Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy biznesowe w aptece i sieci aptek

Transkrypt

1 Narzędzia IT wspomagające i optymalizujące procesy biznesowe w aptece i sieci aptek Tomasz Pawlik Dyrektor Wydziału Rozwiązań dla Rynku Farmaceutycznego

2 Idea wspomagania zarządzania apteką i siecią aptek przez rozwiązania informatyczne PARAMETRYZACJA INFORMACJE Z OTOCZENIA BIZNESOWEGO PARAMETRYZACJA PROCES KS-AOW KS-ZSA KS-OMNIPHARM APTECZNY BANK DANYCH OSOZ 2

3 Zarządzanie asortymentem w aptekach i sieciach aptek Identyfikowalność produktów Wybór modelu zarządzania katalogiem produktów Zarządzanie kategoriami Dopuszczanie towarów do sprzedaży Kreowanie polityki zatowarowania Kreowanie polityki cenowej 3

4 Wybór modelu zarządzania kartotekami towarowymi w sieci aptek. MAŁA KORZYŚĆ BRAK WDROŻENIA ŁATWOŚĆ UTRZYMANIA DUŻA KORZYŚĆ WYMAGANE WDROŻENIE TRUDNOŚĆ UTRZYMANIA KS-AOW KS-ZSA KS-OMNIPHARM Kartoteka Lokalna Centralne powiązania Model mieszany KS-OMNIPHARM KS-ZSA Centralna kartoteka Kartoteką zarządza farmaceuta w aptece Farmaceuta może dodawać nowe produkty Centralne sterowanie procesami w oparciu o BLOZ Centralna kartoteka głównie na potrzeby analityki powiązania z kartotekami lokalnymi Kartoteką zarządza farmaceuta w aptece Farmaceuta może dodawać nowe produkty Centralne sterowanie procesami w oparciu o BLOZ Część aptek w sieci działa w oparciu o kartotekę lokalną Część aptek w sieci działa w oparciu o kartotekę centralną Centralne sterowanie procesami w oparciu o BLOZ/CKT Karty towarowe zakładane są centralnie Farmaceuta nie ma wpływu na kartotekę w aptece Farmaceuta może zgłaszać zapotrzebowanie na założenie nowej karty Centralne sterowanie procesami w oparciu o CKT 4

5 Separowalność asortymentu w apteko-drogeriach model Jednostki organizacyjne APTEKA pozwala na sprzedaż asortymentu określonego jako apteczny lub wspólny DROGERIA pozwala na sprzedaż asortymentu określonego jako drogeryjny lub wspólny Magazyn Jeden wspólny magazyn z możliwością separowalności asortymentu łatwiejsze zarządzanie asortymentem wspólnym Separowalność analiz (po jednostkach) Analizy zbiorcze (magazyn) Stanowiska kasowe Każde stanowisko przypisane jest do wybranej jednostki Asortyment Trzy rodzaje asortymentu w ramach przypisania towaru do jednostki (APTEKA, DROGERIA, WSPÓLNE) Centralne określanie rodzaju asortymentu 5

6 Zarządzanie kategoriami produktów 8. Wdrożenie planu 1. Strategia sieci 2. Definicja punkt wyjścia do dalszych działań 7. Taktyki dla ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 3. Rola zebranie informacji o konsumentach docelowych sieci, zachowania klientów przy półkach, ankiety, wywiady 6. Strategie dla 4. Ocena całościowa misja i strategia sieci aptek 5. Cele dla 6

7 Zarządzanie kategoriami produktów 1. Strategia sieci 8. Wdrożenie planu 2. Definicja określenie drzewa decyzyjnego, z czego składa się kategoria i jak się dzieli 7. Taktyki dla 6. Strategie dla ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 4. Ocena 3. Rola przypisywanie każdego z produktów do ustalonej segmentacji zadanie nietrywialne z uwagi na liczność nowych produktów pojawiających się na rynku farmaceutycznym 5. Cele dla 7

8 Zarządzanie kategoriami produktów definicja samodzielnie wsparcie w KS-OmniPharm w tworzeniu hierarchicznych grup towarów synchronizacji grup hierarchicznych z KS-AOW i KS-ZSA ręczna aktualizacja produktów wymagana spora wiedza osób zarządzających kategoriami i ciągłe monitorowanie rynku nowych produktów wykorzystując kategoryzację BLOZ kategoryzacja BLOZ aktualizowana na bieżąco przez grono specjalistów automatyczna aktualizacja kategoryzacji BLOZ w KS-AOW, KS-ZSA i KS-OmniPharm kategoryzacja BLOZ odpowiada kategoryzacji jaką posługują się firmy farmaceutyczne wykorzystanie kategoryzacji BLOZ w KS-OmniPharm, KS-ZSA i KS-AOW 8

9 Zarządzanie kategoriami produktów 8. Wdrożenie planu 1. Strategia sieci 2. Definicja określenie roli w oparciu o jej funkcje w ramach całego asortymentu (np. częsty zakup, rutynowy zakup, potrzeba wynikająca z wygody, zakup impulsowy) 7. Taktyki dla ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 3. Rola rola wynika ze strategii przyjętej w sieci 6. Strategie dla 4. Ocena poznanie roli i jej weryfikacja w oparciu o wskaźniki (np. częstotliwość zakupu, struktura koszyka zakupowego) 5. Cele dla 9

10 Zarządzanie kategoriami produktów 8. Wdrożenie planu 1. Strategia sieci 2. Definicja najtrudniejszy etap całego procesu analiza wyników poszczególnych segmentów pod 7. Taktyki dla ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 3. Rola identyfikacja istotnych segmentów dla klientów docelowych 6. Strategie dla 4. Ocena identyfikacja szans w stosunku do konkurencji benchmark z wynikami rynku 5. Cele dla 10

11 Zarządzanie kategoriami produktów analiza wyników poszczególnych KS-OmniPharm 11

12 Zarządzanie kategoriami produktów analiza na tle rynku KS-OmniPharm 12

13 Zarządzanie kategoriami produktów Sprzedaż w punkcie sprzedaży na tle średniego punktu sprzedaży w sieci/na rynku KS-OmniPharm 13

14 Zarządzanie kategoriami produktów 7. Taktyki dla 8. Wdrożenie planu 6. Strategie dla 1. Strategia sieci ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 5. Cele dla 2. Definicja 4. Ocena 3. Rola ustalenie wskaźników do oceny skuteczności wdrożonego projektu np. indeks satysfakcji klientów udział w rynku (market share) czas wprowadzenia nowego produktu wielkość obrotu rotacja zapasów cele ilościowe i jakościowe określenie wartości docelowych w oparciu o wyniki z oceny i sposobu pomiaru wyników, np. wartość sprzedaży ilość sprzedaży marża kasowa/ procentowa dla 14

15 Zarządzanie kategoriami produktów 1. Strategia sieci 7. Taktyki dla 8. Wdrożenie planu ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 2. Definicja 3. Rola określenie jak uzyskać założone cele i jak wpływać na wzrost, np.: cel: generowanie zysku strategia: zwiększanie sprzedaży produktów o wysokiej marży cel: wzbudzanie zainteresowania strategia: zaspokojenie potrzeb klientów 6. Strategie dla 5. Cele dla 4. Ocena zapewnienie wskazówek dla taktyk w oparciu o wybrane strategie 15

16 Zarządzanie kategoriami produktów 8. Wdrożenie planu 1. Strategia sieci 2. Definicja strategia rozbita na szczegółowe działania co jest do zrobienia w każdej (zestaw narzędzi realizujący strategię) 7. Taktyki dla ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 3. Rola poprawienie wyniku i realizacja założonych celów poprzez np.: dobór asortymentu, politykę cenową promocję, merchandising 6. Strategie dla 4. Ocena identyfikacja produktów np.: budujących ruch klientów, przynoszących zyski budujących wizerunek 5. Cele dla 16

17 Przykładowe taktyki dla w KS-OmniPharm Taktyka cenowa strategie marżowe i cenowe w sieci aptek Realizacja celu : zwiększenie obrotu, zwiększenie zysku, zwiększenie udziału rynkowego określenie cen detalicznych lub poziomu marż przyjęcie towaru w aptece automatyczne zastosowanie strategii określenie sposobu zaokrąglania cen określenie aptek objętych strategią 17

18 Przykładowe taktyki dla w KS-OmniPharm Taktyka promocyjna sprzedaż wiązana Realizacja celu : zwiększenie obrotu, zwiększenie zysku, zwiększenie udziału rynkowego wyznaczenie zasad dla terapii komplementarnych lub sprzedaży wiązanej rozliczenie farmaceutów z realizacji sprzedaży wiązanej wyznaczenie aptek objętych sprzedażą wiązaną automatyczne sugerowanie farmaceutom dokonania sprzedaży wiązanej 18

19 Przykładowe taktyki dla w KS-OmniPharm Taktyka asortymentowa sugestie sprzedaży Realizacja celu: sprzedaż asortymentu korzystnego z punktu widzenia klienta, uzyskanie maksymalnej marży wybór i wyznaczenie liderów rozliczenie farmaceutów z realizacji sugestii określenie priorytetów rekomendacji automatyczne sugerowanie farmaceutom sprzedaży liderów wyznaczenie aptek objętych sugestią 19

20 Przykładowe taktyki dla w KS-OmniPharm Taktyka asortymentowa strategie zakupowe Realizacja celu: asortymentu w korzystnego z punktu widzenia klienta, uzyskanie maksymalnej marży na sprzedaży określenie centralnych zasad zamawiania automatyczne sugerowanie farmaceutom zakupu produktów określenie rekomendacji zakupowych wyznaczenie aptek objętych zasadami 20

21 Przykładowe taktyki dla w KS-OmniPharm Taktyka asortymentowa strategie zakupowe narzędzie Blokada zamawiania / przyjmowania na stan cel biznesowy Kształtowanie polityki zamówień Blokowanie towarów np. słabo rotujących, zamawianych pakietowo Ograniczanie zakupów od wybranych dostawców 21

22 Zarządzanie kategoriami produktów 8. Wdrożenie planu 1. Strategia sieci 2. Definicja wybór aptek testowych i referencyjnych 7. Taktyki dla ZARZĄDZANIE KATEGORIAMI PRODUKTÓW 3. Rola wdrażanie strategii i taktyk w aptekach testowych decyzja o rozszerzeniu wdrożenia monitoring i przegląd 6. Strategie dla 4. Ocena bieżąca kontrola i ocena wdrożonego planu w aptekach 5. Cele dla 22

23 Zarządzanie polityką cenową w sieciach aptek z wykorzystaniem KS-OmniPharm centralna polityka cenowa strategie marżowe sugestie sprzedaży strategie cenowe sprzedaż wiązana zarządzanie marżą i ceną detaliczną przeceny towarów wzrost marży zarządzanie kategoriami oferta dla pacjentów udzielanie rabatów terapie komplemen - tarne promocje koszykowe 23

24 Wykorzystanie wszystkich usług KS-OmniPharm jeszcze większy wzrost sprzedaży potrzeba zakupowa pacjenta sugestia sprzedaży innego produktu z Komunikacja korzyść dla pacjenta wzrost marży na sprzedaży produktów zwiększenie koszyka zakupowego 24

25 Potrzeba zakupowa klienta sugestia zakupu innego produktu z 25

26 Korzyść z zakupu większej liczby opakowań 26

27 Końcowy efekt na paragonie 27

28 Zarządzanie procesem zamawiania produktów modele zamawiania. DUŻY WPŁYW APTEKI ZWYKLE BRAK KONTROLI MAŁY WPŁYW APTEKI DUŻA KONTROLA PROCESU KS-AOW KS-OMNIPHARM KS-ZSA KS-OMNIPHARM KS-ZSA KS-OMNIPHARM KS-ZSA Zamawianie w aptece Zamawianie częściowo w aptece/centrali Zapotrzebowania centralne, zamawianie w aptece Zamawianie centralne Silna rola kierownika apteki Stosowane zwykle w mniejszych sieciach aptek Dobra cena zwykle wynika z kontraktu z dostawcą Zwykle brak centralnych negocjacji z producentem Zamówienia na część asortymentu realizowane centralnie Negocjacje z producentami na część asortymentu Zwykle lepsze ceny na część asortymentu Apteka dalej dba o zatowarowanie pozostałej części asortymentu Centralna możliwość wpływania na wyliczanie zapotrzebowania przez aptekę Centralne zarządzanie białymi i czarnymi listami towarów Wstrzykiwanie prospektów zamówień centralnie do aptek Apteka weryfikuje/ koryguje prospekt Zamówienie z apteki lub składane zapotrzebowanie na towar w centrali Apteka w dużej mierze odciążona od procesu zamawiania Badanie potencjału sprzedaży nowych produktów Apteka nie ma wpływu na dostarczany do niej asortyment Apteka nie ma wpływu na cenę zakupu Apteka zwykle nie ma wpływu na cenę detaliczną Centralna analiza zapotrzebowania Centralne zarządzanie polityką sprzedaży zamówionego towaru 28

29 Zarządzanie procesem zamawiania produktów centralne zamówienia Parametryzacja procesu Sugestie zamiany Towary zablokowane do zamówienia Przeunięcia towarów - optymalizacja PROCES ZAMAWIANIA CENTRALNEGO Zamówienia lokalne z aptek Towary wymagane do zamówienia Reguły wyboru dostawców 29

30 Zamawianie z poziomu sprzedaży - zastosowanie w procesie zamówień bieżących Odnotowanie braku na towar podczas sprzedaży Brak jest od razu widoczny w centrali Zamówienie towaru przez centralę na podstawie listy braków Dostawa towaru Zapotrzebowanie na towar podczas sprzedaży, od razu widoczne w centrali Sprawdzenie dostępności w hurtowniach, w innych aptekach według centralnych zasad Komunikacja do pacjenta o terminie dostawy, zgoda na zamówienie Centralne zamówienie i dostawa towaru 30

31 Prospekty zamówień Możliwość weryfikacji potrzeb aptek w procesie przygotowania centralnego zamówienia pakietowego Badanie potencjału sprzedażowego nowych linii produktowych 31

32 Optymalizacja zamówień w aptekach Historia sprzedaży Stany magazynowe Reguły zamawiania Polityka zatowarowania Oferty Promocje Rabaty Kontrakty Reguły zamawiania ZAPOTRZEBOWANIE OPTYMALIZATOR ZAMÓWIEŃ ZAMÓWIENIA DO DOSTAWCÓW Propozycje zamówień Rejestrowanie korzyści 32

33 Hurtownia Elektroniczny obieg dokumentów Apteka Repozytorium KS-EDE Repozytorium KS-EDE Księgowość hurtowni Księgowość apteki Repozytorium KS-EDE Repozytorium KS-EDE

34 Dziękuję za uwagę Tomasz Pawlik 34