ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/CRM/P2Pod/2012

Strona 1 ZAPYTANIE OFERTOWE NR 2/CRM/P2Pod/2012 1. Zamawiający 1. Centrum Rozwiązań Menedżerskich S.A. 2. Ul. Kłobucka 25, 02-699 Warszawa 3. Tel + 48 22 811 44 40 4. Fax + 48 22 887-17-85 5. Adres strony internetowej: www.crm.com.pl 6. 7. Biuro projektu: 8. Ul. Barska 15, 37-700 Przemyśl 9. Adres strony internetowej projektu: 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest najem sal szkoleniowych i usługa gastronomiczna (wyżywienie) dla uczestników, trenerów lub egzaminatorów biorących udział w projekcie pn. PRINCE2- Skuteczne zarządzanie projektami na Podkarpaciu współfinansowanym ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.1. - Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałanie 8.1.1. Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) 3. Wspólny słownik zamówień (kod CPV) CPV: 55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków 70220000-9 Usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne 4. Podstawa prawna postępowania Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 14.08.2012 r. (Rozdział 3, Podrozdział 1, Sekcja 3 Przejrzystość i konkurencyjność wydatków ) zasada konkurencyjności 5. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 5.1. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Najem sal szkoleniowych w wymiarze łącznym 60 dni (wyłącznie w weekendy, tj. soboty i niedziele spełniającej wymagania wskazane w pkt. 5.2, Świadczenie usługi gastronomicznej dla maksymalnie 15 grup szkoleniowych minimalnie 14 osobowych (13 osób + 1

Strona 2 trener/egzaminator) maksymalnie 18 osobowych (17 osób + 1 trener/egzaminator) obejmujące: przygotowanie i dostarczenie na miejsce szkolenia lub zapewnienie w lokalu położonym w odległości do 100 m od miejsca szkolenia obiadu w zakresie opisanym w pkt. 5.3., przygotowanie i dostarczenie na miejsce szkolenia serwisu kawowego w zakresie opisanym w pkt. 5.3., podanie obiadu i serwisu kawowego w zastawie stołowej (nakryciach szklanych), obsługi kelnerskiej, uprzątnięcia zastawy stołowej po spożytych posiłkach. Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia lub zwiększenia przedmiotu zamówienia o 35% (z uwagi na nieznaną w momencie ogłoszenia zapytania ofertowego ostateczną liczbę grup korzystających z usługi). Zamawiający przewiduje zwiększenie wartości zamówienia o nie więcej niż 50% w trakcie jego realizacji. 5.2. Wymagania dotyczące sal szkoleniowych 5.3. Wymagania dotyczące usługi gastronomicznej (wyżywienia) 5.4. Okres, termin i miejsce realizacji zamówienia Sala szkoleniowa o wymiarach co najmniej 40 m 2, mieszcząca 14-18 osób w układzie krzeseł i stołów umożliwiającym wygodne prowadzenie notatek, a jednocześnie umożliwiającym rozstawienie stołów i krzeseł w taki sposób, by każda z osób miała pojedyncze miejsce, Sala szkoleniowa wyposażona w odpowiednią liczbę stołów i krzeseł, Sala szkoleniowa posiadająca właściwe oświetlenie: dostęp do światła dziennego oraz całodobowe oświetlenie umożliwiające swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej, Sala szkoleniowa spełniająca wymogi bezpieczeństwa, Sala szkoleniowa posiadająca odpowiednią akustykę i ogrzewanie, Sala szkoleniowa wyposażona w zainstalowany i gotowy do użycia sprzęt: rzutnik multimedialny, ekran. W cenę sali szkoleniowej powinno być wliczone korzystanie ze sprzętu multimedialnego oraz tablicy typu flipchart (z papierem i pisakami). Obiad 3 dania (zupa, danie główne, deser) oraz napoje. Dania zgodne z zaproponowanym przez Wykonawcę menu. Serwis kawowy (4 przerwy) codziennie uzupełniany w godzinach odbywania się zajęć, składający się z: kawy, herbaty (ciepłe napoje bez limitu), a ponadto wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, dwóch rodzajów soków; oraz na osobę: ciastka deserowe min. 300g dziennie 15.11.2012-30.06.2014 w terminach wskazanych przez Zamawiającego. Szczegółowe terminy realizacji zamówienia będą wskazywane przez Zamawiającego na co najmniej 7 dni przed planowaną datą szkolenia. Przedmiot zamówienia będzie wykonywany na terenie miasta Rzeszów.

Strona 3 6. Warunki udziału Wykonawcy w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień; b) posiadają niezbędny potencjał techniczny do wykonania przedmiotu zamówienia; tj. dysponują co najmniej dwiema salami szkoleniowymi spełniającymi wymagania określone zapytaniu ofertowym w tym samym czasie, c) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia, d) nie podlegają wykluczeniu z postępowania Z udziału w postępowaniu wykluczone są podmioty powiązane kapitałowo lub osobowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy, a Wykonawcą polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub osobowej, b. posiadaniu co najmniej 10% akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Ocena spełnienia warunków zgodnie z formułą spełnia-nie spełnia - nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę następujących oświadczeń: a) o posiadaniu uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, b) o posiadaniu niezbędnego potencjału technicznego do wykonania przedmiotu zamówienia, c) o znajdowaniu się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia, d) o niepodleganiu wykluczeniu z postępowania 7. Składanie ofert w postępowaniu 7.1. Sposób przygotowania oferty 1. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim techniką komputerową lub czytelnym pismem odręcznym (np. drukowane litery) 2. Oferta powinna być sporządzona na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania 3. Oferta powinna być podpisana przez osobę uprawnioną do działania w imieniu Wykonawcy. W przypadku, gdy ofertę podpisuje inna osoba niż uprawniona do działania w imieniu Wykonawcy do oferty należy dołączyć oryginał stosownego pełnomocnictwa.

Strona 4 7.2. Miejsce oraz termin składania ofert 1. Ofertę można złożyć: osobiście w biurze projektu, za pośrednictwem poczty na adres Zamawiającego lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: j.ziomek@crm.com.pl do dnia 09.11.2012 r. do godz. 17.00. 2. Oferta składana osobiście lub za pośrednictwem poczty powinna być włożona do nieprzezroczystej koperty opatrzonej napisem Oferta w postępowaniu nr 2/CRM/P2Pod/2012 nie otwierać przed 09.11. 2012 r., godz. 17.00 3. Oferty złożone po terminie wskazanym w pkt. 1 nie będą rozpatrywane. 4. Oferty niekompletne lub niespełniające stawianych wymagań (wskazanych w pkt 7.1.) podlegają odrzuceniu. 5. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 7.3. Termin związania ofertą Wykonawca będzie związany ofertą przez 30 dni od daty jej złożenia. 8. Sposób oceny ofert złożonych w postępowaniu 8.1. Kryteria oceny ofert. Informacja o wagach procentowych i sposobie ich przyznania 1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: a) Ceny (C) maksymalnie 70 % b) Doświadczenia (D) maksymalnie 30% c) 2. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która otrzyma najwyższą ocenę łączną (O). 3. Ocena łączna stanowi sumę ocen częściowych uzyskanych w ramach kryteriów wskazanych w punkcie 1. 4. Oceny częściowe uzyskane w ramach kryteriów wskazanych w punkcie 1. zaokrąglone zostaną do dwóch miejsc po przecinku. 5. Łączna ocena (O) zostanie dokonana według następującego wzoru: O = C + D, gdzie: 1. O ocena łączna wyrażona w punktach 2. C ocena ceny oferty wyrażona w punktach, 3. D ocena doświadczenia Wykonawcy wyrażona w punktach 6. Ocena ceny oferty (C) Za cenę oferty Wykonawca może uzyskać maksymalnie 70% Ocena punktowa ceny oferty będzie dokonywana według poniższego wzoru:

Strona 5 C = (C MIN /C X ) * 70%, gdzie: 9. Unieważnienie postępowania 1. C cena oferty 2. C MIN cena minimalna zaoferowana w postępowaniu 3. C X cena oferowana przez Wykonawcę 7. Ocena doświadczenia Wykonawcy (D) Za doświadczenie Wykonawca może uzyskać maksymalnie 30% Ocena doświadczenia Wykonawcy będzie dokonywana według poniższej metody: 30%: zostanie przyznanych Wykonawcy, który świadczył w okresie ostatnich 3 lat (tj. od dnia 20.10.2009 r. do dnia 20.10.2012 r.) chociaż jedną usługę restauracyjną spełniającą wymogi wskazane w punkcie 5 zapytania ofertowego dla 15 lub większej liczby minimum 18-osobowych grup 20%: zostanie przyznanych Wykonawcy, który świadczył w okresie ostatnich 3 lat (tj. od dnia 20.10.2009 r. do dnia 20.10.2012 r.) chociaż jedną usługę restauracyjną spełniającą wymogi wskazane w punkcie 5 zapytania ofertowego dla 8-14 minimum 18- osobowych grup 10%: zostanie przyznanych Wykonawcy, który świadczył w okresie ostatnich 3 lat (tj. od dnia 20.10.2009 r. do dnia 20.10.2012 r.) chociaż jedną usługę restauracyjną spełniającą wymogi wskazane w 5 zapytania ofertowego dla maksymalnie 1-7 minimum 18- osobowych grup 0%: zostanie przyznane Wykonawcy, który nie świadczył usług restauracyjną spełniających wymogi wskazane w 5 zapytania ofertowego Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta będzie odpowiadać wszystkim wymaganiom przedstawionym w zapytaniu ofertowym i zostanie oceniona jako najkorzystniejsza w oparciu o podane powyżej zasady oceny. Postępowanie zostanie unieważnione jeżeli: 1. Nie zostanie złożona co najmniej jedna oferta nie podlegająca odrzuceniu

Strona 6 2. Cena oferty najkorzystniejszej (na podstawie kryteriów oceny ofert) będzie wyższa niż Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie przedmiotu zamówienia Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postepowania z innych niż ww. przyczyn bez ich podania na każdym etapie postępowania. 10. Termin zakończenia postępowania Postępowanie zostanie rozstrzygnięte w terminie nieprzekraczającym 10 dni od upływu terminu do złożenia ofert. Wykonawcy, którzy złożyli oferty zostaną poinformowani o zakończeniu postępowania. 11. ISTOTNE POSTANOWIENIA UMOWNE 1. Termin płatności będzie wynosił 30 dni i będzie uwarunkowany dostępnością na wyodrębnionym dla projektu koncie. 2. Szczegółowe terminy i harmonogram godzinowy realizacji zamówienia zostanie przesłany najpóźniej na 7 dni przed realizacją zamówienia. 3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany okresu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych. 4. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy najpóźniej na dzień przed przyjazdem grupy. 5. Wykonawca wystawi fakturę po realizacji zamówienia, w tym za wyżywienie odpowiednio do liczby osób korzystających z wyżywienia. 12. Sposób kontaktowania się z Zamawiającym Osoba uprawniona do kontaktu ze strony Zamawiającego: Joanna Ćwiklińska-Ziomek Kontakt mailowy: j.ziomek@crm.com.pl Kontakt telefoniczny : 506-051-692 13. Załączniki Formularz ofertowy do zapytania ofertowego nr 2/CRM/P2Pod/2012

Strona 7. Pieczęć firmowa Wykonawcy.... Miejscowość, data OFERTA (dot. postępowania 2/CRM/P2Pod/2012) Ja, niżej podpisana/y działając w imieniu. z siedzibą, nr NIP..., nr REGON, adres mailowy..: 1. Przedstawiam w tabeli nr 1 - ofertę cenową na usługę wskazaną w zapytaniu ofertowym nr 2/CRM/P2Pod/2012 Lp Nazwa Cena jednostkowa netto Podatek VAT Cena jednostkowa brutto I Sala szkoleniowa (za 1 dzień szkoleniowy).. PLN.. PLN.. PLN II Wyżywienie (obiad + serwis kawowy) dla 16 osób w trakcie 1 dnia.. PLN.. PLN.. PLN 2. Oświadczam, że ceny wskazane w ofercie obejmują wszystkie elementy przedmiotu zamówienia wskazane w zapytaniu ofertowym nr 2/CRM/P2Pod/2012. 3. Przedstawiam opis doświadczenia w realizacji usług wskazanych w zapytaniu ofertowym nr 2/CRM/P2Pod/2012

Strona 8 Lp Zakres usługi Nazwa kontrahenta Okres realizacji usługi Liczba grup Liczebność grup 4. Oświadczam, że termin związania ofertą wynosi 30 dni od momentu jej złożenia. 5. Oświadczam, że posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 6. Oświadczam, że posiadam potencjał techniczny niezbędny do wykonania zamówienia, tj. dysponuję co najmniej dwiema salami szkoleniowymi spełniającymi wymagania określone zapytaniu ofertowym w tym samym czasie, 7. Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie przedmiotu zamówienia, 8. Oświadczam, że nie podlegam wykluczeniu z postępowania, tj. nie jestem osobowo i kapitałowo powiązany z Zamawiającym. 9. Do oferty załączam pełnomocnictwo do występowania w imieniu Wykonawcy 1..... Podpis osoby reprezentującej Wykonawcy 1 Jeżeli niepotrzebne proszę skreślić