Obieg korespondencji. System spełnia wymagania GIODO. Funkcja obsługi obiegu korespondencji dzięki zastosowaniu kodów kreskowych.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 1 do OPZ SPECYFIKACJA WYMAGAŃ FUNKCJONALNYCH 1. obieg przychodzącej zewnętrznej i obieg wewnętrznej, w tym: 1) Zapotrzebowania i Zakupy (ZZ); 2) (ZP); 3) Akty Wewnętrzne (AW); Lp. Obszar Opis funkcjonalności 1. Obsługa pomiędzy jednostkami uczelni (wewnętrzna) System spełnia wymagania GIODO. Funkcja obsługi obiegu dzięki zastosowaniu kodów kreskowych. 4. Rejestracja i obsługa przychodzącej zewnętrznej. 5. Rejestracja poleceń i spraw Obsługa teczek i podteczek. Mechanizm posiadający funkcję tworzenia i obsługi w systemie różnych typów dokumentów z uwzględnieniem specyficznych dla nich atrybutów 8. Konfigurowalne mechanizmy weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych 9. Funkcja wprowadzenia oryginalnego dokumentu, jako załącznika w postaci elektronicznej, w celu weryfikacji i podglądu na dowolnym etapie obiegu. 10. Funkcja dodania, jako załącznik dowolnego innego dokumentu w dowolnym formacie (np. TIF, DOC, XLS, PNG, JPG itd.) bądź pliku ze skanera. System nie posiada ograniczeń wielkości dodawanego pliku. 11. słownik stanowisk (punktów/osób opisujących, weryfikujących i zatwierdzających dokumenty w obiegu zintegrowany z ERP 12. Obsługa dzienników przychodzącej, wewnętrznej i wychodzącej przy czym dziennik pocztowej jest zgodny ze standardem stosowanym przez dostawcę pocztowego Funkcja tworzenia dzienników wydziałowych (w komórce organizacyjnej). System dla każdego użytkownika udostępnia indywidualną Listę zadań na którą trafiają dokumenty. Dokumenty podzielone, na listę: zawierającą pisma przychodzące, pisma wychodzące, polecenia lub sprawy.

2 Mechanizm umożliwiający użytkownikom sparametryzowanie informacji widocznych na liście zadań. Funkcja zbiorczego wykonywania czynności na dokumentach z poziomu listy zadań. Funkcja definiowania przez administratora dowolnej ilości ścieżek (planów przepływu dokumentu między stanowiskami i osobami). Funkcja automatycznego przypisania nowego dokumentu do jednej z już zdefiniowanych ścieżek na podstawie jego zawartości. Funkcja ręcznego ustalania ścieżki dla dokumentu nietypowego w tym ustalanie warunków względnych i bezwzględnych dla procesu. Raporty o stanie dokumentów, lista dokumentów na poszczególnych stanowiskach, historia dokumentu. Mechanizm kontroli statusu dokumentu, jego dotychczasowej ścieżki oraz czasów przyjścia, obróbki i wyjścia z poszczególnych stanowisk. Funkcja wykorzystania mechanizmu kodów kreskowych do oznaczania i wyszukiwania dokumentów w obiegu. Mechanizm umożliwiający automatyczne odczytanie kodu kreskowego na zeskanowanym dokumencie. Mechanizm obsługi i dystrybucji kodów kreskowych. Mechanizm automatycznego przekazywania do systemu ERP, dokumentów zaakceptowanych ostatecznie. Moduł administracji systemem pozwalający na zmianę parametrów systemu wykonywaną przez administratora systemu bez interwencji Wykonawcy Prowadzenie ewidencji wszystkich zapisów wykonywanych przez użytkowników systemu z możliwością wygenerowania raportów 28. Funkcja polityki bezpieczeństwa (poziom skomplikowania hasła, okres ważności hasła, powtarzalność hasła) pobierana z AD UKSW 29. Dostęp do systemu i rejestracja elektronicznych dokumentów w obiegu dokumentów może odbywać się z wykorzystaniem przeglądarki WWW Elastyczne określanie jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby uczestniczące w procesie przepływu dokumentów (np. kto może zaakceptować wniosek, przesłać dalej, odrzucić itp.). Funkcja korzystania w systemie z baz danych klientów i kontrahentów, w postaci słowników (integracja ze słownikiem ERP) i powiązania w systemie dokumentów z określonym nadawcą, odbiorcą, kontrahentem, klientem, pracownikiem. Funkcja tworzenia grup odbiorców pism i zarejestrowania pisma przychodzącego i wychodzącego dla danej grupy odbiorców pism jednocześnie.

3 Obsługa archiwizacji dokumentów. Funkcja archiwizacji rejestrowanych w systemie dokumentów zgodnie z zasadami archiwizacji chronologicznej. Obsługa pudełek archiwalnych oraz segregatorów oraz możliwość oznaczania ich kodami kreskowymi. Obsługa paczek dokumentów na podstawie barcodów lub numerów dokumentów Obsługa i wykorzystywanie skanerów do dokumentów zawierających kody kreskowe. Zestaw raportów dotyczących aktywności obsługi. Mechanizm obsługi zastępstw z gromadzeniem historii zastępstw. 38. Obsługa rzeczowego wykazu akt oraz import własnej struktury rzeczowego wykazu akt. 39. Funkcja zamawiania oryginałów dokumentów z poziomu systemu obiegu dokumentów. 40. Funkcja wymuszania przez Administratora systemu domyślnej struktury listy zadań. 41. Mechanizm mailowy powiadamiający użytkownika o wystąpieniu zdarzeń w systemie 42. Mechanizm mailowy powiadamiający użytkownika o zdarzeniach w formie zbiorczej. 43. Wyszukiwanie dokumentów po wielu kryteriach równocześnie Definiowanie informacji wyświetlanych na wynikach wyszukiwania. Obsługa drukarki kodów kreskowych 46. Obsługa poczty , w tym pobieranie jej z wielu kont oraz obsługa skrzynek funkcyjnych 47. Funkcja budowania dowolnych rejestrów w systemie w oparciu o XMLa 48. Funkcja definiowania procesów dla dokumentów w oparciu o edytor będący integralną częścią systemu obiegu dokumentów 49. Funkcja definiowania formularzy specyficznych dla każdego kroku procesu oraz różnych typów dokumentów w oparciu o edytor będący integralną częścią systemu obiegu dokumentów 50. Konfigurowalne mechanizmy weryfikacji poprawności i kompletności wprowadzonych danych

4 Funkcja archiwizacji przez system dowolnych dokumentów w formie elektronicznej Funkcja obsługi wersjonowania i statusowania dokumentów Funkcja kontroli dostępu (podgląd lub edycja) do dokumentów Funkcja sprawdzenia historii dostępu do dokumentu Funkcja powiadamiania użytkowników o nowej wersji dokumentu Funkcja przekazywania dokumentów: do realizacji i do wiadomości Zapisywanie daty zmian parametrów pisma oraz daty postępu realizacji pisma w systemie. Zestaw raportów dotyczących aktywności obsługi. Funkcja rejestracji spraw z możliwością wiązania sprawy z pismem przychodzącym, wewnętrznym i wychodzącym Funkcja dodawania dokumentów / pism do już istniejącej sprawy Funkcja przenoszenia pism / dokumentów pomiędzy już istniejącymi sprawami z zachowaniem historii ścieżki dokumentu Funkcja obsługi spraw zgodnie z zasadami obowiązującymi u Zamawiającego Funkcja dowolnego definiowania zasad numerowania spraw, teczek i podteczek. 64. Prowadzenie metryki sprawy (zgodnie z KPA). 65. Funkcja generowania z systemu spisów zdawczo-odbiorczych i protokołów brakowania akt 66. Własne funkcjonalności w obszarze archiwum zakładowego. 67. Funkcja łączenia dokumentów elektronicznych różnego typu w grupy np. według zamówień, projektów, itp. 68. Teczki elektroniczne prowadzonych spraw z funkcją dodania do archiwum. 69. Współdziałanie z instrukcją kancelaryjną.

5 Funkcja wyszukania zeskanowanego dokumentu z kodem kreskowym i dołączania utworzonego w ten sposób pliku do danej sprawy. Obsługa rzeczowego wykazu akt oraz import własnej struktury rzeczowego wykazu akt, w tym dodawanie własnych pozycji rzeczowego wykazu akt. Lp. Obszar Opis funkcjonalności i i i funkcja stworzenia obiegu realizacji zamówień zawierającego minimalnie możliwość złożenia zamówienia, akceptację osoby upoważnionej do dokonywania zakupu, odnotowanie faktu dostawy towaru, odebranie faktury i wprowadzenie jej do posiadanego przez zamawiającego systemu integracja ERP Funkcja grupowania kontrahentów i produktów w klasy lub grupy - integracja z ERP i i Funkcja wprowadzania numeru NIP nadanego zarówno w Polsce jak i w dowolnym kraju należącym do Unii Europejskiej integracja z ERP - modyfikacja Funkcja zdefiniowania płatnika dla kontrahenta integracja z ERP - modyfikacja 76. i Funkcja wprowadzenia faktury zakupu do zbioru dokumentów przychodzących publiczne i i Funkcja tworzenia i kształtowania procesu zamówień i zakupów.. Funkcja łączenia dokumentów elektronicznych różnego typu w grupy np. według zamówień, projektów, itp. 79. i Rejestracja zapotrzebowań (zamówień wewnętrznych) wraz z możliwością wskazania komórki, zadania (zlecenia remontowego, inwestycyjnego, innego). Lp. Obszar Opis funkcjonalności 80. Rejestracja zamówień do dostawców z możliwością kontroli stanu realizacji zamówienia Automatyczna generacja zamówień, na podstawie zapotrzebowań. Funkcja łączenia zamówień. 83. Obsługa prowadzonych postępowań i zamówień.

6 84. Ewidencja rodzaju postępowania (przetarg ograniczony, nieograniczony, zamówienie nie podlegające ustawie Prawo zamówień publicznych itp.). 85. Ewidencja specyfikacji zamówienia Ewidencja kryteriów oceny. Ewidencja ofert. Ewidencja dodatkowej (zapytania, odwołania). Ewidencja załączników (protokoły z postępowań, mapki, wyrysy itd.) Ewidencja wpłat wadium do konkretnego postępowania przetargowego. Wybór oferty generowanie umowy zakupu Ewidencja umów powstałych z zamówień publicznych. Ewidencja podpisanych umów z dostawcami materiałów i usług. Rozliczanie umów i kontrola ich realizacji. Kontrola ilości i wartości podczas realizacji umów. 96. Raportowanie realizacji umów wg Wykonawców i zamawianych materiałów Funkcja podpięcia do dokumentów powstałych z zamówień publicznych, danych multimedialnych np. tekst umowy, zdjęcie inwestycji, zeskanowanie faktury itp. Funkcja definiowania różnych typów dokumentów zakupu usług, środków trwałych, inwestycji, materiałów - integracja z ERP 99. Funkcja wprowadzenia opisów do pozycji i nagłówka dokumentu zakupu i przeniesienie tych opisów do dekretów księgowych integracja z ERP Funkcja określenia sposobu numeracji dokumentów zakupu (określenie postaci symbolu dokumentu zakupu).