Gimnazjum Nr 1 Konstantynów Łódzki ul. Łódzka 5/7 www.gimkonst.pl Projekt Informatycznego Systemu Zarządzania Szkołą Diagnoza i rozwój Andrzej Różycki Marzec 2011
SPIS TREŚCI Diagnoza i rozwój...1 2
1. WSTĘP 3
Zintegrowany informatyczny system zarządzania szkołą jest to zespół zasad i procedur wykorzystujących technologie informacyjną celem przetwarzania informacji w procesie kierowania placówką. Edukacja, w tym szkoła zawsze stoi na czele postępu i rozwoju społeczeństwa. Technologia informacyjna staje się naturalną koniecznością współczesnej dydaktyki i wychowania. Więcej staje się koniecznym warunkiem realizacji coraz większego zakresu zadań i obowiązków. Od początku istnienia naszej szkoły do rozwoju nowoczesnych technologii przywiązywano wielka wagę. Początkową wykorzystywano komputery w celach dydaktycznych. W roku 1998 zaczęto stosować nowoczesne urządzenia w administracji do naliczenia wynagrodzeń, należności podatkowych i ubezpieczeniowych. Na koniec przyszedł czas na proces zarządzania naszym gimnazjum. A wszystko zaczęło się od arkusza organizacyjnego w roku 2003... 2. ZAŁOŻENIA Zarządzanie jest to zespół sprzętu, oprogramowania i systemu komunikacji, którego działania mają pozwalają osiągnąć cele organizacji w sposób sprawny i skuteczny Jak skutecznie zrealizować ten cel? Na dzisiaj odpowiedź jest jedna systemem informatycznym. Na ten system powinien składać się zespół wysoko kwalifikowanej kadry oraz wydajnych rozwiązań technicznych. Musimy założyć, że ludzie pracujący w systemie stale wzbogacają swoje doświadczenie. Ciągle są gotowi rozwijać swoją wiedzę i umiejętności. Stale szukają nowych, skutecznych rozwiązań w swojej pracy będących odpowiedzią na pojawiające się problemy i trudności. Rozwiązania techniczne muszą być kompleksowe a jednocześnie otwarte na zmieniającą się ciągle rzeczywistość. Koniecznie system techniczny musi integrować się z rozwiązaniami na poziomie organu prowadzącego lub ministerstwa. Jeżeli zapewnimy wysoki poziom rozwiązań tych dwóch elementów systemu to sprawimy, że przetwarzanie informacji będzie szybkie, skuteczne, bezpieczne, racjonalne, kompleksowe i zgodne z obowiązującym prawem. 3. CELE W każdej perspektywie czasu działania podejmowane w obszarze systemu powinny zapewnić: Doskonalenie procesu zarządzania szkołą, Zwiększenie efektywności kształcenia i wychowania, Ułatwienie dostępu do kompleksowej informacji, 4
Szybszy przepływ informacji między organami szkoły (Rada Pedagogiczna, Dyrektor i Rada Rodziców), Zapewnienie bezpieczeństwa przetwarzania informacji, Szybsze i skuteczniejsze komunikowanie się w obszarze nauczyciel uczeń rodzic, Szybszy przepływ dokumentów, formularzy, not, Racjonalizowanie kosztów funkcjonowania szkoły, Podniesienie poziomu wiedzy i umiejętności pracowników. 4. DIAGNOZA Od wielu lat wdrażamy informatyczny system zarządzania. Mamy wiele sukcesów. Główne osiągnięcia to: własna domena i szereg poddomen, 10 letnie doświadczenie w przekazie informacji na zewnątrz (witryna WWW), kompleksowy dziennik lekcyjny dla kilku klas, kompletny pakiet oprogramowania do zarządzania, pięcioletnie doświadczenie w drukowaniu świadectw. Szczegółowa diagnoza sukcesów przedstawia się następująco: Zakupiliśmy domenę gimkonst.pl, założyliśmy każdemu pracownikowi konto pocztowe w szkolnej domenie, Posiadamy zarządzaną własnymi siłami witrynę Biuletyny Informacji Publicznej, Dysponujemy 55 komputerami w szkole w tym 7 w administracji i wieloma urządzeniami peryferyjnymi, Zaprojektowaliśmy sieć komputerową docierającą do każdej izby klasowej, pracownika i ucznia, Wdrożyliśmy system elektronicznej biblioteki szkolnej z wypożyczalnią dostępna w Internecie, Wdrożyliśmy system bazodanowy oparty o sprawdzone technologię, Dysponujemy serwerem plików z systemem ochronnym, Podzieliliśmy infrastrukturę techniczną na część dydaktyczną i administracyjną, Zakupiliśmy u wiodącego producenta w kraju licencje na kompletny system oprogramowania użytkowego do zarządzania szkołą, Istnieje witryna WWW szkoły z ponad 800 zarejestrowanymi użytkownikami i ponad 1,1 mln odwiedzin zaprojektowana w systemie CMS, Wdrożyliśmy platformę nauczania e-learningowego opartą na systemie Moodle, Opracowaliśmy i wdrożyliśmy system ochrony danych osobowych oparty na regulaminach i instrukcjach, 5
Mamy wieloletnie doświadczenie w wykorzystaniu elektronicznego arkusza organizacyjnego, dziennika lekcyjnego, kadr i płac, świadectw, księgowości i sekretariatu, Mamy wieloletnie doświadczenie w wykorzystaniu zewnętrznego systemu naboru uczniów do szkół ponadgimnazjalnych, Posiadamy otwartą na nowe wyzwania kadrę dydaktyczną i administracyjną oraz zdolnych uczniów, Działamy w oparciu o własne doświadczenie, uczymy się od lepszych, śledzimy nowatorskie rozwiązania w edukacji i zarządzaniu, uczestniczymy w wielu projektach. Obok niewątpliwych sukcesów mamy również szereg niepowodzeń i braków. Najistotniejsze z nich to: Sporadyczne przypadki naruszenia integralności i bezpieczeństwa danych w systemie, Niepełne wykorzystanie oprogramowania użytkowego, Problemy z przepływem informacji w obrębie szkoły, Kłopoty z modernizacją i zakupem nowego sprzętu i oprogramowania. 5. PROCEDURY Nasza strategia rozwoju opiera się na wdrażaniu istniejących na rynku systemów zarządzania. Systematycznie wprowadzamy do zastosowań szkolnych kolejne podsystemy. Gromadzimy doświadczenie. Bierzemy udział w szkoleniach. Obserwujemy rozwój innych szkół. Współpracujemy z organem prowadzącym, który wdraża system zarządzania oświatą w naszym mieście jako element projektu Metropolitalna sieć szerokopasmowego dostępu do Internetu, który jest współfinansowany z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Łódzkiego na lata 2007-2013. Szkolny system podzieliliśmy na pięć podsystemów: Organizacja szkoły Uczeń, rodzic i nauczyciel Kadry, płace i finanse Biblioteka szkolna Inwentarz i stołówka Całość integruje się z zewnętrznymi systemami informacji oświatowej (SIO) i rekrutacji do szkół ponadgimnazjalnych. 6
Schemat szkolnego systemu zarządzania 7
Podsystem organizacji szkoły jest dobrze zagospodarowany. Od szeregu lat przygotowujemy arkusz organizacyjny. Od 2 lat budujemy elektroniczny plan lekcji. Nie działa w pełni system zastępstw nauczycieli i dyżurów nauczycieli. 8
Lp Program Odpowiedzialni Stopień realizacji Braki 1. Arkusz organizacyjny Dyrektor B. dobry Plan finansowy 2. Plan lekcji Z-ca dyrektora Celujący 3. Zastępstwa Z-ca dyrektora Niedostateczny 9
4. Dyżury Zespół ds. dyżurów Niedostateczny 10
Uczeń i rodzic to dobrze wykorzystany obszar zarządzania. Od wielu lat wykorzystujemy aplikacje do drukowania świadectw. Od 2 lat wdrażamy kompletny system dziennika lekcyjnego z możliwością dostępu w Internecie. Prowadzimy elektroniczny sekretariat szkoły. Niestety mamy tutaj wiele zaniedbań min. (brak wyników egzaminów zewnętrznych, ocen końcoworocznych). Podsystem dobrze integruje się z biblioteką szkolną, naborem do szkół ponadgimnazjalnych. Niestety dane z sekretariatu nie eksportujemy do systemu informacji oświatowej z uwagi na niekompletność. 11
Lp Program Odpowiedzialni Stopień realizacji Braki 1. Sekretariat Sekretarz Dostateczny Pełna ewidencja Wyniki egzaminów zewnętrznych Arkusz ocen 2. Dziennik lekcyjny Nauczyciele i wychowawcy Dostateczny Tematy lekcji Oceny klasyfikacyjne Frekwencja Informacje do rodziców 12
3. Świadectwa Wychowawcy Celujący 13
Podsystem kadry, płace i finanse ma długie tradycje zastosowań w naszej szkole. Księgowość prowadzimy tylko w wersji elektronicznej. Podobnie kadry i płace. Dane są aktualne. Aplikacje stale aktualizowane przez producenta. Sprawozdawczość ubezpieczeniowa, podatkowa i budżetowa jest w pełni elektroniczna. Dla przykładu PIT 11 i 4B wysyłamy elektronicznie. Wszystkie dane są eksportowane do systemu informacji oświatowej. Jedynym brakiem jest brak prowadzenia elektronicznej kasy. 14
Lp Program Odpowiedzialni Stopień realizacji Braki 1. Kadry i płace Specjalista ds. kadr i płac Celujący 2. Księgowość Główna księgowa Celujący 15
3. Kasa Specjalista ds. kadr i płac Niedostateczny 16
Kompletnym rozwiązaniem jest biblioteka szkolna. Od 4 lat dysponujemy elektronicznym katalogiem książek i innych wydawnictw. Nauczyciel bibliotekarz pracuje ze skomputeryzowanym systemem wypożyczeń. Zapewniamy dostęp do zasobów biblioteki w naszej witrynie szkolnej. 17
Lp Program Odpowiedzialni Stopień realizacji Braki 18
1. Biblioteka szkolna Bibliotekarz Celujący 19
Najsłabiej wykorzystany jest obszar inwentarza i stołówki. Tutaj nie wykorzystujemy żadnych aplikacji. Jest dobra pora na zmiany! 20
Lp Program Odpowiedzialni Stopień realizacji Braki 1. Stołówka Specjalista ds. kadr i płac Niedostateczny 21
2. Inwentarz Główna księgowa Niedostateczny 22
Dodatkowo szkoła dysponuje profesjonalnym poradnikiem prawnym wydawanym przez specjalistyczny serwis oświatowy i skierowany do dyrektora szkoły i specjalistów od kadr i płac. 6. WNIOSKI Nasza metodologia wdrażania kompletnego systemu zarządzania dobrze zdaje egzamin. Mamy wiele sukcesów. Lecz nadal przed mami dużo pracy. Koncentrujemy się na uzupełnieniu braków. Planujemy wdrożyć ostatnie elementy do końca roku kalendarzowego. Jednym z najistotniejszych barier rozwoju jest nieskuteczny system wymiany informacji za pomocą poczty elektronicznej w obszarze dyrektor, rada pedagogiczna, rada rodziców. Proponujemy system, którego schemat przedstawiamy niżej. Każdy uczestnik systemu otrzymuje konto w domenie gimkonst.pl według znanego klucza. Tą drogą wędrują materiały szkoleniowe, dokumenty, formularze itp. Oszczędzamy czas i materiały biurowe. Poczta elektroniczna w domenie gimkonst.pl Połącz się z: poczta.nazwa.pl Wpisz login: imię.nazwisko@gimkonst.pl Wpisz hasło ******** 23
Schemat logowania do szkolnego systemu poczty elektronicznej System dysponuje udostępnionym zasobem sieciowym o nazwie company i wszyscy z którym połączyć się może każdy użytkownik sieci GIMKONST. Tym samym istnieje możliwość wymiany dokumentów, formularzy, not, dyplomów i innych danych. Obok wielu stanowiskowych drukarek istnieje drukarka sieciowa, do której ma dostęp każdy uprawniony użytkownik. Schemat szkolnej sieci komputerowej z podstawowymi zasobami 24
Celem zapewnienia bezpieczeństwa danych i integralności danych w szkolnej sieci zabronione jest posługiwania się pamięciami zewnętrznymi. Zaleca się wykorzystanie zasobów sieci szkolnej celem przenoszenie danych. Nasza sieć integruje się z Internetem. 7. EWALUACJA W bieżącym roku spodziewamy się pierwszych kroków we wdrażaniu Systemu Wspomagania Zarządzania Oświatą projektu realizowane przez Gminę Konstantynów Łódzki. Tym sposobem otrzymamy nowy sprzęt komputerowy, nowe punkt dostępu do Internetu. Ale równocześnie przestaniemy zarządzać bazami danych biblioteki, ucznia i pracownika. Arkusz organizacji, plan finansowy oraz sprawozdawczość będzie wykonywana terminalowo. Nadzór nad systemem sprawuje wyznaczony pracownik szkoły. Co kwartał dyrektor placówki otrzymuje raport z działalności systemu. Na bieżąco odbywa się monitoring systemu oraz rozwiązywanie problemów. Szkoła nie korzysta z zewnętrznego wsparcia. Pracownicy uczestniczą w szkoleniach doskonalących organizowanych przez dostarczyciela oprogramowania i szkołę. Opinie, wnioski i inne uwagi o pracy systemu na bieżąco zbiera właściwy pracownik prowadząc odpowiedni rejestr. 25