PREZYDENT MIASTA GLIWICE KAW.1711.3.1.2014 Gliwice, 13.03.2014 r. nr kor. UM-136638/2014 Pani Ewa Łabeńska-Cypcar PRZEDSZKOLE MIEJSKIE NR 8 ul. BIENKA 19 44-100 GLIWICE ul.zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 231 30 41 Fax +48 32 231 27 25 boi@um.gliwice.pl www.gliwice.eu Prezydent Miasta Gliwice ul. Zwycięstwa 21 44-100 Gliwice Tel. +48 32 230 69 51 Fax +48 32 231 27 25 pm@um.gliwice.pl W odpowiedzi na pismo proszę powołać się na nr sprawy: KAW.1711.3.1.2014 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE dotyczące kontroli przeprowadzonej w dniach od 3 do 14 lutego 2014 r. w Przedszkolu Miejskim nr 8 w Gliwicach, przy ul. Horsta Bienka 19 przez pracowników wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach w ramach upoważnienia Prezydenta Miasta nr KAW.1711.3.1.2014 z dnia 29 stycznia 2014 r. Przedstawiony poniżej opis wyników kontroli oparto na ustaleniach dokonanych w toku przeprowadzonej kontroli i opisanych w protokole kontroli z dnia 20 lutego 2014 r. W okresie kontrolowanym funkcję kierownika jednostki pełniła pani Ewa Łabeńska-Cypcar pełniąca funkcję dyrektora na podstawie zarządzenia nr PM- 4431/09 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 26 sierpnia 2009 r. w okresie od 1 września 2009 r. do 31 sierpnia 2014 r. Temat kontroli Regulacje wewnętrzne oraz zgodność wydatkowania środków budżetowych z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (jt. Dz.U. z r. 2013 poz. 885 z późn. zm.). Zakres kontroli Kontrolą objęto: a) regulacje wewnętrzne dotyczące: - wynagrodzeń pracowników samorządowych, - organizacji służby przygotowawczej, - oceny okresowej pracowników, - zasad rachunkowości, - prawa pracy - zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - polityki bezpieczeństwa, b) wydatki poniesione w 2013 r.: - na wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń, - pozostałe wydatki bieżące na kwotę 74.407,03 zł, - wydatki majątkowe na kwotę 125.457,36 zł, - zamówienia publiczne dotyczące wydatków majątkowych, o wartości 116.850,60 zł.
Ocena działalności kontrolowanej jednostki W jednostce, w zakresie objętym kontrolą: - wdrożono zgodne z przepisami i poprawne formalnie ww. regulacje wewnętrzne, - przestrzegano przepisów i procedur dotyczących wydatkowania środków budżetowych, za wyjątkiem przypadków opisanych w dalszej części wystąpienia. Wnioski i zalecenia. Poniżej przedstawiam obszary wymagające poprawy. 1. Udzielenie głównemu księgowemu jednocześnie upoważnienia do dysponowania oraz wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. Zalecenie nr 1 W celu zapewnienia przestrzegania art. 59 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 594 z późn. zm.) nie udzielać upoważnienia głównemu księgowemu do wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi. 2. W zakresie sprawozdawczości budżetowej: a) przekazanie do Urzędu Miejskiego kwartalnych i rocznych sprawozdań Rb-28S za 2013 r. bez załączonych wydruków kont 998, b) na dzień 30 czerwca 2013 r. i 31 grudnia 2013 r. wykazanie w sprawozdaniach Rb-28S w rozdziale 80104 danych dotyczących zaangażowania oraz planu po zmianach ( 4010), niezgodnych z ewidencją księgową; w zakresie objętym kontrolą skala ujawnionych nieprawidłowości przekroczyła kwotę, o której mowa w przepisach o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Zalecenie nr 2 a) sprawozdania przekazywać zgodnie z wymogami określonymi w zarządzeniu organizacyjnym nr 61/11 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 9 września 2011 r. w sprawie rodzaju, formy, terminów i sposobów sporządzania sprawozdań, materiałów z wykonania budżetu miasta oraz wieloletniej prognozy finansowej, b) sprawozdania budżetowe sporządzać zgodnie z 9 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. z 2014 r., poz. 119). 3. Na dowodach źródłowych stanowiących podstawę wydatkowania środków i będących podstawą księgowania brak wskazania z jakiej podziałki szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów będzie ponoszony wydatek i jakie środki w tej podziałce pozostaną zgodnie z planem finansowym po dokonaniu wydatku. W jednostce nie wprowadzono w formie pisemnej innych procedur kontroli, które umożliwiałyby prowadzenie bieżącej i udokumentowanej weryfikacji stopnia wykonania planów finansowych, w tym nie prowadzono właściwie zapisów na koncie 980. Zalecenie nr 3 Dokumentować sposób monitorowania wykonania planów finansowych. 4. Prowadzenie ewidencji na kontach 980 - plan finansowy wydatków budżetowych i 998 zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego niezgodnie z obowiązującymi przepisami. Zalecenie nr 4 Ewidencję na kontach 980 i 998 prowadzić zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych 2
jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289). 5. Uregulowanie zobowiązań z przekroczeniem ustalonych terminów płatności na łączną kwotę 1.702,78 zł. W okresie objętym kontrolą jednostka nie została zobowiązana do zapłaty odsetek z tego tytułu. Zalecenie nr 5 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać przepisów art. 44 ust. 3 pkt3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz.U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). Wynagrodzenia nauczycieli wypacać w terminach określonych art. 39 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela (j.t Dz.U. z 2014 r., poz. 191). 6. Uregulowanie zobowiązań ze zbędnym wyprzedzeniem terminów płatności na łączną kwotę 41.189,62 zł. Zalecenie nr 6 Przy wydatkowaniu środków budżetowych przestrzegać zarządzenia organizacyjnego nr 58/11 Prezydenta Miasta z dnia 2 września 201 1 r. w sprawie planowania i realizacji harmonogramu dochodów, wydatków i rozchodów. 7. W zakresie zawieranych przez jednostkę umów brak: a) brak parafowania umów przez głównego księgowego, b) przypadki braku zapisów dot. zgody na obrót wierzytelnościami, c) pełnego brzmienia zapisów określających wysokość wynagrodzenia. Zalecenie nr 7 Egzekwować od głównego księgowego wykonywanie obowiązków wynikających z art. 54 ust.1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (j.t. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). W umowach zawierać zapisy, o których mowa w zarządzeniach organizacyjnych: 70/08 w sprawie zasad udzielania zgody na obrót wierzytelnościami wynikającymi z zamówień publicznych i umów zawieranych przez jednostki organizacyjne Miasta Gliwice nieposiadające osobowości prawnej, 55/10 w sprawie zapisów określających wysokość wynagrodzenia w umowach, zleceniach i zamówieniach udzielanych przez miejskie jednostki organizacyjne. 8. W zakresie regulacji wewnętrznych: a) w polityce rachunkowości brak: szczegółowych zapisów określających metody wyceny aktywów i pasywów oraz opisania sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, wskazania obowiązków klasyfikowania części aktywów i pasywów do poszczególnych paragrafów klasyfikacji budżetowej, określenia terminu do którego dokumenty wpływające po zakończeniu danego miesiąca będą do niego zaliczane, wskazania ksiąg pomocniczych dla rozrachunków m.in.: z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Urzędem Skarbowym, rozrachunków z kontrahentami, b) w regulaminie pracy brak: określenia godzin pracy jednostki, określenia miejsca wypłaty wynagrodzenia, c) w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych: brak wprowadzenia regulaminu kolejnym zarządzeniem dyrektora jednostki, oparcie regulaminu na nieobowiązujących w 2013 r. podstawach prawnych tj.: ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 nr 249 poz. 2104) uchyloną z dniem 1 stycznia 2010 r. oraz ustawę z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz.U. z 2002 r. nr 72 poz. 664) uchyloną z dniem 2 marca 2004 r. 3
zawarcie w regulaminie zapisu powodującego, iż osoby które nie złożyły oświadczenia o dochodach, mogą otrzymać najwyższe świadczenie socjalne, określenie świadczenia socjalnego do kwoty, który to zapis umożliwia przyznanie świadczenia w takiej samej wysokości pracownikom znajdującym się w różnych progach dochodowych określonych przez jednostkę, brak określenia rodzaju dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposobu pozyskiwania tych informacji, d) brak określenia sposobu podawania do wiadomości pracownikom treści regulaminów. Zalecenie nr 8 a) politykę rachunkowości opracować na podstawie obowiązujących przepisów: art. 5, 6, 7, art. 17 ust. 2, art. od 21 do 25 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U z r. 2013, poz. 330 z późn. zm), 6 ust. 1, 5 i 6, 8 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszu celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (jt. Dz. U. z 2013 r., poz. 289), rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z r. 2010, nr 38, poz. 207 z późn. zm), b) regulamin pracy uzupełnić o zapisy wynikające z art. 104 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu pracy (j.t. Dz.U. z r. 1998 nr 21, poz. 94 z późn. zm), c) skorygować zapisy regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w oparciu o ustawę z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (jt. Dz.U. z r. 2012 poz. 592 z późn. zm.); w regulaminie określić rodzaj dokumentów stanowiących podstawę ustalenia wysokości pobieranych emerytur, rent oraz nauczycielskich świadczeń kompensacyjnych przez nauczycieli objętych w jednostce opieką socjalną oraz sposób pozyskiwania tych informacji, regulamin i zmiany wprowadzać poprzez zarządzenie dyrektora, d) w regulacjach wewnętrznych określić sposób informowania pracowników o nowych regulacjach lub zmianach w ich treści. 9. W zakresie dokonywania odpisu i wydatków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych: a) ustalenie odpisu podstawowego dla nauczycieli za 2013 r. w zaniżonej wysokości o kwotę 1.268,91 zł, b) przekazanie na konto ZFŚS środków w kwocie o 14,74 zł niższej aniżeli wynika z naliczonego odpisu, c) brak podpisu kierownika jednostki na dokumentach stanowiących podstawę wydatkowania środków budżetowych na ZFŚS, d) przyznanie świadczeń w wysokości wyższej aniżeli wynikająca z załącznika nr 1 do obowiązującego regulaminu, e) zróżnicowanie przyznanych świadczeń socjalnych w wysokości 5,00 zł w poszczególnych progach dochodowych, co nie spełnia celu jakiemu mają służyć środki z funduszu socjalnego. Zalecenie nr 9 Odpis podstawowy dla nauczycieli ustalać zgodnie z art. 53 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (j.t. Dz. U. z 2014 r., poz. 191). Bezwzględnie przestrzegać zasad ustalania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, a środki budżetowe na konto ZFŚS wydatkować wyłącznie na podstawie zatwierdzonych przez kierownika jednostki dokumentów. Świadczenia socjalne przyznawać w wysokościach uzależnionych od dochodu i zgodnych z kwotami określonymi w regulacjach wewnętrznych, spełniających cele jakiemu mają 4
służyć środki z funduszu socjalnego art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (j.t. Dz. U. z 2012 r., poz. 592 z późn. zm.). 10. W zakresie ewidencjonowania środków trwałych: a) brak założenia dla kart środków trwałych oraz oznaczenia numerem inwentarzowym środków trwałych zakupionych w 2013 r., b) umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w 2013 r. niezgodnie z obowiązującymi w tym zakresie regulacjami. Zalecenie nr 10 Uzupełnić brakujące karty środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, oznaczyć numerami inwentarzowymi środki trwałe. Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne umarzać zgodnie z zarządzeniem organizacyjnym nr 79/10 Prezydenta Miasta Gliwice z dnia 15 grudnia 2010 r. w sprawie: szczególnych zasad ewidencjonowania i klasyfikowania zakupów składników majątku. 11. Sporządzenie protokołu z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z naruszeniem zasad określonych w przepisach, tj. niewypełnienie wszystkich pozycji protokołu, brak podpisu kierownika zamawiającego jako zatwierdzającego protokół. Zalecenie nr 11 Protokół z przebiegu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządzać zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 26 października 2010 r. w sprawie protokołu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (Dz. U. z 2010 r., nr 223, poz. 1458). 12. Przydział obuwia referentowi, którego to stanowiska nie uwzględniono w zał. nr 1/2007 do Regulaminu pracy Instrukcja odzieżowa Z uwagi na dostosowanie w trakcie kontroli ww. regulacji do potrzeb jednostki odstępuję od formułowania zalecenia w tym zakresie. Od oceny wniosków i zaleceń zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo zgłoszenia pisemnego odwołania, w terminie 7 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego. Sprawozdanie o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych należy przedłożyć do wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Gliwicach, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Z up. Prezydenta Miasta Sekretarz Miasta (-) Andrzej Karasiński 5