Zatrudnieni mają głos? W 2011 to pracodawcy komunikowali się z pracownikami. W 2012 roku chcą odwrócić role i inspirować pracowników do tego, by ci chętniej dzielili się z nimi pomysłami i rozwiązaniami. Dzięki temu ma się poprawić efektywność - to wnioski z badania GFMP i portalu PRoto.pl. Komunikacja wewnętrzna i wynagrodzenia to dwa punkty tradycyjnie najgorzej wypadające w anonimowych badaniach opinii pracowniczej. Pracownicy skarżą się nie tylko na brak jasnych komunikatów ze strony zarządu i od przełożonych - częściej problemem jest poczucie bycia niewysłuchanym. Komunikacja w górę Badanie GFMP i portalu PRoto.pl wskazuje na znaczącą zmianę podejścia do komunikacji wewnętrznej w wielu firmach. Przedstawiciele działów komunikacji wewnętrznej, odpowiadając na pytanie o zadania realizowane w 2011 roku, wymieniali: komunikowanie zmian w firmie (71% badanych), komunikowanie określonego projektu (69%), doskonalenie istniejących narzędzi komunikacji (68%), organizowanie imprez i spotkań firmowych (63%), komunikowanie strategii / wizji / wartości / marki (61%), doskonalenia komunikacji góra-dół (48%) i sześć innych, by dopiero na 12 pozycji pojawiło się doskonalenie komunikacji dół góra (31%). Równocześnie pytanie o działania planowane w 2012 roku przyniosło na czwartym miejscu odpowiedź o doskonaleniu komunikacji dół-góra (pierwsze - wprowadzanie nowych narzędzi komunikacji, drugie - realizowanie projektów budowania zaangażowania pracowników, trzecie - rozwijanie umiejętności komunikacyjnych menedżerów). Skok z 12 na 4 miejsce jest rzeczywiście spektakularny, choć wzrost liczony w procentach niewielki (z 31% na 36%). Czy to oznacza, że firmy coraz bardziej dostrzegają wartość takiej komunikacji dla budowania zaangażowania pracowników? Czy może działy komunikacji planują przyszłość ustalając
prawdziwe priorytety, a życie i tak sprawia, że najwięcej uwagi poświęcają komunikowaniu zmian w firmie i określonych projektów? Na tę ostatnią odpowiedź mogłyby wskazywać wartości procentowe. Jak oceniają komunikację dół-góra dyrektorzy personalni we własnych firmach? Czy rzeczywiście jest czas na przełom, czy też czas na słuchanie pracowników jest zawsze? Paweł Berłowski Czekamy na Państwa opinie! Joanna Szymańska, specjalista ds.komunikacji w Tieto Poland: W Tieto mamy świadomość znaczenia, jakie dla efektywności działań firmy ma stała i transparentna komunikacja z pracownikami. Firma to przede wszystkim jej pracownicy ich opinie, pomysły, stan wiedzy o potrzebach i kondycji przedsiębiorstwa przekładają się bezpośrednio na jakość świadczonych usług, poczucie zaangażowania i niezbędności pracownika wobec pracodawcy. Staramy się więc tworzyć kanały, które umożliwią bieżącą komunikację zarówno w pionie, pomiędzy poziomami struktury organizacyjnej, jak również w każdej poziomej warstwie. Idea, która za tym stoi to skrócenie drogi komunikacji oraz przyspieszenie procesu podejmowania decyzji, co w organizacji macierzowej jest kluczowym czynnikiem sukcesu. Od wielu lat przeprowadzamy ankiety zadowolenia pracowników, badamy ich opinię na temat przełożonych i zarządzania firmą, inicjujemy spotkania (na żywo lub w formie on-line z opcją chatu), gdzie każdy na bieżąco może zadawać pytania i komentować przekazywane treści. Nowością w tym roku będzie funkcjonalność intranetu, która pozwoli na komentowanie informacji firmowych oraz blog stworzony specjalnie po to, by pracownicy mogli na bieżąco uczestniczyć w przygotowaniach do przeprowadzki w jednym z oddziałów firmy. Antoni Pawela, Dyrektor ds. Komunikacji Marketingowej, Żagiel SA: Komunikacja dół-góra w Żaglu funkcjonuje w coraz lepszy sposób. Świadczą o tym wyniki cyklicznego badania satysfakcji pracowników. Od końca pierwszego do końca trzeciego
kwartału minionego roku liczba pracowników firmy zadowolonych z poziomu komunikacji wewnętrznej wzrosła o ponad 10 proc. Ten wynik można bezpośrednio wiązać z wprowadzeniem w tym okresie nowych narzędzi komunikacji dół - góra. Należą do nich przede wszystkim organizowane regularnie czaty internetowe z przedstawicielami kierownictwa firmy oraz tzw. sesje wyjazdowe road show, w trakcie których członkowie Zarządu odpowiadają na pytania pracowników z oddziałów regionalnych. Korzystamy również z elektronicznego magazynu firmowego oraz koordynowanego przez HR programu Zgłoś swój pomysł. Jacek Lipski, Specjalista ds. Komunikacji Marketingowej, redaktor Newslettera i PORTalu pracowników Żagla: Coraz lepsze postrzeganie komunikacji wewnętrznej nie oznacza, że zamierzamy spocząć na laurach i cieszyć się tym, co mamy. W Żaglu wierzymy bowiem, że parafrazując słynne powiedzenie Ivy Lee, klasyka PR Pracownicy muszą być informowani. W tym celu ciągle doskonalimy firmową komunikację oddolną. Aktualnie pracujemy m.in. nad reaktywacją firmowego komunikatora wewnętrznego oraz rozbudową intranetu o funkcje społecznościowe, co ułatwi nawiązywanie dialogu i angażowanie pracowników w dyskusję. Magdalena Rusiecka, dyrektor ds. personalnych, Sephora Polska: Chcąc odpowiedzieć na pytania o komunikację wewnętrzną Sephora, należy zaznaczyć, czym kierujemy się tworząc naszą firmę. Po pierwsze, nie mamy rozróżnienia na komunikację oddolną i odgórną. Po drugie, dążenie do doskonałości jest naszą wartością, ale i codziennym celem nas wszystkich. W związku z tym, w 2012 roku, będziemy skupiali się na elementach, które podpowiadają nam pracownicy, m.in. na redukcji informacji, co w linii prostej usprawnia naszą pracę, szczególnie w okresie sprzedaży weekendowej. Jeśli mielibyśmy podzielić się dobrymi praktykami, byłyby to:
spotkania firmowe o charakterze mniej lub bardziej formalnym, w czasie których omawiamy strategię oraz miejsce, w którym jesteśmy, odbywają się minimum raz w miesiącu. Dwa razy w roku dzielimy się swoimi sukcesami w czasie ogólnofirmowej konferencji. Co kwartał, Dyrektor Generalny przekazuje bieżące wyniki w siedzibie firmy, na bieżąco zaś w czasie wizyt w terenie. Kultura otwartych drzwi, codziennej wymiany mailowej, telefonów, które zawsze są odbierane, a prośby konsekwentnie realizowane, to narzędzia dla nas podstawowe. dzielimy się swoimi aktywnościami, dobrymi praktykami, pozytywnym nastawieniem na łamach firmowego newslettera. Nie jest to tylko narzędzie komunikacji działu HR jego zawartość tworzą nasi pracownicy. Do codziennej komunikacji nie są nam potrzebne takie narzędzia jak ogólnofirmowy kalendarz aktywności, usprawniający przypływ informacji, choć takowe posiadamy. Podstawą codziennej, sprawnej komunikacji są dobre chęci i otwartość. W tym roku zdecydowaliśmy się podsumować nasze dotychczasowe działania w obszarze komunikacji, zadając naszym ludziom pytania o ich ocenę w badaniu Program Najlepsi Pracodawcy. Monika Waligóra, Dyr. ds. Komunikacji i PR, DHL Express (Poland) sp. z o.o.: Myślę, że wzrost znaczenia komunikacji dół-góra jest naturalny. Coraz więcej firm, a zwłaszcza menedżerów, widzi, że najwięcej wiedzy o klientach, o możliwościach usprawnień w firmie posiadają pracownicy. Menedżerowie na wiele rzeczy patrzą już z innej, dalszej perspektywy i przez to mniej mogą dostrzec. Dlatego staramy się zachęcić pracowników do mówienia, uważnie słuchamy ich i wyciągamy wnioski. Przez to organizacja się uczy. W DHL Express od pracownika do zarządu jest kilka szczebli i dotarcie z pytaniami czy opiniami z dołu do góry jest trudniejsze niż w małych firmach, ale staramy się jako dział komunikacji i dział HR-u takie możliwości stwarzać i obalać mity o niedostępności Zarządu i kadry menedżerskiej. Zachęcamy do zadawania pytań w ogóle taką przyjęliśmy zasadę. Uważamy, że nasi pracownicy mają bardzo duży wpływ na to, co się w firmie dzieje, jakie uzyskuje ona wyniki i przede wszystkim na to jak postrzegają ją klienci.
Mamy wdrożone różne narzędzia komunikacyjne dół-góra. Są to newslettery firmowe Info Ekspress i Aktualności Sprzedażowo- Operacyjne. Redagują je sami pracownicy dział komunikacji składa to w całość i dba, aby każdy artykuł był wykorzystany. Mamy też Anonimową Skrzynkę Pytań narzędzie intranetowe, gdzie każdy może zadać anonimowo pytanie i uzyskać (już nie anonimowo) odpowiedź. W 2011 roku pracownicy zadali ponad 400 takich pytań. Jedne łatwe, inne trudne ważne, że ludzie zadają pytania to pokazuje, że nie są obojętni. Taką samą anonimową skrzynkę uruchamiamy w 2012 roku dla naszych kurierów, którzy nie są pracownikami etatowymi, ale współpracują z nami jako osoby prowadzące działalność gospodarczą. Mają oni własną stronę internetową na zewnętrznych serwerach i chcemy, żeby również mogli komunikować się z nami w bezpośredni sposób. Przy ważnych wydarzeniach komunikowanych przez firmę pracownikom (np. komunikacja priorytetów na nadchodzący rok), zawsze zbieramy opinie w formie krótkich ankiet, zawierających maksymalnie pięć pytań. Uzyskujemy około 20-proc. zwrot, co w przypadku takich doraźnych akcji należy uznać za duży sukces. W przypadku corocznego badania opinii pracowniczej frekwencja wynosi ponad 90-proc.! Organizujemy videokonferencje Zarządu dla pracowników, w ich trakcie mogą oni zadawać pytania za pomocą czatu Poza tym, nie stronimy od komunikacji twarzą w twarz, która cieszy się zawsze dużym zainteresowaniem. Organizujemy duże konferencje (ponad 300 osób) lub mniejsze spotkania i zawsze staramy się, aby pracownicy się do nich przygotowali. Podzieleni na grupy uczestnicy przygotowują informacje na temat swoich wspólnych działań i planów, które są potem monitorowane przez przełożonych. Staramy się, aby spotkania były bardzo interaktywne i aby każdy z uczestników miał realną szansę wypowiedzi. Spotkania takie są okazją do zdobycia wiedzy merytorycznej ale też stanowią kolejną możliwość rozmowy z kadrą menedżerską i Zarządem- nie tylko w formalnej atmosferze. Mamy też arenę pracowniczą spotkania pracowników z menedżerami w dużych jednostkach, gdzie można przyjść, zadać pytania ale także porozmawiać o problemach i możliwościach ich wspólnego rozwiązania.. Cyklicznie dbywają się również spotkania z Zarządem w różnych lokalizacjach. W DHL działa system Idea Management, promujący aktywny udział pracowników w
generowaniu pomysłów na usprawnienia w firmie. Wykorzystujemy dostępne technologie, staramy się aktywizować pracowników poprzez częste kontakty osobiste z kadrą menedżerską. Kładziemy szczególny nacisk na zadawanie pytań i na komunikację oddolną bo informacje z samego dołu są wiarygodne i niezwykle wartościowe dla osób zarządzających.