Załącznik nr 2 do zapytanie ofertowego nr 1 Specyfikacja

Transkrypt

1 Załącznik nr 2 do zapytanie ofertowego nr 1 Specyfikacja Niniejszy projekt przewiduje implementację nowego systemu B2B, który pozwoli na znaczące usprawnienie 3 procesów biznesowych zachodzących pomiędzy Wnioskodawcą a jego partnerami biznesowymi. Proces integracji stanów magazynowych Wnioskodawcy ze stanami magazynowymi Partnera. Obecnie system, który posiada Wnioskodawca nie aktualizuje z automatu stanów magazynowych oraz cen hurt i detal. Czasami zdarza się, że Wnioskodawca sprzedaje produkt, którego nie ma na stanie. Wszystkie aktualizacje cenowe i oraz aktualizacja stanów magazynowych są przeprowadzane ręcznie, co zajmuje dużo czasu Wnioskodawcy, który w tym czasie mógłby obsłużyć kolejnych klientów. Dzięki wdrożeniu systemu B2B i modułu magazynowego problem zostanie rozwiązany, gdyż system pozwoli klientom mieć stały dostęp do aktualnych stanów usprawniając proces transakcyjny. Klient będzie mógł dokonać bezpośrednio zamówienia towaru w magazynie Wnioskodawcy. To pozwoli również dokonać rezerwacji na przyszłe dostawy danego produktu przez Partnera. Wszystko to będzie rejestrowane w systemie. Zarówno każdy Partner jak i Wnioskodawca będzie posiadał aktualne informacje o ewentualnej rezerwacji klienta. Ponadto, proces ten również zostanie usprawniony poprzez automatyczne ustalenie ceny sprzedaży (w zależności od marży). System będzie automatycznie wyliczał rabat dla danego Partnera na podstawie obrotu indywidualnego Dane jakie będą przesyłane między Wnioskodawcą a jego Partnerami w tym procesie to: nazwa produktu, dane dotyczące Partnera (adres, kontakt), dane Wnioskodawcy (adres, kontakt), numer produktu, data, ilość sztuk produktu, cena. Proces integracji zamówień Wnioskodawcy z systemem zamówień Partnera. Obecnie Wnioskodawca wysyła zapytanie dotyczące zamówienia na usługi podwykonawców em załączając konieczne do oceny formalno merytorycznej dane techniczne. Tak samo odbywa się proces akceptacji otrzymywanych przez Wnioskodawcę zleceń. Wszelkie uzgodnienia oraz zmiany w zakresie prac nanoszone są ręcznie i przesyłane pomiędzy Partnerami. Później na podstawie uzgodnionego zamówienia ręcznie wystawiana jest faktura VAT. Dzięki wdrożeniu systemu B2B moduł zamówienia zostanie zautomatyzowany. System przyjmie zamówienia oraz je uzupełni dzięki odpowiednio przygotowanym szablonom. Szablony będą zawierać wszelkie dane niezbędne do późniejszego wystawienia faktury VAT oraz rozliczenia pomiędzy współpracującymi Partnerami. Dane jakie będą przesyłane między Wnioskodawcą a jego Partnerami w tym procesie to: rodzaj zamówienia, dane dotyczące Partnera (adres, kontakt), dane Wnioskodawcy (adres, kontakt), numer zgłoszenia, data, cena, termin realizacji. Integracja procesu fakturowania Wnioskodawcy z procesem odbioru faktur w systemie Partnera. Obecnie Wnioskodawca posiada system finansowo-księgowy FK zawierający ograniczone możliwości usprawniające proces fakturowania. Nie zapewnia integracji procesów między Wnioskodawcą a Partnerem. Ręczne wystawianie faktur wpływa na efektywność oraz jakość usług Wnioskodawcy. Wdrażany system B2B (w tym wypadku: moduł księgowy) zawierać będzie możliwość pełnego księgowania i automatycznego wystawiania faktur. Jak wspomniano wyżej faktura zostanie automatyczna wystawiona po akceptacji podpisem cyfrowym wygenerowanego wcześniej zamówienia. Dzięki temu Wnioskodawca uniknie kilkukrotnego wpisywania danych, jak 1

2 to ma miejsce obecnie. System B2B będzie generować e-faktury i samoistnie wysyłać je firmom przy pomocy wymiany danych w standardzie EDI lub XML-RPC. Wdrożenie systemu B2B pozwoli na zwiększenie poziomu kontroli księgowej oraz utrzymanie płynności finansowej na wyższym poziomie. Będzie się tak dziać dzięki automatyzacji procesu tworzenia faktur, monitów, możliwości przygotowywania zestawień okresowych i śledzenia zaległych płatności. Możliwość sprawdzania zadłużenia klienta już na etapie składania przez niego zamówienia oraz bardziej sprawna obsługa zamówień prowadzić może do dalszego ograniczenia problemów ze spływem należności. Dane jakie będą przesyłane między Wnioskodawcą a jego Partnerami w tym procesie to: rodzaj zamówienia, dane dotyczące Partnera (adres, kontakt), dane Wnioskodawcy (adres, kontakt), numer zgłoszenia, fakturowana usługa, cena, kwota faktury. Moduły systemu B2B: W związku z tym, że moduły stanowią integralną część tego samego systemu B2B technologia informatyczna niezbędna do wytworzenia oprogramowania jest taka sama we wszystkich modułach. W modułach zostanie wyeliminowany obieg dokumentacji papierowej. Moduł pierwszy - Moduł magazynowy do procesu integracji stanów magazynowych Wnioskodawcy ze stanami magazynowymi Partnerów. Moduł będzie automatyzował następujące elementy procesu: automatyczne śledzenie zmian na stanach magazynowych (dostęp zarówno dla Wnioskodawcy jak i Partnera); automatyczne zmiany w cenniku (dostęp zarówno dla Wnioskodawcy jak i w systemie elektronicznym Partnera). Moduł magazynowy będzie zawierał między innymi następujące funkcjonalności: Metodologie wyceny magazynu ewidencyjna, średnio-ważona, FIFO, LIFO, FIFO wg partii produkcyjnej. Inwentaryzacja łącznie z inwentaryzacją w danej partii produkcyjnej, Możliwości księgowania wg produktu, kategorii produktu lub strefy magazynowej. Rezerwacje na magazynie oraz przewidywanie stanów magazynowych. Wielowymiarowe analizy stanów magazynowych z możliwością grupowania według dowolnych parametrów. Rozksięgowanie różnic pomiędzy kwotą wydania oraz kwotą przyjęcia przy zwrotach od klientów i zwrotach od dostawców. Możliwość konfigurowalnego z poziomu interfejsu użytkownika miesięcznych numeracji dokumentów magazynowych w zależności od kategorii produktu, typu dokumentu, stref magazynowych lub użytkownika. Moduł drugi - Moduł przyjmowania zamówień do procesu integracji zamówień Wnioskodawcy z systemem zamówień Partnera. 2

3 Moduł będzie automatyzował następujące elementy procesu: składanie przez Partnera w trybie online zamówienia na produkty oferty Wnioskodawcy. Takie zamówienie zawierać będzie m.in. termin realizacji zamówienia, ilość sztuk zakupionego produktu itp. Zamówienie będzie składane przez system EDI lub XML-RPC lub przez interfejs WWW. Odbywać się to będzie za pomocą szablonów. Moduł będzie zawierał między innymi następujące funkcjonalności: rozbudowane możliwości konstruowania cenników dla produktów i kategorii produktów bazując na: innych cennikach; cenie katalogowej; w zależności od ilości sztuk; wywoływanie i kontrolowanie procesów księgowych i magazynowych z poziomu zamówienia; możliwość konfigurowania wielu adresów i kontaktów dla partnerów z możliwością zdefiniowania domyślnego adresu korespondencyjnego, adresu dostawy, adresu faktury oraz z możliwością skonfigurowania wielu osób kontaktowych. Proces ten opierać się będzie na Elektronicznej Wymianie Danych w standardzie EDI lub XML-RPC. Moduł trzeci - Moduł księgowości, do integracji procesu fakturowania Wnioskodawcy z procesem odbioru faktur w systemie Partnera Moduł będzie automatyzował następujące elementy procesu: automatyczne przesyłanie faktur. Moduł zawierać będzie możliwość pełnego księgowania i wystawianych faktur w systemie księgowym Wnioskodawcy; automatyczne wysyłanie faktur do Partnera. Będzie to realizowane poprzez wymianę danych w standardzie EDI lub XML-RPC. Moduł czwarty - Moduł integracji Aby uzyskać pełną funkcjonalność systemu B2B, należy zintegrować ze sobą wszystkie wdrożone wcześniej moduły. Moduł integracji będzie zapewniał prawidłową komunikację i przepływ danych pomiędzy poprzednimi modułami, niezbędną do uzyskania kompleksowego systemu. Moduł integracji będzie zawierał: Narzędzia zarządzania procesami oraz przepływu danych typu Workflow uwzględniające automatyczną zmianę statusów elementów procesów oraz śledzenie elementów procesów. Narzędzie Workflow będzie zawierać interfejs graficzny pozwalający na modelowanie procesów na diagramie. Narzędzia zarządzania niestandardowymi przypadkami w procesie. Narzędzie umożliwiające konfiguralne sterowanie automatycznymi akcjami wykonywanymi przez system, w tym: a. wysłanie informacji za pomocą maila elektronicznego z użyciem mechanizmu szablonów b. wywołanie dowolnej akcji w systemie; c. zmiana stanu lub wartości w obiekcie. Narzędzie planista do okresowego wywoływania czynności w systemie. Narzędzie do konfigurowalnego tłumaczenia etykiet i interfejsów użytkownika. 3

4 Możliwość definiowania w systemie wartości domyślnych oraz własnych filtrów i szablonów Moduł ten jest niezbędny do sprawdzenia prawidłowego funkcjonowania systemu B2B i będzie wdrożony w ostatnim etapie realizacji projektu. Moduł ten będzie także odpowiedzialny za automatyczne testy (które są również kodem systemu informatycznego) nowo powstałego systemu B2B w zakresie integracji poszczególnych modułów systemu u Wnioskodawcy jak i w szeroko pojętych testach integracji systemów pomiędzy Wnioskodawcą a Partnerami. Moduł będzie użytkowany przez cały okres korzystania z systemu B2B przez Wnioskodawcę (również testy periodyczne). Ponadto będzie odpowiedzialny za przeprowadzanie dodatkowych testów związanych z zastosowaniem systemu wymiany danych w standardzie EDI lub XML-RPC. Zostanie także użyty cienki klient lub zdalny dostęp przez klienta aplikacyjnego oraz podpisu elektronicznego (raport próby przesłania niekompletnych danych, nieudanych potwierdzeń za pomocą podpisu elektronicznego) oraz przy ewentualnych aktualizacjach, modyfikacjach już po realizacji projektu (n+3, n+4, n+...). Po implementacji ostatniego modułu systemu B2B uruchomione zostaną wszystkie procesy biznesowe i przetestowane zostanie ich prawidłowe działanie z systemami każdego z Partnerów. Naniesione zostaną niezbędne poprawki. Ostatnim działaniem będzie uruchomienie końcowej wersji systemu B2B. Efektem wdrożenia systemu IT będzie wartość niematerialna i prawna, czyli system IT zbudowany pod potrzeby Wnioskodawcy, do którego nabędzie prawo w ramach zakupionej licencji lub na podstawie przeniesienia praw autorskich (w zależności od umowy, która będzie podpisana po ogłoszeniu wyników przetargu na system B2B). Usługa Przygotowanie dokumentacji do stworzenia systemu B2B. Przygotowanie tej specyfikacji jest niezbędne, aby w optymalny sposób wykorzystać przydzielone na ten cel środki (zarówno własne jak i pomocowe). Dokument ten będzie określał m.in. jakie dokładnie technologie będą użyte (usługodawca będzie musiał dokonać analizy technicznej, także pod kątem możliwości dalszej swobodnej rozbudowy. Będzie również musiał wykonać szereg badań z zakresu budowy i wyglądu interfejsu użytkownika, aby zrealizować potrzeby partnerów biznesowych). W ramach tej usługi zostanie przeprowadzony szereg analiz audytowych, które zanalizują procesy przedsiębiorstw i dadzą wskazówki na fazę wdrożeniową. Analiza m.in. powinna objąć specyfikację testów oraz raportów z testów, jakie zostaną wykonane przed odbiorem systemu, w tym: a) testów poprawności działania modułu magazynowego ze wszystkimi partnerami, dla których jest on implementowany jest odpowiedni proces, b) testów poprawności działania modułu przyjmowania zamówień ze wszystkimi partnerami, dla których jest on implementowany jest odpowiedni proces, c) testów poprawności działania interfejsów programistycznych EDI lub XML-RPC ze wszystkimi partnerami, d) testów połączenia za pomocą cienkiego klienta orz/lub zdalnego dostępu za pomocą klienta aplikacyjnego ze wszystkimi partnerami, e) testów poprawności działania zaawansowanego podpisu cyfrowego ze wszystkimi partnerami, f) testów poprawności działania modułu księgowości. 4

5 Dla wszystkich testów należy określić parametry niezbędne do stwierdzenia poprawności działania systemu (min 6 parametrów) wraz z wartościami, które pozwalają, aby test był zdany. Analiza przygotowawcza określi także szczegółowo raporty i zestawienia, generowane z systemu pozwalające na weryfikację wskaźników. Będą to między innymi: Kwartalne zestawienie przesłanych przez partnera zamówień ( zapotrzebowania ). Analiza ilości faktur pobieranych zdalnie. Kwartalne zestawienie podpisywanych użyć bezpiecznego podpisu cyfrowego. Kwartalne zestawienie podpisywanych użyć interfejsu EDI lub XML-RPC, logów tzw. cienkiego klienta lub zdalnego klienta aplikacyjnego. Listę zarejestrowanych przez partnerów kluczy elektronicznych. Zestawienie raportów historii relacji z klientem. Wyżej wymienione wskaźniki są realne do ocenienia produktu, gdyż pokazują, że dzięki zakupowi systemu B2B oraz pozostałych środków trwałych koniecznych do wdrożenia usprawnią pracę w firmie Wnioskodawcy. Analiza musi uwzględnić parametry techniczne systemu B2B m. in.: podział na moduły, parametry techniczne i funkcjonalne systemu B2B dotyczące systemu EDI lub XML-RPC, parametry techniczne i funkcjonalne systemu B2B dotyczące tzw. cienkiego klienta lub klienta aplikacyjnego, parametry techniczne i funkcjonalne wykorzystania zaawansowanego podpisu cyfrowego dotyczące interfejsów programistycznych oraz interfejsów użytkownika, schematy komunikacji. Analiza ma także określić wygląd oraz funkcjonalność interfejsów użytkowników oraz panelu administracyjnego. 5