ZAPYTANIE OFERTOWE na wynajem miejsc noclegowych i sali szkoleniowej oraz zapewnienie wyżywienia i świadczenie usługi transportowej w ramach projektu Profesjonalny urząd kompetentny urzędnik współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, POKL 5.2.1 Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Kod CPV: 55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe Kod CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków Kod CPV: 60170000 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą Kod CPV: 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne Kod CPV: 55100000 Usługi hotelarskie I ZAMAWIAJĄCY: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej Centrum Mazowsze ul. Żurawia 43, 00-680 Warszawa II TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA: Niniejsze postępowanie prowadzone jest zgodnie z zasadą konkurencyjności określoną w Zasadach finansowania oraz Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, obowiązujących na dzień ogłoszenie zapytania. Zapytanie ofertowe zostanie wysłane do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, udostępnione na stronie internetowej www.frdl.mazowsze.pl oraz w siedzibie FRDL Centrum Mazowsze. III OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Usługa wynajmu miejsc noclegowych, sali szkoleniowej, zapewnienia wyżywieniem z cateringiem oraz świadczenie usługi transportowej w ramach projektu Profesjonalny urząd kompetentny urzędnik, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej. Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 2. Zamówienie podzielone jest na 2 części. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość składania ofert częściowych. 1
4. Zamawiający podaje szacunkową liczbę uczestników. 5. Termin realizacji usługi: 29.09.2014 2.10.2014 r. 6. Orientacyjny harmonogram pobytu: 1 dzień: wyjazd z UG Stoczek najpóźniej o godzinie 10.00, przyjazd do ośrodka, zakwaterowanie, kolacja. 2 dzień: śniadanie, spotkanie w Pomorskim Parku Naukowo-Technologicznym Gdynia, al. Zwycięstwa 96/98, obiad, warsztaty (przerwa kawowa), kolacja. 3 dzień: śniadanie, warsztaty, obiad, warsztaty, kolacja. 4 dzień: śniadanie, powrót. 7. Zamawiający przyjmuje liczbę 15 osób dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zastrzega, iż rzeczywista liczba uczestników może się różnić do 40% in plus od szacunkowych liczb podanych przez Zamawiającego. Zamawiający poinformuje wykonawcę o rzeczywistej liczbie uczestników nie później niż w dniu podpisania umowy. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. Ostateczna liczba uczestników zostanie podana przez Zamawiającego Wykonawcy nie później niż w dniu podpisania umowy. Podstawę do obliczenia faktycznego wynagrodzenia Wykonawcy stanowić będą ceny jednostkowe podane przez Wykonawcę w załączniku nr 1 (oferta Wykonawcy). Część 1. usługa wyżywienia, noclegu i wynajmu sali dydaktycznej 1. Wykonawca zapewni noclegi ze śniadaniem oraz salę dydaktyczną (miejsce do przeprowadzenia warsztatów) w obrębie jednego obiektu. 2. Czas pobytu zgodnie z harmonogramem (pkt 6) szacowany na potrzeby porównania ofert. 3. Miejsce zakwaterowania: 3.1 Lokalizacja: - Obiekt powinien znajdować się w odległości pozwalającej na dojazd do Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego w Gdyni transportem prywatnym w czasie nie przekraczającym 10 minut (czas sprawdzany na podstawie portalu www.google.pl/maps/) 3.2 Standard ośrodka: - Obiekt, który ma możliwość, w ramach prowadzonej działalności: serwować gościom całodzienne wyżywienie, udostępnić sale szkoleniowe z pełnym wyposażeniem. Nocleg, jako pełna doba hotelowa, liczona od godziny 14.00 pierwszego dnia do godziny 12.00 ostatniego dnia pobytu. - Obiekt powinien posiadać dostępność do Internetu (WiFi). - Obiekt z możliwością zaparkowania busa oraz minimum 1 auta osobowego cena wliczona w cenę doby noclegowej. 2
- Obiekt o standardzie minimum trzygwiazdkowym lub ośrodek/obiekt o standardzie odpowiadającym minimum trzygwiazdkowej kategorii. 3.3 Wymagania odnośnie zakwaterowania: Zamawiający planuje zakwaterowanie uczestników szkolenia w pokojach (z łazienkami i toaletami) 2 osobowych typu twin (z osobnymi łóżkami) i jednoosobowych. Wykonawca umożliwi Zamawiającemu wynajem pokoi jednoosobowych dla minimum 5 osób. W przypadku braku miejsc w pokojach jednoosobowych Wykonawca może zapewnić tym osobom nocleg w pokojach dwuosobowych do pojedynczego wykorzystania. Przez pojedyncze wykorzystanie Zamawiający rozumie nocleg jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za które Zamawiający zapłaci jak za pokój jednoosobowy. Zamawiający dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert przyjmuje liczbę 5 pokoi jednoosobowych oraz 5 pokoi dwuosobowych wynajętych na 3 doby. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. 3.4 Wymagania odnośnie serwowania śniadań, obiadów, kolacji, serwisów kawowych: Wyżywienie dla uczestników z możliwością płynnego regulowania godziny przygotowania posiłków w zależności od potrzeb Zamawiającego. Szczegóły, w tym dokładne menu, dotyczące wyżywienia uzgodni wskazany Pracownik Zamawiającego z Wykonawcą lub osobą wskazaną przez niego. Wymogi ogólne: - Wykonawca zapewni estetyczne podanie posiłku (co do miejsca, zastawy stołowej i serwowanych potraw) oraz zabezpieczy odpowiednią dla liczby osób ustaloną z Zamawiającym liczbę stolików i krzeseł. - Wykonawca zapewni posiłki wyłącznie przy użyciu produktów, spełniających normy jakości produktów spożywczych o ważnym okresie przydatności do spożycia, w opakowaniach posiadających stosowne atesty, przestrzeganie przepisów prawnych oraz sanitarnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych, Świadczenie usług Żywienia odbywać powinno się zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006r. o bezpieczeństwie Żywności i Żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późn. zm.). - Zamawiający nie przewiduje możliwości dzielenia uczestników szkolenia na grupy. - Zamawiający dopuszcza możliwość podawania posiłków w formie szwedzkiego stołu. - Przez porcję ujętą przez Wykonawcę w wycenie usługi restauracyjnej należy rozumieć: mięso i ryby - sztuka nie mniej niż 150 g/os sos - porcja nie mniej niż 100g/os ziemniaki - porcja nie mniej niż 200g/os warzywa na parze nie mniej niż 150g/os surówka - porcja nie mniej niż 200g/os 3
przystawki - porcja nie mniej niż szt./150g/os sałatki - porcja nie mniej niż 150 g/os deser porcja nie mniej niż szt./200g/os kawa porcja nie mniej niż 0,25 ml/os herbata porcja nie mniej niż 0,25 ml/os śmietanka do kawy 1 porcja nie mniej niż 10g/os cukier porcja nie mniej niż 5g/os cytrynka porcja nie mniej niż 5g/os soki owocowe porcja nie mniej niż 300ml woda mineralna porcja nie mniej niż 300ml -Dokładne godziny zamówionych posiłków i serwisów kawowych zostaną przekazane wykonawcy wraz z harmonogramem pobytu nie później niż na 5 dni przed przyjazdem. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi (tj. posiłki śniadania, obiady, kolacje i serwisy kawowe - zamówione na 5 dni przed przyjazdem). 3.4.01 Wymogi odnośnie śniadań: Zamawiający planuje zamówić śniadania drugiego i trzeciego dnia pobytu każdorazowo dla 15 osób. Zamawiający przyjmuje liczbę 3 usług dla 15 osób dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. Wykonawca zapewni śniadania dla każdego uczestnika odpowiadające liczbie zamówionych noclegów. Śniadanie powinno obejmować minimum: danie ciepłe (np. jajka, kiełbaski), wędlinę, ser, musli z mlekiem, ciepłe napoje (kawa, herbata do wyboru z dodatkami /cukier, cytryna, mleko). 3.4.02 Wymogi odnośnie serwisów kawowych: Zamawiający planuje zamówić jeden serwis kawowy pierwszego dnia realizacji warsztatów oraz dwa serwisy drugiego dnia realizacji warsztatów. Zamawiający przyjmuje liczbę 3 serwisów dla 15 osób dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. Wykonawca zapewni serwis kawowy dla każdego uczestnika z tym zastrzeżeniem, że usługa zostanie zamówiona w przypadku organizacji spotkań w salach obiektu, którego dotyczy część zamówienia oraz z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający może zrezygnować z zamówienia usługi w całości lub części najpóźniej na 5 dni przed przyjazdem. Serwis powinien obejmować minimum: kawa, herbata, ciasteczka lub ciasto, woda gazowana, niegazowana, soki, mleko (nie w proszku) lub śmietanka do kawy. Serwis kawowy oznacza jedną przerwę kawową dla każdego uczestnika. 3.4.03 Wymogi odnośnie obiadów: Zamawiający planuje zamówić obiady podczas drugiego i trzeciego dnia pobytu każdorazowo dla 15 osób. Zamawiający przyjmuje liczbę 2 usług dla 15 osób dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. 4
Wykonawca zapewni obiady dla każdego uczestnika, z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający może zrezygnować z zamówienia usługi w całości lub części najpóźniej na 5 dni przed przyjazdem. Obiad powinien obejmować minimum: dania ciepłe tj. zupa oraz drugie danie składające się z porcji mięsa lub ryby oraz dodatków np. ziemniaki /kasza/ryz i surówki lub warzyw; - kompot lub sok; - deser np. ciasto, lody. 3.4.04 Wymogi odnośnie kolacji: Zamawiający planuje zamówić kolację podczas pierwszego, drugiego i trzeciego dnia pobytu każdorazowo dla 15 osób. Zamawiający przyjmuje liczbę 3 usług dla 15 osób dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. Wykonawca zapewni kolacje dla każdego uczestnika, z tym zastrzeżeniem, że Zamawiający może zrezygnować z zamówienia usługi w całości lub części najpóźniej na 5 dni przed przyjazdem. Kolacja powinna obejmować minimum: dania ciepłe; przystawka/przystawki; - dodatki tj. pieczywo, masło; napoje zimne np. sok oraz ciepłe herbata z cytryną, ewentualne sosy. Jedna z kolacji powinna obejmować minimum: trzy rodzaje przystawek do wyboru (w tym jedna bezmięsna), danie ciepłe lub 2 rodzaje dań ciepłych do wyboru w przypadku grilla, minimum 2 rodzaje sałatek, 2 zestawy wędlin/mięs na zimno lub serów, pieczywo, dodatki, deser, woda mineralna, soki lub napoje gazowane, herbata z cytryną. 3.5 Wymagania odnośnie sali (miejsca do przeprowadzenia spotkań warsztatowych): Zamawiający planuje wynająć salę minimum na 10 godzin zegarowych. Zamawiający przyjmuje liczbę 10 godzin zegarowych dla potrzeb oszacowania wartości ofert i porównania ofert. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie wykonane usługi. Miejsce powinno spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia. Wyposażone w stoły i krzesła, ekran lub biała ściana umożliwiająca wyświetlenie prezentacji, okna, projektor oraz dostęp do Internetu (Wi-Fi), inne dodatkowe elementy: flipchart, flamastry; dostęp do ksero i faxu w budynku. Stoły zostaną ustawione w kwadrat lub prostokąt, zaś krzesła wokół stołów po zewnętrznej stronie kwadratu / prostokąta. Część 2. Zapewnienie transportu 1. Wykonawca zapewni przewóz do 15 osób własnym środkiem transportu. 2. Zamawiający zagwarantuje kierowcy nocleg i wyżywienie podczas pobytu na warunkach takich jak nocleg i wyżywienie przewidziane dla uczestników wizyty. 5
3. Czas trwania wizyty: Zamawiający przewiduje organizacje wizyty trwającej do 4 dni, podczas wizyty Zamawiający będzie korzystał z usługi transportowej przez 3 dni. Wykonawca sporządzi wycenę dla usługi przewidzianej w harmonogramie w pkt. III ust. 6 Zapytania biorąc pod uwagę, że Zamawiający będzie korzystał z transportu przez 3 dni wizyty. 4. Orientacyjne trasy przejazdu: W cenę należy wkalkulować poniższe alternatywne trasy przejazdu. Poniższe trasy przejazdu podane są orientacyjnie i mogą zmienić się do 40 km in plus. 1.1 Planowana trasa przejazdu I dzień odebranie uczestników z Urzędów Gmin (woj. mazowieckie) na trasie: (1)Urząd Gminy w Stoczku, ul. Kosowska 5, 07-104 Stoczek (2)Urząd Gminy w Suchożebrach, ul. Aleksandry Ogińskiej 11, 08-125 Suchożebry - (3)Urząd Gminy w Domanicach ul. Domanice 52, 08-113 Domanice (4)Urząd Gminy w Wodyniach ul. Siedlecka 43, 08-117 Wodynie (5)Urząd Gminy w Wiśniewie, ul. Siedlecka 13, 08-112 Wiśniew (6)Urząd Gminy w Skórcu, ul. Siedlecka 3, 08-114 Skórzec i dowóz uczestników z urzędów do ośrodka/hotelu: (7) hotel/ośrodek - położony w odległości pozwalającej na dojazd do Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego w Gdyni transportem prywatnym w czasie nie przekraczającym 10 minut (czas sprawdzany na podstawie portalu www.google.pl/maps/) II dzień transport z ośrodka/hotelu do Pomorskiego Parku Naukowo-Technologicznego w Gdyni I z powrotem (8) hotel/ ośrodek - Park Naukowy ośrodek/hotel(przejazd w tą i z powrotem*) III dzień transport uczestników z ośrodka/hotelu do Urzędów Gmin (woj. mazowieckie) na trasie: - trasa powrotna licząc od pkt. (7) do punktu (6), (5), (4), (3), (2), (1)**. *) w cenę należy wkalkulować do 2 przejazdów (1 x w tą i z powrotem) pomiędzy ośrodkiem, w którym uczestnicy będą zakwaterowani, a Pomorskim Parkiem Naukowo- Technologicznym. **) trasa powrotna będzie organizowana od ośrodka, w którym Zakwaterowano uczestników bezpośrednio do Urzędów Gmin (6), (5), (4), (3), (2), (1). 3.3 Wymagania dotyczące środka transportu. Środek transportu powinien być wyposażony w klimatyzację, o której ew. uruchomieniu zdecyduje Zamawiający. Środek transportu musi być sprawny technicznie i posiadać 6
aktualne badania techniczne. Środek transportu musi być przystosowany do przewozu min. 15 osób. IV JEST DOPUSZCZALNE SKŁADANIE OFERT CZĄSTKOWYCH. V DOKUMENTY I OŚWIADCZENIA WYMAGANE DLA POTWIERDZENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W ZAMÓWIENIU: 1. oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (Załącznik nr 2) Zamawiający nie może udzielić zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Beneficjentem lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Beneficjenta lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 2. Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu na druku, którego wzór został załączony do niniejszego zapytania ofertowego (Załącznik nr 3). 3. Dodatkową dokumentację fotograficzną na życzenie Zamawiającego sporządzi Oferent i prześle do Zamawiającego: i. W przypadku 1 części Zapytania zdjęcia sali do przeprowadzenia warsztatów, restauracji/ sali gdzie spożywane będą posiłki, 3 przykładowych pokoi, w których zostaną zakwaterowani uczestnicy; ii. W przypadku 2 części Zapytania zdjęcia środka transportu. VI SPOSÓB WYCENY: 1. Prosimy o podawanie cen brutto w arkuszu stanowiącym Załącznik nr 1 2. Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia. 3. Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo. 7
VII KRYTERIA WYBORU OFERT - cena oraz dodatkowe kryteria i ich znaczenie Każda część przedmiotu zamówienia zostanie oceniona oddzielnie. Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował następującym kryterium: liczona wg wzoru: C min C of = C of bad CENA OFERTOWA 100 % x 100 pkt gdzie: C of bad cena ofertowa brutto badanej oferty, C min najniższa zaproponowana cena ofertowa brutto spośród ofert niepodlegających odrzuceniu. 1. JEST DOPUSZCZALNE SKŁADANIE OFERT CZĘŚCIOWYCH. W RAMACH ZAPYTANIE ISTNIEJE MOŻLIWOŚĆ WYŁONIENIA WIĘCEJ NIŻ JEDNEGO WYKONAWCY. 2. Cena ofertowa musi być wyrażona w złotych polskich i obejmować całość usługi na warunkach określonych w zapytaniu ofertowym. 3. Cenę jednostkową, każdej pozycji należy wpisać do formularza cenowego oferty z dokładnością do 1 grosza. 4. Rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą będą prowadzone w złotych polskich. 5. Ustalone ceny nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania umowy, niezależnie od ewentualnych zmian stawki VAT. 6. Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, której zostanie przyznana najwyższa ilość punktów spośród ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu. 7. Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie przez niego określonym ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych ofertach. 8. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą. VIII POZOSTAŁE WARUNKI: 1. Jeżeli zaoferowana cena przekroczy kwoty przewidziane w budżecie projektu Zamawiający może rozpocząć negocjacje indywidualne z oferentem, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Jeżeli w wyniku negocjacji nie uda się osiągnąć porozumienia co do wysokości cen mieszczących się w budżecie projektu, Zamawiający zamknie przetarg w danej części bez wyboru żadnej oferty. 8
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia poszczególnych części przetargu bez wybrania żadnej oferty i bez podania przyczyny. 3. Zamawiający powiadomi o wyborze najkorzystniejszej oferty albo zamknięciu przetargu bez wyboru żadnej oferty. 4. W trybie zapytania ofertowego może zostać wyłoniony więcej niż jeden oferent. 5. Zamawiający może prosić oferentów o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia. 6. Oferenci mogą zadawać pytania w trakcie okresu przygotowania oferty wyłącznie mailowo. 7. Zamawiający zastrzega, że ilość zamówienia dla części 1 Zapytania może ulec zmianie. W przypadku zamówienia przez Zamawiającego mniejszej ilości noclegów / posiłków / godzin wynajęcia sali, niż podane w zapytaniu ofertowym, Wykonawcy nie będą przysługiwać żadne roszczenia poza roszczeniem o zapłatę już dostarczonego towaru. 8. Zamawiający zastrzega, że w trakcie realizacji zamówienia dopuszcza możliwość zwiększenia wartości zamówienia udzielonego do wysokości 50% wartości zamówienia określonej w umowie z wykonawcą. 9. Oferta wiążę, aż do momentu podpisania umowy z wybranym wykonawcą w danej części zamówienia. Jeżeli wybrany wykonawca odmówi podpisania umowy zamawiający uprawniony jest do wyboru oferty, która uzyskała następną w kolejności najwyższą ilość punktów. 9
Załączniki: Nr 1 - Wzór oferty. Nr 2 - Oświadczenie o spełnieniu warunków. Nr 3 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia. Proszę o przesłanie oferty w terminie do 16 września 2014 r. (wtorek) do godz.15.00 na adres email: malgorzata.jaglinska@frdl.org.pl lub na nr faks: (22) 351-93-10. W tytule maila proszę dopisać: oferta w projekcie Profesjonalny urząd-kompetentny urzędnik. Pytania należy kierować do: Małgorzata Jaglińska malgorzata.jaglinska@frdl.org.pl (22) 351-93-20 10