Internetowa platforma zarządzania zamówieniami publicznymi. System e-procurement dla jednostek sektora finansów publicznych

Transkrypt

1 Internetowa platforma zarządzania zamówieniami publicznymi System e-procurement dla jednostek sektora finansów publicznych

2 Grupy użytkowników Osoby decyzyjne Kupujący Realizatorzy

3 ZAM - Główne moduły Plany zamówień Źródła finansowania Wnioski elektroniczne WORKFLOW Procedury Gospodarka materiałowa online (magazyny) Rozliczanie procedur, wniosków, (magazynu i źródeł finansowania)

4 Moduł PLANY Plany zamówień publicznych składanie planów cząstkowych w jednostkach organizacyjnych plany zbiorcze agregacja planów cząstkowych w Dziale Planowania korekty planów akceptacja planów cząstkowych na odp. poziomach kontrola realizacji planu

5 Moduł Plany Plany zakupów towarów i usług PZ/RAu0/1 Plany budowlane i remontowe Plan - jednostka A Poz. 1 Grupa przedm. Nazwa pozycji planu Kwoty w podziale na źr. fin Poz. 2 Grupa przedm. Nazwa pozycji planu Kwoty w podziale na źr. fin Plan - jednostka N PZA/RT0/2 Poz. 1 Grupa przedm. Nazwa pozycji planu Kwoty w podziale na źr. fin Poz. 2 Grupa przedm. Nazwa pozycji planu Kwoty w podziale na źr. fin Plan - jednostka A OZB/RAu0/1 Budynek 1 termin Poz. 1 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin Poz. 2 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin OZB/RAu0/2 Budynek 2 termin Poz. 1 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin Poz. 2 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin Składają wszystkie jednostki Plan - jednostka N OZB/RT0/1 Określanie progów: - w grupach przedmiotowych - w budynkach Możliwy widok wg: - grupy przedmiotowej - jednostki - źródła finansowania - budynku Budynek 1 termin Poz. 1 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin Poz. 2 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin OZB/RT0/2 Budynek 2 termin Poz. 1 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin Poz. 2 Grupa przedm. Nazwa pozycji zad. Kwoty w podziale na źr. fin Przygotowuje Dzial Techniczny i jednostki

6 Moduł Plany Automatyczna aktualizacja progów w grupach przedmiotowych Grupa przedm. 1 Plany i korekty cząstkowe Kwota Próg proceduralny Grupa przedm. 19 Kwota Próg proceduralny Grupa przedm. n Kwota Próg proceduralny ciągła zmiana w czasie Automatyczna aktualizacja progów w budynkach Bieżąca informacja + Wydruk progu na wniosku

7 Moduł Plany Zestawienie i historia (korekty) planów Plany budowlane inwestycyjne i remontowe Przegląd planu jednostki

8 Moduł Plany Podgląd planu jednostki Plan zamówień publicznych z określeniem źródeł finansowania

9 Moduł Plany Plany roczne wg grup Zestawienie planu wg grup przedmiotowych Katalog przedmiotowy można zdefiniować samodzielnie lub skorzystać z predefiniowanego pakietu

10 Moduł Plany Generowanie wydruku

11 Moduł Źródła finansowania W module tym można definiować źródła finansowania W różnych grupach źródeł dla wszystkich jednostek organizacyjnych osobno. Dodatkowo istnieje możliwość wprowadzania kalkulacji do poszczególnych żródeł.

12 Moduł Źródła finansowania W systemie można definiować źródła finansowania W różnych grupach źródeł dla wszystkich jednostek organizacyjnych osobno. Dodatkowo istnieje możliwość wprowadzania kalkulacji do poszczególnych żródeł.

13 ZAM Schemat działania J wnioski J wnioski J wnioski Realizator Weryfikacja zakupy w procedurze Agregacja wniosków w grupach przedmiotowych Wybór trybu zakupu Dział Zam. Publ. Sporządzanie SIWZ Organizacja procedur zakupy poza procedurą umowy zamówienia faktury protokoły odbioru J Jednostka organizacyjna Zamawiającego Rozliczenie i archiwizacja wniosku

14 ZAM - Schemat działania cz. II J J J zapotrzebowanie zapotrzebowanie Dział Gosp. Materiałowej zakupy w procedurze Zarządzanie dostawami umowy przetargowe Składanie wniosków o uzup. magazynów Wydawanie towarów Sporządzanie SIWZ Organizacja procedur Pełna gospodarka materiałowa on-line zapotrzebowanie Dział Zam. Publ. zakupy poza procedurą zamówienia PZ R W Rozliczenie i archiwizacja wniosku Bieżące uzupełnianie magazynów z kontrolą wykorzystania limitów

15 ZAM cykl życia wniosku przed realizacją Realizator Jednostka J ZŁOŻENIE WNIOSKU K E K B WERYFIKACJA WNIOSKU K K -- KONTROLING KONTROLING sprawdzenie sprawdzenie danych danych finansowych finansowych EE -- EWIDENCJA EWIDENCJA kontrola kontrola poprawności poprawności złożonego złożonego wniosku wniosku BB -- BRANŻYSTA BRANŻYSTA weryfikacja weryfikacja merytoryczna merytoryczna ii dalsza dalsza realizacja realizacja

16 ZAM składanie wniosku Wniosek o zakup z magazynu Wniosek o zakup, usługę lub naprawę Wszystkie aktywne wnioski z jednostki w różnym stanie zaawansowania. Dostępny też filtr wniosków obejmujący wnioski archiwalne.

17 ZAM składanie wniosku Pozycje wniosku Nagłówek wniosku

18 ZAM składanie wniosku Żródła finansowania wniosku specyficzne dla konkretnej jednostki Można składać wnioski z WIELOMA źródłami finansowania

19 ZAM agregacja wniosków i tworzenie procedur Realizator Wn1 Wn2 Wnn Agregacja wniosków wg grup przedmiotowych Wybór trybu procedury w zależności od kwoty w grupie przedmiotowej Procedura Realizacja zakupu poza procedurą

20 ZAM agregacja wniosków u Realizatora

21 ZAM zakupy poniżej 14 tys euro Pozycje zamówień tworzone są z poz. wniosków generowany wydruk zamówienia trafia do Wykonawcy Można grupować pozycje wniosków do jednej pozycji zamówienia Faktury są rejestrowane w systemie, dzięki czemu widać wykorzystanie środków. Możliwy eksport do FK.

22 ZAM tworzenie procedur Pozycje wniosków w danej grupie przedmiotowej gotowe do utworzenia zadania (pakietu) w procedurze

23 ZAM uzupełnianie danych po rozstrzygnięciu Rozstrzygnięcie: Wybór Wykonawcy Wpisanie do systemu cen z przetargu

24 ZAM podgląd procedury Komplet dokumentów do procedury w jednym miejscu: wnioski, zamówienia, zrealizowane faktury Wykorzystanie ilości Wykorzystanie kwoty

25 ZAM podgląd wniosku Komplet dokumentów do wniosku w jednym miejscu: zamówienia, faktury oraz protokoły odbioru Data otwarcia ofert, jeżeli wniosek jest w procedurze Wykorzystanie ilości Wykorzystanie kwoty

26 ZAM Poziomy kontroli Uczelnia Wydział J Wydział J J J

27 Korzyści z wdrożenia Prawne Organizacyjne Ekonomiczne Przejrzystość procedur Skrócenie czasu obsługi procesu zakupowego Lepsza gospodarka posiadanymi zasobami Kontrola progów ustawowych Natychmiastowy dostęp do szczegółowych danych Niższe ceny dzięki zakupom grupowym Zapobieganie dzieleniu zamówień Uporządkowanie wniosków składanych w całej instytucji Kontrola na różnych poziomach uprawnień Eliminacja błędów związanych z dokumentacją papierową Redukcja czasu przygotowania dokumentów oraz sporządzania raportów

28 InterZAM warunki techniczne Użytkownik Serwer Internet, komputer, drukarka System operacyjny Linux Obsługa przez przeglądarkę www Nie wymagane licencje na oprogramowanie systemowe

29 Referencje i wdrożenia Politechnika Śląska Uniwersytet Śląski 300 użytkowników z ponad 200 jednostek 300 użytkowników z ponad 600 jednostek 29 tysięcy wniosków rocznie 33 tysiące wniosków rocznie

30 Kontrola finansów publicznych? Koniec z problemami! Dziękujemy za uwagę