Płock, 29.08.2016r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa firmę do złożenia oferty na organizację czterech konferencji - spotkań regionalnych Klientów Spółki. PRZEDMIOT ZAPYTANIA: organizacja konferencji regionalnych dla czterech Regionów Sprzedaży: Wschód, Zachód, Południe-Wschód oraz Południe, Centrum motyw przewodni: ściśle dostosowany do grupy docelowej: głównie właściciele stacji, które zaopatrujemy. NAZWA: Spotkania regionalne w Regionach Sprzedaży: Południe-Wschód oraz Południe, Centrum, Zachód, Wschód. Konferencje dedykowane Klientom spółki (głównie właściciele stacji, które zaopatrujemy). TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: październik 2016 r., czas trwania wyjazdu 2 dni (1 nocleg). Region Sprzedaży Południe-Wschód oraz Południe 13-14 października, Region Sprzedaży Wschód 18-19 października, Region Sprzedaży Zachód 20-21 października, Region Sprzedaży Centrum 26-27 października. LOKALIZACJA: Hotele położone w centralnym punkcie w odpowiednich Regionach Sprzedaży: Wschód, Południe-Wschód albo Południe, Zachód, Centrum HOTEL: 4 *, dobry standard, poza miastem STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard, na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia, konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie przygotowania eventu, wstępnie proszę przyjąć pokoje dwuosobowe, kilka jednoosobowych. ŚRODKI TRANSPORTU: Klienci dojadą sami na miejsce PARKING: duży, zapewniony UCZESTNICY: Klienci spółki Strona1
Region Sprzedaży Centrum - około 234 osoby Region Sprzedaży Wschód - około 184 osoby, Region Sprzedaży Zachód - około 164 osoby, Region Sprzedaży Południe - Wschód - około 200 osób. ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: Dzień I: 11:00-12:00 - przyjazd i rejestracja uczestników przy specjalnie przygotowanym stoisku z logo Klienta; 12:00-13:00 - lunch w formie bufetowej; 13:00-15:00 - konferencja cześć I; 15:00-15:30 - przerwa kawowa; 15:30-17:30 - konferencja część II; 17:30-19:00 czas wolny; 19:00-21:00 - uroczysta kolacja, 21:00-23:00 - impreza z atrakcjami artystycznymi; od 23:00 - DJ. Dzień II: śniadanie i wykwaterowanie. DODATKOWE INFORMACJE: Po stronie Agencji: - koordynacja organizacji spotkań regionalnych - obecność koordynatorów wyznaczonych ze strony agencji do przygotowania scenografii obecnych podczas całego eventu - budowa sceny ( z uwzględnieniem wykorzystania zasobów hotelu) - projekt i budowa scenografii - koordynacja nagłośnienia i oświetlenia - hostessy - prowadzący konferencję - oprawa artystyczna/atrakcje Strona2
- profesjonalny fotograf - plazmy wyświetlające logotypy spółki oraz usadzenie gości na uroczystą kolację - przygotowanie multimedialnej prezentacji - DJ - parking - materiały poligraficzne: winietki i menu na uroczystą kolację, numerki na stoliki, agendy papierowe, zaproszenia papierowe, koperty do zaproszeń, zaproszenie mailingowe, agenda mailingowa - upominek powitalny: Region Sprzedaży Centrum około 234 sztuki, Region Sprzedaży Wschód około 184 sztuk, Region Sprzedaży Zachód około 164 sztuk, Region Sprzedaży Południe - Wschód oraz południe około 200 sztuk. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Oferty można składać tylko za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/. 2. Proszę o załączanie dokumentów oznaczonych aktualną datą w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT (część formalna, część techniczna, część handlowa). 3. Pytania proszę kierować przez Platformę Zakupową CONNECT Pytania/ odpowiedzi lub Zadaj pytanie zamawiającemu. ELEMENTY OFERTY NA CONNECT: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT) - ważna polisa ubezpieczeniowa - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT) - akceptacja terminu ważności składanej oferty 60 dni Strona3
CZĘŚĆ TECHNICZNA: - szczegółowy opis wydarzenia z ramowym harmonogramem realizacji prac - wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowana była usługa o podobnym zakresie lub referencje (minimum 3) - akceptacja terminu realizacji zlecenia: październik 2016 r.,region Sprzedaży Południe- Wschód 13-14 październik, Region Sprzedaży Wschód 18-19 październik, Region Sprzedaży Zachód 20-21 październik, Region Sprzedaży Centrum 26-27 październik - czas trwania wyjazdu 2 dni (1 nocleg). CZĘŚĆ HANDLOWA: - termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury. Bez zaliczki. - cena całkowita netto przedmiotu zapytania. Proszę o wpisanie kwoty całkowitej netto w formularzu elektronicznym. Szacowany budżet maksymalnie 512 000 PLN. - propozycja wyceny prac z wyszczególnieniem poszczególnych elementów oraz wartość łączna w cenach netto (bez należnego podatku VAT), tj.: cena powinna uwzględniać pełen koszt organizacji konferencji regionalnych dla czterech Regionów Sprzedaży: Wschód dla 184 osób, Zachód dla 164 osób, Południe-Wschód dla 200 osób, Centrum dla 234 osób (cena netto i brutto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia, atrakcji, itd.). Elementy oferty handlowej: Koszty noclegu odpowiednie do każdego Regionu Koszt parkingów Koszt wynajęcia Sali konferencyjnej wraz z wyposażeniem (rzutnik, ekran, mikrofony, flipchart) Koszt przerwy kawowej (woda, kawa, herbata, ciasteczka, soki) Koszt przygotowania scenografii w ramach zaproponowanych atrakcji Koszt uroczystej kolacji menu serwowane oraz bufet (z uwzględnieniem opcji wegetariańskich)- zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu Koszt projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych Koszt projektu agendy i zaproszenia mailowego. Wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce. Strona4
Koszt upominku powitalnego. Łącznie 782 sztuk. Koszt prowadzącego uroczystość. Koszt oprawy artystycznej (proszę wykluczyć gwiazdy, które pojawiły się już podczas konferencji organizowanych przez spółkę ORLEN Paliwa, tj. Dawid Podsiadło, Lemon, Sylwia Grzeszczak, T-Love, Bajm, Dynamo) oraz DJ Koszt hostess Koszt obsługi recepcji Całkowity koszt obsługi organizacji spotkań regionalnych przez opiekunów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, transferów itd. Proszę oddzielnie wykazać wszystkie poszczególne koszty. Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Termin składania ofert: 08.09.2016r. godz. 11:00 Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Strona5
Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska 603 394 696 Strona6