PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.3.2.2014 Gliwice, 21 marzec 2014 r. nr kor. UM-156131/2014 Pani Regina Lison PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 4 ul. BARLICKIEGO 16 44-100 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.3.2.2014 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 3 lutego 2014 r. do 20 lutego 2014 r. w Przedszkolu Miejskim nr 4 w Gliwicach, przy ul. Barlickiego 16 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.3.2.2014 z dnia 29 stycznia 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 marca 2014 r. W okresie kontrolowanym na stanowisku kierownika jednostki zatrudniona była pani Regina Lison. Temat kontroli Regulacje wewnętrzne oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) regulacje wewnętrzne dotyczące: - wynagrodzeń pracowników samorządowych, - oceny okresowej pracowników, - zasad rachunkowości, - prawa pracy, - zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, - polityki bezpieczeństwa, b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę 145.933,09 zł, - wydatki majątkowe na kwotę 9.460,17 zł.
Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą: - wdrożono zgodne z przepisami i poprawne formalnie ww. regulacje wewnętrzne, - przestrzegano przepisów i procedur dotyczących wydatkowania środków budżetowych, za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia. Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam obszary wymagające poprawy. 1. W zakresie rachunkowości: - niewłaściwe prowadzenie ewidencji na koncie 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, - brak prowadzenia ewidencji na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. Zalecenie nr 1 Przestrzegać przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ( ) oraz planów kont ( ) (jt. Dz. U. z r. 2013, poz. 289). 2. Przyznanie dodatków motywacyjnych bez wskazania w aneksach do umów o pracę okresu na jaki zostały przyznane. Zalecenie nr 2 Dodatki motywacyjne przyznawać zgodnie z zapisem 2 pkt 5 uchwały nr XXIII/775/2009 Rady Miejskiej w Gliwicach z dnia 19 marca 2009 r. w sprawie uchwalenia regulaminu ustalania wysokości dodatków motywacyjnego, funkcyjnego i za warunki pracy oraz szczegółowych zasad ich przyznawania, sposobu obliczania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe oraz za godziny doraźnych zastępstw, wysokości i warunków wypłacania nagród dla nauczycieli (z późn. zm.). 3. Wypłata wynagrodzenia z tytułu średniej urlopowej za miesiąc lipiec w dniu 10 lipca 2013 r. Zalecenie nr 3 Wynagrodzenie z tytułu średniej urlopowej wypłacać zgodnie z art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z r. 2014, poz. 191). 4. Niewłaściwe ustawienia w programie płacowym algorytmu naliczania dodatku za wieloletnią pracę skutkujące powstawaniem różnic groszowych. Zalecenie nr 4 Dokonać zmian w ustawieniach programu płacowego. 5. Przydzielanie pracownikom jednostki odzieży roboczej niezgodnie z regulacją wewnętrzną oraz brak wskazania w tabeli norm przydziału środków ochrony indywidualnej stanowiska starszego kucharza. Zalecenie nr 5 Zapewnić przestrzeganie zapisów regulacji wewnętrznych. Dokonać uzupełnienia regulacji w ww. zakresie. 2
6. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonych terminów płatności na łączną kwotę 300,92 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Zalecenie nr 6 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013, nr 885 z późn. zm.). 7. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na ogólną kwotę 24.836,16 zł. Zalecenie nr 7 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 2011 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 8. Zawyżenie odpisu na ZFŚS na dzień 31 grudnia 2013 r. o kwotę 1.790,52 zł oraz zaklasyfikowanie do nieprawidłowego paragrafu klasyfikacji budżetowej wydatku dotyczącego zasiłku chorobowego na kwotę 296,40 zł. Zalecenie nr 8 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust.2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z r. 2013, nr 885 z późn. zm.). Dokonać zwrotu na rachunek dochodów budżetowych nieprawidłowo przekazanych środków na ZFŚS. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych ustalać zgodnie z przepisami: - ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z r. 2012, poz. 592 z późn. zm.), - ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t. Dz. U. z r. 2014, poz. 191), Wydatki klasyfikować zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2010 r., nr 38, poz. 207 z późn. zm.). 9. Nieprawidłowość w ewidencjonowaniu podstawowych środków trwałych polegające na przyjęciu stawek umorzeniowych niezgodnych z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 9 Przestrzegać przepisów rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (Dz.U. z r. 2010, nr 242, poz. 1622) oraz ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (j.t. Dz. U. z r. 2011, nr 74, poz. 397 z późn. zm.) w zakresie określonych w nich stawek amortyzacyjnych. 10. W zakresie regulacji wewnętrznych: a) w regulaminie wynagradzania brak określenia minimalnych wymagań związanych ze stażem pracy na poszczególnych stanowiskach, b) w polityce rachunkowości: - brak szczegółowych zapisów określających metody wyceny aktywów i pasywów oraz opisania sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, - brak określenia terminu, do którego dokumenty wpływające po zakończeniu danego miesiąca będą do niego zaliczane, 3
- brak wskazania wersji oprogramowania oraz daty rozpoczęcia jego eksploatacji, - wystąpiły przypadki zapisów niezgodnych z zarządzeniem organizacyjnym PM-79/10 Prezydenta Miasta Gliwice, - wskazano termin zamknięcia ksiąg rachunkowych na dzień 30 grudnia, - niejasny opis zasad prowadzenia ksiąg pomocniczych, - ogólny opis algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania. c) w regulaminie pracy brak określenia sposobu informowania pracowników o ryzyku zawodowym, d) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych brak określenia rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji, e) w polityce bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych: - brak wskazania zawartości poszczególnych zbiorów i powiązań między nimi, - brak wskazania osób odpowiedzialnych za nadawanie uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym, - brak opisu sposobu, miejsca i okresu przechowywania elektronicznych nośników zawierających dane osobowe, - wskazanie sposobu realizacji wymogów odnośnie ewidencji wpisów i udostępnień danych, niezgodnie z wymogami wynikającymi z 7 ust. 1 pkt 4 rozporządzenia w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych. Zalecenie nr 10 a) politykę rachunkowości opracować na podstawie obowiązujących przepisów: - art. 5, 7, art. od 22 do 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm), - 6 ust. 5 i 6, 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), - zgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie: szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. b) regulamin pracy uzupełnić o zapis wynikający z art. z art. 104 1 1 pkt 8 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (j.t. Dz.U. z r. 1998, nr 21, poz. 94 z późn. zm.), c) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określić rodzaj dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposób pozyskiwania tych informacji, 4
d) w polityce bezpieczeństwa oraz instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych dokonać zmian zgodnie z rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. z r. 2004, nr 100, poz.1024), e) w związku z zaktualizowaniem tabeli wynagrodzeń pracowników (w regulaminie wynagradzania) w trakcie kontroli, odstępuję od wydania zalecenia w tym zakresie. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5