Platforma elektronicznego obiegu dokumentów dla klientów KBA. Copyright by Korycka, Budziak & Audytorzy Sp. z o.o.

Transkrypt

1 Platforma elektronicznego obiegu dokumentów dla klientów KBA

2 Spis treści I. Wprowadzenie...2 II. O co chodzi? Jak to działa?...3 A. System obiegu dokumentów...3 B. Zasady obiegu dokumentów...4 C. Administracja dokumentami i danymi :...5 D. Aplikacja skanująca Opisywanie dokumentów za pomocą kreatora: Szczegółowe parametry wykorzystywane podczas opisywania dokumentów: Dodatkowe funkcjonalności aplikacji skanującej:...6 E. Aplikacja centralna DocumentBox Moduł uprawnień Panel administracyjny...8 III. Po co?...9 1

3 I. Wprowadzenie Świat idzie naprzód i nie możemy pozostawać w tyle. Przyśpieszenie obiegu informacji wiąże się z jej postępującą digitalizacją. W wyniku wielomiesięcznych poszukiwań rozwiązań dostępnych na rynku zdecydowaliśmy się na wybór platformy przygotowanej zgodnie z naszymi wymaganiami oraz najlepiej dopasowanej do profilu naszych klientów. Przy wyborze rozwiązania kierowaliśmy się następującymi kryteriami: Zdalny dostęp do dokumentów za pomocą przeglądarki w trybie 24/7 Eliminacja opisów ręcznych dokumentów na rzecz elektronicznych Możliwość śledzenia statusu dokumentu Pozostawienie oryginałów dokumentów u klientów Elastyczność w możliwościach dostosowaniu struktury organizacyjnej klientów Bezpieczeństwem zasobów klientów tzn. nieumieszczania danych na serwerach poza naszą kontrolą Łatwość obsługi, Brak konieczności instalacji na urządzeniach wejście przez przeglądarkę po zalogowaniu Przejście na platformę DocumentBox NIE WIĄŻE SIĘ Z ŻADNYMI DODATKOWYMI KOSZTAMI. Dotychczasowi klienci KBA, którzy zdecydują się na wdrożenie tej usługi nie będą obciążani żadnymi opłatami za funkcjonowanie tej usługi. Szczegółowy opis nowego rozwiązania oraz naszego podejścia do wdrożenia znajduje się na następnych stronach. Chętnie udzielimy dalszych informacji i wyjaśnień. 2

4 II. O co chodzi? Jak to działa? Podstawą dobrej współpracy z outsourcingiem jest sprawna komunikacja. Chodzi o szybkie przesyłanie i wyszukiwanie dokumentów, danych i innych informacji oraz aktualna i wiarygodna wiedza na temat statusu spraw. Życie biznesowe staje się coraz bardziej intensywne i mobilne dostęp do danych, dokumentów i informacji powinien być zapewniony cały czas z dowolnej lokalizacji. Aby spełnić ten postulat nie ma innego sensownego rozwiązania niż digitalizacja obiegu dokumentów. A. System obiegu dokumentów System obiegu dokumentów DocumentBox to narzędzie pozwalające połączyć zasoby audytorów i doradców podatkowych oraz działów księgowych z zasobami Klientów. Proponowane rozwiązanie posiada szereg korzyści: Znacząca poprawa w obiegu dokumentów Klient ma dostęp do wirtualnego katalogu, do którego może dodać oraz z którego może pobrać ważne dla niego pliki wartość dla Klienta w postaci oszczędzonego czasu. Stały wgląd w sytuację spółki daje Klientowi poczucie bezpieczeństwa. Dostęp do danych z dowolnego miejsca na świecie. Możliwość zdalnego podpisywania dokumentów. Możliwość edycji danych opisowych dokumentów. Historia operacji zmian. Ograniczenie korespondencji tradycyjnej ograniczenie kosztów i czasu. Możliwość komunikacji online z opiekunem Klienta daje poczucie wysokiej jakości obsługi. Edytowalne uprawnienia ograniczają formalności do minimum gwarantując jednocześnie wysokie bezpieczeństwo. Wartość dodana DocumentBox dostępny w języku polskim, angielskim oraz niemieckim (na żądanie, możliwość dostosowania języka do wymagań klienta). DocumentBox jest istotnym usprawnieniem dla Klientów ograniczając obieg dokumentów w wersji tradycyjnej zarówno wewnątrz firmy jak i w kontaktach z księgowością. 3

5 B. Zasady obiegu dokumentów Zasady obiegu dokumentów w systemie rządzą się następującymi regułami. W obrębie aplikacji każdy użytkownik posiada swoje personalne konto z określonym zakresem uprawnień, Zarówno użytkownicy (klienci) jak i administratorzy (po stronie klienta lub outsourcingu) mają możliwość (w zależności od poziomu uprawnień) dodawać, edytować i przeglądać dokumenty (w zależności od typu dokumentu) Aby zachować porządek w repozytorium, wszystkie dokumenty są katalogowane we właściwych folderach. W celu usprawnienia procesu, dokumenty dodawane są za pomocą kreatorów, w których kolejno udziela się odpowiedzi na wcześniej pytania kategoryzując tym samym dokument. Nadawanie unikalnego identyfikatora odbywa się automatycznie i na stałe. W obiegu dokumentów wyróżnia się trzy etapy operacji wykonywanych za pomocą różnych aplikacji: I etap - aplikacja skanująca (skanowanie dokumentów) II etap aplikacja DocumentBox na serwerze centralnym wraz z dodatkowymi modułami (akceptacja dokumentów) III etap - aplikacja księgująca (księgowanie dokumentów) 4

6 C. Administracja dokumentami i danymi : Administracja dokumentami i danymi: Klient loguje się i przesyła zeskanowane dokumenty poprzez aplikację skanującą na centralny serwer KBA - DocumentBox, a następnie akceptuje dokumenty i przesyła do księgowości, Osoby w KBA odpowiedzialne za dany projekt otrzymują powiadomienie o nowych dokumentach, Kierownik Projektu w KBA klasyfikuje dokumenty do danego miesiąca i przekazuje je do księgowania lub odrzuca dokumenty i odsyła do klienta, Dokumenty księgowane są za pomocą aplikacji księgującej, Zaksięgowane dokumenty zapisywane są w aplikacji DocumentBox i zyskują status zaksięgowane. D. Aplikacja skanująca Aplikacja skanująca znajduje się na samym początku łańcucha obiegu dokumentów i jest obsługiwana przez Klienta. Zeskanowane przy jej pomocy dokumenty przesyłane są w postaci szyfrowanej na serwer centralny do repozytorium aplikacji DocumentBox. Aplikacja pozwala na: Skanowanie dokumentów wraz z ich opisaniem (poprzez kreator) Skanowanie dokumentów bez ich opisywania (dokument wymagający późniejszej kategoryzacji) Przesyłanie dokumentów w formacie PDF Kreator dodawania dokumentów wbudowany w aplikację skanującą to rozwiązanie, w którym użytkownicy dodający dokument do aplikacji będą musieli wypełnić dane pozwalające skategoryzować dokumenty. Jeżeli użytkownik wskaże, że chce dodać dokument typu faktura zakupu system zaproponuje wypełnienie pól wymaganych do poprawnego opisania tego typu dokumentu. W ten sposób użytkownik wskaże położenie dokumentu, który automatycznie trafi we właściwe miejsce. Podobnie w przypadku innych dokumentów. Zastosowanie kreatora pozwala zachować porządek w repozytorium plików Aplikacji Centralnej DocumentBox, do której pliki będą przesyłane. Kreator dodawania dokumentów będzie edytowalny z poziomu panelu administracyjnego przez administratorów aplikacji DocumentBox. Oznacza to, że będą oni dysponowali narzędziem, w którym 5

7 możliwe będzie opisanie wszelkich typów dokumentów z pełną szczegółowością wymaganą przez klienta. Będzie istniała możliwość edycji wcześniej stworzonych kreatorów. 1. Opisywanie dokumentów za pomocą kreatora: Opisywanie zeskanowanych dokumentów przez aplikację - wymagane pola: o numer identyfikacyjny dokumentu (Nadawanie numerów identyfikacyjnych w celu powiązania skanowanego dokumentu z oryginalnym dokumentem, definiowanie ilości stron skanowanego dokumentu) o data zeskanowania dokumentu. 2. Szczegółowe parametry wykorzystywane podczas opisywania dokumentów: data wpływu dokument do spółki (data skanowania oraz opcja ręcznego wpisania daty), rodzaj dokumentu (m.in. faktura zakupu, rachunek, delegacja, dokument stały) katalog zamknięty definiowany w panelu administracyjnym aplikacji DocumentBox, opis na dokumencie (klasyfikacja kosztowa) - katalog do wyboru (pobierany z DocumentBox oraz dodatkowy opis własny), osoba zatwierdzająca (login), dane kontrahent nazwa opcjonalnie, forma płatności (przelew, karta, gotówka), inne - w zależności od specyfiki klienta. 3. Dodatkowe funkcjonalności aplikacji skanującej: drukowanie raportów skanowanych dokumentów, drukowanie naklejek na dokumenty źródłowe z numerami systemowymi nadawanych automatycznie przez DocumentBox. E. Aplikacja centralna DocumentBox Moduł repozytorium (aplikacja centralna serwer KBA DocumentBox) to kluczowy element aplikacji. Przechowywane są w nim wszystkie pliki oraz informacje o strukturze katalogów, wprowadzanych modyfikacjach w poszczególnych plikach oraz poprzednie wersje plików. 6

8 Moduł repozytorium dostępny jest w oknie przeglądarki, swoim wyglądem przypomina eksplorator plików znany z systemów Windows. Z poziomu repozytorium użytkownik w zależności od uprawnień ma możliwość: Przeglądać dokumenty, Pobierać dokumenty, Dodawać notatki do dokumentu, Aktualizować opisy dokumentów, Przeglądać historię zmian dokumentów (kto i kiedy dokonał edycji). Sprawdzać statusy dokumentów (zaakceptowane, zaksięgowane, itp.) Przeglądać dekrety księgowe (na jakie konta został dokument zaksięgowany) 1. Moduł uprawnień Moduł uprawnień to jedno z ważniejszych ogniw aplikacji. Pozwala różnicować uprawnienia pomiędzy Klientami i użytkownikami w obrębie danego Klienta, a także na nadanie uprawnień dla kontroli zewnętrznych. 7

9 Z poziomu modułu uprawnień administrator ma możliwość przydzielenia dostępu do danych funkcjonalności aplikacji, w tym wybranych katalogów repozytorium na trzech poziomach: Przeglądanie dokumentów, Edycja dokumentów, Dodawanie dokumentów, Największą korzyścią modułu uprawnień jest bezpieczeństwo przechowywanych danych w repozytorium dostęp do nich mają tylko użytkownicy mający konto w aplikacji, którym administrator nadał odpowiedni dostęp. 2. Panel administracyjny Panel administracyjny jest integralną częścią aplikacji DocumentBox. W nim dokonywana jest wszelka konfiguracja modułów dodatkowych i podstawowych elementów aplikacji. Dostęp do panelu administracyjnego mają wybrani użytkownicy po stronie Klienta oraz Outsourcingu. Ograniczenia dla poszczególnych grup mogą dotyczyć: Dostępu do poszczególnych modułów, Dostępu do danych poszczególnych Klientów, Dostępu od kategorii dokumentów. 8

10 III. Po co? System elektronicznego obiegu i przekazywania dokumentów documenbox pozwala na: 1. Oszczędności w opłatach za przesyłanie dokumentów. 2. Stały dostęp do oryginałów własnych dokumentów przechowywanych w siedzibie spółki. 3. Szybsza i bardziej regularna współpraca wewnątrz własnej organizacji i z outsourcingiem. 4. Stały dostęp 24/7 do repozytorium elektronicznego przesłanych dokumentów z możliwością: a. Adresowania ich i przesyłania do zatwierdzenia przez predefiniowane lub wskazane jednorazowo osoby. b. Śledzenia drogi dokumentów oraz zatorów w ich zatwierdzaniu i przesyłaniu. c. Elektronicznego zatwierdzania dokumentów. d. Elektronicznego przesyłania dokumentów do działu księgowego. e. Zdalnego podglądu statusu dokumentu. f. Sortowania dokumentów w dowolny sposób. Suma powyższych korzyści daje zwiększenie przejrzystości i szybkości obiegu informacji oraz dokumentów w Państwa firmie oraz w relacjach z outsourcingiem. 9