WOJEWODA ŁÓDZKI FN-VII Łódź, 23 września 2016 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA ŁÓDZKI FN-VII.431.3.2016 Łódź, 23 września 2016 r. Pan Waldemar Wyczachowski Starosta Bełchatowski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 i 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1, oraz art. 175 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, zwaną dalej ustawą o finansach publicznych, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Teresa Kuźnik inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Maria Olesińska inspektor wojewódzki w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolerów, na podstawie upoważnień do przeprowadzenia kontroli odpowiednio Nr 9/1/2016 i Nr 9/2/2016 z 25 maja 2016 r. wydanych z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Powiecie Bełchatowskim, ul. Pabianicka 17/19, 97 400 Bełchatów, w okresie od 31.05.2016 r. do 22.07.2016 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 31 maja, 21, 22, 25 i 29 czerwca oraz 6 lipca 2016 r. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) Przedmiot kontroli: Prawidłowość wykorzystania dotacji celowych przekazanych w 2015 roku z budżetu Wojewody Łódzkiego na zadania z zakresu administracji rządowej oraz inne zadania zlecone ustawami realizowane przez powiat w rozdz. 71015 Nadzór budowlany. 2) okres objęty kontrolą: od 01.01.2015 r. do 31.12.2015 r. 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092). 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.). ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) 664-13-64, +48 (42) 664-16-05, fax +48 (42) 664-10-78, www.lodzkie.eu

2 Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie z nieprawidłowościami. I. Informacje ogólne Organem wykonującym zadania nadzoru budowlanego w Powiecie Bełchatowskim jest Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, zgodnie z zapisami art. 80 ust. 2 pkt 1) ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane 3. Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie jest Pani Julita Wieczorek, pełniąca to stanowisko od dnia 31.03.2016 r., na podstawie powołania przez Starostę Bełchatowskiego. W okresie objętym kontrolą Powiatowym Inspektorem Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie był Pan Marcin Rumin - Pluciński powołany przez Starostę Bełchatowskiego z dniem 08.11.2013 r. [dowód: akta kontroli, str. 25-27] Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, zwany dalej PINB w Bełchatowie, będący jednostką zespolonej administracji powiatowej, za pomocą której swoje zadania wykonuje Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego, ponosi wydatki w dziale 710 Działalność usługowa, rozdziale 71015 Nadzór budowlany. Wydatki wykonane ogółem przez PINB w Bełchatowie w roku 2015, wg stanu na 31.12.2015 r. w dziale 710, rozdziale 71015 wyniosły 375 687,00 zł, z czego sfinansowane dotacjami celowymi przyznanymi z budżetu Wojewody Łódzkiego 360 687,00 zł. Struktura wydatków ukształtowała się następująco: wydatki płacowe 293 219,46 zł, co stanowiło 81,29% wszystkich poniesionych wydatków, pozostałe wydatki (pozapłacowe) 67 467,54 zł. Istotny udział w wydatkach pozapłacowych, bo aż 36,08% stanowiły wypłacone w łącznej kwocie 24 345,10 zł grzywny, odszkodowania oraz koszty postępowania sądowego, zasądzone przez Wojewódzki Sąd Administracyjny w Łodzi w wyniku skarg składanych przez mieszkańca Bełchatowa na bezczynność PINB w Bełchatowie. Wydatki te spowodowały konieczność wystąpienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego do Zarządu Powiatu Bełchatowskiego o przekazanie środków finansowych z budżetu Powiatu Bełchatowskiego, bowiem otrzymane środki pochodzące z dotacji celowych przekazanych przez Wojewodę Łódzkiego nie wystarczyły na sfinansowanie wydatków związanych z bieżącym funkcjonowaniem jednostki. Wydatki pozapłacowe miesiąca listopada i grudnia 2015 r. w kwocie 15 000 zł zostały sfinansowane ze środków budżetu powiatu. 3 Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2016 r., poz. 290)

3 II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. pisemne procedury ustalające politykę rachunkowości oraz zasady kontroli finansowej w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, tj.: 1) Zarządzenie Nr I/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie z dnia 2 lipca 2012 r. wprowadzające zasady (polityki) rachunkowości., w zakresie m.in: Instrukcji obiegu i kontroli dowodów księgowych w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, w brzmieniu stanowiącym Załącznik Nr 6 do Zarządzenia, Zakładowego Planu Kont w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, w brzmieniu stanowiącym Załącznik Nr 3a do Zarządzenia, 2) Regulamin Organizacyjny Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie z dnia 28.04.2014 r. [dowód: akta kontroli, str. 29 45 oraz 299-305] 2. prawidłowość ujęcia w budżecie powiatu oraz planie finansowym jednostki realizującej zadanie, tj. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego kwot ustalonych przez Wojewodę Łódzkiego dotacji w dziale 710, rozdziale 71015, wraz ze zmianami, wynikającymi z: 2 decyzji Wojewody Łódzkiego 4 zwiększających plan dotacji dla Powiatu Bełchatowskiego, 2 Uchwał Zarządu Powiatu w Bełchatowie 5 wprowadzających zmiany do budżetu powiatu, wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego, 8 Uchwał Zarządu Powiatu w Bełchatowie 6, w oparciu o dokumenty źródłowe oraz prowadzoną ewidencję księgową na koncie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. [dowód: akta kontroli, str. 49 111 oraz 121-129] 4 Decyzja Wojewody Łódzkiego Nr FN I.3111.2.253.2015 z dnia 28.09.2015 r. oraz Nr FN I.3111.2.307 z 27.10.2015 r. 5 Uchwały Zarządu Powiatu Bełchatowskiego: Nr 333/15 z dnia 13.10.2015 r. oraz Nr 358/15 z dnia 12.11 2015 r. 6 Uchwały Zarządu Powiatu Bełchatowskiego: Nr 07/15 z 19.01.2015 r., Nr 45/15 z 16.02.2015 r. oraz Nr 127/15 z 20.04.2015 r., Nr 266/15 z 18.08.2015 r., Nr 305/15 z 22.09.2015 r. oraz Nr 337/15 z 19.10.2015 r.,., Nr 366/15 z 18.11.2015 r. oraz Nr 411/15 23.12.2015 r.,

4 3. zgodność poniesionych wydatków, sfinansowanych środkami otrzymanych dotacji z budżetu państwa, z planowanym przeznaczeniem; 4. kompletność i rzetelność dokumentów będących podstawą poniesienia w 2015 roku wydatków związanych z funkcjonowaniem PINB w Bełchatowie na łączną kwotę 360 687,00 zł, tj. 100 %, dowodów źródłowych (faktury, rachunki listy płac, wyciągi bankowe i inne), tj.: sposób dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki, prawidłowość i kompletność naniesionych na dowodach źródłowych dekretacji, w tym dotyczących przeprowadzenia ich kontroli pod względem merytorycznym, formalno rachunkowym oraz zatwierdzenia do wypłaty przez kierownika jednostki, prawidłowość ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych, w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki, terminowość regulowania zobowiązań, w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę ich zaciągania oraz wyciągi bankowe; [dowód: akta kontroli, str. 233 291 oraz 153 193)] 5. wiarygodność sprawozdań, tj. zgodność danych zawartych w wybranych sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, poprzez: porównanie zapisów w ewidencji księgowej jednostki wykonującej zadanie, z danymi wykazanymi w sprawozdaniu Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego sporządzonym za okres sprawozdawczy rok 2015, porównanie danych wykazanych przez Powiat Bełchatowski w rocznych sprawozdaniach Rb 50 o dotacjach/wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami sporządzonymi za IV kwartał 2015 r.; z zapisami w ewidencji księgowej Powiatu Bełchatowskiego (w zakresie dochodów) oraz z danymi wynikającymi ze sprawozdania Rb 28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego [dowód: akta kontroli, str.115, 143 oraz 307 323]

5 III. Ustalenia kontroli. 1. Kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości w zakresie: 1) prawidłowości ujęcia w budżecie powiatu kwot otrzymanych dotacji, 2) dokonywania zmian w budżecie Powiatu Bełchatowskiego oraz planie finansowym jednostki wykonującej zadanie, tj. Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, 3) zgodności poniesionych wydatków sfinansowanych środkami otrzymanych dotacji z planowanym przeznaczeniem, 4) kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących dokonywanych operacji gospodarczych i finansowych, 5) prawidłowości naniesionych dekretacji na dokumentach stanowiących podstawę do dokonania wydatków za wyjątkiem przypadku opisanego w punkcie III. 4 ppkt 4), 6) terminowości regulowania zobowiązań finansowych, za wyjątkiem przypadku opisanego w punkcie III. 2. ppkt 5) projektu wystąpienia pokontrolnego 7) wiarygodności sprawozdań, tj. zgodności danych zawartych w objętych kontrolą sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową, za wyjątkiem przypadku opisanego w punkcie III.3, ppkt 2). 2. Kontrolerzy stwierdzili nieprawidłowości w zakresie sposobu ujmowania dowodów źródłowych w księgach rachunkowych polegające na: 1) ujęciu zobowiązań na łączną kwotę 789,12 zł w księgach rachunkowych roku 2015, pomimo, że dotyczyły zdarzeń gospodarczych mających miejsce w 2014 roku i wpłynęły do PINB w Bełchatowie w terminie umożliwiającym ich ujęcie w księgach właściwego roku. Zobowiązania wynikały z niżej wymienionych dokumentów: faktura Nr 15010043867821 z dnia 04.01.2015 r. na kwotę 190,65 zł wystawiona za usługi telekomunikacyjne świadczone w okresie 04.12.2014 do 03.01.2015 r. ujęta została w księgach rachunkowych pod datą 04.01.2015 r., faktura Nr FV-54243/G0400/08/SS/SFA/P/12/14 z dnia 07.01.2015 r. na kwotę 267,30 zł wystawiona za usługi pocztowe świadczone w grudniu 2014 r. ujęta została w księgach rachunkowych pod datą 07.01.2015 r.,

6 faktura Nr 23/DZ/2015 z dnia 08.01.2015 r. na kwotę 331,17 zł wystawiona za usługi dzierżawę kserokopiarki w grudniu 2014 r. ujęta została w księgach rachunkowych pod datą 08.01.2015 r., [dowód: akta kontroli str. 233-242] PINB w Bełchatowie stosował metodę kasową. Zgodnie z art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych, dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą. Zasada kasowa dotyczy wyłącznie wykonania budżetu. Natomiast w myśl art. 6 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości 7, zwanej dalej ustawą o rachunkowości, w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie przychody i koszty z nimi związane, które dotyczą danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Z powołanego zapisu wynika, że o sposobie ujęcia dowodu źródłowego w ewidencji księgowej stanowi data wystąpienia zdarzenia gospodarczego, np. data sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Fakt wystawienia dowodu księgowego w postaci faktury (rachunku) ma jedynie charakter techniczny, dokumentujący przebieg i datę zdarzenia gospodarczego. Termin wystawienia dowodu źródłowego (księgowego) regulowany jest odrębnymi przepisami prawa i nie musi pokrywać się z datą wystąpienia zdarzenia gospodarczego. Przyczynę ujęcia ww. dowodów źródłowych w księgach roku 2015 jednostka kontrolowana uzasadniła następująco: ( ) dowody źródłowe wprowadzane są zgodnie z zasadą ciągłości tzn. w taki sam sposób każdego roku, ponadto faktury o których mowa wystawione są z datami stycznia 2015 r. [dowód: akta kontroli str. 333-334] Skutkiem powyższej nieprawidłowości było nie ujęcie w księgach rachunkowych a w konsekwencji nie wykazanie w sprawozdaniu finansowym za rok 2014 kosztów oraz zobowiązań w kwocie 789,12 zł; 2) ujmowaniu zobowiązań dotyczących zdarzeń gospodarczych powstałych w poszczególnych miesiącach w miesiącu wystawienia faktur nie stosując zasady wynikającej z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, który stanowi, że do ksiąg 7 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 331 z późn. zm.)

7 rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Zobowiązania dotyczyły głównie usług pocztowych, za zakup których faktury wpływały w pierwszych dniach każdego miesiąca. Dla jednostek sektora finansów publicznych okresem sprawozdawczym jest miesiąc i do chwili zamknięcia ksiąg rachunkowych poprzedniego miesiąca, tj. najpóźniej do daty sporządzenia sprawozdań budżetowych dowody źródłowe dotyczące danego okresu sprawozdawczego należy ewidencjonować pod datą zdarzenia gospodarczego. Przyczyną nieprawidłowości polegającej na ujmowaniu zdarzeń gospodarczych w księgach niewłaściwego miesiąca był brak uregulowań wewnętrznych w tym zakresie. W żadnym dokumencie nie określono bowiem granicznej daty, do której dowody źródłowe dotyczące poprzedniego miesiąca ujmuje się w księgach tego miesiąca. Z wyjaśnienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie wynika, że:, Pomimo, iż w polityce rachunkowości nie wskazano daty granicznej, do której dowody źródłowe dotyczące poprzedniego miesiąca/roku należy ujmować w księgach poprzedniego m-ca/roku, dowody źródłowe wprowadzane są zgodnie z zasadą ciągłości tzn. w taki sam sposób każdego roku, ponadto faktury o których mowa wystawiane są datami stycznia 2015 roku. [dowód: akta kontroli str. 241 246 oraz 333-334] Skutkiem ujmowania zdarzeń gospodarczych w księgach miesiąca wystawienia faktur zamiast miesiąca, którego dotyczyły te zdarzenia było wykazanie w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej sporządzonych za okresy sprawozdawcze marzec, czerwiec i wrzesień 2015 r. zaniżonych kwot zobowiązań; 3) zaklasyfikowaniu do niewłaściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków dotyczących: zakupu energii cieplnej, elektrycznej, gazu i wody w łącznej kwocie 4 020,34 zł tj. w 4300 Zakup usług pozostałych zamiast w 4260 Zakup energii. W wyjaśnieniu Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie poinformował, że: Jednostka ma zawartą umowę na użyczenie pomieszczeń i dlatego wszelkie opłaty związane z tą umową księgowane są w paragrafie 4300, nie kupujemy energii elektrycznej od dostawcy energii elektrycznej.

8 W przedstawionym protokole przekazania do używania pomieszczeń biurowych, na podstawie którego Powiat Bełchatowski przekazał do bezpłatnego używania przez Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie pomieszczenia biurowe w 5 zapisano, że biorący do używania zobowiązuje się do ponoszenia kosztów związanych z korzystania z energii cieplnej, energii elektrycznej, wody. Koszty z tego tytułu ustalane będą na podstawie faktur wystawianych przez dostawców. Zobowiązania z tytułu powyższych kosztów regulowane były na podstawie faktur wystawianych przez Powiat Bełchatowski, w których wyszczególnione zostały wartości zakupionej energii cieplnej, elektrycznej, gazu, wody i odprowadzonych ścieków. [dowód: akta kontroli str. 215 217, 271 277 oraz 333-334] czynszu najmu pomieszczeń, w których mieści się archiwum PINB w Bełchatowie w łącznej kwocie 2 477,30 zł tj. w 4300 Zakup usług pozostałych zamiast w 4400 Opłaty za administrowanie i czynsze za budynki, lokale i pomieszczenia garażowe, [dowód: akta kontroli str. 203 211 oraz 269] licencji za użytkowanie oprogramowania w kwocie 492,00 zł, tj. w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia zamiast w 4300 Zakup usług pozostałych. [dowód: akta kontroli str. 255] Przyczyną nieprawidłowej klasyfikacji wydatków była błędna interpretacja zapisów wynikających z opisu funkcjonowania kont zawartego w Załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1053 z późn. zm.). Skutkiem zastosowania błędnej klasyfikacji budżetowej było wykazanie w niżej wymienionych sprawozdaniach nieprawidłowych danych w zakresie rodzaju poniesionych wydatków: w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej sporządzonych przez PINB w Bełchatowie za poszczególne okresy sprawozdawcze 2015 r. oraz przez Powiat Bełchatowski w sprawozdaniu,

9 w sprawozdaniu Rb 50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami sporządzonym przez Powiat Bełchatowski z IV kwartał 2015 r. 4) braku zaewidencjonowania na stronie Ma konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych w pierwszym kwartale 2015 r. wartości wynikających z niżej wymienionych umów: umowa o świadczenie usług telekomunikacyjnych zawarta w dniu 13.01.2004 r. aneksowana w dniu 01.05.2014 r., umowa najmu Nr 40/ROM-1/2011 zawarta w dniu 01.07.2011 r. dotycząca pomieszczeń, w których znajduje się archiwum PINB w Bełchatowie aneksowana w dniu 02.05.2012 r., umowa dzierżawy Nr 2013/01/01/DK z dnia 02.01.2013 r.. której przedmiotem była dzierżawa kserokopiarki. [dowód: akta kontroli str. 195 211, 225-231] Roczne wydatki wynikające z powyższych tytułów były znane już na etapie sporządzania planu finansowego i powinny być ujęte na koncie 998 równolegle z ich zaewidencjonowaniem na kocie 980 Plan finansowy wydatków budżetowych a najpóźniej z dniem 31 marca 2015 r. Zgodnie z opisem konta 998 zawartym z załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 8 na stronie Ma tego konta ujmuje się zaangażowanie wydatków, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym. Przyczyną opisanej nieprawidłowości było, zgodnie z wyjaśnieniem, przyjęcie przez PINB w Bełchatowie zasady, że zapisy na koncie 998 dokonywane są na podstawie otrzymanych faktur oraz obawa, że umowy ze względu na brak środków mogły być wypowiedziane. [dowód: akta kontroli str. 333-334] 8 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.)

10 Powyższe skutkowało wykazaniem w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej sporządzonych za okres sprawozdawczy marzec, czerwiec i wrzesień 2015 r. niewłaściwych kwot w kolumnie 5 Zaangażowanie ; 5) uregulowaniu po terminie wskazanym przez kontrahenta, tj. 20.03.2015 r. zamiast 18.03.2015 r., zobowiązania w kwocie 190,65 zł wynikającego z faktury Nr 15030143542152. Przyczyną opóźnienia w zapłacie był wpływ faktury po terminie zapłaty, tj. 20.03.2015 r. Odsetki w wysokości 0,08 zł wykazane przez kontrahenta w fakturze Nr 15040199528420 na kwotę 190,73 zł wystawionej w następnym miesiącu zaewidencjonowano w paragrafie 4360 Opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych zamiast w paragrafie 4580 Pozostałe odsetki. Jako przyczynę takiego ujęcia wydatku w księgach rachunkowych Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie wskazał tytuł wymieniony przez wystawcę faktury. Na fakturze pozycja ma tytuł Opłaty doliczone do faktury, jednakże treść ekonomiczna zawarta w załączniku do faktury jednoznacznie określa, że jest to opłata z tytułu odsetek za opóźnienie w uregulowaniu płatności; [dowód: akta kontroli str. 257 266 oraz 333] 6) zaksięgowaniu otrzymanej w dniu 09.11.2015 r. z PZU Życie kwoty 18,00 zł z tytułu zwrotu nadwyżki składki za ubezpieczenie samochodu wynikającej z umowy Nr 26762980 jako zmniejszenie wydatków roku 2015 r. Składka została opłacona w roku 2014 ze środków dotacji celowej z budżetu państwa przekazanej przez Wojewodę Łódzkiego w roku 2014, w związku z czym zwrot jej części nie mógł być źródłem sfinansowania wydatków 2015 r. Należało go potraktować jako dotację pobraną w 2014 roku w nadmiernej wysokości. Kwota 18,00 zł powinna być zatem przekazana przez Powiat Bełchatowski na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej 85/10 województwo łódzkie w trybie określonym w art. 169 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Przyczyną opisanej nieprawidłowości był brak zweryfikowania przez osobę, która prowadzi księgowość PINB w Bełchatowie, daty opłacenia składki, wskutek czego dochód w wysokości 18,00 zł nie został przekazany na rachunek bieżący dochodów dysponenta części budżetowej 85/10 województwo łódzkie w dniu 15 listopada 2015 r. [dowód: akta kontroli str. 289 297]

11 3. Inne nieprawidłowości stwierdzone na podstawie ustaleń kontroli polegały na: 1) nieuregulowaniu przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, w formie pisemnej, procedur wewnętrznych dotyczących zasad sprawowania kontroli zarządczej, w tym odniesieniu do gospodarki finansowej. Zgodnie z zapisami art. 69 ust. 3 ustawy o finansach publicznych Minister Finansów określi w formie komunikatu i ogłosi, w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów, standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zgodne z międzynarodowymi standardami. Minister Finansów w Komunikacie Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. 9 określił standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Do obowiązków kierownika jednostki sektora finansów publicznych, w myśl art. 69 ust. 1 pkt 3) ustawy o finansach publicznych, należy zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej. Nieopracowanie zasad funkcjonowania kontroli zarządczej skutkowało naruszeniem przez Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie postanowień zawartych. art. 69 ust. 1 pkt 3) i art. 69 ust. 3 w związku z art. 68 ust. 1 ustawy o finansach publicznych; 2) wykazaniu w sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej sporządzonym za okres sprawozdawczy grudzień 2015 r. przez PINB w Bełchatowie, w dwóch paragrafach klasyfikacji budżetowej, danych niezgodnych z ewidencją księgową: w 4010 wykazano wydatki w wysokości 71 687,80 zł zamiast 71 687,85 zł, w 4020 wykazano wydatki w wysokości 135 090, 84 zł zamiast 135 090,79 zł. [dowód: akta kontroli str. 143, 307-325] Przyczyną powyższej nieprawidłowości była omyłka pisarska popełniona przez osobę sporządzającą w PINB w Bełchatowie sprawozdanie Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej za okres sprawozdawczy grudzień 2015 r. Skutkiem powyższej pomyłki było wykazanie przez Powiat Bełchatowski w sprawozdaniu Rb 50 o wydatkach związanych z wykonywaniem zadań z zakresu 9 Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)

12 administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami sporządzonym z IV kwartał 2015 r. nieprawidłowych danych. 4. Kontrolerzy stwierdzili następujące uchybienia formalne: 1) niektóre zapisy zawarte w Zarządzeniu Nr I/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 2 lipca 2012 r. wprowadzającym zasady (polityki) rachunkowości, w tym w Instrukcji obiegu dowodów księgowych (załączniku Nr 6 do Zarządzenia) nie są adekwatne do struktury organizacyjnej PINB w Bełchatowie. Wskazano w nich bowiem zadania Głównego księgowego oraz księgowości podczas gdy Regulamin organizacyjny nie przewiduje istnienia tych komórek. W pisemnym wyjaśnieniu Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie podał, że:, ( ) mimo, iż nie ma takiego stanowiska, uprawnienia i obowiązki głównego księgowego pełni osoba zatrudniona na umowę zlecenia. [dowód: akta kontroli str. 333-334] Umową zlecenia nie można powierzyć obowiązków Głównego księgowego jednostki sektora finansów publicznych. Głównym księgowym może być wyłącznie pracownik tej jednostki, który musi spełniać wymogi określone w art. 54 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. Zgodnie z zapisami art. 53 ust. 1 ustawy o finansach publicznych. kierownik jednostki finansów publicznych jest odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. W ust. 2 określono, że kierownik jednostki sektora finansów publicznych może powierzyć określone obowiązki w zakresie gospodarki finansowej pracownikom jednostki. Przyjęcie obowiązków przez te osoby powinno być potwierdzone dokumentem w formie odrębnego imiennego upoważnienia albo wskazania w regulaminie organizacyjnym tej jednostki; 2) Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie oraz osoba prowadząca księgi rachunkowe PINB w Bełchatowie, na dowód dokonania kontroli merytorycznej oraz formalno-rachunkowej dokumentów, zamieszczali parafki zamiast podpisu, co uniemożliwia identyfikację osoby, która przeprowadziła kontrolę, a w konsekwencji dokonanie oceny czy sprawdzenia dokonała osoba upoważniona. Parafka może być zastosowana, jeśli jest umieszczona obok pieczęci imiennej lub można stwierdzić zgodność tak złożonego podpisu z jego wzorem.

13 Kontrolerzy ustalili również, że osoba dokonująca kontroli formalno-rachunkowej dowodów źródłowych nie posiadała stosownego upoważnienia. Z pisemnego wyjaśnienia Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie wynika, że: Panią ( ) upoważniono do przeprowadzania kontroli formalno rachunkowej na podstawie umowy zlecenia ( ). [dowód: akta kontroli str. 333-334] W okazanej kontrolerom umowie zlecenia Nr 1/2015 z dnia 2 stycznia 2015 r. zawartej z osobą prowadząca księgowość PINB w Bełchatowie nie ma zapisu odnoszącego się do przeprowadzania kontroli formalno rachunkowej; 3) na zewnętrznych dowodach księgowych nie odnotowywano daty ich wpływu do PINB w Bełchatowie. Data wpływu ma istotne znaczenie dla obiegu dokumentów, gdyż pozwala ustalić odpowiedzialność za ewentualne nieterminowe uregulowanie zobowiązań jednostki. Ponadto może decydować o miesiącu/roku ich ujęcia w księgach rachunkowych; 4) na niektórych dowodach księgowych dokonywano błędnej dekretacji dotyczącej klasyfikacji budżetowej. Wskazywano dział 852, rozdział 85201 zamiast właściwego dla Powiatowych Inspektoratów Nadzoru Budowlanego działu 710, rozdziału 71015. Osobą odpowiedzialną za stwierdzone nieprawidłowości i uchybienia jest były Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie, który jako kierownik jednostki sektora finansów publicznych był odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej tej jednostki. Do otrzymanego 27 lipca 2016 r. projektu wystąpienia pokontrolnego z 22 lipca 2016 r. kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń pismo z 23 sierpnia 2016 r., które wpłynęło do Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi 31 sierpnia 2016 r. W związku z ustaleniami opisanymi w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym uprzejmie proszę Pana Starostę o zobowiązanie Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego w Bełchatowie do podjęcia skutecznych działań mających na celu: 1) przestrzeganie zapisów: art. 6 ustawy o rachunkowości, poprzez ujmowanie w księgach rachunkowych przychodów i kosztów z nimi związanych, dotyczących danego roku obrotowego niezależnie od terminu ich zapłaty,

14 art. 20 ustawy o rachunkowości, poprzez wprowadzanie do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego, w postaci zapisu, każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym; 2) klasyfikowanie do właściwych paragrafów klasyfikacji budżetowej wydatków wymienionych w pkt III. 2. 3) i 5) niniejszego wystąpienia pokontrolnego,; stosowanie się do zapisów zawartych w Załączniku Nr 3 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. 10, poprzez ewidencjonowanie na koncie 998 "Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego prawnego zaangażowania wydatków budżetowych, czyli wartość umów, decyzji i innych postanowień, których wykonanie spowoduje konieczność dokonania wydatków budżetowych w roku bieżącym; 3) właściwe ewidencjonowanie otrzymywanych zwrotów wydatków dokonanych w poprzednich latach budżetowych, tj. przekazywanie ich do Starostwa Powiatowego celem dokonania zwrotu na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie; 4) wykazywanie w sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych samorządowej jednostki budżetowej danych zgodnych z ewidencją księgową; 5) opracowanie, w formie pisemnej, procedur wewnętrznych dotyczących zasad sprawowania w Powiatowym Inspektoracie Nadzoru Budowlanego kontroli zarządczej (Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. 11, w związku z art. 69 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych); 6) doprowadzenie do zgodności zapisów zawartych w zarządzeniu Nr I/2012 Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego z dnia 2 lipca 2012 r. wprowadzającym zasady (polityki) rachunkowości do struktury organizacyjnej PINB w Bełchatowie; 7) określenie w procedurach wewnętrznych sposobu identyfikacji osób dokonujących sprawdzenia dokumentów księgowych po względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym, jak również formy składania przez nie podpisu potwierdzającego dokonanie tej kontroli podpis skrócony (parafka), podpis pełny z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska służbowego bądź podpis na pieczęci imiennej zawierającej imię, nazwisko i stanowisko służbowe; 10 Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2013 r., poz. 289 z późn. zm.) 11 Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r. Nr 15, poz. 84)

15 8) wydanie osobie dokonującej kontroli formalno-rachunkowej dowodów źródłowych, upoważnień w formie określonej w art. 53 ust. 2 ustawy o finansach publicznych. Ponadto w związku z ustaleniem opisanym na stronie 10 w pkt III. 2. 6) zobowiązuje się Starostę Bełchatowskiego do zwrotu dotacji w części pobranej w nadmiernej wysokości, tj. w kwocie 18 zł, na rachunek bieżący dochodów dysponenta części 85/10 województwo łódzkie: NBP Oddział Okręgowy w Łodzi Nr 56 1010 1371 0022 1922 3100 0000, w ciągu 15 dni od dnia stwierdzenia okoliczności pobrania dotacji w nadmiernej wysokości, tj. od daty niniejszego wystąpienia pokontrolnego wraz z należnymi odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, zgodnie z postanowieniami art. 169 ustawy o finansach publicznych. O sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania uwag i wniosków zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym lub przyczynach ich niewykorzystania albo innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości proszę powiadomić Wojewodę Łódzkiego w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 12 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU Do wiadomości: 1. Główny Księgowy Budżetu Wojewody. 12 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092)..