BK. 0914-3/10 Sprawozdanie z kontroli przeprowadzonej w Publicznej Szkole Podstawowej Nr 31 w Radomiu. Na podstawie Polecenia słuŝbowego Nr 3/10 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 11.01.2010 r. pracownik Biura Kontroli i Rewizji Urzędu Miejskiego w Radomiu przeprowadził w dniach 13.01. 05.02.2010 r. kontrolę gospodarki finansowej w 2009 r w Publicznej Szkole Podstawowej Nr 31 w Radomiu, ul. Biała 6. W wyniku kontroli stwierdzono: 1. W zakresie dochodów budŝetowych: Jednostka w okresie 11 miesięcy 2009 r. uzyskała dochody budŝetowe w wysokości 1.920,81 zł, a tym samym zrealizowała w 80,03 % planowane na 2009 r. dochody budŝetowe ( 2.400,00 zł). Z ewidencji księgowej dotyczącej dochodów wynika, Ŝe kontrolowana jednostka w okresie 11 miesięcy 2009 r. dochody budŝetowe osiągnęła w następujących rozdziałach i paragrafach : rozdz.80101 0690 Wpływy z róŝnych opłat - 82,00 zł, tj. z tytułu wpłat 7 uczniów po za wydanie duplikatów legitymacji szkolnych oraz za wydanie 1 duplikatu świadectwa szkolnego (19,00 zł). Opłata za wydanie duplikatu świadectwa szkolnego została przyjęta w kwocie niŝszej niŝ wymagana, bo zgodnie z zapisem 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 14 marca 2005 roku w sprawie zasad wydawania oraz wzorów świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych, sposobu dokonywania ich sprostowań i wydawania duplikatów, a takŝe zasad legalizacji dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego z zagranicą oraz zasad odpłatności za wykonywanie tych czynności (Dz. U. Nr 58, poz. 504) za wydanie duplikatu świadectwa szkolnego pobiera się opłatę w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu, tj. 26 zł ( załącznik do Ustawy z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej z późniejszymi zmianami Dz. U. z 2004 r. nr 253, poz. 2532). W trakcie trwania kontroli dokonano wpłaty 7 zł jako brakującej do pełnej odpłatności za wydany duplikat świadectwa szkolnego. rozdz. 80101 970 Wpływy z róŝnych dochodów : a. z tytułu wynagrodzenia przysługującego płatnikowi od terminowego wpłacania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych zgodnie z art. 28 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137, poz. 026 z późn. zm.) w okresie 11 miesięcy 2009 r. w łącznej wysokości 307, 31 zł, b). dochody z tytułu wypłaty zasiłków ZUS w okresie jw. w łącznej wysokości 15,91 zł, c). dochody budŝetowe z tytułu opłat za media (woda, ścieki, centralne ogrzewanie) od najemcy lokalu mieszkalnego w budynku szkoły w okresie jw. w łącznej wysokości 1.470,45 zł, d). inne dochody w łącznej wysokości zł 3,80 zł tytułu zwrotu nadpłaty wynagrodzeń za 2008 r. 2 pracownikom szkoły.
rozdz.85214 0830 Wpływy z usług - 41,34 zł 2 Porozumienie z dnia 08.09.2008 r określa zasady współpracy pomiędzy MOPS a PSP 31 w zakresie pokrywania kosztów posiłków wydawanych dzieciom skierowanym przez Ośrodek na podstawie decyzji administracyjnych (koszt jednego posiłku w okresie od 04.09.2008 do 30.06.2009 r wynosił 2,20 zł, od 01.09.2009 2,50 zł). W kontrolowanym okresie dochody z usług, tj z tytułu odpłatności za obiady pobrane zostały zgodne z decyzją MOPS z dnia 16.09.2008 r. przyznającą pomoc w postaci jednego gorącego posiłku dziennie jednemu uczniowi szkoły na okres od dnia 01.09.2008 r. do 31.01.2009 r. ustalającą odpłatność za świadczenie w wysokości 10 % kosztów posiłku, decyzją z dnia 22.01.2009 r. na okres od 01.02.- 30.06.2009 r. oraz decyzją z dnia 24.09.2009 na okres od 01.09.do 31.12.2009 r. w wysokości 20% odpłatności za udzielone świadczenia w tym okresie 2. W zakresie wydatków budŝetowych: Dane wykazane w sprawozdaniu Rb-28 z wykonania planu wydatków budŝetowych za okres od początku roku do 30.11.2009 r. były zgodne z ewidencją księgową. Jednostka w okresie objętym kontrolą (11 mcy 2009 r.) największą kwotę przeznaczyła na płace i pochodne od płac (w działach 801, 854 w rozdz. 80101, 80103, 85148 85154, 85401 w 4010, 4040, 4110, 4120 ), co stanowiło 76,27 % ogółu poniesionych w tym okresie wydatków. Drugą pod względem wielkości grupę wydatków stanowił (dział 801 rozdz. 80101 4270) zakup usług remontowych, tj. 5,57 % wydatkowanych w okresie 11 mcy 2009 r. kwot oraz 4,95 % ogółu planowanych do poniesienia wydatków w 2009 roku. Ustalono, Ŝe jednostka wprowadziła do zakładowego planu kont: konta pozabilansowe 980 - Plan finansowy wydatków budŝetowych i 950 Wydatki strukturalne oraz opisy ich funkcjonowania. Jednostka prowadzi ewidencję księgową na wyŝej wymienionych kontach w zakresie wykonania. Kontroli poniesionych przez jednostkę wydatków w okresie 11 miesięcy 2009 r. dokonano w oparciu o wyciągi bankowe od nr 0001/2009 z dnia 02.01.2009 r. do nr 0145/2009 z 30.11.2009 r. oraz księgowe dokumenty źródłowe (faktury, rachunki, listy płac, polecenia księgowania, deklaracje ZUS DRA i PIT-4 itp.), a dotyczyły wydatków w następujących działach, rozdziałach, paragrafach: w działach 801 i 854 rozdziałach 80110, 80148 oraz 85401 w: 4010, 4040, 4110, 4112 ( wynagrodzenia osobowe pracowników i składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy oraz dodatkowe wynagrodzenie roczne) w listopadzie 2009 r. na łączną kwotę 106.844,12 zł brutto. Wynagrodzenia osobowe netto pracowników, zgodnie z listami płac przekazano na ich konta osobiste. W miesiącu listopadzie 2009 r. porównano: - kwoty przelanych wynagrodzeń na konta osobiste poszczególnych pracowników z kwotami wynikającymi z list płac; kwoty przelanych potrąceń z tytułu ubezpieczeń, składek związkowych, składek i rat poŝyczek z PKZP i ZFŚS z kwotami wynikającymi z list płac. RozbieŜności nie stwierdzono. 2
Stwierdzono, Ŝe kwoty odprowadzonego w grudniu 2009 r. podatku od osób fizycznych (Wb z 21.12.2009 r.) oraz kwoty składek na ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenie zdrowotne, Fundusz Pracy (Wb z 07.12.2009 r. ) wynikały z zapisów dokonanych w deklaracji PiT-4R i deklaracji ZUS DRA sporządzonych za listopad 2009 r. i były zgodne z kwotami wykazanymi na listach płac. Ponadto dokonano kontroli wydatków poniesionych przez jednostkę w okresie 11 miesięcy 2009 r. w: dziale 801 rozdziale 80101 szkoły podstawowe w następujących paragrafach: 3020 wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 3.224,30 zł Zakupiona odzieŝ i obuwie zostało wpisane do kartotek poszczególnych pracowników. 4240 zakup pomocy naukowych 94,99 zł Zakupione pozycja wpisano do ksiąg inwentarzowych. 4270 Z zakup usług remontowych 73.897,42 zł 4270 A zakup usług remontowych 40.000,00 zł Z postępowań w sprawie zamówień, których wartość szacunkowa nie przekraczała kwot 14 tys. euro zamawiający, czyli kierownik kontrolowanej jednostki, sporządzał notatki, w których znajduje się:opis przedmiotu zamówienia, termin realizacji zamówienia, wartość zamówienia netto, wartość zamówienia w przeliczeniu na euro (przeliczenie zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro, tj. 3,8771 zł z dnia 19.12.2007 r. - Dz. U. Nr 241, poz. 1763), nazwy i adresy wykonawców, oferowana cena netto, wartość brutto, inne kryteria wyboru, uzasadnienie wyboru oferty. 4280 zakup usług zdrowotnych 460,00 zł Zapłacono za badania wstępne i okresowe pracowników. 4410 podróŝe krajowe słuŝbowe 192,18 zł Koszty podróŝy krajowych słuŝbowych rozliczone zostały zgodnie z uregulowaniami zawartymi w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju (Dz. U. z 2002 r. nr 236, poz.1990 z późn. zm.). 4430 róŝne opłaty i składki 1.415,00 zł Polisa PZU ubezpieczenie od ognia i innych Ŝywiołów oraz od kradzieŝy z włamaniem i rabunku mienia jednostki. 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami słuŝby cywilnej - 1.725 zł dział 801 rozdz. 80146- dokształcanie i doskonalenie nauczycieli 4410 podróŝe krajowe słuŝbowe 1.242,93 zł 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami słuŝby cywilnej 5.591,00 zł dział 801 rozdz. 80148- stołówki szkolne 3020 wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 1.350,00 zł 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami słuŝby cywilnej 400,00 zł 3
dz. 851 rozdz. 85154 przeciwdziałanie alkoholizmowi 4240 zakup pomocy naukowych 204,91 zł dział 854 rozdz. 85401- świetlice szkolne 3020 wydatki osobowe niezaliczane do wynagrodzeń 44,40 zł Objęte kontrolą faktury i rachunki zawierały potwierdzenie daty wpływu do jednostki były opisane i sprawdzone pod względem merytorycznym przez wicedyrektora lub osoby upowaŝnione, fakt przeprowadzenia kontroli pod względem formalno rachunkowym oraz wstępnej potwierdzał główny księgowy, zatwierdzenia dokonywał dyrektor szkoły. Dokumenty potwierdzające dokonanie wydatku zawierały informacje o stosowaniu ustawy - Prawo zamówień publicznych. Procedury kontroli finansowej były przeprowadzane prawidłowo oraz dokonywana była wstępna ocena celowości zaciąganych zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków zgodnie z art. 47 ust 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych. Ponadto stwierdzono, Ŝe dowody te zostały opatrzone zapisem określającym klasyfikację budŝetową, określona została równieŝ dekretacja księgowa w zakresie poniesionych wydatków wynikających z tych dokumentów (art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości Dz. U z 2002 r, Nr 76, poz. 694). Kontroli wydatków dokonano pod względem: - zgodności poniesionych wydatków wynikających z wyciągów bankowych z dokumentacją stanowiącą podstawę ich dokonania w postaci faktur, list płac deklaracji podatkowych, deklaracji rozliczeniowych ZUS, poleceń księgowania itp: - poprawności zakwalifikowania wydatków do poszczególnych paragrafów, - celowości ponoszonych wydatków: - przestrzegania procedur w zakresie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków. W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, Ŝe: - wydatki wynikające z wyciągów bankowych były zgodne z dokumentacją stanowiącą podstawę ich dokonania tj. danymi wynikającymi z faktur, list płac, deklaracji podatkowej, deklaracji rozliczeniowych ZUS, poleceń księgowania itp., - kaŝdorazowy wypływ środków finansowych z konta bankowego jednostki był uzasadniony i w sposób właściwy udokumentowany, sprawdzony oraz zatwierdzony do wypłaty, - z opisów na fakturach i rachunkach wynikało, Ŝe ponoszone wydatki były celowe i związane z działalnością kontrolowanej jednostki. Z zapisów na listach płac objętych kontrolą ustalono, Ŝe procedury kontroli list płac realizowane były następująco: - listy płac sporządzał specjalista ds. ekonomicznych, - kontroli merytorycznej dokonywał sekretarz szkoły, - kontroli formalno-rachunkowej i wstępnej główny księgowy, - zatwierdzał dyrektor szkoły. Kontrolą objęto prawidłowość naliczania wynagrodzeń w miesiącu listopadzie 2009 r. dla losowo wybranych pracowników i stwierdzono, Ŝe: 4
a) poszczególne składniki wynagrodzenia były udokumentowane i zgodne z wystawionymi angaŝami, wnioskami o wypłacenie premii i innymi dokumentami określającymi wysokość poszczególnych składników wynagrodzenia (dodatek motywacyjny, dodatek funkcyjny za powierzenie wychowawstwa klasy, dodatek funkcyjny za opiekuna staŝu, dodatek kasjerski), b) dla nauczycieli wysokość wynagrodzenia zasadniczego była przyznawana i wypłacana zgodnie z posiadanym przez nich stopniem awansu zawodowego, posiadanymi kwalifikacjami oraz obowiązującymi stawkami wynagrodzenia zasadniczego określonymi w Regulaminie Wynagradzania nauczycieli objętych systemem oświaty i niektórych nauczycieli objętych systemem pomocy społecznej zatrudnionych w szkołach i placówkach prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia wprowadzonym Uchwałą Nr 496/2009 Rady Miejskiej w Radomiu z dnia 30.03.2009 r. i obowiązującym od dnia 1 stycznia 2009 r. c) dodatki motywacyjne dla nauczycieli zostały przyznane i wypłacone w wysokości funduszu naliczonego zgodnie z zasadami określonymi w Regulaminie Wynagradzania Nauczycieli. d) wynagrodzenie dla dozorców za pracę w godzinach nocnych było ustalane i wypłacane w prawidłowej wysokości zgodnie z zasadami określonymi w art. 12 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy. Ilość godzin nocnych wynikała z ewidencji czasu pracy we wrześniu 2009 r. e) w okresie objętym kontrolą nie wypłacano wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. f) dla pracowników administracji i obsługi stawki wynagrodzenia zasadniczego zostały ustalone w wysokościach odpowiednich dla przyznanych kategorii zaszeregowania i określonych w tabeli miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego stanowiącej Załącznik Nr 1 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach, placówkach oświatowo - wychowawczych prowadzonych przez Gminę Miasta Radomia. Kategorie zaszeregowania zostały przyznane pracownikom zgodnie z posiadanymi kwalifikacjami określonymi dla poszczególnych stanowisk w Załączniku Nr 2 do w/w Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy. g) premia dla pracowników administracji i obsługi była wypłacana na podstawie wystawianych w kaŝdym miesiącu wniosków premiowych, zatwierdzanych przez dyrektora szkoły. Zasady przyznawania i wysokość premii określa obowiązujący w jednostce Regulamin premiowania. h) dla pracowników objętych kontrolą dodatek za staŝ pracy był przyznawany i wypłacany w prawidłowej wysokości. Stwierdzono jednak brak w aktach osobowych pracowników dokumentów określających wysokości dodatku za staŝ pracy oraz daty zmiany wysokości tego dodatku. i) listy płac zawierały: - nazwę programu, za pomocą którego zostały przetworzone zgodnie z wymogami art. 13 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( ProgMan -Płace 7.200 ), odpowiednią klasyfikację budŝetową,, zatwierdzone kwoty brutto i do wypłaty przelewy na konta osobiste pracowników. 3. W zakresie dochodów własnych. a). Kontrolowana jednostka określiła zasady gromadzenia dochodów własnych szkoły jako jednostki budŝetowej na wydzielonym rachunku dochodów własnych oraz przeznaczania 5
tych dochodów. Kontroli gromadzenia środków na rachunku dochodów własnych dokonano w oparciu o ewidencję analityczną przychodów oraz dokumenty źródłowe (wyciągi bankowe). b). Wszystkie umowy najmu były kontrasygnowane przez Wiceprezydenta Miasta Radomia odpowiedzialnego za sprawy oświaty. c). Dla wszystkich najemców pomieszczeń szkoła dokonała naliczeń naleŝności w wysokościach zgodnych z zawartymi umowami, a najemcy pomieszczeń wywiązali się z postanowień zawartych w umowach. d). NaleŜność za wyŝywienie uczniów w okresie I półrocza 2009 r. ustalono prawidłowo, a wysokość przyjętej do kasy gotówki wynikała z ustalonej stawki Ŝywieniowej oraz liczby dni Ŝywienia. e). Porozumienie określiło zasady współpracy pomiędzy MOPS a szkołą w zakresie pokrywania kosztów posiłków wydawanych dzieciom skierowanym przez Ośrodek na podstawie decyzji administracyjnych. 4. Pozostałe ustalenia. a). W kontrolowanej jednostce księgowość prowadzona jest przy wykorzystaniu programu komputerowego ProgMan w zakresie prowadzenia księgi głównej i ksiąg pomocniczych (system Finanse DDJ ) oraz ewidencji i rozliczania wynagrodzeń (Płace 7.200 ). Zostało to określone w zarządzeniu dyrektora szkoły z dnia 02.01.2006 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (polityki finansowej) oraz wewnętrznej kontroli i obiegu dowodów finansowo księgowych. Księgowość w jednostce prowadzona jest ręcznie w zakresie gospodarki kasowej, ewidencji analitycznej środków trwałych. b). Na skontrolowanych kopiach raportów kasowych za okres 11 miesięcy 2009 r. widnieje potwierdzenie odbioru oryginałów raportu wraz z dokumentacją go dotyczącą przez głównego księgowego jednostki. Jednostka prowadzi jeden raport kasowy dla działalności podstawowej, socjalnej i ewidencji dochodów własnych, obejmujący okresy miesięczne z zachowaniem ciągłości okresów, rozpoczynane w pierwszym dniu miesiąca i zakańczane na jego ostatni dzień. Dokumentacja kasowa stanowiąca podstawę dokonywanych wpłat oraz wypłat z kasy sporządzona była w sposób właściwy, tj. była sprawdzona, zatwierdzona do wypłaty oraz zawierała podpisy osób pobierających środki pienięŝne z kasy, oznaczenie numeru raportu kasowego i pozycji pod którą została zapisana operacja;. W jednostce jest utworzone pogotowie kasowe. c). Jednostka posiada obowiązujący od dnia 31.03.2009 r. Regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Ustalono, ze zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 1996r. Nr 70 poz. 335 z późn. zm.), jednostka przekazała na rachunek bankowy Funduszu w dniu 27 maja 2009 r. 75 % równowartości naliczonego odpisu Funduszu oraz w dniu 28.09.09 r. pozostałe 25 %, a tym samym zostały wypełnione postanowienia ustawy o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych dotyczące terminów i wysokości przekazania środków. d). Uznane w jednostce druki jako Druki ścisłego zarachowania były ewidencjonowane w specjalnie do tego celu załoŝonych księgach, przez osoby do tego upowaŝnione, odpowiednio ponumerowane (przez drukarnię lub ręcznie) lecz brakowało na nich oznaczenia, Ŝe są to Druki ścisłego zarachowania. 6
Stanowi to wypracowane i sprawdzone w praktyce rozwiązanie mające ewentualnym naduŝyciom wynikającym z ich zastosowania. zapobiegać e).stwierdzono, Ŝe jednostka zrealizowała zalecenia pokontrolne, będące wynikiem kontroli przeprowadzonej przez inspektorów Biura Kontroli i Rewizji Urzędu Miejskiego w Radomiu w dniach 5-15.05.2009 r. Wobec stwierdzenia nieprawidłowości w zakresie objętym kontrolą Prezydent Miasta Radomia zalecił : 1. Pobierać opłatę za wydanie duplikatu świadectwa szkolnego w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu, a wynikającej z załącznika do ustawy z dnia 9 września 200o r. o opłacie skarbowej ( Dz. U. Z 2004 r. nr 253, poz. 2532 z późniejszymi zmianami). 2. Przy kaŝdorazowej zmianie wysokości dodatku za staŝ pracy informować pracowników na piśmie o wysokości przyznanego dodatku. Jeden egzemplarz z potwierdzeniem odbioru przez pracownika oraz ze wskazaniem jego daty wpinać do akt osobowych. 3. Przestrzegać zasad określonych w art. 29 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (t.j. Dz. U. Z 1998 r. Nr 21 poz. 94 z późniejszymi zmianami ) poprzez pisemne informowanie pracowników o zmianie umowy. 4. Zaktualizować obowiązujące w jednostce uregulowania w części dotyczącej gospodarki drukami ścisłego zarachowania poprzez uzupełnienie zapisów określających cechy druków uznanych w jednostce za druki ścisłego zarachowania o konieczność oznaczania ich jako Druk ścisłego zarachowania oraz przestrzegać tych zapisów. Radom, 24.02.2010 r.