Załącznik do Zarządzenia Nr 14/2013 z dnia 3 czerwca 2013 r. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku

Transkrypt

1

2 Załącznik do Zarządzenia Nr 14/2013 z dnia 3 czerwca 2013 r. Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku Powiatowy Urząd Pracy w Słupsku PROCEDURA KOMUNIKACJI WEWNĘTRZNEJ W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY W SŁUPSKU

3 1. CEL PROCEDURY Celem procedury jest usprawnienie przepływu informacji wewnątrz Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. 2. PRZEDMIOT PROCEDURY Procedura określa zasady przepływu informacji w strukturze pionowej (między Kierownictwem, a pracownikami) i poziomej (między komórkami organizacyjnymi Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku). 3. TERMINOLOGIA (definicje, skróty) - Komunikacja wewnętrzna - obejmuje przede wszystkim kanały kontaktu między poszczególnymi szczeblami Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. Podstawowym działaniem w zarządzaniu komunikacją wewnętrzną Urzędu jest ułatwienie pracownikom kontaktu z kierownictwem. Jej głównym celem jest poprawa efektywności organizacji pracy przez usprawnienie przepływu informacji. - Komunikacja pionowa - dotyczy najczęściej komunikatów formalnych przepływających pomiędzy pracownikami i ich przełożonymi w celu osiągania założonych celów, przekazania informacji i poleceń, a także zasygnalizowania spraw wymagających szczególnej uwagi lub rozwiązania problemu. Mówimy wówczas o komunikacji skierowanej ku dołowi. Możemy mieć również do czynienia z odwrotnym kierunkiem komunikacji pionowej skierowanej ku górze. Ma to miejsce gdy podwładni informują przełożonych o swoich osiągnięciach, stopniu wykonanych zadań, występujących w pracy problemach itp. - Komunikacja pozioma - ulepsza koordynację w organizacji i pomaga w rozwiązywaniu problemów. Przebiega ona między członkami tej samej grupy lub pracownikami pełniącymi funkcje na tym samym poziomie. Komunikacja ta może mieć charakter formalny jak i nieformalny. - Informacja zwrotna - udzielona jest pracownikowi na temat efektów jego pracy w sposób bezpośredni i zrozumiały. Dotyczy zarówno informacji pozytywnej jak i negatywnej.

4 - Dekretacja - skierowanie sprawy do odpowiedniej komórki organizacyjnej w celu jej załatwienia. W Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku obowiązuje papierowy oraz elektroniczny system obiegu dokumentów TALGOS. Pozwala on na sprawne zarządzanie dokumentami oraz umożliwia prawidłowy przepływ informacji. Platforma zamienia papierową formę dokumentów na elektroniczną, co powoduje, że dokument jest trwalszy i łatwiej dostępny dla pracowników. 4. WŁAŚCICIEL ODPOWIEDZIALNY ZA AKTUALIZACJĘ Kierownik Działu Organizacyjnego 5. ZAKRES OBOWIĄZYWANIA Procedura obowiązuje wszystkich pracowników Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. 6. ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJE Rolą Dyrektora Urzędu jest: - komunikowanie wizji i misji Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku, - przekazywanie pracownikom informacji o celach, planach, strategii rozwoju, - informowanie o wynikach pracy, - budowanie atmosfery współpracy i zaangażowania. Rolą kierowników komórek organizacyjnych jest: - przekazywanie pracownikom informacji uzyskanych od najwyższego kierownictwa, - udostępnianie pracownikom wszystkich informacji niezbędnych do wykonywania bieżącej pracy, - udzielanie informacji zwrotnej dotyczącej wyników pracy, - wspieranie pracowników w realizacji pomysłów usprawnienia pracy Urzędu, - rozpowszechnianie dobrych praktyk, - umożliwienie i wspieranie przepływu informacji między komórkami organizacyjnymi Powiatowego Urzędu Pracy w Słupsku. Rolą pracowników jest: - dzielenie się informacją i wiedzą z innymi pracownikami, - poddawanie pomysłów i inicjowanie procesu doskonalenia pracy własnej i całego Urzędu,

5 - dokładne zapoznanie się z informacjami otrzymywanymi od kierownictwa, - korzystanie z wszystkich dostępnych kanałów (sposobów) przekazywania informacji. 7. SZCZEGÓŁOWE ZASADY POSTĘPOWANIA Komunikacja wewnętrzna polega na wymianie informacji między poszczególnymi szczeblami w strukturze organizacyjnej Urzędu. Informacje mogą być przekazywane ustnie, pisemnie, wirtualnie lub osobiście, indywidualnie lub grupowo. Należy przestrzegać zasady, że szybki obieg pisma i terminowe załatwienie sprawy jest równoważne z właściwym jej załatwieniem pod względem merytorycznym. Informacja powinna być sformułowana w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny. Na system komunikacji wewnętrznej w Urzędzie składają się następujące elementy: a.1) zarządzenia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy i wytyczne przekazywane w pismach okólnych Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy: a.2) system spotkań obejmujący: a.2.a) narady kierownictwa są zwoływane przez Dyrektora Urzędu, odbywają się z udziałem Zastępcy Dyrektora, Głównego księgowego oraz kierowników komórek organizacyjnych, w celu omówienia kluczowych dla Urzędu spraw, problemów związanych z realizacją zadań bądź określenia kierunków działań; a.2.b) spotkania kierowników komórek organizacyjnych z pracownikami są zwoływane zależnie od potrzeb, w celu przekazania informacji oraz wytycznych dotyczących kierunków działania. Kluczowe stanowiska referują w skrócie swoje działania oraz omawiają zmiany w przepisach prawnych, na których pracują; a.2.c) indywidualne rozmowy z pracownikami zgodnie z dekretacją na korespondencji wykorzystującej system kodów oraz z inicjatywy pracownika w sprawach związanych z funkcjonowaniem Urzędu; a.3) przepływ informacji pomiędzy pracownikami Urzędu (tej samej komórki organizacyjnej lub różnych komórek organizacyjnych), w przypadku współpracy przy realizacji

6 tego samego zadania. Zalecana jest pisemność przekazywania informacji oraz zachowywanie wydruków i, w przypadku drogi elektronicznej przepływu informacji; a.4) zespoły zadaniowe powstają na wyraźne potrzeby Urzędu, powoływane są na podstawie Zarządzenia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy. Odpowiedzialne są za przebieg i końcową realizację powierzonego zadania. W zarządzeniu Dyrektor Urzędu wskazuje osobę koordynującą pracę danego zespołu; a.5) tablice ogłoszeń oraz sieć wewnętrzna i poczta elektroniczna; a.6) bieżąca współpraca z Zarządem oraz Radą Powiatu Słupskiego polegająca na udziale Dyrektora Urzędu, Zastępcy Dyrektora Urzędu lub kierowników komórek organizacyjnych w posiedzeniach Zarządu, pracach komisji stałych i Sesjach Rady Powiatu Słupskiego. 8. MONITORNIG PROCEDURY Czynności związane z monitorowaniem Procedury komunikacji wewnętrznej w Powiatowym Urzędzie Pracy w Słupsku prowadzone są na bieżąco przez kierowników komórek organizacyjnych. Raz w roku (po I półroczu) kierownicy komórek organizacyjnych przeprowadzą badania ankietowe z obszaru komunikacji wewnętrznej. Raporty z tych badań przekazane do Działu Organizacyjnego będą stanowiły podstawę do weryfikacji i doskonalenia procedury.