pracy, którą wykoujesz dla as; staowi kokurecję dla jedej z aszych firm; sugeruje, że jesteśmy sposorem lub wspieramy Twoje zewętrze zatrudieie bądź orgaizację, dla której pracujesz; szkodzi aszej reputacji; lub wykorzystuje lub w egatywy sposób wpływa a asz czas, obiekty, zasoby i zaopatrzeie. Marco jest pracowikiem RELX Group, a poadto sprzedaje produkty żywieiowe. W czasie luchu Marco używa swojego służbowego komputera i adresu e-mail do powiadamiaia klietów o ziżkach, które oferuje a iektóre produkty. CZY JEST TO DOZWOLONE?? Odpowiedź: Nie. Pomimo że Marco może wykoywać to w swoim wolym czasie, korzysta z mieia firmy (swojego komputera roboczego oraz adresu e-mail) do prowadzeia działalości iezwiązaej ze swoją pracą.
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Udziały w iych przedsiębiorstwach Nie zezwalamy a posiadaie udziałów własościowych w firmach kokurecyjych ai firmach będących dostawcami lub klietami, z wyjątkiem iewielkich iwestycji w spółki będące w obrocie publiczym. Iwestowaie lub pożyczaie pieiędzy kokurecji jest zakazaym kofliktem iteresów. Jest im także posiadaie udziałów jedego z aszych klietów lub dostawców, z którym współpracujesz Ty lub współpracuje osoba Ci podlegająca. Prowadzeie takich iteresów ekoomiczych ie jest dozwoloe. Jedyym wyjątkiem od tego zakazu jest to, iż zezwalamy a iewielkie iwestycje w akcje firm w obrocie publiczym, które są aszymi kokuretami, dostawcami bądź klietami. Iwestycja jest iewielka, gdy jest w kwocie, która: ie wpłyie ai ie będzie stwarzać pozorów wpływu a Twoje decyzje podejmowae w aszym imieiu, biorąc pod uwagę Twoje uprawieia do stosowaia uzaiowości w zakresie aszych relacji z tą firmą, Twoje rocze wyagrodzeie lub ie zaczące czyiki; lub ie wpłyie a decyzje firmy, w którą zaiwestowałeś(-aś). W żadym przypadku ie możesz posiadać więcej iż 1% wyemitowaych akcji firmy w obrocie publiczym. Ograiczeia te ie dotyczą iwestycji poprzez fudusze powiericze, które są dozwoloe iezależie od wartości iwestycji. Jeśli masz portfele akcji, które są lub wzrastają do wartości większej iż te ograiczeia, powiieeś(-aś) iezwłoczie powiadomić swojego kierowika. Potecjaly koflikt iteresów istieje, gdy Twój współmałżoek, parter życiowy lub iy bliski człoek rodziy pracuje, jest kosultatem lub w iy sposób ma udziały fiasowe w firmie będącej aszym kokuretem, klietem bądź dostawcą, z którym współpracujesz. Musisz ujawić takie udziały swojemu kierowikowi oraz przedstawicielowi działu zasobów ludzkich. Upewij się, że ie ma pozorów iewłaściwej komuikacji lub kofliktu lojalościowego. Możliwości korporacyje Masz obowiązek zwiększaia aszych uzasadioych iteresów, gdy pojawia się ku temu okazja. Nieodpowiedie byłoby odiesieie korzyści osobistej z możliwości, które zostaą odkryte dzięki Twojej pozycji lub przy użyciu mieia, iformacji lub czasu firmy. 9 Nepotyzm Kofliktem jest adzorowaie lub podejmowaie decyzji o zatrudieiu lub zleceiu pracy komuś, kto jest rodzią lub z kim jest się w bliskim stosuku osobistym. Nie zabraiamy zatrudiaia lub zatrzymywaia człoków rodziy i ie chcemy agażować się w związki między współpracowikami mające miejsce za obopólą zgodą. Waże jest jedak zagwaratowaie, aby a osoby, pozorie i w rzeczywistości, ie miało wpływu istieie bliskich osobistych relacji. Nie możesz być bezpośredim przełożoym, egocjować, zatwierdzać lub w iy sposób brać udziału w decyzjach odośie do zatrudiaia, zatrzymywaia, awasów, zobowiązań umowych lub wyagrodzeia swojego współmałżoka, partera życiowego, człoków ajbliższej rodziy lub iych osób, z którymi masz bliskie osobiste relacje, które mogą w zaczy sposób potecjalie zagrażać Twojej możliwości podejmowaia iezależych, bezstroych decyzji bizesowych.
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Postępowaie z aszym mieiem i iformacjami 10 Z aszym mieiem i iformacjami ależy obchodzić się w sposób odpowiedzialy, bez iewłaściwego wykorzystywaia lub marotrawstwa. Nasze aktywa mają a celu pomóc Ci w osiągięciu celów Twojej idywidualej pracy, jak rówież aszych ogólych Zarządzaie dokumetacją firmy celów korporacyjych. Nie będziemy tolerować ielegalego lub w iy sposób iewłaściwego wykorzystaia mieia lub iformacji będących własością firmy. Należy rówież uważać i uikać ieostrożego stosowaia. Dokumetacja musi być dokłada, kompleta i termiowa, utrzymywaa zgodie z Wytyczymi Zarządzaia Dokumetacją RELX Group oraz z Harmoogramem Przechowywaia Dokumetacji, oraz z termiami zachowywaia dot. iszczeia dokumetacji. Przygotowywaie dokumetacji Rzetelość aszych ksiąg i dokumetacji jest ważym elemetem aszej wiarygodości. Liczymy, że będziesz prowadził(-a) księgi rachukowe i dokumetację, które w sposób prawidłowy i słuszy będą odzwierciedlały wszystkie trasakcje. Dzięki temu akcjoariusze i społeczeństwo uzyskują od as komplete, dokłade, termiowe i łatwe do zrozumieia iformacje fiasowe. Podobie wszelka dokumetacja iefiasowa, którą tworzysz, musi być dokłada, kompleta i wykoywaa a czas. Obejmuje to a przykład dokumetację kosztów, sprzedaży, karty czasu pracy, raporty dot. kosztów, dokumetację dot. listy płac i świadczeń, dokumetacje regulacyje, umowy i zakupy. W ostatim tygodiu kwartału Ia rozważa wstrzymaie się przez tydzień z zaksięgowaiem wydatków a zaopatrzeie, które otrzymał a początku tego miesiąca, tak aby ie wpłyęły oe a dochodowość w tym kwartale. CZY MOŻE TAK POSTĄPIĆ? Odpowiedź: Nie. Ia powiie przygotowywać wszystkie wewętrze raporty i dokumetację w sposób prawdziwy i dokłady. Nasza wiarygodość i dobre imię zależą od dokładości aszych ksiąg rachukowych, dokumetacji i przedstawiaych iformacji. Wszystkie koszty powiy zostać zaksięgowae w okresie, w którym zostały poiesioe.?
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Przechowywaie dokumetacji Zgodie z prawem musimy przechowywać pewą dokumetację bizesową przez określoy czas. Aby spełiać te wymagaia oraz aby oszczędzać przestrzeń i ograiczać koszty przechowywaia, musisz przechowywać lub usuwać dokumetację zgodie z wymogami Wytyczych Zarzdzaia Dokumetacj oraz Harmoogramu Przechowywaia Dokumetacji. Obejmuje to kopie papierowe dokumetów, wiadomości e-mail, dae elektroicze przechowywae w jakikolwiek sposób oraz dokumetację w jakiejkolwiek iej formie. Czasami trzeba zachować pewą dokumetację a dłużej iż wyosi ormaly okres przechowywaia. Dzieje się tak, gdy posiadasz dokumetację związaą z bieżącym, grożącym lub słuszie oczekiwaym procesem sądowym, dochodzeiem rządowym lub wezwaiem do sądu odośie dokumetów bądź iformacji. W razie wystąpieia takich sytuacji musisz zatrzymać wszelką możliwie powiązaą dokumetację w jakiejkolwiek formie, Obecie, gdy wiele z lokalizacji RELX Group posiada iemalże ieograiczoą pamięć do przechowywaia wiadomości e-mail w chmurze, Frieda założyła, że ie musi już usuwać żadych wiadomości e-mail. CZY MA RACJĘ? Odpowiedź: Nie. Wielu typów dokumetacji ie ależy przechowywać przez czas ieokreśloy. Większość dokumetacji, którą ależy przechowywać przez długie okresy, ie powia być przechowywaa w plikach e-mail. Posiadaie ieograiczoej pamięci do przechowywaia ie ograicza koieczości aktywego zarządzaia pocztą elektroiczą i usuwaia wiadomości e-mail, które ależy usuąć zgodie z Wytyczymi Zarządzaia Dokumetacją oraz Harmoogramem Przechowywaia Dokumetacji.? atychmiastowo wstrzymując wszelkie zwyczajowe usuwaie lub zmiaę dokumetów związaych z podmiotami sporu, dochodzeia lub wezwaia do sądu. Prawik firmy skotaktuje się z Tobą, jeżeli otrzymamy iformacje o rzeczywistej lub oczekiwaej sprawie sądowej lub działaiu rządu, co będzie wymagało stałego zachowaia dokumetacji. 11 Systemy, sieci, komuikacja drogą elektroiczą Musisz korzystać z systemów RELX Group do celów bizesowych i mieć świadomość, że korzystaie z ich przez Ciebie ie jest prywate. Wszelka komuikacja i iformacje przekazae, otrzymae, stworzoe lub przechowywae a komputerze, telefoie lub iym firmowym systemie iformacyjym (łączie systemy ) są własością RELX Group. Musisz korzystać z aszych systemów w odpowiedi sposób i zgodie z obowiązującymi zasadami. Dopuszczale wykorzystaie Nasze systemy są przezaczoe do celów związaych z aszą działalością. Mimo że możesz korzystać z tych systemów do ograiczoych celów prywatych, wykorzystaie takie ie powio kolidować z Twoją pracą ai przeszkadzać współpracowikom lub szkodzić aszym ogólym iteresom. Nigdy ie moża wykorzystywać systemów lub sprzętu firmowego do: ękaia, zastraszaia lub czyieia dyskrymiujących bądź oszczerczych uwag a temat iych; tworzeia, wysyłaia, świadomego otrzymywaia, uzyskiwaia dostępu oraz pobieraia materiałów seksualie iedwuzaczych, obelżywych, obraźliwych lub bluźierczych; hazardu; świadomego wprowadzaia złośliwego oprogramowaia, a przykład wirusów, do dowolej sieci bądź dowolego serwera RELX Group; łamaia prawa autorskiego, tajemicy hadlowej, patetu lub iych praw własości itelektualej iej stroy lub jakiegokolwiek iego celu, który łamie asze zasady lub może prowadzić do odpowiedzialości, bądź powodować szkody dla firmy. Jeżeli masz pytaia dotyczące korzystaia z systemów firmy lub iformację o wątpliwym lub zakazaym korzystaiu z ich, ależy iezwłoczie skotaktować się ze swoim kierowikiem.
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Prywatość Jeżeli pracujesz w Staach Zjedoczoych, ie ależy oczekiwać prywatości w zakresie elemetów, które tworzysz, przechowujesz, wysyłasz lub otrzymujesz przy użyciu aszych systemów. Nawet w krajach o bardziej restrykcyjych stadardach ochroy prywatości ie gwaratujemy poufości wykorzystaia przez Ciebie aszych systemów. Wiadomości e-mail oraz z poczty głosowej, jak też korzystaie z Iteretu, podlegają przejmowaiu i ujawiaiu iym osobom podczas procesów sądowych bądź dochodzeń. W prawie dozwoloych przypadkach możemy moitorować wykorzystywaie przez Ciebie aszych systemów do uzasadioych celów bizesowych. Dla przykładu, obejmuje to staraia w celu zapobieżeia podejrzaemu ielegalemu zachowaiu lub iemu iewłaściwemu wykorzystaiu systemów lub w celu zapewieia, że w odpowiedi sposób odpowiadamy aszym klietom i iym osobom, z którymi prowadzimy iteresy. 12 Kradzież lub przywłaszczeie mieia Zabraiamy rzeczywistej kradzieży lub prób kradzieży, bądź iewłaściwego użycia mieia firmy lub własości prywatej iych pracowików. Obejmuje to admiere lub bezprawe korzystaie z mieia firmy. Zabroioa kradzież lub adużycie mieia firmy może mieć róże formy, w tym: kradzież dostaw, sprzętu, dokumetów, gotówki lub iego mieia rzeczowego; admiere korzystaie z telefoów, komputerów, kserokopiarek, faksów lub iego sprzętu do celów iezwiązaych z aszą działalością; wykorzystywaie aszych iformacji zastrzeżoych, tajemic hadlowych lub iych aktywów bez upoważieia; oraz otrzymywaie korzyści osobistych od klieta, dostawcy lub iych podmiotów, z którymi prowadzimy działalość, które to korzyści odpowiedio ależą do as. dostarczaie fałszywych kart czasu pracy lub raportów o kosztach;
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Własość itelektuala i iformacje poufe Tak jak wszelka własość firmy, iformacje poufe oraz własość itelektuala muszą być chroioe i przechowywae w aszych biurach, z wyjątkiem sytuacji, gdy będzie to koiecze dla celów bizesowych. Musisz chroić asze iformacje poufe i zastrzeżoe, tajemice hadlowe i ią własość itelektualą (w tym prawa autorskie, zaki hadlowe i patety) tak samo staraie, jak chroisz wszelką ią istotą własość firmy. Ozacza to odpowiedie wykorzystaie oraz ochroę poufości iformacji. Przykłady kategorii iformacji, które uważa się za poufe lub zastrzeżoe: relacje z klietami; play ceowe; opracowywae produkty i usługi; progozy i dokumetacja fiasowa; oraz przyszłe abycia lub zbycia aktywów. Wskazówki dotyczące ozaczaia i postępowaia z różymi rodzajami iformacji firmowych zajdują się w Procedurach Klasyfikacji Wartoci Iformacji. Wszelkie dokumety, pliki, dokumetacja i raporty, które abędziesz lub stworzysz w trakcie swojego zatrudieia, ależą do RELX Group. Możesz wyieść orygiały lub kopie takiej własości z jedego z aszych biur jedyie, gdy będzie to koiecze, byś mógł/mogła wykoać swoją pracę. Musisz zwrócić taką dokumetację iezwłoczie i w dowolym momecie a żądaie. Jeśli jesteś zaagażoway(-a) w kupo bądź zbycie aktywów, może zaistieć koieczość podpisaia przez Ciebie umowy o zachowaiu poufości. Od czasu do czasu będziemy mieli własość itelektualą lub iformacje poufe bądź zastrzeżoe ależące do iych osób. Może to obejmować licecjoowae materiały objęte prawem autorskim lub iformacje, które abyliśmy w trakcie propoowaego abycia. Kopiować i wykorzystywać własość itelektualą lub iformacje stroy trzeciej możesz jedyie wtedy, gdy wykorzystaie ich przez Ciebie jest zgode z mającymi zastosowaie prawami i umowami z ich właścicielem. 13 Olivia i jej współpracowicy z RELX Group opracowują zastrzeżoe algorytmy w celu poprawy trafości wyików wyszukiwaia. Jede z jej algorytmów ie został wybray do wprowadzeia, tak więc zdecydowała się podarować produkt swojej pracy uiwersytetowi. CZY MOŻE TO ZROBIĆ? Odpowiedź: Nie. Praca Olivii staowi własość itelektualą ależącą do firmy. Nie może oa podzielić się pracą z ikim, chyba że uzyska kokrete upoważieie do tego, awet jeżeli firma ie plauje obecie wykorzystaia tej pracy.?
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Bezpieczeństwo iformacji Każdy z as musi chroić iformacje, które am powierzoo w aszej pracy. Musimy być starai w zapobiegaiu bezprawemu dostępowi do aszych systemów i daych. Masz obowiązek zajomości i przestrzegaia wszystkich zasad oraz praktyk opracowaych w celu ochroy aszych iformacji. Obejmuje to a przykład: przesyłaie poufych lub tajych iformacji jedyie wtedy, gdy jesteś do tego upoważioy(-a), z zachowaiem odpowiedich środków bezpieczeństwa w celu ochroy iformacji. 14 zachowaie poufości i ieudostępiaie azw/ umerów idetyfikacji użytkowika ai haseł; odpowiedie raportowaie prób uzyskaia dostępu lub uszkodzeia aszych systemów poprzez taktyki, takie jak phishig, preteksty czy socjotechiki; czytaie i przestrzegaie komuikatów wystosowaych przez firmę oraz wskazówek odośie do utrzymywaia bezpieczeństwa iformacji; ieistalowaie osobistego lub ieautoryzowaego oprogramowaia a komputerach firmowych lub urządzeiach mobilych przekazaych przez firmę, takich jak smartfoy czy tablety; fizycze bezpieczeństwo i ochroa haseł a wszystkich urządzeiach przeośych (laptopy, tablety, smartfoy) i urządzeiach do przechowywaia; ietrzymaie a biurku oraz w strefach pracy iformacji wrażliwych oraz IJeżeli Twoja praca obejmuje dostęp do daych osobowych, dokumetacji publiczej bądź iych iformacji wrażliwych, upewij się, że zasz i przestrzegasz wszystkich mających zastosowaie zasad i praw odośie do tych iformacji. Jeżeli masz pytaia bądź wątpliwości odośie do bezpieczeństwa iformacji, skotaktuj się ze swoim kierowikiem, swoim kierowikiem ds. bezpieczeństwa daych lub z prawikiem firmy. Osoba dzwoiąca, przedstawiająca się jako ispektor ds. bezpieczeństwa iformacji, prosi Audrey o podaie jej daych logowaia, by sprawdzić, czy ma a swoim komputerze zaistalowae ajowsze oprogramowaie atywirusowe. CZY AUDREY POWINNA PODAĆ DZWONIĄCEMU TE DANE? Odpowiedź: Nie. Nigdy ie ależy udzielać ikomu dostępu do swoich daych logowaia.? Kotakty ze środkami przekazu i społeczością fiasową Jedyie uprawiei pracowicy mogą komuikować się z mediami lub ze społeczością fiasową. Realizujemy Politykę iformacyją w celu zagwaratowaia, aby wszelkie raporty i komuikaty prasowe były emitowae kosekwetie i z odpowiedimi uprawieiami. Nie możesz podawać iformacji ai odpowiadać a zapytaia z mediów lub ze społeczości fiasowej bez odpowiedich uprawień. Zamiast tego kieruj zapytaia astępująco: kieruj zapytaia mediów dotyczące aszej firmy macierzystej, szczególie dotyczące kwestii fiasowych i iych poufych kwestii, do Działu komuikacji korporacyjej RELX Group; kieruj zapytaia mediów o swoją idywidualą działalość tak, jak jest to wymagae w zasadach i procedurach Twojej jedostki bizesowej; kieruj zapytaia o iformacje lub wizyty a tereie istytucji fiasowych, brokerów, aalityków, kometatorów, udziałowców lub iych człoków społeczości fiasowej i iwestycyjej, do Działu fiasów korporacyjych RELX Group.
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Zapytaia o iformacje od prawików i orgaów rządowych Jeżeli skotaktuje się z Tobą prawik, który as ie reprezetuje lub ageci rządowi, śledczy lub ie stroy trzecie poszukujące iformacji dot. firmy lub dokumetów odośie do potecjalego lub rzeczywistego sporu sądowego lub dochodzeia, powiieeś(-aś) iezwłoczie powiadomić prawika firmy. Jest to koiecze awet wtedy, gdy prośba taka ie dotyczy kwestii, która dotyczy aszej firmy. Jedostka bizesowa Fracisa ogłosiła właśie przejęcie, które może mieć pozytywy wpływ a lokalą społeczość. Bloger bizesowy wysłał Fracisowi wiadomość tekstową, pytając go, co sądzi o tym abyciu. CO FRANCIS POWINIEN ZROBIĆ? Niezwłocze skierowaie się do prawika firmy jest kluczowe, jeżeli otrzymasz pozew, wezwaie do sądu lub iy dokumet prawie wymagający pojawieia się osobiście lub wydaia odpowiedzi do kokretej daty. Nasz prawik ocei sytuację, określi odpowiedią odpowiedź i doradzi pracowikom, którzy muszą być świadomi sytuacji.? 15 Odpowiedź: Fracis powiie uprzejmie odmówić odpowiedzi a pytaie i skierować blogera do działu komuikacji swojej firmy. Jedyie osoby upoważioe do wypowiadaia się w imieiu firmy powiy odpowiadać a zapytaia mediów. Nieautoryzowae lub iewłaściwe odpowiedzi mogą mieć szkodliwe lub ie iepożądae kosekwecje dla firmy.
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Oszustwa i fałszywe lub wprowadzające w błąd oświadczeia Wszelkie raporty oraz oświadczeia uste i piseme a temat aszej działalości muszą być dokłade i ie mogą wprowadzać w błąd. 16 Nasza wiarygodość i dobre imię zależą od dokładości aszych ksiąg rachukowych, dokumetacji i przedstawiaych iformacji. Ściśle zabraiamy wszelkich prób oszukaia klieta, dostawcy, udziałowca, audytora lub iej osoby, z którą się komuikujemy bądź prowadzimy działalość. Obejmuje to dokoywaie, świadomie lub lekkomyślie, fałszywych lub wprowadzających w błąd oświadczeń ustych bądź pisemych, lub pomiięć dotyczących aszych produktów, usług, stau fiasowego, zasad, bezpieczeństwa, prywatości bądź praktyk odośie zgodości. Jeżeli komuikujesz się z aszymi wewętrzymi bądź zewętrzymi audytorami, musisz podać wszelkie iformacje potrzebe w związku z przygotowaiem raportów z audytów oraz skorygować wszelkie widocze iewłaściwe iterpretacje tych iformacji przed publikacją związaych z imi raportów. Należy rówież przygotowywać wszystkie wewętrze raporty i dokumetację w sposób prawdziwy i dokłady. Tasha dokouje prezetacji potecjalemu klietowi, który zadaje kilka pytań a temat aszych produktów. Tasha ie jest pewa odpowiedzi, lecz chce zrobić dobre wrażeie, wymyśla więc odpowiedź, która brzmi rozsądie. CZY TO WŁAŚCIWE PODEJŚCIE? Odpowiedź: Nie. Zawsze lepiej być precyzyjym i podtrzymać aszą reputację oraz wiarygodość iż pomijać fakty i prezetować potecjalie ieprawdziwe iformacje. Tasha lepiej przysłużyłaby się RELX Group oraz potecjalemu klietowi, gdyby zaoferowała zbadaie daej kwestii i krótko potem podała dobrą odpowiedź.?
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Oszustwa a giełdzie papierów wartościowych Nielegale jest oszukiwaie lub próba oszukaia kogokolwiek w związku z papierami wartościowymi firmy w obrocie publiczym, w tym z akcjami RELX Group oraz jakiejkolwiek iej firmy, o których możesz posiąść istote, iepublicze iformacje podczas swojej pracy w RELX Group. Przykłady ielegalych działań: podawaie do publiczej wiadomości fałszywych lub wprowadzających w błąd istotych iformacji o as lub o iej firmie w obrocie publiczym; iepodawaie do publiczej wiadomości istotych iformacji, o których powio być wiadomo (z zastrzeżeiem wymogów aszych zasad dot. kotaktów z mediami i ze społeczością fiasową, jak opisao powyżej); kupo lub sprzedaż papierów wartościowych w oparciu o istotą, iepubliczą wiedzę; lub podawaie takich iformacji iym osobom, które mogą wykorzystać je do kupa lub sprzedaży papierów wartościowych. Istote, iepublicze iformacje określa się jako iformacje poufe. Iformacje są istote, jeżeli mogą mieć wpływ a ceę papierów wartościowych lub jeżeli racjoaly iwestor uza je za waże przy podejmowaiu decyzji o kupie lub sprzedaży tych papierów wartościowych. Iformacje są iepublicze, jeżeli ie zostały ujawioe w roczym lub okresowym raporcie dla akcjoariuszy, w komuikacie prasowym lub w publiczych sprawozdaiach dla władz regulacyjych. Gdy masz wątpliwości, ależy założyć, że iformacje, które pozyskujesz jako pracowik RELX Group, są istote i iepublicze. Jeżeli masz jakiekolwiek pytaia odośie do kupa lub sprzedaży papierów wartościowych, gdy chodzi (lub może chodzić) o iformacje wewętrze, ależy zapytać prawika firmy przed kupem/sprzedażą tych papierów wartościowych. Jeżeli ma to zastosowaie, musisz przestrzegać aszego Kodeksu Postępowaia z Akcjami przed kupem/sprzedażą papierów wartościowych aszych firm. 17 Jorge dowiaduje się, że jego firma dokoa przejęcia spółki kokurecyjej, co może spowodować wzrost ce akcji kokureta. Decyduje się a zakup pakietu akcji spółki kokurecyjej i sugeruje swojej siostrze, aby zrobiła to samo. Czy jest to dozwoloe? Odpowiedź: Nie. Jorge ie może sam zarabiać a poufych iformacjach, ai też dzielić się takimi iformacjami z iymi, aby sami mogli to zrobić. Dotyczy to obrotu akcjami RELX Group lub iej firmy. Iformacje poufe to istote, iepublicze iformacje, które mogą mieć wpływ a ceę papierów wartościowych lub które racjoaly iwestor uza za waże przy decyzji o kupie lub sprzedaży papierów wartościowych.?
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Działalość reklamowa i promocyja 18 Sprawiedliwe i rzetele praktyki reklamowe i sprzedażowe są wymagae przez prawo. Służą oe także zachowywaiu wartości firmy (goodwill) i aszej reputacji. Wszelkie stwierdzeia w reklamach oraz ie oświadczeia w jakiejkolwiek formie Korzystaie z mediów społeczościowych drukowaej, elektroiczej i iej muszą być prawdziwe i mieć uzasadioe podstawy. Muszą także być potwierdzoe przed publikacją lub rozpowszechieiem. Dotyczy to także prezetacji ustych lub awet ieformalych rozmów, gdzie możesz dokoywać jakichkolwiek obiektywych, faktyczych lub wymierych kometarzy odośie do aszych produktów lub usług, lub produktów/ usług iych firm. Platformy mediów społeczościowych pomagają am umaciać asze marki, promować asze produkty i usługi, a także budować więzi z obecymi i potecjalymi klietami. Jedakże podczas korzystaia z mediów społeczościowych ależy: wykazywać uczciwość osobistą, profesjoalizm oraz odpowiedzialość; chroić asze prawa do własości itelektualej oraz prawa stro trzecich; reprezetować bądź wypowiadać się w imieiu RELX Group jedyie wtedy, gdy masz do tego upoważieie oraz ie ujawiać iformacji poufych ai iych iformacji chroioych. Powyższe środki ostrożości dotyczą czyości w mediach społeczościowych zatwierdzoych bądź sposorowaych przez firmę. Dotyczą oe także Twojego osobistego korzystaia z mediów społeczościowych, gdy: idetyfikujesz się jako pracowik jedej z firm RELX Group; publikujesz iformacje dotyczące aszych firm, produktów, usług lub kokuretów lub omawiasz lub awiązujesz kotakt z iymi pracowikami lub z aszymi autorami, wydawcami, klietami, agetami, dostawcami bądź iymi parterami. W celu uzyskaia dodatkowych iformacji ależy odieść się do Zasad dot. mediów społeczo ciowych RELX Group. Jo jest pracowikiem RELX Group i lubi podawać iformacje oraz opiie w oparciu o doświadczeia ze swojej pracy w dyskusjach grupowych a LikedI. Współpracowik powiedział Joowi, że jego działaia podlegają Zasadom dot. mediów społeczościowych firmy. Jo ie zgadza się ze swoim współpracowikiem, gdyż robi to w swoim wolym czasie i a swoim prywatym kocie LikedI. Kto ma rację? Odpowiedź: Rację ma współpracowik Joa. Jo ie ma zakazu takich działań, lecz podlega zasadom, gdyż prawdopodobie zostaie zidetyfikoway jako pracowik RELX Group i dlatego też może być postrzegay, jak gdyby wypowiadał się w imieiu firmy. Jeżeli publikuje o iformacje o produktach, usługach i kokuretach RELX Group lub jeżeli awiązuje kotakt z iymi osobami związaymi ze swoją pracą, podlega zasadom. Dlatego też musi o zać i przestrzegać Zasad dot. mediów społeczościowych RELX Group oraz wszelkich dodatkowych zasad lub wytyczych dostarczoych przez swoją firmę.?
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Ochroa prywatości 20 Ochroa prywatości 19
RELX Group Kodeks Etyki i Postępowaia Zawodowego Ochroa prywatości Zobowiązujemy się chroić prywatość i bezpieczeństwo daych osobowych związaych z aszymi klietami, pracowikami, kosumetami i iymi podmiotami oraz przestrzegać wszystkich praw regulujących sposób, w jaki traktujemy te iformacje. 20 W trakcie aszej działalości możemy zbierać, zatrzymywać i wykorzystywać dae osobowe aszych klietów, dostawców, pracowików, kadydatów do zatrudieia oraz udziałowców w celach, do jakich zostały zebrae. Dae osobowe to wszelkie iformacje, które mogą zostać wykorzystae do idetyfikacji osoby fizyczej. Obejmują oe takie iformacje, jak imię i azwisko osoby, adres lub umer telefou, bądź jej umer idetyfikacji admiistracyjej. Chcemy stworzyć środowisko pewości i zaufaia, które zachęca osoby do podawaia swoich daych osobowych RELX Group, adekwatie do aszych potrzeb bizesowych. Umożliwia am to lepsze zrozumieie ich potrzeb, a zatem dostarczeie im lepszych iformacji, usług i produktów. W tym celu ależy: przestrzegać obowiązujących praw i zasad firmowych, związaych z ochroą i wykorzystaiem daych osobowych; ie zbierać, przetwarzać, wykorzystywać, ujawiać ai przechowywać daych osobowych, chyba że będzie to miało uzasadioy cel bizesowy i gdy dostarczoe zostaą odpowiedim osobom wszelkie koiecze powiadomieia; oraz staraie przestrzegać zasad firmy oraz iych środków ochroy związaych z odpowiedią klasyfikacją, zbieraiem, przetwarzaiem, wykorzystywaiem, ujawiaiem, przechowywaiem, przekazywaiem oraz usuwaiem daych osobowych. Należy starać się chroić takie iformacje tak, jak gdyby dotyczyły Ciebie.