Lublin, 10 maja 2012 roku. Zapytanie ofertowe. Strona 1 I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO:

Transkrypt

1 Lublin, 10 maja 2012 roku Zapytanie ofertowe Strona 1 I. DANE ZAMAWIAJĄCEGO: OMEGA Nowoczesne Materiały Budowlane Sp. z o.o. ul. Głuska Lublin II. ZAPYTANIE OFERTOWE Zapytanie ofertowe prowadzone jest zgodnie z zasadami konkurencyjności w ramach realizowanego projektu pt. Usprawnienie procesów biznesowych w firmie OMEGA dzięki platformie B2B w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Oś Priorytetowa 8. Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki, Działania 8.2 PO IG Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B. Do niniejszego zapytania ofertowego nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z póź. zm.). Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi z wyłączeniem przepisów, zasad i trybów przewidzianych w ustawie Pzp ze względu na fakt, iż Zamawiający nie jest Zamawiającym w rozumieniu art.3 ust.1 pkt. 3 cytowanej ustawy oraz nie zachodzą okoliczności, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 5 tejże ustawy. OMEGA Nowoczesne Materiały Budowlane Sp. z o.o. zaprasza do składania ofert cenowych na usługi doradcze, wartości niematerialnych i prawnych, w tym licencje: systemu ERP CDN XL [zamówienia, administrator i zarządzanie magazynem], aplikacji ECOD oraz budowy platformy wymiany danych ściśle współpracującej z aplikacją do zarządzania procesem magazynowania. Poniżej znajduje się harmonogram projektu, z dokładnym wskazaniem opisu działań oraz z podaniem godzin w ramach realizowanych prac: 1. Usługa doradcza analiza przedwdrożeniowa analiza procesów biznesowych, problemów występujących we współpracy z kontrahentami, projekt modyfikacji obiegu dokumentów i informacji między partnerami a Wnioskodawcą, weryfikacja formatów danych kontrahentów

2 Analiza określi wymagania funkcjonalne, struktury i sposoby wymiany danych, sposobu ich zapisu i przygotowania poprzez poszczególne systemy oraz założenia dotyczące realizowania procesów biznesowych (zamówienia i magazynowanie depozytowe) po wdrożeniu systemu B2B. Szczególna uwaga zostanie zwrócona na potencjalne trudności występujące podczas ścisłej kooperacji pomiędzy partnerami handlowymi i zostanie opisany optymalny sposób poradzenia sobie z tymi problemami. Ważnym aspektem będzie zaprojektowanie wraz z Wnioskodawcą i jego kontrahentami (Monier Sp. z o.o. i Schiedel Sp. z o.o.) nowego sposobu obiegu dokumentów biznesowych, dostosowując się maksymalnie do oczekiwań współpracujących stron. Ponadto, zweryfikowane zostaną formaty partnerów handlowych w celu optymalizacji planowanej platformy automatycznej wymiany danych typu B2B. Działanie zostanie zakończone opracowaniem dokumentu pisemnego. Strona 2 [czas realizacji usługi: max. 110 godz.] 2. Zakup oprogramowania do zarządzania procesem Magazynowania depozytowego i procesem Zamówień kompatybilnego z posiadanym CDN XL Wydatek jest konieczny ze względu na potrzebę rozbudowy systemu ERP Wnioskodawcy (CDN XL) o moduły pozwalające na wprowadzenie zmian organizacyjnych i procesowych w kontekście ewidencji towaru na dedykowanych zdefiniowanych magazynach depozytowych. Obecna instalacja wymaga rozszerzenia o dodatkowe licencje Administracyjne jak również licencje związane z obsługą procesów zamówień i ewidencji dokumentów zamówień Sprzedaży i zamówień zakupu. Zakłada się zwiększenie ilości licencji o 5 sztuk modułu zamówień oraz o 5 sztuk licencji modułu administracyjnego. Konieczne jest również nabycie licencji modułu specjalistycznego zarządzającego miejscem składowania towaru. Elementem składowym inwestycji jest również moduł administrator, którzy jest bardzo istotny do efektywnej współpracy w systemie B2B. Ilość modułów: -5 sztuk modułu zamówień -5 sztuk modułu administracyjnego -oprogramowanie do zarządzania magazynem 1 szt. Wyżej wymienione moduły i oprogramowanie będzie kompatybilne z posiadanym rozwiązaniem informatycznym CDN XL.

3 3. Wdrożenie zakupionego oprogramowania wraz z konfiguracją pod potrzeby platformy do automatycznej wymiany danych Obsłużenie procesu wymiany informacji pomiędzy wskazanymi systemami ERP (partner biznesowy I - Monier Sp. z o.o. dysponuje zintegrowanym system informatycznym do zarządzania przedsiębiorstwem klasy ERP SAP Business One, partner biznesowy II- Schiedel Sp. z o.o. użytkuje zintegrowany system informatyczny do zarzadzania przedsiębiorstwem Microsoft Navision) wymaga wprowadzenia zmian w samej strukturze systemu CDN XL Spółki OMEGA. Konieczna jest analiza ustawień i konfiguracji w obszarach definicji magazynu, definicji dokumentów, karty towarowej, wprowadzenia siatki lokalizacji produktu i wiele innych czynników składających się na reinżynierię rozwiązania. Prace zaplanowane w ramach tego działania mają na celu przemodelowania funkcjonowania systemu ERP i przygotowania go do generowania odpowiednich informacji. Strona 3 [czas realizacji usługi: max. 240 godz.] Prace zostaną przeprowadzone w siedzibie firmy OMEGA Nowoczesne Materiały Budowlane Sp. z o.o. (adres: Lublin, ul. Głuska 86). 4. Zakup i wdrożenie aplikacji przetwarzającej język programistyczny danych wejściowych od partnerów na język zrozumiały dla systemu Wnioskodawcy zgodnie ze standardem EDI (ECOD) Zakup i uruchomienie ww. aplikacji jest konieczne ze względu na możliwość opracowania struktury wymiany danych pomiędzy systemem CDN XL oraz systemami partnerów biznesowych tj. SAP ONE oraz Microsoft NAVISION. Każdy z systemów ERP generuje podobne typy dokumentów związane z obrotem handlowym i magazynowym towarów. Ze względu jednak na język programowania i konstrukcję bazy danych tych systemów informacje przesyłane pomiędzy nimi musza mieć ściśle określoną strukturę dla każdego rodzaju dokumentu. Istotnym aspektem wdrożenia EDI jest umożliwienie automatycznego generowania tzw. raportów sprzedaży depozytowej, informujących o ilości towaru w zadanym okresie czasu, zbieranych na potrzeby sprzedaży przez operatorów firmy NMB OMEGA z magazynów depozytowych. Ponadto planowane ww. raporty będą przydatne do kontroli poprawności rozchodów magazynowych z magazynów depozytowych oraz do bieżącego określania stanu i wartości magazynu depozytowego. [czas realizacji usługi: max. 130 godz.] W ramach tego wydatku Dostawca zobowiązuje się do dostarczenia aplikacji EDI (ECOD) [obecnie

4 EDI Comarch]. Prace zostaną przeprowadzone w siedzibie firmy OMEGA Nowoczesne Materiały Budowlane Sp. z o.o. (adres: Lublin, ul. Głuska 86). 5. Stworzenie wzorów e-dokumentów, które podlegają przesyłowi i przetwarzaniu przez systemy wnioskodawcy i partnerów Strona 4 Wymiana informacji pomiędzy współpracującymi podmiotami będzie dotyczyła typowych dokumentów związanych z obrotem gospodarczym i handlowym, oraz szeregu nietypowych dokumentów, które nie mają swojego odpowiednika w tych systemach np. raport sprzedaży towarów depozytowych. Dlatego też, aby zapewnić kompatybilność wymiany informacji konieczne staje się zaprojektowanie i wykonanie struktury takich dokumentów w oparciu o możliwości poszczególnych baz danych. Wzory wszystkich dokumentów powstaną również w postaci papierowej możliwej do wydrukowania z systemu CDN XL. Realizacja tego etapu pozwoli na wytworzenie odpowiedniej liczby wzorów e-dokumentów, które będą podlegać przesyłowi i przetwarzaniu przez systemy wnioskodawcy i partnerów. Wzory e-dokumentów dla pierwszego partnera biznesowego będą następujące: potwierdzenie stanów magazynowych raport ze stanów zapasów dokumenty wydania: listy pobrania (tworzenie/potwierdzenie/zwrot) zamówienie lista uszkodzeń towarów faktura VAT potwierdzenia dostawy Wzory e-dokumentów dla drugiego partnera biznesowego będą następujące: zamówienia raport ze stanów magazynowych

5 potwierdzenie przyjęcia zamówienia dokument MM ewidencja wykrytych wad ofertowanie Strona 5 RW [czas realizacji usługi: max. 60 godz. dla I partnera Monier Sp. z o.o. oraz max. 70 godz. dla II partnera Schiedel Sp. z o.o.] 6. Budowa dedykowanej platformy wymiany danych ściśle współpracującej z aplikacją do zarządzania procesem magazynowania i zamówień (stworzenie interfejsów API, wykonanie formatów danych wyjściowych i wejściowych do systemu zgodnych z formatami systemów partnerów, stworzenie mechanizmów automatycznego przesyłu plików w strumieniu danych, zabezpieczenie dostępów do danych kluczem szyfrującym) Budowa dedykowanej platformy wymiany danych będzie sprowadzała się do zakupienia licencji oprogramowania, które będzie odwzorowywało wymaganą funkcjonalność. Funkcje platformy poprzez interakcje i interfejs API będzie generował automatyczne raporty sprzedaży w bazie CDN XL (baza magazynów depozytowych). Raporty te będą przetwarzane do postaci rozumianej przez systemy ERP partnerów biznesowych i zapisywane w ich bazach danych. Platforma będzie również odpowiedzialna za przetwarzania takich dokumentów jak faktury sprzedaży, faktury zakupu dokumenty magazynowe związane z wydaniami i przyjmowaniem towaru na magazyn. Platforma będzie stanowić centralne narzędzie pośredniczące w elektronicznej dystrybucji dokumentów. W tym wydatku przewidziane zostało tworzenie interface ów API, które są niezbędnym elementem planowanej platformy B2B. Interfejs programowania aplikacji jest to sposób, rozumiany jako ściśle określony zestaw reguł i ich opisów, w jaki programy komunikują się między sobą. API definiuje się na poziomie kodu źródłowego dla takich składników oprogramowania jak np. aplikacje, biblioteki czy system operacyjny. Zadaniem API jest dostarczenie odpowiednich specyfikacji podprogramów, struktur danych, klas obiektów i wymaganych protokołów komunikacyjnych. Ponadto, eksperci zewnętrzni będą mieli za zadanie zabezpieczyć dostęp do danych kluczem szyfrującym. W celu stworzenia efektywnie funkcjonującej platformy B2B niezbędne będzie wykonanie formatów danych wyjściowych i wejściowych do systemu zgodnych z formatami systemów partnerów oraz

6 stworzenie mechanizmów automatycznego przesyłu plików w strumieniu danych. [czas realizacji usługi: max. 480 godz.] 7. Wstępne uruchomienie platformy testy funkcjonalności i zachowania zasad bezpieczeństwa przesyłanych danych Strona 6 W ramach wydatku niezbędne będzie sprawdzenie poprawności działania poszczególnych modułów rozwiązania oraz poprawności zapisu i przesyłu informacji. Testy będą miały na celu wyspecyfikowanie błędnie działających obszarów i wykonania prac mających na celu usuniecie wszystkich niedociągnięć. Wykonanie tego działania powinno zagwarantować poprawne działanie całości projektowanego rozwiązania. [czas realizacji usługi: max. 60 godz.] Prace zostaną przeprowadzone w siedzibie firmy OMEGA Nowoczesne Materiały Budowlane Sp. z o.o. (adres: Lublin, ul. Głuska 86). Zakończenie realizacji projektu nastąpi z dniem roku. III. TERMIN SKŁADANIA OFERT Termin składania ofert upływa w dniu: 24 maja 2012 r. IV. TERMIN WYBORU DOSTAWCY Termin wyboru dostawcy nastąpi nie później niż 29 maja 2012 r. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera, poczty elektronicznej lub dostarczona osobiście. Jeden oferent w ramach niniejszego zapytania może złożyć tylko jedną ofertę. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. Oferta powinna: - zawierać pełną nazwę i adres oferenta

7 - posiadać datę sporządzenia i termin ważności oferty - opis nawiązujący do parametrów wyszczególnionych w zapytaniu ofertowym Wybór najkorzystniejszej oferty nastąpi w oparciu o następujące kryterium: cena (100%) Strona 7 Ocena ofert w zakresie przedstawionego wyżej kryterium zostanie dokonana wg następującego wzoru: Gdzie: P ocena punktowa oferty Cn cena najniższej oferty netto Cb cena badanej oferty netto Cn P = x 100 Cb Zamawiający wybierze ofertę, która uzyska najwyższą liczbę punktów, maksymalna ilość punktów do uzyskania wynosi 100 pkt. V. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego VI. INFORMACJE DODATKOWE Do oferty należy dołączyć aktualny dokument rejestrowy (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem), tj. odpis z Krajowego Rejestru Sądowego bądź odpis Ewidencji Działalności Gospodarczej. Firma zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego bez podania przyczyny. Podpis wystawiającego zapytanie ofertowe

8 Miejscowość, data FORMULARZ OFERTOWY Nazwa Wykonawcy: Strona 8 Adres: Tel/Fax/ NIP..Regon. Osoba kontaktowa:.. W odpowiedzi na zapytanie ofertowe firmy OMEGA Nowoczesne Materiały Budowlane Sp. z o.o. składamy następującą ofertę: Opis cena netto

9 Razem Oferta ważna do... Podpis i pieczęć Strona 9