Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy biznesowe dotyczące produkcji oraz dystrybucji farmaceutycznej

Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy biznesowe dotyczące produkcji oraz dystrybucji farmaceutycznej Tomasz Wojakowski Kierownik Zakładu Procesów Integracji B2B

Walidacja systemów skomputeryzowanych Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej rok na dostosowanie się do nowych wymagań. Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 17 marca 2016 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej przesunięto termin o kolejne trzy miesiące. Dystrybutorzy hurtowi zobowiązani są do walidacji systemu skomputeryzowanego wspomagającego dystrybucję produktów leczniczych stosowanych u ludzi. Obowiązek walidacji spoczywa na hurtowni. Zastosowanie oprogramowania, które już przez producenta, zostało przygotowane tak aby spełniało wymagania DPD, w bardzo dużej mierze ułatwia przeprowadzenie procesu walidacji. 2

KS-HFW VE produkt zwalidowany Produkt KS-HFW VE spełnia wymagania określone w Rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 13 marca 2015 r. w sprawie wymagań Dobrej Praktyki Dystrybucyjnej. Zwalidowany przez producenta produkt KS-HFW VE dostarczany jest w postaci prekonfigurowanej oraz uzupełniony jest o dokumentację wspierającą walidację systemu skomputeryzowanego w hurtowni farmaceutycznej. W trakcie walidacji systemu skomputeryzowanego przez hurtownię farmaceutyczną KAMSOFT S.A. jest gotowy do świadczenia wszelkiej pomocy dotyczącej zagadnień merytorycznych, związanych z produktem KS-HFW VE lub samym procesem walidacji. Wydanie nowej wersji produktu KS-HFW VE połączone jest z udostępnieniem zaktualizowanej Podstawowej Dokumentacji Walidacyjnej Producenta, która jest gotowa do wykorzystania jej w procesie utrzymania systemu KS-HFW VE w stanie zwalidowanym, w trakcie jego eksploatacji. KS-HFW VE został zwalidowany metodologią GAMP 5 i posiada Certyfikat Walidacyjny. 3

KS-HFW VE - Certyfikat Walidacyjny 4

Platforma Targi Online Platforma Targów On-line dostępna bezpośrednio w KS-AOW, Szansa na dostęp do atrakcyjnych ofert produktów dla aptek prywatnych, Prezentacja własnych ofert szczególnie do aptek pozatargetowych, Analiza atrakcyjności ofert przez aptekę: Oszczędności finansowe różnica pomiędzy zakupem towaru z oferty targowej w stosunku do cen standardowych od dostawców, Prawdopodobieństwo sprzedaży na podstawie sprzedaży historycznej oraz Aptecznego Banku Danych. 5

Platforma Targi Online Automatyczny ranking promocji targowych, unikalny dla danej apteki: Zakupy bieżące towary, które w ciągu najbliższego tygodnia i tak powinny być zakupione. Zwiększenie zapasu towary, którymi warto zatowarować się na dłuższy okres niż tydzień, ponieważ ich cena jest bardzo atrakcyjna. Apteczny Bank Danych towary, które na podstawie informacji statystycznych z ABD sprzedają się w innych aptekach w regionie, a cena jest atrakcyjna. Hity Cenowe towary, których cena jest wyjątkowo atrakcyjna. Oferty targowe dostępne są podczas codziennego zamawiania w hurtowniach, porównywania cen, czy też w procesie optymalizacji zamówień. 6

Platforma Targi Online Automatyczny ranking promocji targowych, unikalny dla danej apteki: Zakupy bieżące towary, które w ciągu najbliższego tygodnia i tak powinny być zakupione. Zwiększenie zapasu towary, którymi warto zatowarować się na dłuższy okres niż tydzień, ponieważ ich cena jest bardzo atrakcyjna. Apteczny Bank Danych towary, które na podstawie informacji statystycznych z ABD sprzedają się w innych aptekach w regionie, a cena jest atrakcyjna. Hity Cenowe towary, których cena jest wyjątkowo atrakcyjna. Oferty targowe dostępne są podczas codziennego zamawiania w hurtowniach, porównywania cen, czy też w procesie optymalizacji zamówień. 7

Ranking ofert targowych 8

Ranking ofert targowych 9

Ranking ofert targowych 10

Ranking ofert targowych 11

Dzień producenta oraz wirtualne stoisko 12

Platforma Targów Online Platforma Targi Online umożliwia organizowanie targów wystawcom takim jak: producenci, hurtownie, grupy zakupowe, itp. W ramach rozwiązania dostępne są: targi otwarte wielu wystawców prezentuje oferty w tym samym czasie, targi na wyłączność jeden wystawca, Oferty targowe docierają do aptek podłączonych do OSOZ około 11 700 aptek. W zależności od organizatora oraz wystawców oferty promocyjne mogą być dostępne dla wszystkich aptek lub tylko wybranych grup np. z kilku województw, 13

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece KS-NaviCon platforma mobilna dla przedstawiciela do realizacji wizyt w aptekach, 14

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece KS-NaviCon platforma mobilna dla przedstawiciela do realizacji wizyt w aptekach, Rozwiązanie dostępne jest zarówno dla systemu ios (ipad) jak i Android, 15

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece KS-NaviCon platforma mobilna dla przedstawiciela do realizacji wizyt w aptekach, Rozwiązanie dostępne jest zarówno dla systemu ios (ipad) jak i Android, KS-NaviCon jest zintegrowany z systemem aptecznym KS-AOW (ponad 13 000 aptek), Wielowymiarowa analiza danych z uwzględnieniem informacji z otoczenia biznesowego 16

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Usługa Przedstawiciel w aptece : Prezentacja asortymentu przedstawiciela w kontekście danej apteki z uwzględnieniem jej stanów magazynowych, sprzedaży, itp. Skrócenie czasu wizyty skupienie rozmowy na produktach, które tego faktycznie wymagają, Możliwość przygotowania się farmaceuty do wizyty, Sugestie zakupowe. Niebawem dostępna będzie możliwość udostępnienia przedstawicielowi zapotrzebowania. 17

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Usługa Przedstawiciel w aptece : Prezentacja asortymentu przedstawiciela w kontekście danej apteki z uwzględnieniem jej stanów magazynowych, sprzedaży, itp. Skrócenie czasu wizyty skupienie rozmowy na produktach, które tego faktycznie wymagają, Możliwość przygotowania się farmaceuty do wizyty, Sugestie zakupowe. Niebawem dostępna będzie możliwość udostępnienia przedstawicielowi zapotrzebowania. 18

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, 19

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, 20

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, Notatka z wizyty. 21

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, Notatka z wizyty. 22

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), 23

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, Notatka z wizyty. 24

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, 25

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, Notatka z wizyty. 26

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, Notatka z wizyty. 27

KS-NaviCon niezbędne narzędzie podczas wizyty w aptece Informowanie apteki o przyjęciu zamówienia, Potwierdzanie zamówień przez aptekę, Do hurtowni uproszczona realizacja, Do producenta przed wysyłką do hurtowni, Potwierdzenia przyjęcia towaru w tym również korekt (zwrotów), Ocena wizyty przedstawiciela, Notatka z wizyty. 28

KS-NaviCon dane rzeczywiste z aptek Dostęp w rozwiązaniu mobilnym do danych udostępnianych przez apteki w ramach programów organizatora OSOZ: zakupy, stany magazynowe oraz sprzedaże, Automatyzacja czynności realizowanych przez przedstawicieli: Dystrybucja numeryczna, Stany i obroty, Sugestie zakupowe. 29

Dystrybucja numeryczna, stany i obroty 30

Dystrybucja numeryczna, stany i obroty 31

Dystrybucja numeryczna, stany i obroty 32

KS-NaviCon dane rzeczywiste z aptek Możliwość przygotowania się do wizyty już w samochodzie: Niskie stany magazynowe, Brak lub spadek sprzedaży w ostatnim okresie, Farmaceuta nie sprzedaje produktu, Programy partnerskie OSOZ: Widok aktualnego stanu punktów farmaceutów, Możliwość włączania reguł dynamicznych dla nowych produktów specjalnie dla danej apteki, 33

KS-NaviCon dane rzeczywiste z aptek Możliwość przygotowania się do wizyty już w samochodzie: Niskie stany magazynowe, Brak lub spadek sprzedaży w ostatnim okresie, Farmaceuta nie sprzedaje produktu, Programy partnerskie OSOZ: Widok aktualnego stanu punktów farmaceutów, Możliwość włączania reguł dynamicznych dla nowych produktów specjalnie dla danej apteki, 34

Hurtownia Elektroniczny obieg dokumentów Apteka Repozytorium elektroniczne Repozytorium elektroniczne KS-EDE KS-EDE Księgowość Księgowość KS-EDE Repozytorium elektroniczne KS-EDE Repozytorium elektroniczne 35

Co mówi prawo na temat efaktur? Faktury mogą być wystawiane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności, Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać, Wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych może być realizowane za pomocą dowolnego formatu elektronicznego (np. PDF, DOC lub innym), Akceptacja nabywcy dla otrzymywania efaktur jest obecnie domyślna o ile nie zgłosi on sprzeciwu. Jednak podpisanie porozumienia między kontrahentami na temat akceptacji faktur elektronicznych może być pożądane z punktu widzenia zabezpieczenia ich interesów. 36

efaktury - korzyści Oszczędności wynikające z braku konieczności drukowania i przechowywania dokumentów papierowych, Zmniejszenie ryzyka powstania niezgodności pomiędzy zapisami na fakturze a zapisami w programie aptecznym (możliwość rozwiązania problemów z niezgodnościami), Digitalizacja innych dokumentów używanych wewnątrz sieci emm, faktury kosztowe, Zmniejszenie ryzyka popełnienia błędu podczas księgowania automatyzacja procesu, Usprawnienie i przyspieszenie wyszukiwania zarchiwizowanych dokumentów. To również oszczędność czasu i pracy, Oszczędności środków przeznaczanych na logistykę. Brak konieczności fizycznego przesyłania lub przewożenia faktur Eliminacja problemu zagubionych faktur, Możliwość automatycznego porównywania zgodności przesłanych z aptek danych z fakturami, która może dać duże oszczędności nakładów pracy. 37

Konfiguracja efaktura Raporty księgowe Porozumienia czyli jak rozpocząć Sieć aptek Hurtownia Księgowość Apteka 38

Archiwizacja dokumentów elektronicznych chmura OSOZ Apteka Księgowość Sieć aptek 39

Kierowca bez dokumentów? Hurtownia Apteka Faktury Dostawy Przekazane 10 Zaplanowane 10 Zrealizowane 7 Potwierdzone 7 Nawigacja Kasa Kolejny klient -> Gotówka Dokumenty KP 3 567,23 zł 1 256,39 zł Samochód Reklamacje Przebieg 77 278 Przegląd techniczny 2016-03-24 Ubezpieczenie OC 2015-11-12 Przyjęte zwroty 12 towarów 40

Apteka bez dokumentów? Hurtownia Apteka Faktury Zamówienia Otrzymane 10 Wysłane 10 Zrealizowane 7 Przyjęte dostawy 7 Kasa Reklamacje Gotówka Dokumenty KW 3 567,23 zł 1 256,39 zł Zwrócone towary 13 41

Dziękuję za uwagę Tomasz Wojakowski twojakowski@kamsoft.pl 42