Zasada dotycząca zatrudniania byłych i obecnych pracowników administracji rządowej oraz osób działających w jej imieniu

Transkrypt

1 Zasada dotycząca zatrudniania byłych i obecnych pracowników administracji rządowej oraz osób działających w jej imieniu Deklaracja zasady: Pracownicy firmy 3M i te osoby trzecie, do których ma zastosowanie ta zasada, muszą przestrzegać wszystkich wymogów prawnych w zakresie rekrutacji i zatrudniania byłych i obecnych pracowników administracji rządowej i obieralnych urzędników, w tym członków ich najbliższych rodzin. W przypadku gdy firma 3M chce zatrzymać dowolną osobę jako pracownika lub osobę działającą w jej imieniu, przepisy prawa ograniczają zakres rozmów na temat zatrudnienia i moment, kiedy takie rozmowy mogą nastąpić oraz wyznaczają czas, kiedy pracownicy administracji rządowej lub obieralni urzędnicy mogą zostać zatrudnieni i określają rodzaj pracy, jaką mogą oni wykonywać dla firmy 3M. Pracownicy firmy 3M muszą uzyskać wcześniejszą zgodę od pracowników działu Human Resources firmy 3M przed omówieniem możliwego doradztwa dla firmy 3M lub zatrudnienia w firmie 3M z byłymi lub obecnymi pracownikami administracji rządowej, obieralnymi urzędnikami i członkami ich rodzin, lub przed złożeniem im oferty zatrudnienia. Cel: Zatrudnianie lub omówienie możliwego zatrudnienia byłych i obecnych pracowników administracji rządowej i obieralnych urzędników oraz członków ich rodzin może stworzyć wrażenie, nawet jeśli jest ono mylne, że firma 3M próbuje wpływać na decyzję administracji państwowej w zakresie zakupu produktów firmy 3M lub że wynagradza takie decyzje, lub że próbuje mieć wpływ na to, w jaki sposób egzekwowane są przepisy ustawowe i wykonawcze odnoszące się do firmy 3M. Aby uniknąć chociażby pozorów wywierania niewłaściwego wpływu, niezwykle ważne jest, aby przestrzegać zasady Zatrudnianie byłych i obecnych pracowników administracji rządowej. Zasada ta dotyczy wszystkich pracowników firmy 3M oraz może dotyczyć osób działających w jej imieniu. Dalsze informacje na temat tego, kiedy osoby trzecie są zobowiązane do przestrzegania Zasad Kodeksu Postępowania, znajdują się w części Zasada dotycząca przestrzegania przepisów. Dodatkowe wskazówki: Wiele krajów posiada przepisy regulujące zatrudnianie byłych i obecnych krajowych, stanowych, okręgowych lub lokalnych pracowników administracji rządowej, obieralnych urzędników, a w niektórych przypadkach także członków ich rodzin na stanowisku pracownika lub osoby działającej w imieniu danego podmiotu. Pracownicy firmy 3M mają następujące obowiązki: o Należy przestrzegać wszystkich przepisów ustawowych i wykonawczych w zakresie rekrutacji i zatrudniania byłych i obecnych krajowych (wojskowych i cywilnych), stanowych, okręgowych i lokalnych pracowników administracji rządowej lub obieralnych urzędników, lub członków ich rodzin. o W razie pytań należy zasięgnąć opinii wyznaczonego radcy prawnego lub, w przypadku USA, pracownika działu ds. przestrzegania przepisów dotyczących umów publicznych. o Przed skontaktowaniem się z byłymi lub obecnymi krajowymi, stanowymi, okręgowymi lub lokalnymi pracownikami administracji rządowej, obieralnymi urzędnikami lub członkami ich rodzin w sprawie zatrudnienia zarówno na stanowisku pracownika firmy 3M, jak i osoby działające w jej imieniu należy zasięgnąć opinii radcy prawnego firmy 3M. 1 Obawy należy zgłaszać na stronie ETHICS.com lub pod numerem M ETHICS w Stanach Zjednoczonych. Bezpłatne numery telefonów dla innych krajów znajdują się na stronie ETHICS.COM. 3 3M v2

2 Zasada dotycząca zatrudniania byłych i obecnych pracowników administracji rządowej oraz osób działających w jej imieniu Przepisy ustawowe i wykonawcze, które regulują proces rekrutacji i zatrudniania byłych i obecnych pracowników administracji rządowej lub urzędników są często bardzo skomplikowane. Obowiązujące przepisy ustawowe i wykonawcze mogą: (1) wprowadzać ograniczenia w rozmowach o możliwości zatrudnienia, zarówno w charakterze pracowników, jak i osób działających w imieniu firmy; (2) na pewien czas zakazać firmie 3M zatrudnienia ich jako pracowników lub osoby działające w jej imieniu; lub (3) w pewnych okresach nakładać ograniczenia w zakresie rodzaju pracy, jaką mogą oni wykonywać na rzecz lub w imieniu firmy 3M po ich zatrudnieniu na stanowisku pracownika firmy 3 M lub osoby działającej w jej imieniu. Zgodnie z tą zasadą i obowiązującymi przepisami miejscowymi, należy uzyskać wcześniejszą zgodę od działu Human Resources firmy 3M przed omówieniem możliwego doradztwa lub pracy dla firmy 3M z poniżej wymienionymi osobami, lub składania ofert zatrudnienia (osobiście, telefonicznie, faksem lub em) poniższym osobom: o dowolny obecny lub były pracownik krajowej (wojskowej lub cywilnej), stanowej, okręgowej lub lokalnej administracji rządowej, lub obierany urzędnik; lub o dowolny członek rodziny obecnego lub byłego pracownika krajowej, federalnej (wojskowej lub cywilnej), stanowej, okręgowej lub lokalnej administracji rządowej, lub miejscowego urzędnika rządowego. Amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (ang. Foreign Corrupt Practices Act) oraz przepisy innych krajów dotyczące przeciwdziałania przekupstwu lub korupcji mogą klasyfikować zatrudnienie członka rodziny urzędnika rządowego jako formę przekupstwa, w zależności od powodu zatrudnienia takiej osoby, jej kwalifikacji oraz możliwości danego urzędnika rządowego w zakresie podejmowania decyzji, które mogą wpłynąć na działalność firmy 3M. Należy zapoznać się z Zasadą przeciwdziałania korupcji, aby uzyskać informacje na temat definicji terminu urzędnik rządowy. Krewni urzędników rządowych mogą być zatrudniani przez firmę 3M. Należy jednak zachować szczególną ostrożność, gdy kandydatem do pracy jest bliski krewny (np. małżonek, dziecko, rodzeństwo, siostrzenica, bratanek, ciotka lub wuj) urzędnika rządowego, który jest w stanie wpływać na decyzje związane z zakupami, zamówieniami lub użytkowaniem produktów, lub usług firmy 3M, lub na wszelkie inne działania administracji rządowej, które mogłyby faworyzować firmę 3M. W takich przypadkach bliscy krewni danego urzędnika rządowego mogą zostać zatrudnieni tylko w przypadku, gdy: 1) zatrudniana osoba spełnia standardy i posiada odpowiednie kwalifikacje, które mają zastosowanie do wszystkich osób pracujących dla firmy 3M na podobnych stanowiskach; 2) stanowisko zostało poprawnie zatwierdzone i został dla niego wyznaczony jasny cel biznesowy oraz nie zostało stworzone jako specjalne stanowisko dla krewnego urzędnika państwowego; oraz 2 Obawy należy zgłaszać na stronie ETHICS.com lub pod numerem M ETHICS w Stanach Zjednoczonych. Bezpłatne numery telefonów dla innych krajów znajdują się na stronie ETHICS.COM. 3 3M v2

3 Zasada dotycząca zatrudniania byłych i obecnych pracowników administracji rządowej oraz osób działających w jej imieniu 3) zatrudniona osoba przestrzega procedur zachowania przejrzystości i unikania konfliktów interesów, czego firma 3M oczekuje od wszystkich swoich pracowników mających kontakty z urzędnikami rządowymi. Jednak jeżeli kandydatura danej osoby jest brana pod uwagę wyłącznie ze względu na możliwości jej krewnych w zakresie wpływania na decyzję na korzyść firmy 3M, taki kandydat nie może zostać zatrudniony. W takich okolicznościach samo zaoferowanie kandydatowi pracy może naruszać tę zasadę. W Stanach Zjednoczonych mające zastosowanie przepisy ustawowe i wykonawcze różnią się w zależności od statusu danego amerykańskiego pracownika administracji rządowej (czynny pracownik lub pracownik na emeryturze, z Departamentu Obrony lub pracownik cywilny, żołnierz poborowy lub oficer, pracownik organów władzy wykonawczej lub władzy ustawodawczej) lub obieralnego urzędnika, w zależności od tego, czy dany pracownik lub urzędnik, lub ich podwładni byli zaangażowani w dowolną sprawę, która miała wpływ na interesy finansowe lub biznesowe firmy 3M, w zależności od wynagrodzenia lub uposażenia danego pracownika, lub urzędnika podczas pracy w służbie publicznej oraz w zależności od czasu, jaki upłynął od opuszczenia przez danego pracownika lub urzędnika pracy w służbie publicznej. Każda sytuacja musi być rozpatrywana dla każdego przypadku z osobna. W Stanach Zjednoczonych dział HR i dział ds. przestrzegania przepisów dotyczących umów publicznych współpracują ze sobą w celu ujawniania i rozważania istotnych informacji w tym zakresie. Należy odłożyć wszelkie rozmowy na temat ewentualnego zatrudnienia w firmie 3M lub świadczenia na jej rzecz usług doradczych inicjowane przez obecnych lub byłych pracowników krajowej, stanowej, okręgowej lub lokalnej administracji rządowej, lub obieralnych urzędników, dopóki nie zostanie to skonsultowane z działem Human Resources, wyznaczonym radcą prawnym firmy 3M, a w Stanach Zjednoczonych z działem ds. przestrzegania przepisów dotyczących umów publicznych i nie zostanie ustalone, że takie rozmowy są prawnie dozwolone. Byli pracownicy krajowej, stanowej, okręgowej lub lokalnej administracji rządowej, lub obieralni urzędnicy, którzy są pracownikami firmy 3M lub osobami działającymi w jej imieniu, muszą przestrzegać wszystkich przepisów dotyczących unikania konfliktu interesów w administracji publicznej (tzw. syndrom drzwi obrotowych) mających zastosowanie w związku z ich poprzednią pracą w służbie publicznej. Ogólnie rzecz biorąc, oznacza to, że muszą oni unikać angażowania się w dowolne sprawy firmy 3M, w które byli zaangażowani osobiście lub za pośrednictwem swoich podwładnych w okresie pracy w służbie publicznej. Firma 3M musi również upewnić się, że były pracownik administracji rządowej nie ujawnia żadnych informacji poufnych firmy 3M uzyskanych w trakcie pracy w służbie publicznej, które mogą dać firmie 3M nieprawidłową przewagę konkurencyjną w procesie ubiegania się o zamówienia publiczne lub w innym zakresie. Kary: Naruszenie przepisów i Kodeksu Postępowania firmy 3M spowoduje kary dyscyplinarne, ze zwolnieniem z pracy włącznie. 3 Obawy należy zgłaszać na stronie ETHICS.com lub pod numerem M ETHICS w Stanach Zjednoczonych. Bezpłatne numery telefonów dla innych krajów znajdują się na stronie ETHICS.COM. 3 3M v2