Nowoczesne archiwum dokumentów studium przypadku. Bartosz Kwieciński,

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Nowoczesne archiwum dokumentów studium przypadku. Bartosz Kwieciński,"

Jacek Maciejewski
8 lat temu
Przeglądów:

1 Nowoczesne archiwum dokumentów studium przypadku Bartosz Kwieciński,

2 Archiwum

3 Archiwum Zakładowe Podstawowe zadania Przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji. Czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie i brakowanie. Przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego.

Czasowe ich przechowywanie, udostępnianie, ewidencjonowanie

4 Centralne Archiwum Dokumentów PGE Dystrybucja S.A Oddział Rzeszów Plan działania Przygotowanie pomieszczeń dla centralnego archiwum dokumentów PGE Dystrybucja S.A Oddział Rzeszów. Analiza dokumentacji, opracowanie niezbędnych dokumentów regulujących funkcjonowanie archiwum. Wdrożenie aplikacji do obsługi archiwum. Archiwizacja i digitalizacja dokumentów.

5 Centralne Archiwum Dokumentów PGE Dystrybucja S.A Oddział Rzeszów Przygotowanie pomieszczeń dla centralnego archiwum dokumentów PGE Dystrybucja S.A Oddział Rzeszów. Adaptacja istniejących pomieszczeń Montaż systemu szaf przesuwnych. Instalacja systemu wentylacji. Monitoring wizyjny. Łączna powierzchnia pomieszczeń ponad m 2

6 Centralne Archiwum Dokumentów PGE Dystrybucja S.A Oddział Rzeszów

7 Aplikacja do obsługi Elektronicznego Archiwum Dokumentów Analiza dokumentacji, opracowanie niezbędnych dokumentów regulujących funkcjonowanie archiwum Wykonanie analizy zgromadzonej dokumentacji pod kątem merytorycznym (centrala oraz 11 oddziałów). Opracowanie RWA - jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej instytucji, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jej działalności, zawiera kwalifikację archiwalną. Opracowanie Instrukcji Archiwalnej procedury oraz sposób funkcjonowania archiwum zakładowego PGE Dystrybucja S.A Oddział Rzeszów.

Opracowanie RWA - jednolita, niezależna od struktury organizacyjnej instytucji, klasyfikacja dokumentacji powstającej w toku jej

8 Aplikacja do obsługi Elektronicznego Archiwum Dokumentów Analiza dokumentacji, opracowanie niezbędnych dokumentów regulujących funkcjonowanie archiwum cd. Wykonanie operatów szacunkowych dokumentacji zgormadzonej w Centrali i 11 RE. Przegląd dokumentacji 11 RE. Określenie ilości dokumentacji technicznej majątku sieciowego. Analiza pod kątem archiwizacji i digitalizacji. Przegląd stanu fizycznego dokumentacji.

Wykonanie operatów szacunkowych dokumentacji zgormadzonej w Centrali i 11 RE.

9 Aplikacja do obsługi Elektronicznego Archiwum Dokumentów Wdrożenie aplikacji do obsługi archiwum. Implementacja oprogramowania do obsługi papierowego archiwum zakładowego zgodnie z obowiązującymi przepisami o zasobach archiwalnych i archiwach. Umożliwienie zdalnego oraz szybkiego dostępu do zdeponowanych dokumentów. Dostęp do dokumentacji technicznej z poziomu systemu EL-GIS. Uzyskanie kontroli i przejrzystości nad procesami: Zarządzania cyklem życia dokumentu (od przekazania do brakowania). Tworzenie spisów zdawczo-odbiorczych. Wypożyczania dokumentów. Przechowywanie dokumentów.

Umożliwienie zdalnego oraz szybkiego dostępu do zdeponowanych dokumentów. Dostęp do dokumentacji technicznej z poziomu systemu EL-GIS.

10 Aplikacja do obsługi Elektronicznego Archiwum Dokumentów Dostęp do dokumentacji technicznej obiektów bezpośrednio z poziomu systemu EL-GIS

11 Archiwizacja i digitalizacja dokumentów Archiwizacja i digitalizacja dokumentów Archiwizacja dokumentów zgodnie ze standardami zawartymi w instrukcji archiwalnej: rozszywanie dokumentacji, sortowanie, przepakowywanie w teczki oraz pudła archiwizacyjne, etykietowanie. Digitalizacja wybranej dokumentacji. Eksport danych do systemu informatycznego obsługującego archiwum.

dokumentacji, sortowanie, przepakowywanie w teczki oraz pudła archiwizacyjne, etykietowanie.

12 Archiwizacja i digitalizacja dokumentów Fakty i liczby Zarchiwizowano 194,5 mb dokumentacji technicznej. Zaindeksowano dokumentów. Wykonano skanów. Wielkość powierzchni dyskowej wyniosła 200 GB. Przepracowano w projekcie 5040 godzin roboczych. Czas realizacji archiwizacji i digitalizacji: 3 miesiące.

Wykonano 22 000 skanów. Wielkość powierzchni dyskowej wyniosła 200 GB.

13 Archiwizacja i digitalizacja dokumentów

14 Nowoczesne archiwum dokumentów Korzyści Zdalny i natychmiastowy dostęp do dokumentów. Użytkownik posiadający odpowiednie uprawnienia może szybko wyszukać żądany dokument z własnego stanowiska komputerowego, w szczególności dostęp do dokumentacji technicznej obiektów z poziomu EL-GIS Zapewnienie kontroli nad dokumentami poprzez stworzenie grup użytkowników z określonymi prawami dostępu do konkretnych zasobów. Zredukowanie kosztów związanych z wielokrotnym powielaniem zarchiwizowanego dokumentu. Dokumenty są ewidencjonowanie w formie elektronicznej dzięki czemu nie ma potrzeby pracy z dokumentami w wersji papierowej. Pracownicy mają dostęp do centralnej bazy, w której gromadzone są kompletne, wymagane informacje. W ten sposób nie tracą czasu nad poszukiwaniem informacji, powielaniem dokumentów i przekazywaniu zadań. Dokumenty nie giną, zadania są dokumentowane oraz logicznie wiązane z danym procesem.

Zapewnienie kontroli nad dokumentami poprzez stworzenie grup użytkowników z określonymi prawami dostępu do konkretnych zasobów.

15 Dziękuję za uwagę Bartosz Kwieciński

Podobne dokumenty

Prowadzący: Bartosz Kwiecioski, Artur Kania

Prowadzący: Bartosz Kwiecioski, Artur Kania Plan prezentacji Elektroniczne Archiwum Dokumentów - case study wdrożenia w sektorze Utillities Plan prezentacji Prezentacja firmy OPTeam S.A. System obsługi archiwum zakładowego Doświadczenie i kompetencje