INSTRUKCJA UŻYTKOWNIKA Repozytorium Dokumentów Elektronicznych KS-EDE ISO 9001:2008 Dokument: Wydanie:

Transkrypt

1 Spis treści Wstęp System KS-EWD Instalacja KS-EWD Aktualizacja plików repozytorium Dokumentów Instalacja KS-EDE Integracja systemów Konfiguracja ustawień repozytorium dokumentów KS-EDE Porozumienie z partnerem biznesowym Pobieranie dokumentów od dostawcy Odbiór porozumienia dostarczonego przez dostawcę Pobieranie porozumień z dysku Pobranie porozumień za pomocą KS-EWD Mechanizm obsługi odmów realizacji zamówień Import odmowy od dostawcy w formie dokumentu elektronicznego dostarczonego protokołem komunikacyjnym KS-EWD Import odmowy od dostawcy w formie dokumentu elektronicznego dostarczonego pocztą Strona 1 z 24

2 WSTĘP W związku ustawą z dnia 9 kwietnia 2015 r. - Prawo farmaceutyczne (Dz. U. z 2008 r. Nr. 45, poz. 271, z późn. zm.) określającą szczegółowe zasady realizacji procesu zamawiania pomiędzy apteką a dostawcami zamówienia na zapotrzebowanie, o którym mowa w ust. 1, w odniesieniu do produktów leczniczych o kategorii dostępności, o której mowa w art. 23a ust. 1 pkt 2 5, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobów medycznych objętych wykazem określonym w art. 37 ust. 1 ustawy z dnia 12 maja 2011 r. o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych oraz procesu odmowy realizacji zamówienia, o którym mowa w ust. 4, wymuszającą składanie wyżej wymienionych dokumentów w formie pisemnej albo w formie dokumentu elektronicznego doręczanego środkami komunikacji elektronicznej od 12 lipca 2015r. Ustawa wymusza również obsługę odmów realizacji zamówień. Dodana nowa funkcjonalność w module ASW12 umożliwia składanie odmowy realizacji zamówienia, o którym mowa w ust. 4 w tej samej formie. System KS-ASW umożliwia aptece przechowywanie pełnej dokumentacji dotyczącej dokumentów wymienianych z dostawcą w ramach zamawiania. Jako repozytorium dokumentów przychodowych zostanie wykorzystany system KS-EDE. System KS EDE wymaga osobnej licencji. KS-EWD to nowoczesny system komunikacyjny zapewniający również elektroniczną wymianę danych między partnerami (dostawcą i szpitalem. Protokół komunikacyjny KS-EWD pozwala na przesyłanie oraz wczytywanie dokumentów od dostawców. W trakcie konfiguracji repozytorium dokumentów KS-EDE należy wykonać: - Instalację systemu KS-EWD protokół komunikacyjny KS-EWD umożliwia komunikację między apteką oraz partnerem handlowym. W zakresie porozumień można wykorzystać również system KS-EWD (ta część funkcjonalności systemu wymaga dodatkowej płatnej licencji). Istnieje również możliwość pobierania porozumień zapisanych na dysku. - Aktualizację plików instalacji systemu KS-EDE przygotowanie środowiska do instalacji systemu KS-EDE, - Uruchomienie menu głównego programu, - Uruchomienie aplikacji AswPlus.exe w celu aktualizacji struktury bazy danych. 1. SYSTEM KS-EWD System umożliwia również elektroniczną wymianę danych między partnerami biznesowymi. Każda apteka posiadająca stały dostęp do Internetu może komunikować się z hurtownią farmaceutyczną korzystając z portalu KS-EWD. Zadaniem systemu KS-EWD jest ponadto udostępnienie bazy danych leków BLOZ oraz ATC, wykorzystywanych w systemie KS-ASW poprzez usługę ZSIMED. Aby uzyskać dostęp do tych danych, niezbędne jest posiadanie konta na portalu KS-EWD. 1.1.Instalacja KS-EWD Inaugurator usługi KS-EWD jest dostępny w module ASW44-Komunikcja w zakładce KS-EWD (Rys 1). Strona 2 z 24

3 Rys 1. Inauguracja usługi KS-EWD Podczas inauguracji połączenia użytkownik definiuje hasło do systemu elektronicznej wymiany danych Hasło powinno składać się z co najmniej sześciu znaków (Rys 2). Rys 2. Definiowanie hasła dostępu do systemu KS-EWD W kolejnym oknie można wybrać swojego dostawcę oraz serwer z listy serwerów KS-EWD w hurtowniach farmaceutycznych (Rys 3). Nie jest to obowiązkowe. Strona 3 z 24

4 Rys 3. Lista serwisów KS-EWD W zakładce Ustawienia można dokonać zmian konfiguracji. Po rejestracji należy wykonać test połączenia dostępny w module ASW44-Komunikcja w zakładce KS-EWD. Po poprawnym wykonaniu testu pokaże się okno weryfikujące poprawność połączenia (Rys 4). Rys 4. Weryfikacja poprawności połączenia 2. AKTUALIZACJA PLIKÓW REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW ELEKTRONICZNYCH KS-EDE W module ASW44-KOMUNIKACJA w menu w zakładce Aktualizacja, (Ctrl+1) Aktualizacja programu (Rys 5) dodano funkcję do Aktualizacja plików repozytorium dokumentów elektronicznych KS-EDE (Rys 6) umożliwiającą aptece szpitalnej pobranie plików niezbędnych do ewidencjonowania i wymiany dokumentacji elektronicznej z kontrahentami. Strona 4 z 24

5 Rys 5. Ścieżka do aktualizacji programu Rys 6. Opcje aktualizacji Strona 5 z 24

6 Po zaznaczeniu opcji Aktualizuj pliki pojawi się okno w listą plików do pobrania. Po wybraniu przez użytkownika przycisku [F2] Pobierz (Rys 7) system automatycznie wybierze składniki instalacji EDE. Po wyrażeniu zgody na zaznaczenie niezbędnych składników instalacji (Rys 8) nastąpi pobieranie aktualizacji (Rys 9). Rys 7. Lista plików do pobrania Rys 8. Komunikat Strona 6 z 24

7 Rys 9. Pobieranie plików Struktura katalogów programu KS została rozszerzona o katalog EDE Po zamknięciu programu aptecznego KS-ASW na wszystkich stanowiskach, należy uruchomić menu główne, następnie należy uruchomić aplikację AswPlus.exe, która została automatycznie zaktualizowana podczas pobierania składników instalacji KS-EDE. Aplikacja AswPlus domyślnie znajduje się w katalogu C:\KS\KS- ASW\SERWIS Instalacja KS-EDE Okno instalacji repozytorium KS-EDE znajduje się w module ASW41 Menu Ustawienia Instalacja KS- EDE (Rys 10). Instalator aktywny jest po nadaniu uprawnienia Instalacja Ewidencja Dokumentów. Strona 7 z 24

8 Rys 10. Dostęp do instalatora KS-EDE Podczas instalacji systemu należy wprowadzić hasło na konto System (Rys 11). Rys 11. Wprowadzanie hasła na konto System Rys 12. Instalacja KS-EDE 3. INTEGRACJA SYSTEMÓW Następnie należy uruchomić aplikację znajdującą się w katalogu C:\KS\KS-ASW\EDE, by zweryfikować, czy nastąpiła pełna integracja systemów KS-ASW oraz KS-EDE. Strona 8 z 24

9 Pierwsze logowanie do systemu KS-EDE odbywa się na domyślnego użytkownika, czyli w miejscu Login: wpisać należy KSADM, a miejsce Hasło - pozostaje puste. Rys 13. Logowanie Należy sprawdzić, czy w tabeli Kartoteka systemów źródłowych w zakładce Systemy (Rys 14) znajduje się system KS-ASW. W przypadku braku przypisania należy dodać system źródłowy klikając na przycisk SF2 Dodaj KS (Rys 15), następnie wybrać ścieżkę do katalogu, w którym został zainstalowany system KS-ASW, domyślny katalog C:\KS\KS-ASW\(Rys 16). Rys 14. Kartoteka systemów źródłowych Rys 15. Dodawanie systemu źródłowego Strona 9 z 24

10 Rys 16. Wskazanie katalogu 4. KONFIGURACJA USTAWIEŃ REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW KS-EDE Aby rozpocząć korzystanie z mechanizmu repozytorium dokumentów niezbędne jest wybranie stanowisk, które będą mogły stosować KS-EDE. Opcje ustawień KS-EDE znajdują się w module ASW41-Administrator w zakładce Ustawienia Opcje modułów Wspólne (Rys 17). Rys 17. Opcje modułów ustawienia KS-EDE Opcje systemu KS-EDE: 40 Nie używaj KS-EDE - Włączenie tej opcji umożliwia wyłączenie dostępu do KS-EDE.W przypadku, gdy KS-EDE nie został zainstalowany to ustawienie nie ma znaczenia. 41 Stanowisko używające KS-EDE -Włączenie tej opcji umożliwia stosowanie KS-EDE na wybranym stanowisku. Po dwukrotnym kliknięciu przycisku stanowiska, które będą stosować KS-EDE (Rys 18): z listy stanowisk należy wybrać do Strona 10 z 24

11 Rys 18. Wybór stanowisk stosujących KS-EDE 42 Ścieżka określająca katalog, w którym umieszczono samodzielną instalację KS-EDE na wybranym stanowisku. W przypadku stosowania instalacji wykonywanej z poziomu KS-ASW System KS-EDE domyślnie zapisywany jest w katalogu C:\KS\KS-ASW\EDE. W tym przypadku nie powinno się uzupełniać ścieżki. 5. POROZUMIENIE Z PARTNEREM BIZNESOWYM Poprawne przeprowadzenie procesu porozumienia między apteką i dostawcą pozwala na zarządzanie dokumentami przychodowymi: Pobieranie faktur, Potwierdzanie dokumentów przychodowych, Wysyłanie faktur do księgowości. Nawiązanie porozumienia z dostawcą towaru przebiega w trzech etapach, w trakcie których nastąpi: Konfiguracja ustawień dotyczących sposobu komunikacji. Przyjęcie zaproszenia wysłanego przez dostawcę systemem KS-EWD Wyrażenie zgody na współpracę Akceptacja przez aptekę porozumienia finalnego wysłanego przez dostawcę 5.1.Pobieranie dokumentów od dostawcy W karcie dostawców należy ustawić: Rodzaj komunikacji - jako KS-EWD, Program hurtowy jako Kamsoft. Strona 11 z 24

12 Rys 19. Karta dostawcy Odbiór porozumienia dostarczonego przez dostawcę Wysłane przez dostawcę porozumienie można odebrać korzystając z systemu KS-EWD lub pobierając z dysku dostarczone przez hurtownię porozumienie Pobieranie porozumień z dysku Wysłane przez dostawcę porozumienie należy zapisać w katalogu C:\KS\KS-ASW\TRANSFER. Porozumienia należy odebrać w module ASW13-Zakupy w zakładce dokumenty klikając na przycisk [F11] Lista porozumień, następnie wybierając z listy pozycję Listy porozumień (Rys 20). Rys 20. Pobieranie dokumentów od dostawcy Strona 12 z 24

13 Automatycznie zostanie otwarte okno z listą dokumentów (Rys 21). Po wybraniu przycisku Porozumienia, otworzy się lista porozumień od dostawców. Porozumienie należy pobrać klikając przycisk [F6] Importuj (Rys 22). Rys 21. Okno listy dokumentów Rys 22. Lista porozumień Pobranie porozumień za pomocą KS-EWD Wysłane przez dostawcę porozumienie można odebrać w module ASW13-Zakupy w zakładce dokumenty klikając na przycisk [F5] KS-EDW (Rys 23). Następnie z listy opcji należy wybrać funkcję Pobierz listę dokumentów (Rys 24). Porozumienie zostanie pobrane za pomocą protokołu komunikacyjnego KS-EWD (Rys 25). Podczas akceptacji porozumienia należy wypełnić adres (Rys 26), na który będą przekazywane faktury elektroniczne. Strona 13 z 24

14 Rys 23. Pobieranie dokumentów od dostawcy Rys 24. Pobieranie listy dokumentów Rys 25. Połączenie protokołem KS-EWD Strona 14 z 24

15 Rys 26. Porozumienie Przegląd porozumień oraz lista dokumentów dostępna jest po wyborze przycisku [F11] Repozytorium dokumentów w module ASW13-Zakupy (Rys 27) w zakładce dokumenty. Po wybraniu opcji z listy, użytkownik zostanie przekierowany do repozytorium dokumentów KS-EDE (Rys 28). Rys 27. Dostęp do repozytorium Strona 15 z 24

16 Rys 28. Repozytorium dokumentów 5.2.Mechanizm obsługi odmów realizacji zamówień Dodano mechanizmy obsługi odmów realizacji zamówień (nowe okno dostępne z poziomu jednostki centralnej ASW12-> Zamówienia->F9 Odmowy (Rys 32)) zgodnie ze zmianą ustawy prawa farmaceutycznego z dnia 9 kwietnia 2015 r. Nowy art. 36z ust. 5 tej ustawy wprowadza obowiązek informowania kupującego o odmowie realizacji zamówienia. Dodana nowa funkcjonalność w module ASW12 umożliwia: pobieranie w formie dokumentu elektronicznego odmów przesyłanych protokołem KS-EWD z hurtowni do szpitala wczytywanie odmowy do rejestru odmów z dysku dla przypadków otrzymania ich inną drogą niż przez połączenie za pomocą KS-EWD (np. na ). Na karcie dostawcy określa się adres internetowy do komunikacji z dostawcą przez EWD (Rys 29). Rys 29. Uzupełnianie adresu w karcie dostawcy Strona 16 z 24

17 wysyłanie potwierdzeń otrzymania odmowy dla dostawcy za pomocą protokołu komunikacyjnego KS-EWD (możliwe jest ustawienie automatycznego potwierdzania za pomocą opcji ASW w module ASW41). Rys 30. Opcja automatycznego wysyłania wymaganych odmów do GIF wysyłanie informacji przez o odmowie realizacji zamówionego leku do GIF (ASW12 Zamówienia F9 Odmowy F7 Wyślij do GIF). Adres dla wysyłki odmów do GIF możliwy jest do ustawienia za pomocą opcji ASW w module ASW41. Rys 31. Opcja automatycznego wysyłania wymaganych odmów do GIF automatyczne przekazywanie odmowy do repozytorium dokumentów KS-EDE. Rejestr odmów jest ściśle zintegrowany z repozytorium KS-EDE. Pobranie produktu KS-EDE (ok 90MB) oraz jego aktualizacja jest możliwa za pomocą modułu ASW44-Komunikacja. Produkt KS-EDE pracuje na osobnej licencji. 5.3.Import odmowy od dostawcy w formie dokumentu elektronicznego dostarczonego protokołem komunikacyjnym KS-EWD Pobieranie odmów w formie dokumentu elektronicznego (Rys 32) przesyłanych protokołem KS-EWD z hurtowni do szpitala dostępne jest w module ASW12 Zamówienia F9 Odmowy F5 KS-EWD. Podczas pobierania listy odmów (Rys 33) potwierdzenie zostaje automatycznie przekazane do dostawcy (Rys 37). Jeśli użytkownik nie uaktywnił opcji ASW12.32 Wysyłaj automatycznie wymagane odmowy do GIF, wtedy pojawi się okno z umożliwiające wysłanie odmowy do GIF (Rys 34). Na dokumencie odmowy (Rys 38) widoczna jest lista towarów oraz powody odmów zamówienia. Strona 17 z 24

18 Rys 32. Odmowy Rys 33. Pobieranie odmów za pomocą systemu KS-EWD Strona 18 z 24

19 Rys 34. Wysyłanie odmowy do GIF Rys 35. Pytanie Rys 36. Komunikat Strona 19 z 24

20 Rys 37. Potwierdzenie dostarczenia Rys 38. Podgląd dokumentu odmowy Strona 20 z 24

21 5.4.Import odmowy od dostawcy w formie dokumentu elektronicznego dostarczonego pocztą Pobieranie odmów w formie dokumentu elektronicznego przesyłanych poczty z hurtowni do szpitala dostępne jest w module ASW12 Zamówienia F9 Odmowy F5 KS-EWD. Należy uzupełnić Informacje o odmowie otrzymanej drogą mailową należy uzupełnić w oknie (Rys 41). Podczas pobierania listy odmów (Rys 39)otrzymaną drogą mailową potwierdzenie do dostawcy nie jest automatycznie przekazywane (Rys 42). Potwierdzenie należy przekazać klikając przycisk [F6] Potwierdź dostawcy (Rys 43) znajdujący się w oknie Listy odmów (Rys 44). Status potwierdzenia dostarczenia ulegnie zmianie (Rys 45) Wysłanie odmowy do GIF następuje po kliknięciu przycisku [F7] Wyślij do GIF (Rys 46). Rys 39. Pobieranie odmów za pomocą poczty Strona 21 z 24

22 Rys 40. Podgląd odmowy Rys 41. Uzupełnianie informacji o odmowie Rys 42. Podsumowanie pobierania odmów Strona 22 z 24

23 Rys 43. Lista odmów Rys 44. Potwierdzanie dostawcy Rys 45. Podsumowanie potwierdzenia dostarczenia Strona 23 z 24

24 Rys 46. Wysłanie odmów do GIF Strona 24 z 24