Wdrożenie systemu EZD w jednostce samorządu terytorialnego. Danuta Descours Siemianowice Śląskie, r.

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Wdrożenie systemu EZD w jednostce samorządu terytorialnego. Danuta Descours Siemianowice Śląskie, r."

Paulina Wójcik
6 lat temu
Przeglądów:

1 Wdrożenie systemu EZD w jednostce samorządu terytorialnego Danuta Descours Siemianowice Śląskie, r.

2 Kim jesteśmy? Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego (ŚCSI) - Wojewódzka samorządowa jednostka organizacyjna działająca w formie jednostki budżetowej powołana Uchwałą Nr II/36/5/2005 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 13 czerwca 2005 roku. ŚCSI jest odpowiedzią na wyzwania współczesności stojące przed rozwojem nowoczesnego społeczeństwa w województwie śląskim. Zatrudniamy 37 osób. 7 zespołów zadaniowych.

3 Jak przebiegał proces wdrożenia systemu EZD w ŚCSI?

Jakie były warunki wstępne wdrożenia EZD? Od 2008 r. w ŚCSI funkcjonuje elektroniczny system obiegu dokumentów. Od 01.07.2012 r.

4 Jakie były warunki wstępne wdrożenia EZD? Od 2008 r. w ŚCSI funkcjonuje elektroniczny system obiegu dokumentów. Od r. Zarządzeniem Dyrektora ŚCSI system EZD został wprowadzony jako podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw. Podstawa prawna Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, Ustawa z dnia r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nadzór Archiwum Państwowego w Katowicach. Składy chronologiczne (sekretariat ŚCSI).

5 Ile spraw prowadzimy w systemie EZD?

6 Wdrożenie pierwsze wątpliwości Pismo wpływające Postać pisma: Elektroniczna Tradycyjna Sprawa prowadzona: EZD Tradycyjnie EZD Tradycyjnie! Pracownik merytoryczny decyduje jaką sprawę założy! (EZD czy tradycyjnie) Wynik: na etapie kancelarii nie wiadomo czy pismo włożyć do składu czy przekazać do zespołu

7 Kolejne wątpliwości Pismo wychodzące Sprawa prowadzona: System EZD System tradycyjny Odbiór pisma (postać): Elektroniczna Tradycyjna Elektroniczna Tradycyjna Wynik: podpisujemy dwie postacie pisma elektroniczną i tradycyjną

8 Powołanie Zespołu ds. wdrożeń w ŚCSI W październiku 2012 r. powołany został Zespół ds. wdrożeń. Skład Zespołu: Koordynatorzy wdrożenia (2 pracowników), Administrator aplikacji (1 pracownik), Liderzy w zespołach (1 pracownik w każdym zespole), Doradcy merytoryczni (zapraszani do prac zespołu w zależności od potrzeb).

9 Jakie są zadania członków Zespołu ds. wdrożeń? Zapewnienie bieżącego wsparcia dla pracowników wewnątrz danego zespołu (m. in. przyjmowanie zgłoszeń/ uwag/ propozycji/ udogodnień dotyczących bieżącej pracy). Wsparcie merytoryczne pracowników w zakresie wdrożenia nowych instrukcji i rozwiązań. Doradzanie wewnątrz zespołu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją (wytwarzanie, przechowywanie, archiwizowanie). Udział w spotkaniach Zespołu.

10 Pierwszy dokument opracowany przez Zespół

11 Jak wygląda przykładowy schemat obiegu pisma?

12 Gdzie gromadzimy wytworzone przez Zespół dokumenty? Platforma zdalnego nauczania Instrukcje, scenariusze Filmy

13 Wątpliwości cd Archiwizacja dokumentów ze składu chronologicznego Dokumenty z różną kategorią archiwalną (A, B-5, B-10). Porządkowanie dokumentów według kategorii archiwalnej przy rejestracji? Porządkowanie dokumentów według kategorii archiwalnej przed oddaniem dokumentów do archiwum zakładowego?

Wątpliwości cd Przekazywanie otrzymanej dokumentacji Wykonawcy Do ŚCSI wpływa obszerna dokumentacja (np. pismo przewodnie oraz 10 segregatorów).

14 Wątpliwości cd Przekazywanie otrzymanej dokumentacji Wykonawcy Do ŚCSI wpływa obszerna dokumentacja (np. pismo przewodnie oraz 10 segregatorów). Zostaje zarejestrowane pismo przewodnie w SOD (nie skanujemy załączników ze względu na objętość). Pracownik merytoryczny zakłada sprawę prowadzoną w systemie EZD. Musi przekazać całość dokumentacji: pismo + załączniki do Wykonawcy. Załączniki znajdują się w składzie chronologicznym (system EZD) niepełne odwzorowanie cyfrowe. Co pozostawiamy w składzie?

15 Jak na chwilę obecną wygląda komunikacja z administracją publiczną? Pismo Pismo Wniosek Wniosek

16 Liczba pism otrzymanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób otrzymania epuap 58 Osobiście 198 Sposób otrzymania pisma SEKAP 429 Poczta tradycyjna

17 Liczba pism otrzymanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób otrzymania 0% 4% 4% 2% Poczta tradycyjna SEKAP Osobiście epuap 90%

18 Liczba pism wysłanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób wysłania

19 Liczba pism wysłanych przez ŚCSI w roku 2013 w podziale na sposób wysłania 1% 1% 3% 3% Poczta tradycyjna SEKAP Osobiście epuap 92%

20 Korzyści z wdrożenia EZD w ŚCSI

21 Magazyn wszystkich dokumentów wpływających i wychodzących z Urzędu (SOD)

22 Terminowość załatwiania spraw przez pracowników Urzędu (SOD)

23 Kontrola terminowości załatwianych spraw prowadzona przez Kierownika komórki organizacyjnej (SOD)

24 INDEKS - Ułatwienie identyfikacji / wyszukiwania odpowiedniego pisma/ sprawy

25 Historia pisma (SOD)

26 Rejestry szybki dostęp do informacji (SOD)

27 Raporty, wydruki (SOD)

28 Element e-administracji podpis elektroniczny

29 Element e-administracji Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

30 EZD jako sposób na realizację kontroli zarządzczej Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Źródło: Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm. USTAWA z dnia 27 sierpnia 2009 r.o finansach publicznych

31 Efekt skutecznego i efektywnego działania administracji publicznej Nowoczesna administracja publiczna Zadowolony klient

32 Miejsce załatwiania spraw w Urzędzie (PeUP SEKAP)

33 Komunikacja mieszkańca z Urzędem poprzez platformę SEKAP (PeUP)

34 Statystyki SEKAP

35 Mapa Partnerów SEKAP

36 Liczba wejść na platformę SEKAP w podziale na lata

37 Partnerzy SEKAP z największą liczbą wejść na stronę (okres: I kwartał 2014 r.)

Liczba pism wysłanych poprzez PeUP SEKAP z urzędu w komunikacji A2A, A2B, A2C 21000 20518 16000 11000 6000 7845

38 Liczba pism wysłanych poprzez PeUP SEKAP z urzędu w komunikacji A2A, A2B, A2C Komunikacja A2A Komunikacja A2B Komunikacja A2C r r. I kwartał 2014 r

Urzędy (Partnerzy SEKAP) z największą liczbą otrzymanych elektronicznych wniosków (okres: 25.04.2008 r. 20.05.2014 r.

39 Urzędy (Partnerzy SEKAP) z największą liczbą otrzymanych elektronicznych wniosków (okres: r r.) Miasto Zabrze 1413 Miasto Jastrzębie-Zdrój 1601 Miasto Bielsko-Biała 1724 Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego 1833 Miasto Katowice 1986 Powiat Wodzisławski

40 Integracja platformy SEKAP i ORSIP

41 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ! Danuta Descours Specjalista ds. projektów i rozwoju elektronicznych usług publicznych Telefon: scsi@e-slask.pl Śląskie Centrum Społeczeństwa Informacyjnego

Podobne dokumenty

XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Polityka małych kroków przy przejściu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego na EZD XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Siemianowice Śląskie 22-24 maja