Podatnicy są coraz bardziej zainteresowani zastępowaniem faktur papierowych fakturami w formie elektronicznej.

Transkrypt

1 Podatnicy są coraz bardziej zainteresowani zastępowaniem faktur papierowych fakturami w formie elektronicznej. Powszechny dostęp do internetu spowodował, że podatnicy są coraz bardziej zainteresowani zastępowaniem faktur papierowych fakturami w formie elektronicznej. W Polsce możliwość taka istnieje od 2005 r., lecz obowiązujące do końca 2010 r. przepisy istotnie ją ograniczały. Dopiero na gruncie przepisów obowiązujących od 1 stycznia 2011 r. można mówić o szerokim dostępie do fakturowania elektronicznego. Przesyłać i otrzymywać faktury w formie elektronicznej mogą również jednostki sektora finansów publicznych. W formie elektronicznej faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane. Do końca nie jest jednak jasne, na jakich zasadach możliwe jest łączenie wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur w formie elektronicznej z wystawianiem, przesyłaniem oraz przechowywaniem faktur w tradycyjnej, papierowej formie. Nie ulega wątpliwości, że najbezpieczniej jest wystawiać i przesyłać faktury w tej samej formie, a więc: - faktury papierowe wydawać lub przesyłać w formie papierowej, oraz - faktury wystawione w formie elektronicznej przesyłać w formie elektronicznej. 1 / 8

2 W mojej ocenie dopuszczalne jest również wystawianie faktur w innej formie niż ich przesyłanie. Uważam bowiem, że jednostki mogą: - wystawiać faktury w formie papierowej, a następnie tworzyć ich elektroniczne wersje (np. skanować) i przesyłać w formie elektronicznej, - wystawiać faktury w formie elektronicznej, a następnie drukować ich papierowe wersje i wydawać lub przesyłać w tej formie. W związku z tym, że dziś ryzykowne jest wystawianie i przesyłanie faktur w różnych formach, sugeruję powstrzymywanie się od takiego postępowania. Z punktu widzenia VAT nie ma przeszkód, aby faktury wystawiane i przesyłane w jednej formie były prze Wystawianie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej 2 / 8

3 W przeciwieństwie do przepisów obowiązujących do końca 2010 r., obecnie obowiązujące przepisy nie ograniczają możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej. Niekoniecznie oznacza to pełną swobodę w tym zakresie, gdyż - o czym mowa była wcześniej - nie jest jasne czy możliwe jest wystawianie faktur w formie elektronicznej i ich przesyłanie w formie papierowej. Moim zdaniem bezpieczniejsze jest wystawianie i przesyłanie faktur w tej samej formie, a więc wystawianie faktur elektronicznych w formie elektronicznej. Zasady, na jakich dopuszczalne jest przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej określa rozporządzenie w sprawie faktur elektronicznych. Z jego przepisów wynika, że przesyłanie faktur w formie elektronicznej jest możliwe, jeżeli łącznie spełnione są dwa warunki. Pierwszym warunkiem jest akceptacja tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktur, tj. podmiot, któremu mają być przesyłane faktury w formie elektronicznej ( 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Akceptacja ta może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej ( 3 ust. 2 ww. rozporządzenia). Wskazane jest, aby akceptacja lub dokument do niej załączony wyraźnie precyzował uzgodnioną formę elektronicznego przesyłania faktur. W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie o cofnięciu akceptacji, chyba że strony uzgodnią inny termin, nie dłuższy jednak niż 30 dni ( 3 ust. 3 ww. rozporządzenia). Drugim warunkiem jest zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści faktury ( 4 rozporządzenia o fakturach), przy czym: - autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury ( 2 ust. 1 pkt 1 ww. rozporządzenia), 3 / 8

4 - integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura ( 2 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia). Obecnie nie jest jednak - jak to było do końca 2010 r. - konieczne gwarantowanie autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktury za pomocą: - bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy o podpisie elektronicznym, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub - elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych. Korzystanie z jednego z tych sposobów jest jednak o tyle wskazane, że nie rodzi wątpliwości co do tego, czy autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej zostaje zachowana ( 2 ust. 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Wątpliwości takie pojawiają się w przypadku przesyłania faktur elektronicznych w innych formach. Z pewnością autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej jest zapewniona, jeżeli faktury przesyłane są w formie fotograficznego obrazu (skanu) faktury przesyłanego pocztą elektroniczną lub udostępnianego do pobrania. W przypadku przesyłania faktur lub udostępniania faktur w takich formatach jak doc czy pdf autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur przesyłanych w formie elektronicznej jest według mnie zapewniona, jeżeli zablokowana jest możliwość edycji przesyłanych faktur. Niestety, na dziś trudno przewidzieć, jaka wykształci się praktyka w omawianym zakresie, w szczególności, jakiego rodzaju zabezpieczeń będą wymagać organy podatkowe. W konsekwencji jednostkom, które przymierzają się do rozpoczęcia przesyłania lub otrzymywania 4 / 8

5 faktur w formie elektronicznej doradzam, aby poczekały z tym jeszcze kilka miesięcy (przez ten czas wskazane kwestie powinny się wyjaśnić). Przechowywanie faktur Z punktu widzenia VAT jednostki mogą przechowywać faktury (faktury korygujące, duplikaty faktur) w dowolnej formie, a więc: - faktury wystawione i przesłane lub otrzymane w formie elektronicznej mogą być przechowywane przez jednostki nie tylko w formie elektronicznej, ale również i papierowej, - faktury wystawione i przesłane lub otrzymane w formie papierowej mogą być przechowywane przez jednostki nie tylko w formie papierowej, ale również i elektronicznej. Powyższą swobodę ograniczają jednak przepisy ustawy o rachunkowości, które nakazują przechowywanie dowodów księgowych w oryginalnej postaci (art. 73 ust. 1 ustawy o rachunkowości) co wyłącza możliwość przechowywania w formie papierowej faktur wystawionych i przesłanych w formie elektronicznej. Brzmienie powyższego przepisu wyłącza także - do czasu zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostki - przechowywanie w formie elektronicznej faktur wystawionych i przesłanych w formie papierowej. Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego możliwe jest natomiast przeniesienie na informatyczne nośniki danych większości dowodów księgowych (art. 73 ust. 2 ustawy o rachunkowości). A zatem po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego możliwe jest przechowywanie w formie elektronicznej faktur wystawionych i przesłanych w formie papierowej. 5 / 8

6 Zasady przechowywania faktur określają na gruncie VAT przepisy 21 rozporządzenia o fakturach oraz 6-8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych. Z przepisów tych wynika, że jednostki są obowiązane przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących faktury oraz faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego ( 21 ust. 1 rozporządzenia o fakturach). Jak wynika z powyższych przepisów, wymienione dokumenty jednostki powinny przechowywać w dowolny sposób zapewniający: - autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego (autentyczność pochodzenia oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury; integralność treści oznacza, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura - 21 ust. 3 i 4 rozporządzenia o fakturach oraz 2 ust. 1 pkt 1 i 2 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych), - łatwe ich odszukanie, - organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych ( 8 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Faktury korygujące oraz duplikaty do faktur przesyłanych w formie elektronicznej 6 / 8

7 Do końca 2010 r. faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyłane były, co do zasady, w tej samej formie. Zastosowanie formy papierowej było możliwe tylko w przypadkach, gdy wystąpiły przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające przesłanie faktur korygujących lub duplikatów w formie elektronicznej ( 5 obowiązującego do końca 2010 r. rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Od 1 stycznia 2011 r. podobne ograniczenia nie obowiązują. Obecnie - o ile w tzw. międzyczasie odbiorca nie cofnął zgody na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej - nie ma przeszkód, aby do faktur wystawionych w formie elektronicznej wystawiane były faktury korygujące czy duplikaty w formie papierowej (nawet jeżeli nie występują przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiające wystawienie i przesłanie duplikatu faktury w formie elektronicznej). Nie ma również przeszkód, aby w formie elektronicznej wystawiony i przesłany został duplikat faktury wystawionej w formie papierowej (o ile w międzyczasie odbiorca zaakceptuje ten sposób przesyłania faktur - 3 rozporządzenia w sprawie faktur elektronicznych). Podstawa prawna: - rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. nr 249, poz. 1661), - 4, 21 i 21a rozporządzenia Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 212, poz ze zm.), - art. 73 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz ze zm.), - art. 3 pkt 2 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz.U. nr 130, poz ze zm.). 7 / 8

8 8 / 8