Od papierowych procedur do automatycznych procesów biznesowych w urzędzie dobre praktyki Michał Prusaczyk

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Od papierowych procedur do automatycznych procesów biznesowych w urzędzie dobre praktyki Michał Prusaczyk"

Ksawery Piasecki
5 lat temu
Przeglądów:

1 Od papierowych procedur do automatycznych procesów biznesowych w urzędzie dobre praktyki Michał Prusaczyk

2 O mnie

Prelegent Michał Prusaczyk Senior Associate Consultant Podsumowanie Michał w ciągu ostatnich kilku lat brał udział w realizacji kilkunastu projektów dla firm z branży ubezpieczeniowej i bankowej.

3 Prelegent Michał Prusaczyk Senior Associate Consultant Podsumowanie Michał w ciągu ostatnich kilku lat brał udział w realizacji kilkunastu projektów dla firm z branży ubezpieczeniowej i bankowej. Jest certyfikowanym Project Managerem (PMP, IPMA-D, PRINCE2) z doświadczeniem w wykorzystaniu metodyk PRINCE2, PMBoK oraz SCRUM. Przed JT Weston pracował w dziale Zarządzania Projektami w Grupie Allianz. Wybrane projekty Wdrożenie systemu Makigami w Payback Mapowanie i optymalizacja procesów w UM Warszawa Audyty oraz wdrożenie Wytycznych IT KNF w obszarze projektów Wdrożenie systemu do sprzedaży i obsługi ubezpieczeń grupowych Dostosowanie procesów i systemów produktowych do współpracy z podmiotami zewnętrznymi w zakresie obsługi ubezpieczeń grupowych Opracowanie i wdrożenie procesów zarządzania projektami i portfelami projektów w systemie JIRA Mapowanie procesów biznesowych na potrzeby uruchomienia nowego systemu IT Wdrożenie systemu do zarządzania portfelem projektów Compuware ChangePoint Zarządzanie projektem dostosowania spółek PKO Życie i PKO Majątek do wymogów raportowych Solvency II Zarządzanie projektem uzgodnienia wymogów kapitałowych dla nowo powstałego towarzystwa ubezpieczeń ogólnych

4 Agenda

5 Agenda 1. Doświadczenie 2. Problemy spotykane w codziennej pracy 3. Elementy usprawnień 4. Makigami krok po kroku 5. Jak to wygląda w praktyce case study

6 Doświadczenie

7 Problemy spotykane w codziennej pracy

Problemy spotykane w codziennej pracy Dlaczego tak długo trwa obsługa?? Komu przekazać dane pismo?? Dlaczego muszę wprowadzać tyle danych w wielu miejscach?

8 Problemy spotykane w codziennej pracy Dlaczego tak długo trwa obsługa?? Komu przekazać dane pismo?? Dlaczego muszę wprowadzać tyle danych w wielu miejscach?? Ile wniosków pozostało do realizacji?? Jak wyglądały odpowiedzi na podobne wnioski?? Czy wszystkie czynności muszą być wykonywane manualnie?? Jaki jest termin odpowiedzi na poszczególne pisma??

9 Problemy spotykane w codziennej pracy Wpływ na Urząd przykłady negatywnych efektów Dłuższe oczekiwanie petentów Brak transparentności i kontroli statusu działań Wpływ na Urząd Obniżenie jakości obsługi wniosków, więcej błędów Przekroczone terminy odpowiedzi na pisma

10 Elementy usprawnień

Elementy usprawnień Standaryzacja pracy Poszukiwanie nieefektywności Automatyzacja usług Tworzenie list zadań Elektroniczny przepływ

11 Elementy usprawnień Standaryzacja pracy Poszukiwanie nieefektywności Automatyzacja usług Tworzenie list zadań Elektroniczny przepływ informacji Instrukcje dla nowych pracowników Uwzględnienie wszystkich zadań na liście pracownika Eliminacja błędów na początku opracowania spraw

12 Elementy usprawnień Standaryzacja pracy Standaryzacja pracy Poszukiwanie nieefektywności Automatyzacja usług Tworzenie list zadań Elektroniczny przepływ informacji Instrukcje dla nowych pracowników Uwzględnienie wszystkich zadań na liście pracownika Eliminacja błędów na początku opracowania spraw

13 Elementy usprawnień Elektroniczne formularze Standaryzacja pracy Poszukiwanie nieefektywności Automatyzacja usług Tworzenie list zadań Elektroniczny przepływ informacji Instrukcje dla nowych pracowników Uwzględnienie wszystkich zadań na liście pracownika Eliminacja błędów na początku opracowania spraw

14 Makigami krok po kroku

15 Makigami krok po kroku 1/3 Wizualizacja i doskonalenie Projektowanie procesu Analiza i doskonalenie procesu Zdefiniuj lub dostosuj predefiniowane procesy za pomocą intuicyjnych i graficznych narzędzi. Dzięki wizualizacji procesu będziesz mógł stwierdzić, które kroki są zbędne, gdzie są wąskie gardła i nieefektywności. Aplikacja, poprzez wbudowane moduły analiz Ci w tym pomoże.

16 Makigami krok po kroku 2/3 Automatyzacja usług Dynamiczne formularze i reguły decyzyjne Automatyzacja Dostosuj formularze i dane biznesowe niezbędne do realizacji sprawy. Uruchom proces przypisując pracowników do ról. Od teraz procesy i działania dzieją się w systemie.

17 Makigami krok po kroku 3/3 Kontrola i raportowanie Kontrola procesu Raportowanie i statystyki Kontroluj przebieg procesu poprzez dedykowane pulpity operacyjne i menedżerskie. Otrzymuj powiadomienia i alerty. Przeglądaj dane z systemu dzięki zaawansowanym i gotowym raportom.

18 Jak to wygląda w praktyce case study

19 Przykładowe rezultaty wdrożenia Makigami Jednostka publiczna mapowanie procesów organizacji Start Programu Mapowania procesów w całej organizacji Zoptymalizowane 7 procesów kadrowych Zaprojektowane Ponad 160 procesów Zautomatyzowane Procesy: - Zamawiania, wymiany oraz naprawy mebli, - Zamawiania materiałów biurowych

20 Dowolny system / aplikacja / urządzenie Przykładowe rezultaty wdrożenia Makigami Rozwiązanie Smart Lights we współpracy z wiodącym operatorem telekomunikacyjnym Warstwa pomiarowa Alerty, Dashboardy, Predykcja Dowolny sensor z modułem GSM Smart Metering Smart Trash Smart Lights GSM STORAGE Internet Administrator System B2C

21 Przykładowe rezultaty wdrożenia Makigami Międzynarodowa korporacja - Integracja działań całej organizacji Poprawa SLA Dla partnerów Szybkie wyszukiwanie Zadań realizowanych Listy zadań Dla pracowników Dostęp online Wszystkich pracowników organizacji Kluczowe procesy Obsługiwane w narzędziu Bezpieczeństwo Danych oraz zarządzane poziomy dostępu

22 Możliwe wykorzystania Makigami w Urzędach Mapowanie procesów pod wdrożenie Obsługę wniosków i wydanie decyzji w sprawie pozwolenia na budowę, zmiany pozwolenia na budowę oraz zgłoszenie robót budowlanych niewymagających pozwolenia na budowę Kompleksowa obsługa procesów związanych z RODO (GDPR) Obsługę innych wniosków i związanych z nim decyzji wydawanych lokalnie: wydanie zezwolenia na zajęcie pasa drogowego wyrażenie zgody na czasowe zajęcie gruntów Skarbu Państwa/Powiatu podział nieruchomości oznaczonej w Ewidencji Gruntów i Budynków wyłączenie gruntów rolnych z produkcji rolniczej przyznanie dodatku mieszkaniowego

23 Pytania

24 Zapraszamy na stoisko JT Weston

25 Kontakt: Michał Prusaczyk Senior Associate kom.: jtweston.pl makigami.io Dziękuję za uwagę

Podobne dokumenty

Leszek Dziubiński Damian Joniec Elżbieta Gęborek. Computer Plus Kraków S.A.

Leszek Dziubiński Damian Joniec Elżbieta Gęborek Computer Plus Kraków S.A. Wykorzystanie Microsoft Project Server w procesie zarządzania projektami Kompetencje partnerskie Gold: Portals and Collaboration