Efektywne zarządzanie Urzędem Rozwiązania firmy OPTEAM jako odpowiedź na potrzeby nowoczesnych Instytucji Dolnośląski Konwent Informatyków Jugowice, 14.11.2012 Przemysław Walichowski Agnieszka Oleszko
Agenda OPTIPASS Portiernia OPTIPASS Recepcja OPTISRM OPTIRCM
Centrum Projektowe Nowoczesnych Technologii OPTeam Informacje o Firmie
OPTeam 2012 Na rynku od 1988 roku Lokalizacja: Podkarpacki Park Naukowo-Technologiczny Aeropolis Odziały: Warszawa, Kraków, Lublin, Rzeszów Ponad 240 zatrudnionych pracowników w grupie kapitałowej Październik 2010 r. - debiut na GWP
Sektory Rynku w których działa OPTeam Przemysł (m.in. lotniczy) Energetyka i gazownictwo Szkoły wyższe Administracja, instytucje publiczne Budowlany Handel i usługi
Najwyższa jakość usług
OPTIPASS System karty korporacyjnej wspomagający Zarzadzanie Zasobami Instytucji
OPTIPASS Funkcje Identyfikator graficzny/elektroniczny, Możliwość logowania do stacji roboczych, Możliwość podpisywania, szyfrowania, dokumentów elektronicznych, Możliwość wypożyczania kluczy na Portierni, Możliwość Rejestracji wizyty gościa na Recepcji, Karta dostępu w systemie KD, RCP Możliwość realizacji wydruków, skanowania, kopiowania na urządzeniach wielofunkcyjnych SSO
Portier Rejestracja wydania kluczy/sprzętu Wyszukanie kluczy/sprzętu w bazie danych Wypożyczenie wielu kluczy na raz Zwrot kluczy/sprzętu Zwrot wielu kluczy Podgląd kluczy wypożyczonych Podgląd kluczy niewypożyczonych Statusy kluczy/sprzętu OPTIPASS Portiernia Raport listy kluczy/sprzętu znajdujących się na stanie
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego Uruchomienie Programu
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego Okno Aplikacji
OPTIPASS Portiernia
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego Wypożyczenie Klucza
OPTIPASS Portiernia
Moduł Wypożyczającego - Wypożyczenie Klucza OPTIPASS Portiernia Przyłożenie klucza do czytnika
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego Wyszukanie Osoby Wypożyczającej
Moduł wypożyczającego - Wypożyczenie klucza Wyszukanie klucza OPTIPASS Portiernia
OPTIPASS Portiernia
Moduł Wypożyczającego - Zwrot Klucza OPTIPASS Portiernia
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego - Wypożyczenie klucza bez uprawnień
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego - Wypożyczenie wielu kluczy na raz
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego - Podgląd kluczy niewypożyczonych
OPTIPASS Portiernia Moduł Wypożyczającego - Podgląd kluczy wypożyczonych
Raport wypożyczeń kluczy Raport stanu kluczy
OPTipass Portiernia moduł wypożyczającego Wypożyczenie kluczy w trybie awaryjnym - offline
OPTipass Portiernia moduł wypożyczającego Wypożyczenie kluczy w trybie awaryjnym - offline
OPTipass Portiernia moduł wypożyczającego Zwrot kluczy w trybie awaryjnym - offline
OPTIPASS Recepcja Recepcjonista Rejestracja wizyty gościa Wyszukanie gościa w bazie danych Zarejestrowanie nowych danych gościa Wprowadzenie danych ręcznie do formularza Wprowadzenie danych na podstawie skanu dokumentu tożsamości Wydanie przepustki (czasowej) gościowi Wydanie identyfikatora (np. zaprogramowanej karty dostępu) gościowi Rejestracja zwrotu przepustki i identyfikatora Wyświetlanie / wydruk listy osób przebywających w obiekcie
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja Strefa A Karta Gościa 038
OPTIPASS Recepcja
OPTIPASS Recepcja Zalety Rozwiązania Szybkość Uproszczenie zbędnych procedur Jasność informacji Bezpieczeństwo Funkcjonalność Program autorski
Platforma OPTISRM (Supplier Relationship Management) Efektywne Zarządzanie Instytucją
OPTISRM Platforma Zakupowa Co to jest? Zbieranie zapotrzebowania i Planowanie Zakupów. Prowadzenie postępowań przetargowych. Bieżące dostawy materiałów.
Proces Składania Zapotrzebowania Zamawiający komórki organizacyjne ZAMÓWIENIE: - Złożenie zamówienia Zatwierdzający Dyrektor ZAMÓWIENIE: - Akceptacja - Brak akceptacji - Do korekty - Akceptacja częściowa CENTRALA Dział Zamówień ZAMÓWIENIE - przygotowanie Zatwierdzający CENTRALA ZAMÓWIENIE: - Akceptacja - Brak akceptacji - Do korekty - Akceptacja częściowa Wyłonienie dostawcy Procedury zakupowe Dostawy ZAMÓWIENIE: - Odbiór całościowy - Odbiór częściowy Odbierający RAPORTY: - Wykonania planu - Analiza materiałów -
Platforma zakupowa PLATFORMA ZAKUPOWA EKSPLOATACJA Platforma zakupowa BHP SZPITAL WYPOSAŻENIE Telefon CHEMIA E-mail
Katalog produktów/towarów wspólny indeks towarów dla wszystkich oddziałów Zamówienia on-line Panel kontrahenta Podgląd zamówień Podgląd rozrachunków Wydruk zamówień Raporty dostaw Raporty stanów magazynowych Raporty wydań Raporty zamówień Kartoteki pracowników Wydruki zamówień Reklamacje Kontrola akceptacji zamówień (analityk, zatwierdzający) Skład konsygnacyjny (grupy magazynów) Zapytania ofertowe, aukcje, przetargi Platforma zakupowa
Plan Zakupowy Proces Kompletacji Lista produktów oparta o wspólny indeks materiałowy
Szczegóły Produktu
Składanie Planu Zapotrzebowania
Podsumowanie Planu
Zamówienia Operacyjne
Skład Konsygnacyjny
Wydania Okresowe
Wyposażenie Pracownika
Raporty
Korzyści Dotyczące Działania i Zarządzania Usprawnienie procesu budżetowania i planowania, Usprawnienie kontroli i monitoringu wydatków, Usprawnienie procesów raportowania, Standaryzacja procesów, Jasność procedur, Klarowność obszarów odpowiedzialności, Ujednolicenie i standaryzacja zamawianego asortymentu, Komfort i wygoda zamówienia składane w dowolnym miejscu i czasie, Szybkość działania - przeglądanie dane "on-line" w sieci, Oszczędność - szanuj swój czas skracając czas realizacji zamówienia,
Platforma Zakupowa Program autorski Brak licencji zewnętrznych Nieograniczone możliwości rozwoju otwarta struktura Oprogramowanie webowe Stabilny system obsługujący wielu użytkowników Integracja z posiadanymi systemami wewnętrznymi Szybkość wdrożenia
Korzyści Finansowe Redukcja kosztów kupowanych dóbr i usług (średnio ok. 20%), Umowy z dostawcami negocjowane na poziomie całej organizacji, Eliminacja doraźnych i poza kontraktowych zakupów, Połączenie zapotrzebowań ze wszystkich zamawiających jednostek organizacyjnych firmy, Optymalizacja kosztów procesów zakupowych (średnio ok. 50%), Ograniczenie kosztownych pomyłek w procesie, Uproszczenie oraz skrócenie procesu zaopatrzenia, Automatyzacja obiegu informacji, Obniżenie kosztów magazynowych (średnio 15-30%), Mniejsza liczba magazynowanych produktów, Obniżenie kosztu zarządzania zapasami. ŹRÓDŁO DANYCH - UBIK Business Consulting dla PARP rynek elektronicznych systemów B2B
Obszary zastosowań rozwiązań OPTIRCM Elektroniczna Kancelaria Rejestr Umów Rejestr Faktur Archiwum Zakładowe
OPTiRCM, połączenie Innowacji z Tradycją Najczęściej spotykany model obiegu dokumentów Poczta wejście Wydział Otwarcie Rejestracja Sortowanie Dystrybucja Kierownik wydziału Specjalista Specjalista Poczta wyjście Dyrektor / Naczelnik Wolne tempo załatwiania spraw
OPTIRCM - Połączenie Innowacji z Tradycją Statystyka Każdy dokument jest kopiowany przeciętnie 5 razy, Gubimy około 3% dokumentów, Na poszukiwanie zagubionych dokumentów przeznaczamy około 12 min na godzinę, co przy 8 godzinnym dniu pracy daje 1 h i 36,
OPTIRCM - Połączenie Innowacji z Tradycją Model pracy przy wykorzystaniu OPTIRCM Poczta wejście Skanowanie Indeksowanie Kierownik wydziału Do archiwizacji Specjalista Specjalista Poczta wyjście
OPTIRCM - Połączenie Innowacji z Tradycją Czym tak naprawdę jest OPTIRCM? System do zarządzania, archiwizowania dokumentów oraz obiegu dokumentów. (Workflow) Charakteryzuje się niekonwencjonalnym podejściem do zagadnień zarządzania i archiwizacji dokumentacji. Umożliwia archiwizowanie dokumentów zgodnie z Rzeczowym Wykazem Akt, spełnia wymogi Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 11.11.2005r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
Przychodzącej Wychodzącej Wewnętrznej Struktura Katalogi wydziałowe Typ dokumentu Rodzaj korespondencji Data charakteryzująca dokument Teczka dokumentu Prawa dostępu na podstawie Jednostki źródłowej Jednostki docelowej (dekretacji) Elektroniczna Kancelaria Ewidencja, dekretacja oraz dystrybucja korespondencji
Elektroniczna Kancelaria Rejestracja korespondencji bezpośrednio w katalogach komórek organizacyjnych, Możliwość dołączenia skanu pisma, wiadomości e-mail, itp. Do wiadomości
Etykieta adresowa Wydruki etykiet Elektroniczna Kancelaria Adresat: Jan Kowalski Ul. Słoneczna 1 00-999 Warszawa Kod kreskowy na list polecony ( R ) Etykieta nadawcy Nadawca: Adam Nowak Ul. Krokusowa 13 00-999 Warszawa
Potwierdzenie odebrania poczty Specyfikacja nadawcza Zestawienie ilościowo-wartościowe Rozliczenie finansowe Elektroniczna Kancelaria
Centralny Rejestr Umów i Faktur Obieg umów Obiegi faktur: Inwestycyjnych Usługowych Materiałowych Typy dokumentów deponowanych w rejestrze: Umowa Aneks Załączniki Porozumienie Oświadczenie Faktura Pismo przewodnie Zliczanie wartości umów z kontrahentami Baza kontrahentów integracja z systemami klasy ERP Pobieranie danych umowy do aneksów i dokumentów dodatkowych
Archiwum Zakładowe Korzyści płynące z wdrożenia Archiwum Zakładowego : Uzyskanie kontroli i przejrzystości nad procesami Zarządzania cyklem życia dokumentu (od przekazania do brakowania) Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych Wypożyczania dokumentów Przechowywanie dokumentów Uzyskanie zdalnego oraz szybkiego dostępu do zdeponowanych dokumentów Obniżenie kosztów związanych z wyszukiwaniem i powielaniem dokumentów w wersji papierowej
Archiwum Zakładowe Narzędzia wspomagające pracę archiwum Zautomatyzowane formularze do wprowadzania danych
Archiwum Zakładowe Narzędzia wspomagające pracę archiwum System znakowania teczek z dokumentacją oraz szaf kodami kreskowymi Dostosowanie systemu do współpracy z terminalami mobilnymi wyposażonymi w czytniki kodów kreskowych Rezerwacje i wypożyczenia realizowane w ramach obiegu
Archiwum Zakładowe Korzyści Skuteczna kontrola wykonywanych zadań. Zapewnienie kontroli nad dokumentami poprzez stworzenie grup użytkowników z określonymi prawami dostępu do konkretnych zasobów. Zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów. Pełne bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Zredukowanie kosztów związanych z wielokrotnym powielaniem zarchiwizowanego dokumentu.
Zapraszamy do współpracy Przemysław Walichowski Specjalista ds. Handlowych gsm +48 795 174 959 e-mail: pwalichowski@opteam.pl Agnieszka Oleszko Specjalista ds. Handlowych gsm +48 660 696 462 e-mail aoleszko@opteam.pl