skutecznie skraca czas potrzebny na przygotowanie korespondencji wchodzącej i wychodzącej

Transkrypt

1 ZNAK TOWAROWY ZASTRZEśONY I-Post to unikalny system obsługi korespondencji. Jest kompleksowym rozwiązaniem potrzeb związanych z informatyzacją i usprawnieniem pracy kancelarii, poprzez skonstruowane w tym celu oprogramowanie. System został opracowany z myślą o obsłudze korespondencji wchodzącej, wychodzącej i zwrotów do nadawcy. Jego zadaniem jest przede wszystkim automatyczna obsługa korespondencji. Na podstawie wprowadzonych za pomocą skanera danych, system generuje pocztowe ksiąŝki nadawcze, rejestry korespondencji wchodzącej, zestawienia ilościowe i jakościowe korespondencji, koszty wysyłki, listy odbioru itp. I-Post współpracuje z najlepszymi systemami obiegu dokumentów, a wydruki ksiąŝki nadawczej są akceptowane we wszystkich urzędach pocztowych. Korzyści JeŜeli pracownik kancelarii musi dziennie wpisać ręcznie do ksiąŝki korespondencji wchodzącej i pocztowej ksiąŝki nadawczej 50 lub 400 adresów, kwot ofrankowania itp., to traci na te czynności ok. 3 godzin... I-Post to rejestracja jednego listu wychodzącego w ciągu 3 sekund... CóŜ dodać? A co w przypadku, gdy kancelaria kończy pracę i nagle ktoś przynosi listy? To banalnie proste skanujemy i juŝ. Włączamy enter i korespondencję moŝna przekazać poczcie. I-Post: skutecznie skraca czas potrzebny na przygotowanie korespondencji wchodzącej i wychodzącej z kancelarii, automatycznie tworzy pocztową ksiąŝkę nadawczą, ujednolica proces tworzenia korespondencji, tworzy podręczne bazy danych, współpracuje z urządzeniami zewnętrznymi: waga pocztowa, czytnik kodów 2D, drukarki, frankownice.

2 System I-Post składa się z następujących elementów: modułu generatora adresu wraz z kodem przestrzennym, szablonów dokumentu Word z generatorem adresu i kodu 2D, modułu pocztowej ksiąŝki nadawczej, modułu ksiąŝki wejścia, skanera optycznych kodów przestrzennych, wagi z taryfikatorem, frankownicy. kancelaria schemat kancelarii z systemem I-Post

3 A. Zakres funkcjonalny I-Post 1. Moduł Generatora adresu wraz kodem 2D i szablon dokumentu Word Podgląd etykiety adresowej z kodem 2d a. tworzenie adresu odbiorcy, b. tworzenie podręcznej bazy danych, c. moŝliwość automatycznego wstawiania adresu we wszystkie pola etykiety adresowej, d. określanie rodzaju przesyłki : polecony, polecony za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, e. automatyczne generowanie zwrotnego potwierdzenia odbioru, f. funkcja wydruku podwójnej zwrotki do jednego listu, g. mechanizm szybkiego wyszukiwania adresu według dowolnych kryteriów, h. wygenerowanie adresu odbiorcy wraz z kodem 2D ( Data Matrix), i. moŝliwość zapisania i zakodowania informacji dodatkowych np. numer pisma, numer sprawy, sygnatura akt uwagi dodatkowe ( do 2000 znaków), j. druk na kopercie, etykiecie adresowej lub dokumencie adresu wraz z kodem 2D, k. wydruk zestawienia wysyłanej korespondencji. Funkcja ta jest niezbędna w przypadku, kiedy korespondencja zanoszona jest do kancelarii np. przez gońca, który musi pokwitować odbiór listów, l. szablon dokumentu Word z funkcją automatycznego umieszczenia danych adresata z kodem 2D.

4 2. Moduł Generatora ksiąŝki nadawczej ewidencja korespondencji zaadresowanej przy uŝyciu generatora kodów: a. Rejestrowanie, na podstawie odczytu skanerem kodów 2D, danych adresowych z listu, b. odczyt i wprowadzenie do rejestru za pomocą skanera kodów poczty np. nr R, c. automatyczne przydzielanie do listu poleconego pocztowego numeru nadawczego R, d. moŝliwość ręcznego wprowadzania informacji o masie listu do systemu, e. automatyczne określenie masy przesyłki dla kaŝdego wprowadzanego do systemu listu, f. automatyczna wycena przesyłki zgodnie z obowiązującą taryfą pocztową, g. generowanie i wydruk pocztowej ksiąŝki nadawczej zgodnej z wymogami ppup Poczta Polska, h. wydruk ksiąŝki pocztowej dla działu, i. generowanie i wydruk zestawienia wszystkich wysłanych listów, j. tworzenie własnej bazy danych, k. moŝliwość szybkiego wyszukiwania adresów według dowolnych kryteriów zestawu cech identyfikujących i pocztowego numeru nadawczego R, l. tworzenie archiwum, m. statystyka ilości wysłanej korespondencji, wartości wysłanej korespondencji, n. raporty dotyczące kosztów korespondencji przygotowanej przez działy ( ilość listów, wartość, podział na polecone i zwykłe), o. rejestracja listów zwrotnych i potwierdzeń odbioru, p. opcja ręcznego wprowadzania danych, q. współpraca z frankownicą.

5 Rozliczenie kaŝdej frankownicy następuje na bazie powtórzenia stanów licznika w systemie (tj. wprowadzamy taką samą wartość kredytu do systemu, jaka jest w odpowiednim liczniku frankownicy. Operator wybiera tylko numer licznika, a system automatycznie rozlicza tak samo jak frankownica i informuje o końcu kredytu dla danego licznika). Numer licznika frankownicy kwota przedpłaty pozostała do wykorzystania

6 3. Moduł Generatora rejestru korespondencji wchodzącej KsiąŜka wejścia : a. rejestracja korespondencji wchodzącej, b. odczyt skanerem i wprowadzenie do systemu pocztowego numeru R, c. sortowanie wprowadzonych do bazy danych przesyłek ze względu na datę, nazwę nadawcy, temat przesyłki itd., d. wydruk raportów w postaci tzw. ksiąŝki wejścia, e. wydruk zestawień korespondencji wchodzącej dla danego działu.

7 B. Wymagania techniczne 1. Minimalne wymagania sprzętowe: system operacyjny MS Windows 98 lub XP, 1 złącze zgodne ze standardem RS 232, 1 złącze P/S2, procesor Pentium/ AMD 233 MHz, 128 MB pamięci RAM, SVGA (800 x 600), mysz, skaner kodów 2D Data Matrix, waga pocztowa z taryfikatorem, drukarka, opcja - frankownica z moŝliwością pracy on-line z wagą pocztowe. 2. Zalecane wymagania sprzętowe: system operacyjny MS Windows 98 lub XP, 1 złącze zgodne ze standardem RS 232, 1 złącze P/S2, procesor Pentium/ AMD 1 GHz, 256 MB pamięci RAM, SVGA (1024 x 768), mysz, skaner kodów 2D Data Matrix, waga pocztowa z taryfikatorem, drukarka, frankownica z moŝliwością pracy on-line z wagą pocztową. Bazy danych oparte są o silnik SQ Lite w wersji ( zbliŝony do SQL 92). Bazy danych adresatów są zapisywane dla kaŝdej aplikacji oddzielnie. Wymagania sprzętowe są zaleŝne od wybranego systemu operacyjnego. Ilość wymaganej przestrzeni na dysku twardym wynosi ok. 2MB dla kaŝdej aplikacji ( bez uwzględniania rozmiaru bazy danych).