Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2012

Transkrypt

1 Symfonia Handel 1 / 10 Nowe funkcje w programie Symfonia Handel w wersji 2012 Spis treści: 1. Korzyści z zakupu nowej wersji Wystawianie e-faktur stan prawny Program Symfonia e-dokumenty e-faktura w Symfonii Współpraca z programem Symfonia e-dokumenty Wystawianie i wysyłanie e-faktury Operacja grupowego generowania e-faktur Import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty Tworzenie umów na otrzymywanie e-faktur Eksport danych kontrahentów do EDS Pozostałe zmiany w kartotece Sprzedaż, Zakup i Kontrahenci Ustawienie współpracy z programem Symfonia e-dokumenty Raport Współpraca z programem ACT!... 9

2 Symfonia Handel 2 / 10 Korzyści z zakupu nowej wersji 1. Obniżenie kosztów związanych z fakturowaniem i archiwizacją dokumentów poprzez: a. wystawianie i wysyłkę faktur elektronicznych, co pozwala na ograniczenie kosztów papieru, wydruku, wysyłki, archiwizacji dokumentów papierowych. b. przechowywanie faktur elektronicznych w systemie z możliwością łatwego ich odszukania i podejrzenia treści faktury bez konieczności drukowania. 2. Oszczędność czasu pracy działu księgowości, dzięki: a. łatwemu odszukiwaniu faktur elektronicznych w systemie oraz podejrzenia treści faktury już w programie finansowo-księgowym b. możliwości importu faktury elektronicznej do programu finansowo-księgowego. 3. Szybkie dostarczenie faktury do kontrahenta dzięki wysyłce pocztą elektroniczną 4. Zapewnienie współpracy z programem ACT! Wystawianie e-faktur stan prawny Stan prawny obowiązujący do pozwalał przedsiębiorcy, który był wystawcą faktury, na przesłanie faktury do nabywcy towaru lub usługi na dwa sposoby: Przesłanie faktury za pomocą poczty czy dostarczenie osobiście. Dotyczy to tradycyjnej postaci dokumentu w formie papierowej. Przesłanie faktury w formie elektronicznej. Taki rodzaj faktury musiał być opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu, lub przesłany poprzez system wymiany danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych. Najwyższy Sąd Administracyjny w wyroku z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, wskazał na dodatkową, poza drogą pocztową, możliwość przesyłania faktur wystawionych w formie papierowej. Uzasadnienie wyroku mówi, że dopuszczalne jest przesłanie kontrahentowi faktury pocztą elektroniczną, np. jako załącznik do a, pod warunkiem, że zarówno wystawca faktury jak i jej nabywca wydrukują taką fakturę i będą ją przechowywać w formie papierowej. Polskie prawodawstwo dotyczące przesyłania faktur w formie elektronicznej było o wiele bardziej restrykcyjne niż przewiduje Dyrektywa Rady 2010/45/UE z 13 lipca 2010 r., zmieniająca Dyrektywę 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w odniesieniu do przepisów dotyczących fakturowania. Zgodnie z definicją zawartą we wspomnianej dyrektywie, fakturą elektroniczną jest nie tylko faktura opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub przesłana poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI), lecz każda faktura wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym który zapewnia autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści oraz czytelność. Polski ustawodawca ma obowiązek implementacji wymienionej dyrektywy do krajowego systemu prawnego do 31 grudnia 2012 r. Minister Finansów dostosowując przepisy do prawa unijnego w rozporządzeniu MF z dnia w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej proponuje zasadę, zgodnie z którą faktury mogą być przesyłane przez podatnika w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury. Dodatkowym warunkiem przesyłania faktur w formie elektronicznej jest konieczność zapewnienia autentyczności ich pochodzenia i integralności treści faktury, co wynika wprost z dyrektywy. UWAGA Rozporządzenie weszło w życie dnia Program Symfonia e-dokumenty Symfonia e-dokumenty jest elastycznym narzędziem służącym do zarządzania i archiwizacji faktur elektronicznych będących w obiegu przedsiębiorstwa.

3 Symfonia Handel 3 / 10 Pierwszą z głównych funkcji zarządzania, którą oferuje program, jest możliwość elektronicznego wysłania i przechowywania faktur elektronicznych zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia w sprawie wystawiania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. Funkcjonalność e-dokumentów pozwala również na bezpieczny obrót fakturami poprzez zastosowanie elektronicznej pieczęci firmy lub podpisu kwalifikowanego. Dzięki temu przedsiębiorca może być pewien tożsamości kontrahenta oraz treści dokumentu, który otrzyma. Aplikacja oferuje także użytkownikowi wsparcie prawne w procesie akceptacji tego sposobu przesyłania faktur, zwanej przez ustawodawcę akceptacją dzięki zawartym w systemie wzorom umów handlowych. Program pozwala również importować otrzymane faktury elektroniczne do innych programów z linii Symfonia, znacznie skracając proces wprowadzania dokumentów zakupu do ewidencji księgowej. Dodatkowo dokumenty przechowywane w systemie są automatycznie archiwizowane, co pozwala na łatwe ich odszukanie oraz zmniejszenie czasu dotarcia do informacji źródłowej. e-faktura w Symfonii Faktura elektroniczna wystawiana w programach linii Symfonia jest plikiem w formacie PDF zawierającym dodatkowo wbudowany/osadzony zestaw danych w formacie XML opisujących ten dokument i pozwalających np. na automatyczne zaimportowanie danych z takiej faktury do ewidencji zakupu, podpisanym podpisem kwalifikowanym użytkownika lub e-pieczęcią firmy. Taka faktura może zostać automatycznie wysłana z programu Symfonia e-dokumenty na adres wskazany przez odbiorcę tej faktury. Jeżeli w konfiguracji klienta poczty elektronicznej zostanie ustawione automatyczne potwierdzanie otrzymania każdej wysłanej wiadomości, to takie potwierdzenie może zostać zaimportowane do Symfonia e-dokumenty jako załącznik do e-faktury. Współpraca z programem Symfonia e-dokumenty Dotychczas program Handel zapewniał możliwość wystawiania faktur w tradycyjnej formie papierowej. Obecnie, w ślad za nowelizacją stanu prawnego, dodano narzędzia umożliwiające wystawianie faktur w postaci elektronicznej (zgodnie z odpowiednim rozporządzeniem) mające moc prawną oraz pozwalające na zarządzanie fakturami, przechowywanie, podpisywanie i wysyłanie dzięki współpracy z programem Symfonia e-dokumenty. Wszystkie wykonywane przez użytkownika operacje związane z e-fakturami są weryfikowane przez program Symfonia e-dokumenty, który odpowiada za kontrolę uprawnień użytkownika. Wystawianie i wysyłanie e-faktury Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Podczas wystawiania faktury w Handlu, program automatycznie sprawdza, czy kontrahent będący nabywcą ma zarejestrowaną w programie Symfonia e- Dokumenty aktywną i potwierdzoną umowę na otrzymywanie e-faktur i w zależności od tego proponuje wystawienie e-faktury lub faktury papierowej. Jeżeli kontrahent nie ma umowy, to po wystawieniu faktury widoczny jest przycisk Drukuj, tak jak dotychczas. Natomiast gdy ma umowę, to przycisk zmienia się na Utwórz e-fakturę umożliwiający utworzenie dokumentu elektronicznego.

4 Symfonia Handel 4 / 10 Po wybraniu tego polecenia otwiera się okno Tworzenie e-faktury, w którym należy wybrać raport przy pomocy którego zostanie wygenerowana e-faktura. Jeżeli e-faktura ma zostać automatycznie podpisana, należy zaznaczyć pole Podpisz. Po jej zaznaczeniu pojawi się dodatkowo opcja Wyślij, którą należy zaznaczyć jeśli e-faktura ma zostać automatycznie podpisana. Zaznaczenie opcji Pokazuj ustawienia raportu spowoduje wyświetlenie dodatkowych opcji do wyboru elementów, jakie dodatkowo mogą zostać zaprezentowane na e-fakturze. Po wybraniu przycisku OK zostanie utworzona e-faktura i automatycznie zapisana w Symfonia e- Dokumenty. UWAGA Wszystkie opcje wybrane podczas wykonywania tej operacji są zapamiętywane i wykorzystywane przy automatycznym generowaniu e-faktur. Po utworzeniu e-faktury w oknie dokumentu przycisk zmienia się na Szczegóły e-faktury.

5 Symfonia Handel 5 / 10 Wybierając ten przycisk można zobaczyć informacje dotyczące tego dokumentu zapisane w programie Symfonia e-dokumenty, np. można sprawdzić czy został wysłany do kontrahenta. Dodatkowo w menu kontekstowym (dostępnym pod prawym klawiszem myszy) pojawiają się dwa nowe polecenia: Podgląd e-faktury - umożliwia wyświetlenie podglądu faktury w formacie PDF. Utwórz e-fakturę - umożliwia ponowne utworzenie e-faktury (jeśli nie została jeszcze wysłana do kontrahenta i użytkownik ma odpowiednie uprawnienia) lub utworzenie duplikatu e-faktury Automatyczne tworzenie e-faktury Symfonia Handel umożliwia również automatyczne utworzenie e-faktury w trakcie wystawiania nowego dokumentu. Aby skorzystać z tej możliwości należy w oknie Wystawianie dokumentu zaznaczyć opcję Utwórz e-fakturę. Po zaznaczeniu tej opcji i wybraniu przycisku Wystaw dokument zostanie automatycznie wystawiony dokument w Handlu i utworzona e-faktura zgodnie z ustawieniami zapamiętanymi podczas ostatniego ręcznego tworzenia e-faktury lub zgodnie z domyślnymi ustawieniami, jeśli nie były tworzone e-faktury ręcznie. Tworzenie duplikatu e-faktury Aby utworzyć duplikat faktury, do której została utworzona e-faktura, należy w menu kontekstowym w oknie wystawionego dokumentu sprzedaży (dostępnym pod prawym klawiszem myszy) wybrać polecenie Utwórz e-fakturę. Otworzy się okno Tworzenie e-faktury.

6 Symfonia Handel 6 / 10 Należy wybrać raport przy pomocy którego zostanie wygenerowany duplikat e-faktury oraz zaznaczyć opcję Twórz duplikat. Jeśli duplikat ma zostać automatycznie podpisany i wysłany, należy zaznaczyć opcje Podpisz i Wyślij. Aby wybrać dodatkowe elementy, które mają zostać zaprezentowane na duplikacie, należy zaznaczyć opcję Pokazuj ustawienia raportu. Po wybraniu przycisku OK zostanie utworzony i automatycznie zapisany w Symfonia e-dokumenty duplikat e-faktury, który jako datę wystawienia duplikatu będzie zawierał datę bieżącą. UWAGA W przypadku dokumentu fiskalnego konieczna jest jego uprzednia fiskalizacja. Operacja grupowego generowania e-faktur Jeżeli podczas wystawiania dokumentów nie były od razu tworzone e-faktury (np. dlatego, że Użytkownik wystawiający dokumenty nie był uprawniony do tworzenia e-faktur), można utworzyć je korzystając z operacji grupowej. W tym celu należy zaznaczyć dokumenty, do których mają zostać utworzone e- Faktury. Dokumenty, do których brakuje e-faktur są oznaczone na liście ikoną Można je również wyszukać za pomocą polecenia Szukaj wybierając w polu e-faktura "brak". Po zaznaczeniu dokumentów do utworzenia e-faktur, należy z menu Operacje wybrać opcję Tworzenie e-faktur. Jeśli e-faktura ma zostać automatycznie podpisana i wysłana, w oknie Tworzenie e-faktury należy zaznaczyć opcje Podpisz e-fakturę i Wyślij e-fakturę (ta opcja pojawi się po zaznaczeniu Podpisz e-fakturę). Po wybraniu przycisku OK zostaną utworzone e-faktury. Import e-faktur zakupu z programu Symfonia e-dokumenty Każda otrzymana faktura elektroniczna może być zarejestrowana w Symfonia e-dokumenty, bez względu na jej format. Każda taka e-faktura jest opisywana danymi pozwalającymi na jej łatwe odszukanie, takimi jak: dane wystawcy, numer dokumentu, data odebrania. Jeśli jest to e-faktura wystawiona przez innego użytkownika produktów z linii Symfonia, to dane z tej faktury mogą zostać potem zaimportowane do ewidencji zakupu prowadzonej w programie Symfonia Handel.

7 Symfonia Handel 7 / 10 Operacja importu jest dostępna w zależności od skonfigurowania współpracy z Symfonia e-dokumenty w Ustawieniach programu Handel. Aby zaimportować dokumenty, należy w menu Firma programu Handel wybrać polecenie Import z EDS. Otworzy się okno programu Symfonia e-dokumenty Wybór elementów: Dokumenty zakupu. Należy zaznaczyć dokumenty, które mają zostać zaimportowane i wybrać przycisk Użyj. Zaimportowane w ten sposób dokumenty trafiają do bufora Kartoteki Zakupów programu Handel. UWAGA Ze względu na różnorodność dostępnych formatów e-faktur na rynku, nie wszystkie dane mogą być rozpoznane przez program Handel, dlatego zazwyczaj część informacji należy uzupełnić w dokumentach w buforze Handlu po zakończeniu importu. Tworzenie umów na otrzymywanie e-faktur Warunkiem niezbędnym do wystawiania faktur w formie elektronicznej jest wyrażenie przez kontrahenta pisemnej zgody na otrzymywanie e-faktur. Symfonia e-dokumenty dostarcza wzór takiej umowy z kontrahentem. Aby utworzyć dokument umowy dla wybranego kontrahenta, należy zaznaczyć tego kontrahenta w kartotece Kontrahenci, a następnie wybrać z menu kontekstowego (dostępnego pod prawym klawiszem myszy) operację Utwórz umowę w EDS. Otworzy się kreator nowej umowy, w którym należy podać numer kolejny umowy, miejscowość i datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia obowiązywania zgody na otrzymywanie e-faktur, adres , na który będą wysyłane e-faktury. Jeżeli do podpisywania e-faktur będzie używana e-pieczęć, to należy wybrać tę pieczęć.

8 Symfonia Handel 8 / 10 Po zakończeniu tworzenia umowy można ją wydrukować i dać kontrahentowi w formie papierowej lub podpisać elektronicznie i wysłać mailem. Aby umowa była prawomocna, musi zostać podpisana przez kontrahenta. Po otrzymaniu podpisanej umowy, należy zarejestrować ten fakt w Symfonia e-dokumenty. W tym celu należy zaznaczyć tego kontrahenta w kartotece Kontrahenci, a następnie wybrać z menu kontekstowego (dostępnego pod prawym klawiszem myszy) operację Szczegóły kontrahenta w EDS. Należy przejść na zakładkę Umowy, zaznaczyć utworzoną umowę i wybrać operację Potwierdzenie. Otworzy się kreator, w którym można jako załącznik wskazać plik zawierający podpisaną umowę (np. plik z zeskanowaną umową). Dopiero po wykonaniu tej operacji można rozpocząć wystawianie e-faktur. Podczas wystawiania faktury dla tego kontrahenta program sprawdza na podstawie daty wystawienia faktury, czy potwierdzona umowa zaczęła już obowiązywać i na tej podstawie proponuje wystawienie e- Faktury lub faktury papierowej. UWAGA Operacja Utwórz umowę w EDS jest dostępna tylko dla kontrahentów, którzy nie zostali wyeksportowani do Symfonia e-dokumenty. Dla kontrahentów wyeksportowanych do Symfonia e-dokumenty dostępna jest wyłącznie operacja Szczegóły kontrahenta w EDS. Eksport danych kontrahentów do EDS Program umożliwia również wyeksportowanie wybranych kontrahentów do programu Symfonia e- Dokumenty. W tym celu należy w kartotece Kontrahenci zaznaczyć kontrahentów, którzy mają zostać wyeksportowani i wybrać z menu Operacje polecenie Eksport do EDS, a następnie potwierdzić wykonanie eksportu wybierając przycisk OK. Pozostałe zmiany w kartotece Sprzedaż, Zakup i Kontrahenci Pokaż kontrahentów w EDS Aby umożliwić wyświetlenie listy kontrahentów zarejestrowanych w Symfonia e-dokumenty, w kartotece Kontrahenci, w menu Operacje zostało dodane polecenie Pokaż kontrahentów w EDS. Po zaznaczeniu grupy kontrahentów w kartotece Kontrahenci i wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone okno z listą wybranych kontrahentów w Symfonia e-dokumenty umożliwiając wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie. Oznaczenie e-faktury na liście Każdy dokument wystawiony w Handlu jest oznaczony w następujący sposób: jeśli została do tego dokumentu utworzona e-faktura, to obok numeru jest prezentowana ikona jeśli do tego dokumentu powinna zostać utworzona e-faktura, ale nie zostało to wykonane, to obok numeru jest prezentowana ikona (ta ikona może pojawić się tylko w kartotece Sprzedaż). jeśli dany dokument został wystawiony jako faktura papierowa, to obok numeru nie ma żadnej ikony Wyszukiwanie e-faktur Zarówno w kartotece Sprzedaż, jak i w kartotece Zakup w oknie Szukaj została dodana nowa opcja wyszukiwania e-faktura. Opcja ta umożliwia wyszukiwanie faktur według ich oznaczenia na liście. Segregator e-faktur Aby umożliwić wyświetlenie listy e-faktur zarejestrowanych w Symfonia e-dokumenty, w kartotece Sprzedaż i kartotece Zakup w menu Operacje zostało dodane polecenie Segregator e-faktur. Po

9 Symfonia Handel 9 / 10 zaznaczeniu grupy faktur w kartotece Sprzedaż lub Zakup i wybraniu tego polecenia zostanie wyświetlone okno z listą wybranych dokumentów w Symfonia e-dokumenty umożliwiając wykonanie dodatkowych operacji dostępnych w tym oknie (np. wyeksportowanie e-faktur na dysk lokalny w celu przekazania Kontrolerowi Skarbowemu). Grupowe wystawianie faktur sprzedaży z bufora W oknie Wystawianie dokumentów dostępnym w menu Operacje w buforze sprzedaży została dodana opcja twórz e-fakturę. Po jej zaznaczeniu pojawia się dodatkowo opcja Podpisz, a po jej zaznaczeniu pojawia się opcja Wyślij. Zaznaczenie tych skutkuje automatycznym wystawieniem zaznaczonych dokumentów, utworzeniem do nich e-faktur, podpisaniem i wysłaniem zgodnie z ostatnio używanymi ustawieniami operacji Tworzenie e-faktur. Ustawienie współpracy z programem Symfonia e-dokumenty W oknie Ustawień na drzewie Ustawienia dodano nową gałąź Współpraca z Symfonia e-dokumenty. Po jej wybraniu po prawej stronie otwiera się okno Symfonia e-dokumenty, w którym należy ustawić parametry współpracy z tym programem. Jest to pierwsza czynność, jaką należy wykonać, aby poprawnie zarządzać procesem wystawiania, podpisywania i wysyłania e-faktur. Na podstawie tych ustaleń będzie przebiegała współpraca z programem Symfonia e-dokumenty. Aby dokonać ustawień, należy wybrać przycisk Edytuj i uzupełnić dane. W polach Grupa firm i Firma należy wybrać z rozwijanej listy grupę firm i firmę w tej grupie, z którą będzie współpracować Symfonia Handel. Będzie to jednocześnie miejsce przechowywania dokumentów. Następnie w ramce Powiązania użytkowników należy połączyć użytkownikom Symfonia Handel wybrać odpowiadających im użytkowników w Symfonia e-dokumenty. Po wprowadzeniu wszystkich powyższych danych należy zatwierdzić je przyciskiem Zapisz. Raport Współpraca z programem ACT! W tej wersji programu Handel rozszerzono funkcjonalność o możliwości współpracy z programem Sage ACT!. W menu Kartoteki\ Raporty\ System\ Pomocnicze dodany został nowy raport Współpraca z programem ACT! za pomocą którego można skonfigurować import zamówień obcych z programu Sage ACT!. Aby to wykonać, należy uruchomić raport przyciskiem Wykonaj a następnie należy wybrać typ i serię dokumentu, którym będą importowane zamówienia oraz rodzaj rezerwacji towarów. Jeśli zamówienia mają być automatycznie wystawiane po zaimportowaniu, należy zaznaczyć opcję Wystaw po zaimportowaniu do bufora. Ponadto można ustawić automatyczny import zamówień zaznaczając opcję Automatyczny import zamówień z programu ACT i podając częstotliwość importu. Możliwe jest ograniczenie importu automatycznego wyłącznie do zamówień jednego użytkownika. Aby zaimportować zamówienia ręcznie, należy wybrać przycisk Importuj zamówienia ręcznie.

10 Symfonia Handel 10 / 10 Koniec pliku