WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ŁÓDZKI FB-IV Łódź, 31 stycznia 2018 r. Pan Romuald Boguszewski Łódzki Wojewódzki Inspektor Farmaceutyczny WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 1 oraz art. 175 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych 2, służby finansowe Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi podległe Wojewodzie Łódzkiemu w składzie: Izabela Klimont Klimowicz specjalista w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów, Marta Gajda inspektor w Wydziale Finansów i Budżetu, pełniąca funkcję członka zespołu kontrolnego, stosownie do upoważnień Nr 23/1/2017 i Nr 23/2/2017 z 10 listopada 2017 r., wydanych przez Dyrektora Wydziału Finansów i Budżetu działającego z upoważnienia Wojewody Łódzkiego, przeprowadziły w Wojewódzkim Inspektoracie Farmaceutycznym w Łodzi, Łódź, ul. Fabryczna 25, w okresie od 15 listopada 2017 r. do 12 stycznia 2018 r. kontrolę finansową, w tym w siedzibie jednostki kontrolowanej w dniach: 15, 23 i 24 listopada 2017 r. Zakres kontroli, to jest przedmiot i okres objęty kontrolą: 1) przedmiot: przestrzeganie w toku wykonywania budżetu realizacji ogółu działań kontroli zarządczej podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań, w zakresie: 1 Ustawa z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) 2 Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz. 2077) ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI Łódź, ul. Piotrkowska 104 tel. +48 (42) , +48 (42) , fax +48 (42) ,

2 2 a) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, b) zaciągania zobowiązań finansowych i ich zapłaty, c) dokonywania wydatków budżetowych z uwzględnieniem przepisów dotyczących zamówień publicznych, d) wiarygodności sprawozdań. 2) okres objęty kontrolą: od r. do r. [dowód: akta kontroli, str. 1 22] Działalność jednostki w badanym okresie, w zakresie przedmiotu kontroli, ocenia się pozytywnie. I. Informacje ogólne Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Łodzi, zwany dalej WIF w Łodzi, jest jednostką budżetową stanowiącą aparat pomocniczy Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego, wchodzącą w skład zespolonej administracji rządowej województwa łódzkiego. Zwierzchnikiem Inspektoratu w ramach zespolonej administracji rządowej jest Wojewoda Łódzki. Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Łodzi działa w oparciu o Statut nadany przez Wojewodę Łódzkiego Zarządzeniem Nr 199/2010 z 30 czerwca 2010 r., zmienionym następnie Zarządzeniami WŁ: Nr 111/2013 z 9 maja 2013 r., oraz Nr 235/2015 z 24 września 2015 r. Siedzibą Inspektoratu jest miasto Łódź, a jego właściwość miejscowa obejmuje teren województwa łódzkiego. Delegatury Wojewódzkiego Inspektoratu działają w Piotrkowie Trybunalskim, Skierniewicach oraz w Sieradzu. Przedmiotem działalności Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego jest nadzór nad jakością i obrotem produktami leczniczymi oraz wyrobami medycznymi w celu zabezpieczenia interesu społecznego w zakresie bezpieczeństwa zdrowia i życia obywateli przy stosowaniu produktów leczniczych i wyrobów medycznych, znajdujących się w aptekach, punktach aptecznych i placówkach obrotu pozaaptecznego, działach farmacji szpitalnej przedsiębiorstw podmiotów leczniczych oraz stacjach sanitarno epidemiologicznych, a także kontrolowanie obrotu i stosowania środków odurzających, substancji psychotropowych i prekursorów kategorii 1 - zwanych substancjami kontrolowanymi będącymi, w rozumieniu ustawy Prawo farmaceutyczne (tj. Dz. U. z 2016 r., poz z późn zm., od dnia r. Dz. U. z 2017 r., poz. 2211), produktami leczniczymi.

3 3 Organizację wewnętrzną, szczegółowy zakres zadań i tryb pracy komórek organizacyjnych określa Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego Łodzi, wprowadzony Zarządzeniem Nr 3/2009 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z 27 lipca 2009 r. zatwierdzony przez Wojewodę Łódzkiego 24 lipca 2009 r. Zmiany do powyższego Regulaminu Organizacyjnego Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego Łodzi wprowadzone zostały na podstawie: Aneksu Nr 1 do Regulaminu Organizacyjnego WIF w Łodzi zatwierdzonego przez Wojewodę Łódzkiego dnia r., Zarządzenia Nr 1/2013 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 20 marca 2013 r. zatwierdzonego przez Wojewodę Łódzkiego dnia r., Zarządzenia Nr 2/2015 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z dnia 1 września 2015 r. zatwierdzonego przez Wojewodę Łódzkiego dnia r. WIF w Łodzi ponosi wydatki w dziale 851 Ochrona Zdrowia w rozdziale Inspekcja Farmaceutyczna. [dowód: akta kontroli, str ] Wydatki wykonane ogółem w roku 2016, według stanu na 31 grudnia 2016 r., wyniosły ,05 zł, co stanowiło 99,9 % planu rocznego wydatków. II. Szczegółowy zakres kontroli Kontroli poddano: 1. Dokumentację Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego w Łodzi regulującą zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w odniesieniu do zagadnień finansowych w zakresie jej zgodności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, w tym: 1) Zarządzenie Nr 3/2006 z 10 stycznia 2006 r. Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w sprawie gospodarowania środkami publicznymi w WIF w Łodzi, zmienione następnie Aneksami: Nr 1 z 12 stycznia 2009 r.; Nr 2 z 14 stycznia 2009 r.; Nr 3 z 31 grudnia 2009 r.; Nr 4/10 z 30 kwietnia 2010 r. oraz Nr 5/10 z 15 października 2010 r.; 2) Zarządzenie Nr 7/2006 z 25 lipca 2006 r. Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu dokumentów finansowo księgowych w WIF w Łodzi, zmienione następnie Aneksem Nr 10 z 20 grudnia 2013 r.;

4 4 3) Zarządzenie Nr 3 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z 26 kwietnia 2007 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kontroli finasowej w WIF w Łodzi, zmienione następnie Aneksami: Nr 3 z 12 stycznia 2009 r., Nr 6 z 30 kwietnia 2010 r., Nr 7 z 15 października 2010 r. oraz Nr 8 z 16 kwietnia 2014 r.; 4) Zarządzenie Nr 4/10 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego z 10 czerwca 2010 r. w sprawie ustalenia zasad kontroli zarządczej, którym wprowadzono Ramowe procedury zarządzania ryzykiem w WIF w Łodzi. Zmian w treści ww. Ramowych procedur /.../ dokonano Aneksem Nr 1 z 1 grudnia 2014r.; 5) Zarządzenie Nr 9/2012 z 28 grudnia 2012 r. Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w sprawie prowadzenia ksiąg rachunkowych WIF w Łodzi z wykorzystaniem programu komputerowego. Zmian w treści ww. zarządzenia dokonano Aneksem nr 2 z 16 grudnia 2014 r.; 6) Zarządzenie Nr 10/2012 z dnia 31 grudnia 2012 r. Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Łodzi w sprawie wprowadzenia Zakładowego Planu Kont w WIF w Łodzi, zmienione następnie Aneksami: Nr 1 z 2 stycznia 2015 r. oraz Nr 2 z 31 grudnia 2015r.; 7) Zarządzenie nr 11/2012 z dnia 31 grudnia 2012 r. Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Łodzi w sprawie wprowadzenia zasad (polityki rachunkowości) w WIF w Łodzi, zmienione następnie Aneksami: Nr 1 z 25 marca 2014 r., Nr 2 z 4 września 2014 r.; Nr 3 z 1 grudnia 2014 r., Nr 4 z 16 grudnia 2014 r., Nr 5 z 31 grudnia 2014 r., Nr 6 z 15 stycznia 2015 r., Nr 7 z 31 grudnia 2015 r. oraz Nr 8 z 12 kwietnia 2017 r., 8) Zarządzenie Nr 6/2014 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Łodzi z dnia 22 kwietnia 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu wydatkowania środków publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty euro w WIF w Łodzi zmienione następnie Aneksem Nr 1 z 28 grudnia 2016 r.; Zawarte w powyższych dokumentach zapisy pozwalają na realizację zadań jednostki zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie finansów publicznych oraz w zakresie Prawa zamówień publicznych. [dowód: akta kontroli, str ] 2. Prawidłowość przestrzegania procedur w trakcie realizacji zadań związanych z dokonywaniem wydatków, w zakresie:

5 5 1) procesu planowania wydatków w oparciu o plan finansowy wydatków WIF w Łodzi wraz z jego zmianami: Łączna kwota wydatków zaplanowanych na zadania realizowane przez WIF w Łodzi, ustalona przez Wojewodę Łódzkiego w wyniku podziału kwot dokonanego w oparciu o ustawę budżetową na rok 2016, wynosiła w rozdziale Inspekcja Farmaceutyczna zł, z czego na: wydatki bieżące jednostek budżetowych (grupa 4000) zaplanowano zł, wydatki majątkowe (grupa 6000) zaplanowano zł. W wyniku zmian dokonanych w trakcie roku budżetowego dokonanych na podstawie 2 decyzji Wojewody Łódzkiego: decyzji 3 przyznającej środki finansowe z rezerwy Wojewody Łódzkiego i zwiększającej plan wydatków budżetowych WIF w Łodzi o łączną kwotę zł; decyzji 4 zmniejszającej wydatki na wynagrodzenia osobowe członków korpusu służby cywilnej ( 4020) o łączną kwotę zł. W trakcie roku budżetowego w planie finansowym WIF w Łodzi dokonano przeniesienia kwot wydatków pomiędzy paragrafami klasyfikacji budżetowej na podstawie: 1 decyzji Wojewody Łódzkiego 5 z przeznaczeniem na uzupełnienie wydatków na wynagrodzenia osobowe pracowników w związku z wypłatą nagród jubileuszowych oraz na wypłatę nagród uznaniowych dla pracowników WIF w Łodzi ( 4010), 2 decyzji 6 Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego w Łodzi, działającego na podstawie upoważnienia Wojewody Łódzkiego. Ostateczny plan wydatków (po zmianach) wyniósł zł, z czego: a) wydatki bieżące jednostek budżetowych w kwocie zł, b) wydatki majątkowe w kwocie zł. Wszystkie zmiany w planie finansowym WIF w Łodzi wynikające z decyzji Wojewody Łódzkiego oraz decyzji Łódzkiego Wojewódzkiego Inspektora Farmaceutycznego miały odzwierciedlenie w ewidencji księgowej jednostki prowadzonej do konta 980 Plan finansowy wydatków budżetowych. Uaktualniona na koniec okresu sprawozdawczego wysokość planu, wykazywana była w sprawozdaniu RB - 28 z wykonania wydatków budżetu państwa. 3 Decyzja Nr FN-I z 1 kwietnia 2016 r. 4 Decyzja Nr FB-I z 8 grudnia 2016 r., 5 Decyzja Nr FB-I z 9 listopada 2016 r., 6 Decyzja nr 1/2016 z 8 listopada 2016 r., Decyzja nr 2/2016 z r.,

6 [dowód: akta kontroli, str ] 6 2) stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych 7, zwanej dalej ustawą PZP: W okresie objętym kontrolą Wojewódzki Inspektorat nie przeprowadził postępowania w sprawie dokonania wydatku publicznego objętego procedurami określonymi przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 8, zwanej dalej ustawą Pzp. Zgodnie z art. 98 pkt 1 i 2 ustawy Prawo zamówień publicznych Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Łodzi dnia r. (tj.: w terminie wskazanym w art. 98 ust. 2 ww. ustawy) przekazał Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych drogą elektroniczną za pomocą formularza umieszczonego na stronach portalu internetowego Urzędu Zamówień Publicznych roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach w roku 2016, któremu Urząd Zamówień Publicznych nadał nr referencyjny Kontrolerom okazano wydruk sprawozdania wygenerowany z systemu informatycznego Urzędu Zamówień Publicznych, który został wypełniony w części X Zamówienia udzielone z wyłączeniem procedur określonych przepisami ustawy. Łączna wartość udzielonych zamówień (bez podatku od towarów i usług), których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty, o której mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Pzp, wyniosła w 2016 r ,19 zł, co było zgodne z Rejestrem udzielonych zamówień publicznych prowadzonej przez jednostkę w formie elektronicznej w programie Excel. Kontroli poddano 100% wydatków poniesionych przez WIF w Łodzi w 6060 Wydatki na zakupy inwestycyjne jednostek budżetowych w wysokości ,50 zł przeznaczonych na zakup i rejestrację samochodu osobowego dla delegatury w Piotrkowie Trybunalskim. Stwierdzono, że zakupu dokonano w trybie art. 4 pkt 8, co jest zgodne z ustawą Pzp. [dowód: akta kontroli, str ] 3) ujmowania w ewidencji księgowej wszystkich etapów poprzedzających poniesienie wydatków w oparciu o ewidencję księgową prowadzoną na kontach: zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia oraz kontach pozabilansowych: 7 Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r., poz z późn. zm.) 8 Patrz przypis 7

7 7 980 Plan finansowy wydatków budżetowych, 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego, stwierdzając, że: zapisy w księgach rachunkowych prowadzone są w kontrolowanej jednostce zgodnie z tzw. zasadą memoriału zawartą w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości 9, oraz odpowiednio do wymogów przepisu art. 20 ust. 1 ww. ustawy określającego obowiązek wprowadzenia do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie, w ewidencji księgowej jednostki uwzględniano wszystkie etapy rozliczeń poprzedzające płatność wydatków, a także zaangażowanie środków, które oznaczało prawne zaangażowanie środków ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego, saldo konta 998 Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego w dniu r. zostało ujęte na stronie Ma konta 999 Zangażowanie wydatków budżetowych roku następnego w prawidłowych kwotach. 4) dokonywania wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym jednostki w oparciu o dowody źródłowe (faktury, rachunki, polecenia księgowania, polecenia wyjazdu służbowego i inne) w liczbie 76 sztuk, będących podstawą poniesienia wydatków bieżących oraz kosztów utrzymania i innych wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki budżetowej i realizacją jej zadań statutowych w miesiącu czerwcu 2016 r., na łączną kwotę ,07 zł, [dowód: akta kontroli: notatka z przebiegu i ustaleń kontroli wraz z załącznikami] 5) prawidłowości i kompletności naniesionych dekretacji na dokumentach będących podstawą dokonania wydatków w oparciu o wymienione w pkt 4) dowody, w tym wskazanie zastosowanego trybu udzielenia zamówienia publicznego, oraz dokonania kontroli przez głównego księgowego, o której mowa w art. 54 ust. 1 pkt 3 lit. a i b ustawy o finansach publicznych; 6) prawidłowości ujęcia dowodów źródłowych poddanych kontroli w księgach rachunkowych w oparciu o ewidencję prowadzoną na koncie 130 Rachunek bieżący jednostki wydatki budżetowe ; Kontrolerzy w powyższym zakresie nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości. 9 Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz. 1047, od dnia r. Dz. U. z 2017r., poz. 2342)

8 8 Poniesione przez Wojewódzki Inspektorat Farmaceutyczny w Łodzi wydatki były celowe i związane z działalnością statutową jednostki. [dowód: akta kontroli, str ] 3. Sposób zaciągania zobowiązań i terminowość ich regulowania w oparciu o dowody źródłowe, które stanowiły podstawę zaciągnięcia zobowiązań wynikających z sald kont Zespołu 2 Rozrachunki i rozliczenia wg stanu na: a) r. na kwotę ,33 zł, na które składały się: 4010 kwota w wysokości 7.125,70 zł z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za miesiąc czerwiec 2016 r. (konto 229); 4020 kwota w wysokości ,75 zł z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych, oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne pracowników jednostki za miesiąc czerwiec 2016 r. (konta 225 i 229); 4110 kwota w wysokości ,53 z tytułu składek społecznych i zdrowotnych oraz podatku od wypłaconych zasiłków chorobowych pracownikom za miesiąc czerwiec 2016 r. (konta 225 i 229); 4120 kwota w wysokości 1.655,35 zł z tytułu składki na Fundusz Pracy za miesiąc czerwiec 2016 r. (konto 229); 4300 kwota w wysokości 369,00 zł z tytułu opłaty za parking (konto 201); [dowód: akta kontroli, str oraz ] b) r. na kwotę ,90 zł, na które składały się: 4040 kwota w wysokości ,92 zł z tytułu naliczonego pracownikom jednostki dodatkowego wynagrodzenia rocznego za rok 2016 (konto 231); 4110 kwota w wysokości ,48 zł z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne od dodatkowego wynagrodzenia rocznego (konto 229); 4120 kwota w wysokości 1.442,09 zł z tytułu składki na Fundusz Pracy od dodatkowego wynagrodzenia rocznego (konto 229); 4260 kwota w wysokości 421,60 zł z tytułu dostaw: c.o., wody oraz energii elektrycznej (konto 201); 4300 kwota w wysokości 1.699,99 z tytułu wywozu odpadów, sprzątania pomieszczeń, odprowadzania ścieków, usług pocztowych (konto 201);

9 kwota w wysokości 45,82 zł z tytułu opłat za usługi telekomunikacyjne (konto 201). [dowód: akta kontroli, str oraz ] Zobowiązania wynikające z poddanych kontroli faktur i rachunków zostały uregulowane z zachowaniem terminów określonych przez wystawców lub wynikających z zawartych umów. Zobowiązania opisane powyżej nie były zobowiązaniami wymagalnymi odpowiednio na: r. i r. 4. Wiarygodność sprawozdań i ich zgodność z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej: 1) Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych państwowych jednostek budżetowych, z wyłączeniem rachunków izb celnych sporządzonymi za miesiąc czerwiec 2016 i za rok 2016, porównano ze sprawozdaniem Rb-27 z wykonania planu dochodów budżetowych oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 133 dochody (obroty Wn), wiersz Dochody przekazane na centralny rachunek bieżący budżetu państwa z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 222 oraz 133 dochody (obroty Ma), wiersz Stan środków na rachunku bieżącym dochodów w NBP z saldem konta 133 dochody oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu, wiersz Środki otrzymane z Ministerstwa Finansów lub od dysponenta wyższego stopnia z ewidencją księgową prowadzoną dla konta 223 oraz 130 wydatki (obroty Wn), wiersz Wydatki wykonane ze sprawozdaniem Rb-28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa oraz ewidencją księgową prowadzoną dla konta 130 wydatki (obroty Ma), wiersz Stan środków na rachunku bieżącym wydatków w NBP z saldem konta 130 wydatki oraz z saldem ostatniego wyciągu bankowego w danym miesiącu; 2) Rb 27 z wykonania planu dochodów budżetowych za miesiąc czerwiec 2016 r. i za rok 2016 porównano: kolumnę Dochody wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 133 Rachunek bieżący jednostki (dochody), kolumnę Należności z ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 221, kolumnę Należności do zapłaty z saldami Wn konta 221; 3) Rb 28 z wykonania planu wydatków budżetu państwa za miesiąc czerwiec 2016 r. i za rok 2016 porównano: kolumnę Wydatki wykonane z ewidencją szczegółową prowadzoną według podziałek klasyfikacji budżetowej do konta 130 Rachunek

10 10 bieżący jednostki (wydatki), kolumnę Zaangażowanie z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 998 według podziałek klasyfikacji budżetowej, kolumnę Plan z pozabilansową ewidencją szczegółową prowadzoną do konta 980, kolumnę Zobowiązania z ewidencją szczegółową dla kont zespołu 2 ; Badanie kontrolne potwierdziło zgodność danych zawartych ww. sprawozdaniach budżetowych z ewidencją księgową. [dowód: akta kontroli, str ] W zakresie poddanym kontroli kontrolerzy nie stwierdzili uchybień i nieprawidłowości. Do otrzymanego 12 stycznia 2018 r. projektu wystąpienia pokontrolnego kierownik jednostki kontrolowanej nie zgłosił zastrzeżeń, o czym poinformował Wydział Finansów i Budżetu w piśmie znak: FŁ-VI z r. W związku z faktem, iż w zakresie będącym przedmiotem kontroli nie stwierdzono uchybień i nieprawidłowości, nie wydaje się zaleceń pokontrolnych. Jednocześnie informuję, iż stosownie do zapisów art. 48 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 10 od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. Wojewody Łódzkiego Marianna Pawłowska DYREKTOR WYDZIAŁU FINANSÓW I BUDŻETU 10 Patrz przypis 1.