OK-III Kraków, r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III Kraków, r. Pan Marek Chudoba Burmistrz Miasta Czchów Rynek Czchów WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz.885 z późn. zm.) Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Urzędzie Miejskim w Czchowie oraz w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej i Świadczeń Rodzinnych w Czchowie kontrolę w zakresie rozliczenia pod względem finansowo- księgowym wykorzystania dotacji na realizację Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok Kontrola została przeprowadzona przez Mirosława Pycińskiego starszego inspektora wojewódzkiego w Wydziale Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Kontrolą objęto okres od 1 stycznia do 31 grudnia 2014 r. W związku z przeprowadzoną kontrolą działalność jednostek w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Sposób realizacji zadania objętego kontrolą regulują zasady określone w Resortowym programie wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2014 dalej Program oraz przepisy ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (tj. Dz. U. z 2013, poz. 135 z późn. zm.) dalej ustawa o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. 1

2 Podmiotem realizującym pracę z rodziną jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej i Świadczeń Rodzinnych w Czchowie dalej Ośrodek. Zadanie to realizowane jest przez MOPS i ŚR, od stycznia 2013 r. Zgodnie z założeniami Programu warunkiem przyznania dotacji na dofinansowanie kosztów zatrudnienia asystentów rodziny w 2014 r. było złożenie przez Gminy zapotrzebowania na określone w Programie priorytety (zatrudnienie asystentów) W terminie zgodnym z zapisami Programu (7 dni od daty ogłoszenia Programu) Ośrodek przesłał do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie zapotrzebowanie na środki finansowe w kwocie ,00zł na zatrudnienie w 2014 r. dwóch asystentów rodziny. Po rozstrzygnięciu Programu przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej w dniu 31 marca 2014 r. zweryfikowane ostateczne kwoty dla poszczególnych gmin opublikowane zostały w dniu 1 kwietnia 2014 r. na stronach internetowych Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Dla Gminy Czchów na realizację Programu przyznano ostatecznie środki finansowe na zatrudnienie dwóch asystentów w kwocie ,00 zł. W zapotrzebowaniu tym koszty wynagrodzenia asystentów rodziny zatrudnionych na podstawie umowy zlecenia, w okresie od 7 kwietnia 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. wykazano z dotacji na kwotę ,00 zł oraz ze środków własnych na kwotę 1.111,00 zł. Oświadczenie o przyjęciu dotacji przesłano w obowiązującym terminie do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie. Na dofinansowanie realizacji zadania w ramach Programu, w dniu 13 czerwca 2014 r. pomiędzy Wojewodą Małopolskim a Gminą Czchów zawarta została umowa Nr 21/A/2014. W 1 ust. 1 umowy ustalono, iż Wojewoda Małopolski przekaże Gminie Czchów w 2014 r. na realizację zadania dotację celową w wysokości ,00 zł. W ramach realizacji Programu na stanowisku asystenta rodziny na umowę zlecenia zatrudnione były dwie osoby. W umowach określono szczegółowo zakres obowiązków dla asystentów rodziny oraz sposób ich rozliczenia. Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia ustalone zostało w wysokości 625,00 zł brutto miesięcznie. Wszystkie umowy zlecenia w 3 ust. 2 zawierały zapis, iż razem z rachunkiem w danym miesiącu asystent ma obowiązek przedłożyć kartę czasu pracy asystenta rodziny potwierdzającą wykonanie zadania. W wyniku kontroli ustalono, że do każdego rachunku dołączona była karta czasu pracy rodziny zatwierdzona przez Kierownika MOPS i ŚR, który nadzorował bezpośrednio pracę 2

3 asystentów. W miesiącu grudniu rachunki obu asystentów o numerach 6/AR/2014/MOPSiŚR RB i 6/AR/2014/MOPSiŚR AN zostały wystawione w dniu 19 grudnia 2014 r. i opisane oraz zatwierdzone przez osoby uprawnione pod względem merytorycznym i formalnorachunkowym również w dniu 19 grudnia 2014 r. Wypłata środków nastąpiła również w dniu 19 grudnia 2014 r. Natomiast karty czasu pracy asystentów rodzin za miesiąc grudzień zostały zatwierdzone przez Kierownika Ośrodka w przypadku w jednego asystenta (umowa 6/AR/2014/MOPSiŚR AN) w dniu 27 grudnia 2014 r. a w przypadku drugiego (umowa 6/AR/2014/MOPSiŚR RB) w dniu 30 grudnia 2014 r. Biorąc pod uwagę fakt, iż dowody księgowe dotyczące realizacji zadania powinny być prowadzone rzetelnie to jest zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje. Zgodnie z wyjaśnieniami złożonymi w czasie kontroli przez Głównej Księgowej Ośrodka cyt.: Działanie to związane było z problemami rodzinnymi pod koniec 2014r., które miały znaczący wpływ na rozliczenie dotacji za 2014 r., wynagrodzenia bezosobowe dla asystentów rodziny za grudzień 2014 r. zostały wypłacone w dniu 19 grudnia 2014 r., tj. wcześniej niż dostarczona karta czasu pracy. Należy ponadto dodać, iż w ocenie kontrolującego celowym wydaje się umieszczanie na rachunkach oprócz opisów merytorycznych i zatwierdzenia do wypłaty adnotacji o sposobie i dniu zapłaty. Asystent rodziny poprzez zadaniowy czas pracy miał pełną swobodę w ustaleniu godzin pracy, a Kierownik Ośrodka rozliczał go z faktycznie wykonanych zadań. Asystenci rodziny w ramach Programu mieli pod opieką w 2014 r. łącznie 7 rodzin. Wydatki związane z pracą asystentów, w planie finansowym i w ewidencji księgowej Ośrodka ujmowane były w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale Wspieranie rodzin. Jednakże w I kwartale 2014 r. na skutek oczywistej pomyłki były ujmowane w rozdziale w 4170 wynagrodzenia bezosobowe. W pozostałych kwartałach roku 2014 zakwalifikowanie wydatków było prowadzone prawidłowo rozdziale w 4170 wynagrodzenia bezosobowe. Zgodnie z wyjaśnieniami Głównej Księgowej Ośrodka ewidencja księgowa w rozdziale wynagrodzenie bezosobowe była prowadzona w I kwartale błędnie, lecz błąd został skorygowano, a w bieżącym roku w przypadku zatrudnienia asystenta rodziny plan finansowy został ustalony w dziale 852 -Pomoc społeczna rozdziale Wspieranie rodzin Wynagrodzenie bezosobowe. 3

4 Na wynagrodzenia wraz ze składnikami pochodnymi od wynagrodzenia asystentów rodziny zatrudnionych w ramach Programu wydatkowano w 2014 r ,00 zł, w tym: ,00 zł w ramach dotacji z budżetu Wojewody Małopolskiego oraz 1.111,00zł z budżetu Gminy. Wydatki te w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej przedstawiały się następująco: 4170 Wynagrodzenia bezosobowe plan ogółem wynosił ,00 zł, wykonanie ,00 zł w tym: ,00 zł to środki pochodzące z dotacji a 1.111,00 zł to środki własne Gminy. Ustalono, iż część wydatków związanych z wynagrodzeniem asystentów w miesiącu kwietniu, maju i czerwcu 2014 r., pokryto pierwotnie ze środków własnych. Po otrzymaniu w dniu 1 lipca 2014 r. dotacji na kwotę 3.889,00 zł wynagrodzenia asystenta za ten okres zrefundowano. Na dofinansowanie zadań własnych gminy w ramach Programu, zarządzeniem Wojewody Małopolskiego (nr poz. Rej. 140/14) z dnia 28 maja 2014 r.) zwiększono plan dotacji celowej dla Gminy na 2014 r. w dziale 852, rozdziale o kwotę ,00 zł. Powyższy plan dotacji wprowadzono do budżetu Gminy Czchów Zarządzeniem Nr 101/2014 Burmistrza Czchowa z dnia 02 czerwca 2014 r. Plan dochodów budżetu Gminy Czchów zwiększono w 2030 natomiast plan wydatków w 4170 Wynagrodzenia bezosobowe (jednostka realizująca zadanie Ośrodek) ,00 zł. Środki dotacji w kwocie ,00zł w 2014 r. były przekazane przez Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie na rachunek bankowy budżetu Gminy Czchów w 6 miesięcznych transzach począwszy od 1 lipca 2014 r. do 31 grudnia 2014 r. Środki te były następnie przekazywane na rachunek Ośrodka (w terminach umożliwiających zgodne z obowiązującymi przepisami regulowanie zobowiązań). Środki dotacji od dysponentów klasyfikowane w dziale 852 Pomoc społeczna, wpływały w transzach miesięcznych w wielkościach uwzględniających zmiany w trakcie roku i księgowane były prawidłowo na koncie Wn 133 Rachunek budżetu, Ma 901 Dochody budżetu przez Urząd Miejski. Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej i Świadczeń Rodzinnych w Czchowie przekazywał do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego comiesięczne zapotrzebowanie na środki finansowe na 4

5 realizację zadań związanych z udzielonymi dotacjami. Środki finansowe, o które wnioskował MOPS i ŚR zostały przekazane na konto Urzędu Miejskiego w Czchowie. Kontrolą objęto dokumentację źródłową, tzn. miesięczne rachunki z tytułów zawartych umów zleceń przedkładane przez asystentów rodziny w okresie od kwiecień do grudzień 2014 r., przelew wynagrodzenia na osobisty rachunek bankowy, wyciągi bankowe, deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA oraz ewidencję księgową w zakresie realizacji zadania. Kontrola wykazała, że wynagrodzenie asystentów przekazywano na rachunek bankowy w wysokościach zgodnych z przedłożonymi rachunkami. Należne składki ZUS odprowadzone zostały w terminie wynikającym z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tj. Dz. U. z 2013 r. poz z późn. zm.), tj. do 5 dnia następnego miesiąca. Składki za grudzień 2014 r. odprowadzono 19 grudnia 2014 r. Przelewy pobranych zaliczek na podatek odprowadzane były zgodnie z art. 38 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2012 r. Nr 361 z późn. zm.), tzn. w terminie do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki. Należny podatek za grudzień odprowadzono 31 grudnia 2014 r. Wszystkie objęte kontrolą dowody księgowe zostały ujęte w ewidencji księgowej. Przeprowadzona kontrola wykazała, że pokryta z dotacji celowej kwota dofinansowania kosztów zatrudnienia asystentów rodziny w 2014 r. nie przekroczyła kwoty wynoszącej 2.500,00 zł miesięcznie wraz z pochodnymi na jeden etat, tj. zgodnie z zapisami dofinansowania zadania zawartymi w Programie oraz w 3 umowy dotacyjnej Nr 21/A/2014 Koszty zatrudnienia asystentów w okresie od 7 kwietnia do 31 grudnia 2014 r. na umowy zlecenie wyniosły łączną kwotę ,00 zł, w tym dotacja otrzymana ,00 zł, wykorzystana ,00 zł oraz środki własne gminy 1.111,00 zł. Kontrola wykazała, że Ośrodek przesłał w dniu 19 stycznia 2015 r. do Wydziału Polityki Społecznej Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego sprawozdanie z realizacji zadania w ramach Programu. W sprawozdaniu rocznym Rb-27S z wykonania planu dochodów za 2014 r. Gmina w dziale 852, rozdziale 85206, 2030 wykazała prawidłową kwotę dotacji tj ,00 zł. 5

6 W jednostkowym rocznym sprawozdaniu Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych za 2014 r. w dziale 852, rozdziale wykonanie wyniosło ,00 zł. Środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania objętego kontrolą zostały wykorzystane zgodnie z przeznaczeniem. Dowody księgowe, listy wypłat świadczeń, przelewy, zawierały podpisy osób dokonujących wstępnej oceny prawidłowości operacji finansowych pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym, dekretację ze wskazaniem kwot, kont księgowych i podziałek klasyfikacji budżetowej potwierdzoną podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Przedstawiając powyższe ustalenia kontroli zwracam się do Pana Burmistrza o podjęcie stosownych działań zmierzających do wyeliminowania ujawnionych uchybień w szczególności poprzez: 1. Wzmocnienie nadzoru i kontroli wewnętrznej gwarantującej ścisłe przestrzeganie przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r., poz. 330 z późn. zm.), w szczególności w zakresie zapewnienia prowadzenia dokumentacji rzetelnie zgodnie z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. 2. Umieszczanie na rachunkach oprócz opisów merytorycznych i zatwierdzenia do wypłaty adnotacji o sposobie i dniu zapłaty. Informację o sposobie wykorzystania wyników kontroli oraz realizacji niniejszego wystąpienia proszę przekazać do mnie za pośrednictwem Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w terminie 30 dni od daty otrzymania wystąpienia. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli 6