PROTOKÓŁ. Kontrola w zakresie świadczeń rodzinnych

PROTOKÓŁ kontroli problemowej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu przez Grzegorza Nowak - osoba odpowiadająca za przeprowadzanie kontroli instytucjonalnej na podstawie upoważnienia Wójta Gminy Rudziniec Nr 01/2010 z dnia 26.05.2010r. Zakres kontroli: Kontrola w zakresie świadczeń rodzinnych Okres przeprowadzenia kontroli: od dnia 26.05.2010r. do dnia 09.06.2010r. Miejsce przeprowadzenia kontroli: siedziba Urzędu Gminy w Rudzińcu ul. Gliwicka 26. Okres objęty kontrolą: od dnia 01.01.2010 r. do 30.04.2010r.. Kontrolę przeprowadzono w oparciu o poniższe akty prawne: 1/ Ustawa z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych ( Dz. U. z 2006r. Nr 139 poz. 992 z późniejszymi zmianami ). 2/ Ustawa z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego ( Dz. U. z 2000r. Nr 98 poz. 1071 z późniejszymi zmianami ). 3/ Ustawa z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych ( Dz. U. z 2005r. Nr 249 poz.2104 z późniejszymi zmianami ). 4/ Rozporządzenie Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne ( Dz. U. z 2005r. Nr 105 poz. 881 z późniejszymi zmianami ). 5/Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej ( Dz. U. z 2010r. Nr 20 poz. 103 ). 6/ Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. z 2010r. Nr 38 poz. 207 ). 7/ Uchwała Nr XXXVIII/512/09 Rady Gminy Rudziniec z dnia 29 grudnia 2009r. w sprawie uchwalenia budżetu Gminy Rudziniec na 2010 rok. 8/ Zarządzenie Nr 214/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 31 grudnia 2009 w sprawie przyjęcia planu wykonawczego budżetu Gminy Rudziniec na 2010r.. Podczas przeprowadzenia kontroli informacji i wyjaśnień udzielali: Pani Mariola Dusza Skarbnik Gminy Rudziniec, 1

Pani xxxxxxxxx 1 Inspektor ds. świadczeń rodzinnych, oraz pozostali pracownicy Urzędu odpowiedzialni za bieżącą realizacje kontrolowanych zagadnień. USTALENIA KONTROLI STAN FAKTYCZNY I. Zgodnie z art. 20 ust.1 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych, organ właściwy realizuje zadania w zakresie świadczeń rodzinnych jako zadanie zlecone z zakresu administracji rządowej. Zgodnie z art. 23 ust. 1 i 2 ww ustawy : Ustalenie prawa do świadczeń rodzinnych oraz ich wypłata następują odpowiednio na wniosek małżonków, jednego z małżonków, rodziców, jednego z rodziców, opiekuna faktycznego dziecka, opiekuna prawnego dziecka, osoby uczącej się, pełnoletniej osoby niepełnosprawnej lub innej osoby upoważnionej do reprezentowania dziecka lub pełnoletniej osoby niepełnosprawnej. Wniosek składa się w urzędzie gminy lub miasta właściwym ze względu na miejsce zamieszkania osoby, o której mowa w ust. 1. Do świadczeń rodzinnych zgodnie z art. 2 ww ustawy należą: - zasiłek rodzinny oraz dodatki do zasiłku rodzinnego, - świadczenia opiekuńcze: zasiłek pielęgnacyjny i świadczenie pielęgnacyjne, - zapomoga wypłacana przez gminy na podstawie art. 22a, - jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się dziecka. W Urzędzie Gminy Rudziniec sprawy związane z udzielaniem świadczeń rodzinnych prowadzi Inspektor ds. świadczeń rodzinnych zatrudniony na ww stanowisku od dnia 15.04.2004 roku. Zakres czynności z dnia 01.09.2008r. przewidywał następujące obowiązki na ww stanowisku związane ze świadczeniami rodzinnymi a) Wydawanie wniosków ( druków ) na świadczenia rodzinne zgodnie ze wzorem zawartym w ustawie o świadczeniach rodzinnych według: - świadczenia podstawowe: zasiłki rodzinne oraz dodatki, - świadczenia opiekuńcze: zasiłek i świadczenia pielęgnacyjne. b) Rejestrowanie i weryfikacja składanych wniosków na świadczenia rodzinne. c) Przygotowywanie decyzji o przyznaniu: - zasiłków rodzinnych, w tym dodatków, - świadczeń opiekuńczych ( zasiłki i świadczenia pielęgnacyjne ). d) Przygotowywanie na podstawie wydanych decyzji list wypłat świadczeń rodzinnych. 1 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzanie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 2

e) Przygotowywanie przelewów. f) Wypisywanie czekówki. II. W okresie objętym kontrolą tj. od 01.01.2010r. do tut. Urzędu złożono 85 wniosków o przyznanie świadczeń. Załącznik Nr 1 do niniejszego protokołu stanowi wykaz wniosków złożonych w okresie objętym kontrolą oraz wydanych na ich podstawie decyzji. Na podstawie składanych wniosków Inspektor ds. świadczeń rodzinnych przygotowuje decyzje w sprawie świadczeń rodzinnych, a następnie przekazuje je Wójtowi lub jego zastępcy do podpisu. Zastępca Wójta wydaje decyzje na podstawie upoważnienia z dnia 18.05.2009r.. W okresie objętym kontrolą wydano 90 decyzji w sprawie świadczeń rodzinnych, których wykaz stanowi załącznik nr 2 do niniejszego protokołu. Do kontroli wytypowano wyrywkowo postępowania w zakresie świadczeń rodzinnych z uwzględnieniem różnorodności udzielonych świadczeń. Kontrolą objęto postępowania wszczęte na wnioski wykazane w poz. 2,12,18,22,23,29,31,32,42,52,54,62,72 i 82 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu. Powyższe postępowania obejmowały świadczenia rodzinne w poniższym zakresie: 1. W zakresie zasiłków rodzinnych - kontrolą objęto postępowania wszczęte na wnioski ujęte pod nr 18 i 31 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu i stwierdzono, że: a) Wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego Nr 18 został złożony w tut. Urzędzie w dniu 20.01.2010r. - wniosek zawierał dane wymienione w art. 23 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych był zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie rodzinne. - do wniosku dołączono załączniki wymagane w 2 pkt 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne z wyjątkiem zaświadczeń lub oświadczeń stwierdzających wysokość dochodu rodziny ( 2 pkt 2 ppkt. 6 ww rozporządzenia ). Wnioskodawca wystąpił we wniosku o przyznanie zasiłku rodzinnego na dwoje dzieci tymczasem wydana decyzja Nr 17/DM.6/R/dn.1246/10 z dnia 21.01.2010r. wskazuje na przyznanie prawa do zasiłku rodzinnego dla jednego dziecka w związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds. świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Nr 17/DM.6/R/dn.1246/10 z dnia 21.01.2010r. zmieniającą decyzję ustalającą prawo do 3

zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego w zakresie przyznano prawo do zasiłku rodzinnego w wysokości 68,00 zł. na okres od 01.01.2010r. do 31.10.2010r.. Decyzja została dostarczona stronie w dniu 02.02.2010r. - wysłano pocztą. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. b) Wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego Nr 31 został złożony w tut. Urzędzie w dniu 02.02.2010r. - wniosek zawierał dane wymienione w art. 23 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych był zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie rodzinne. - do wniosku dołączono zaświadczenia o dochodach z Urzędu Skarbowego nie wykazano faktu ich dołączenia w odpowiedniej pozycji wniosku, nie dołączono natomiast do wniosku uwierzytelnionej kopii dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek rodzinny, oraz skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub inny dokument urzędowy potwierdzający wiek dziecka co było niezgodne z 2 pkt 2 ppkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. W związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds. świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. - na podstawie złożonego wniosku wójt gminy Rudziniec wydał decyzję Nr 26/DP.6/P/3611/10 z dnia 09.02.2010r. przyznającą prawo do zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku rodzinnego w zakresie przyznano prawo do zasiłku rodzinnego w wysokości 273,00 zł. ( troje dzieci po 91,00 zł. na każde dziecko ) na okres od 01.02.2010r. do 31.08.2010r. jedno dziecko oraz od 01.02.2010r. do 31.10.2010r. na dwoje dzieci. Decyzja została dostarczona stronie w dniu 12.02.2010r. - wysłano pocztą. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. 2. W zakresie dodatków do zasiłku rodzinnego z tytułu: 4

a) urodzenia dziecka kontrolą objęto postępowania wszczęte na wnioski ujęte pod nr.2 i 23 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu i stwierdzono, że: Wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego Nr 2 został złożony w tut. Urzędzie w dniu 05.01.2010r.. - wniosek zawierał dane wymienione w art.23 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych był zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie rodzinne. - do wniosku dołączono zaświadczenia o dochodach z Urzędu Skarbowego nie wykazano faktu ich dołączenia w odpowiedniej pozycji wniosku, nie dołączono natomiast do wniosku uwierzytelnionej kopii dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek rodzinny, oraz skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub inny dokument urzędowy potwierdzający wiek dziecka co było niezgodne z 2 pkt 2 ppkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. W związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds. świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Nr 3/DP.6/A/3579/10 z dnia 21.01.2010r. przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku rodzinnego w zakresie przyznano prawo do zasiłku rodzinnego w wysokości 68,00 zł. na okres od 01.01.2010r. do 31.10.2010r. oraz jednorazowy dodatek z tytułu urodzenia dziecka w wysokości 1 000,00 zł.. Decyzja została dostarczona stronie w dniu 28.01.2010r. - wysłano pocztą. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. Wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego Nr 23 został złożony w tut. Urzędzie w dniu 26.01.2010r.. - wniosek zawierał dane wymienione w art.23 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych był zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie rodzinne. 5

- do wniosku dołączono zaświadczenia o dochodach z Urzędu Skarbowego nie wykazano faktu ich dołączenia w odpowiedniej pozycji wniosku, nie dołączono natomiast do wniosku uwierzytelnionej kopii dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o zasiłek rodzinny, oraz skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka lub inny dokument urzędowy potwierdzający wiek dziecka co było niezgodne z 2 pkt 2 ppkt 1 i 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. Wniosek nie został podpisany przez wnioskodawcę. Brak wykazania we wniosku członków rodziny część I pkt 3 wniosku; wnioskodawca wskazał we wniosku, że jest żonaty brak wskazania w części VIII wniosku dochodów małżonka. W związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Nr 24/DP.6/A/3607/10 z dnia 09.02.2010r. przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku rodzinnego w zakresie przyznano prawo do zasiłku rodzinnego w wysokości 68,00 zł. na okres od 01.01.2010r. do 31.10.2010r. oraz jednorazowy dodatek z tytułu urodzenia dziecka w wysokości 1 000,00 zł.. Kontrolą objęto elementy wydanej decyzji i stwierdzono, że decyzja zawiera wszystkie elementy wymienione w art.107 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania Decyzja została dostarczona stronie w dniu 11.02.2010r. - wysłano pocztą. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. b) opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego kontrolą objęto postępowanie wszczęte na wniosek ujęty pod nr 29 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu i stwierdzono, że: Wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego Nr 29 został złożony w tut. Urzędzie w dniu 28.01.2010r.. - wniosek zawierał dane wymienione w art.23 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych był zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie rodzinne. - do wniosku dołączono zaświadczenie pracodawcy o udzieleniu urlopu wychowawczego oraz o okresie, na jaki urlop wychowawczy został udzielony, zaświadczenie o co najmniej sześciomiesięcznym okresie pozostawania w stosunku pracy bezpośrednio przed uzyskaniem prawa do urlopu wychowawczego, zaświadczenie organu emerytalno-rentowego 6

stwierdzające, że osoba ubiegająca się była zgłoszona do ubezpieczeń społecznych zgodnie z wymogami 3 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. Brak wykazania we wniosku członków rodziny część I pkt 3 wniosku; Nr 25/DM.6/R/dn.1253/10 z dnia 08.02.2010r. zmieniającą decyzję ustalającą prawo do zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku rodzinnego w zakresie przyznano prawo do dodatku z tytułu opieki nad dzieckiem w okresie urlopu wychowawczego w wysokości 400,00 zł. miesięcznie na okres od 28.01.2010r. do 31.01.2010r. w kwocie 53,40 zł. oraz na okres od 01.02.2010r. do 31.03.2010r. w wysokości 400,00 zł.. Decyzja została dostarczona stronie w dniu 12.02.2010r. - wysłano pocztą. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. c) samotnego wychowywania dziecka kontrolą objęto postępowanie wszczęte na wniosek ujęty pod nr 22 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu i stwierdzono, że: Wniosek o ustalenia prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego Nr 22 został złożony w tut. Urzędzie w dniu 22.01.2010r. - wniosek zawierał dane wymienione w art. 23 ust.3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych był zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenie rodzinne. - do wniosku dołączono zaświadczenie z Urzędu Skarbowego, zaświadczenia ze szkoły o uczęszczaniu do szkoły oraz kopię skróconego aktu zgonu drugiego z rodziców dziecka. Nie wykazano faktu dołączenia załączników w odpowiedniej pozycji wniosku. Nr 22/DM.6/R/dn.1250/10 z dnia 08.02.2010r. zmieniającą decyzję ustalającą prawo do zasiłku rodzinnego i dodatków do zasiłku rodzinnego w zakresie przyznano prawo do dodatku z tytułu samotnego wychowywania dziecka w wysokości 340,00 zł. ( dwoje dzieci po 170,00 zł. na dziecko ) miesięcznie na okres od 01.01.2010r. do 31.10.2010r. na jedno dziecko oraz na okres od 01.01.2010r. do 31.08.2010r. na drugie dziecko. 7

Decyzja została dostarczona stronie w dniu 11.02.2010r. - wysłano pocztą. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. 3. Jednorazowa zapomoga z tytułu urodzenia się żywego dziecka tzw. becikowe kontrolą objęto postępowania wszczęte na wnioski ujęte pod nr 52, 72 i 82 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu. a) w postępowaniu wszczętym na wniosek nr 52 stwierdzono, m.in. : - wniosek o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka został złożony do tut. Urzędu w dniu 03.03.2010r. - dot. dziecka urodzonego w dniu 21.02.2010r. - termin złożenia wniosku jest zgodny z określonym w art. 15 b ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych. - do wniosku dołączono zaświadczenie lekarskie, o fakcie pozostawania przez kobietę pod opieką medyczną od 6 tygodnia ciąży tj. zgodnie z terminem określonym w art. 15 b ust. 5 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych. Nr 40/DP.6/A/3629/10 z dnia 04.03.2010r. przyznającą prawo do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w wysokości 1 000,00 zł. wypłacanej jednorazowo w terminie do końca miesiąca. Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 26.03.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. b) w postępowaniu wszczętym na wniosek nr 72 stwierdzono, m.in. : - wniosek o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka został złożony do tut. Urzędu w dniu 13.04.2010r. - dot. dziecka urodzonego w dniu 06.04.2010r. - termin złożenia wniosku jest zgodny z określonym w art. 15 b ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych. - do wniosku dołączono zaświadczenie lekarskie, o fakcie pozostawania przez kobietę pod opieką medyczną od 9 tygodnia ciąży tj zgodnie z terminem określonym w art. 15 b ust. 5 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych. 8

Nr 56/DP.6/A/3664/10 z dnia 22.04.2010r. przyznającą prawo do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w wysokości 1 000,00 zł. wypłacanej jednorazowo w terminie do końca miesiąca. Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 06.05.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. c) w postępowaniu wszczętym na wniosek nr 82 stwierdzono, m.in. : - wniosek o ustalenie prawa do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia dziecka został złożony do tut.. Urzędu w dniu 29.04.2010r. dot. dziecka urodzonego w dniu 31.03.2010r. - termin złożenia wniosku jest zgodny z określonym w art. 15 b ust. 3 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych. - do wniosku dołączono zaświadczenie lekarskie, o fakcie pozostawania przez kobietę pod opieką medyczną od 8 tygodnia ciąży tj. zgodnie z terminem określonym w art. 15 b ust. 5 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych. Nr 59/DP.6/P/3678/10 z dnia 05.05.2010r. przyznającą prawo do jednorazowej zapomogi z tytułu urodzenia się dziecka w wysokości 1 000,00 zł. wypłacanej jednorazowo w terminie do końca miesiąca. Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 20.05.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku rodzinnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. 4. W zakresie świadczeń opiekuńczych: a) zasiłek pielęgnacyjny kontrolą objęto postępowania wszczęte na wnioski ujęte pod nr 42 i 54 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu i stwierdzono, że: w sprawie postępowania na wniosek nr 42 - wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego został złożony do tut. Urzędu w dniu 11.02.2010r. - z tytułu niepełnosprawności, 9

- do wniosku dołączono orzeczenie o niepełnosprawności z dnia 27.01.2010r. tj. zgodnie z wymogiem 6 pkt 2 ppkt 1 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne, - do wniosku dołączono także prośbę z dnia 10.02.2010r. o przekazywanie zasiłku pielęgnacyjnego przelewem na konto stwierdzono brak wskazania numeru konta bankowego w powyższym piśmie. W związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds. świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Nr 8/DP.6/P/3622/10 z dnia 19.02.2010r. przyznającą prawo zasiłku pielęgnacyjnego w wysokości 153,00 zł. miesięcznie począwszy od stycznia 2010r. do 31.01.2011r. wypłacany w terminie do końca każdego miesiąca, Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 03.03.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku pielęgnacyjnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. W sprawie postępowania na wniosek nr 54: - wniosek o ustalenie prawa do przyznania zasiłku pielęgnacyjnego został złożony do tut. Urzędu w dniu 05.03.2010r. - z tytułu niepełnosprawności, - do wniosku dołączono orzeczenie o stopniu niepełnosprawności z dnia 03.08.2007r. tj. zgodnie z wymogiem 6 pkt 2 ppkt 1 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne, Nr 16/DP.6/A/3654/10 z dnia 22.03.2010r. przyznającą prawo zasiłku pielęgnacyjnego w wysokości 153,00 zł. miesięcznie począwszy od marca 2010r. bezterminowo wypłacany w terminie do końca każdego miesiąca w kasie Urzędu Gminy, Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 24.03.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do zasiłku pielęgnacyjnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. 10

b) świadczenie pielęgnacyjne kontrolą objęto postępowania wszczęte na wnioski ujęte pod nr 12 i 32 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu i stwierdzono, że: w sprawie postępowania na wniosek Nr 12: - wniosek o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego został złożony do tut. Urzędu w dniu 15.01.2010r., - do wniosku dołączono orzeczenie o stopniu niepełnosprawności z dnia 31.10.2007r. oraz uwierzytelnioną kopię dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o świadczenie pielęgnacyjne tj. zgodnie z wymogiem 7 ust. 2 pkt 1 i 3 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. Nie wykazano faktu dołączenia załączników w odpowiedniej pozycji wniosku. Nr 4/DP.6/P/3592/10 z dnia 21.01.2010r. przyznającą prawo do świadczenia pielęgnacyjnego w wysokości 520,00 zł. miesięcznie począwszy od 01.01.2010r. do 31.01.2070r. wypłacanego w terminie do końca każdego miesiąca w kasie Urzędu Gminy, przyznanie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego w wysokości pełnej tj. 520,00 zł. za miesiąc styczeń 2010r. jest niezgodne z art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada o świadczeniach rodzinnych, stanowiącym, że: Świadczenie pielęgnacyjne przysługujące za niepełne miesiące kalendarzowe wypłaca się w wysokości 1/30 świadczenia pielęgnacyjnego za każdy dzień, ponieważ wniosek wpłynął do tut. Urzędu w dniu 15.01.2010r. od tego dnia powinno zostać przyznane świadczenie pielęgnacyjne. W sprawie powyższego pobrano ustne wyjaśnienia od inspektora ds. świadczeń rodzinnych protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 28.01.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do świadczenia pielęgnacyjnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. w sprawie postępowania na wniosek nr 32: - wniosek o ustalenie prawa do świadczenia pielęgnacyjnego został złożony do tut. Urzędu w dniu 05.02.2010r.. - do wniosku dołączono orzeczenie o stopniu niepełnosprawności z dnia 08.11.2005r. oraz uwierzytelnioną kopię dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o świadczenie pielęgnacyjne tj. zgodnie z wymogiem 7 ust. 2 pkt 1 i 3 rozporządzenia 11

Ministra Polityki Społecznej z dnia 2 czerwca 2005r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne. W pozycji stanowiącej o załącznikach do wniosku wskazano tylko na załączenie orzeczenia o stopniu niepełnosprawności brak wskazania o załączeniu do wniosku uwierzytelnionej kopii dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby ubiegającej się o świadczenie pielęgnacyjne, kopii decyzji z dnia 13.09.2006r. z PUP w Gliwicach, kopii świadectwa pracy z dnia 15.11.1994r. oraz 03.04.1997r. Nr 8/DP.6/A/3613/10 z dnia 09.02.2010r. przyznającą prawo do świadczenia pielęgnacyjnego w wysokości 520,00 zł. miesięcznie począwszy od 01.03.2010r. do 31.01.2070r. ( za okres od 05.02.2010r. do 28.02.2010r. - 416,00 zł. ) wypłacanego w terminie do końca każdego miesiąca w kasie Urzędu Gminy, Decyzja została dostarczona stronie pocztą w dniu 11.02.2010r.. Stwierdzono, że decyzja przyznająca prawo do świadczenia pielęgnacyjnego została wydana zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie świadczeń rodzinnych. Kwoty oraz terminy wypłaconych świadczeń rodzinnych objętych kontrolą przedstawia tabela stanowiąca załącznik nr 4 do niniejszego protokołu. Ponadto na podstawie analizy danych wykazanych w rejestrach składanych wniosków i wydanych decyzji stwierdzono m.in. że: - wszystkie wnioski są ujmowane w rejestrze chronologicznie wyj. stanowi wniosek z dnia 11.02.2010r. ujęty pod nr 42 wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu podczas gdy wnioski nr od 37 do 41 wskazują na ich złożenie po dniu 11.02.2010r., - wydano decyzję Nr 32/DM.6/R/dn.1256/10 w dniu 18.02.2010r. na wniosek złożony w tut. Urzędzie w dniu 19.02.2010r. - zaistnienie powyższego wskazuje na wydanie decyzji przed złożeniem wniosku, - wydanie na wniosek z dnia 20.01.2010r. ujęty pod nr 18 wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszego protokołu dwóch decyzji Nr 16/DM.6/R/dn.1245/10 z dnia 22.01.2010r. przyznającej dodatek do zasiłku rodzinnego z tytułu urodzenia dziecka oraz 17/DM.6/R/dn.1246/10 z dnia 21.01.2010r. przyznającej prawo do zasiłku rodzinnego, zamiast wydania jednej decyzji przyznającej zasiłek rodzinny wraz z dodatkiem z tytułu urodzenia dziecka. W związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. 12

III. Pierwotny plan finansowy na 2010r. wynosił w Dziale 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85212 Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 3110 świadczenia społeczne, kwotę 1 545 632,00 zł. na podstawie Zarządzenia Nr 214/09 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 31 grudnia 2009r. w sprawie przyjęcia planu wykonawczego Gminy Rudziniec na 2010r.. Planowana kwota wydatków do ostatniego dnia objętego kontrolą tj. do dnia 30.04.2010r. nie zmieniła się. Poniższa tabela przedstawia wydatki w poszczególnych miesiącach w oparciu o dane wykazane w sprawozdaniach Rb 28S Okres sprawozdawczy Kwota planowana Kwota zrealizowana Od 01.01.2010r. do 31.01.2010r. 1 545 632,00 zł. 120 245,91 zł. Od 01.01.2010r. do 28.02.2010r. 1 545 632,00 zł. 239 187,81 zł. Od 01.01.2010r. do 31.03.2010r. 1 545 632,00 zł. 355 819,58 zł. Od 01.01.2010r. do 30.04.2010r. 1 545 632,00 zł. 474 097,48 zł. Kwoty wypłaconych świadczeń rodzinnych w okresie objętym kontrolą przedstawiały się następująco: Wypłacone w miesiącu: Gotówką w kasie Przekaz pocztowy Przelewem na konto Razem Styczeń 2010r. 51 559,00 zł. 1 071,00 zł. 52 335,70 zł. 104 965,70 zł. Luty 2010r. 50 691,00 zł. 1 071,00 zł. 50 779,40 zł. 102 541,40 zł. Marzec 2010r. 52 679,00 zł. 918,00 zł. 47 583,00 zł. 101 180,00 zł. Kwiecień 2010r. 51 043,00 zł. 918,00 zł. 49 751,00 zł. 101 712,00 zł. Razem: 205 972,00 zł. 3 978,00 zł. 200 449,10 zł. 410 399,10 zł. Ponadto opłacano składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe za osoby otrzymujące świadczenia rodzinne w następujących kwotach i terminach: - 2 123,21 zł. w dniu 29.01.2010r., - 1 990,50 zł. w dniu 26.02.2010r. - 2 494,77 zł. w dniu 30.03.2010r. - 2 255,90 zł. w dniu 30.04.2010r. Łącznie na składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe osób otrzymujących świadczenia rodzinne w okresie od 01.01.2010r. do 30.04.2010r. wydano kwotę 8 864,38 zł.. Ponadto wpłacono w okresie objętym kontrolą dwie wpłaty po 153,00 zł. z tyt. zwrotu zasiłku pielęgnacyjnego w dniach 26.01.2010r. oraz 01.03.2010r.. Kontrolą objęto podstawę wpłat ww kwot i stwierdzono, że:. - wpłata z dnia 26.01.2010r. w wysokości 153,00 zł. dotyczyła wypłaty z dnia 26.01.2010r. zasiłku pielęgnacyjnego dla osoby zmarłej w dniu 28.11.2009r. akt zgonu został 13

dostarczony do tut. Urzędu w dniu 28.12.2009r. ( adnotacja na kserokopii aktu zgonu ), jak wynika z powyższego inspektor ds świadczeń rodzinnych nie powinien dopuścić do sytuacji w której w liście wypłat zasiłków pielęgnacyjnych w miesiącu styczniu znalazła się ww wypłata, - wpłata z dnia 01.03.2010r. w wysokości 153,00 zł. dotyczyła wypłaty z dnia 23.02.2010r. zasiłku pielęgnacyjnego dla osoby, której przyznano dodatek pielęgnacyjny ( decyzja organu, który przyznał dodatek pielęgnacyjny została dostarczona do tut. Urzędu w dniu 28.01.2010r. - wskazano w niej przyznanie dodatku pielęgnacyjnego od dnia 01.02.2010r. ). W dniu 28.01.2010r. Wójt Gminy Rudziniec wydał decyzję Nr 5/DM.6/R/dn.1249/10 wstrzymującą wypłatę zasiłku pielęgnacyjnego. Jak wynika z powyższego inspektor ds. świadczeń rodzinnych nie powinien dopuścić do sytuacji w której w liście wypłat zasiłków pielęgnacyjnych w miesiącu lutym znalazła się ww wyplata. W związku z powyższym zwrócono się do inspektora ds. świadczeń rodzinnych o złożenie wyjaśnień protokół ustnych wyjaśnień stanowi załącznik nr 3 do niniejszego protokołu. Łączna kwota wydatków ujęta w Dziale 852 Pomoc społeczna, Rozdział 85212 Świadczenia rodzinne, zaliczka alimentacyjna oraz składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego, 3110 świadczenia społeczne, w okresie od 01.01.2010r. do 30.04.2010r. wyniosła 418 957,48 zł. ( 410 399,10 zł. tyt. wypłaconych świadczeń + 8 864,38 zł. tyt. składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe 306,00 zł. tyt. zwrotu świadczeń ). Pozostała kwota tj. 55 140,00 zł., stanowi fundusz alimentacyjny, który nie jest przedmiotem niniejszej kontroli. Łączna kwota 418 957,48 zł. wydatków na świadczenia rodzinne za okres od 01.01.2010r. Do 30.04.2010r. stanowi 2,12 % wszystkich planowanych wydatków Urzędu, które na dzień 30.04.2010r. były zaplanowane w kwocie 19 739,671,07 zł.. Kontrolą objęto Rb 28 S miesięczne sprawozdania z wykonania planu wydatków budżetowych jednostek samorządu terytorialnego i stwierdzono, że: - sprawozdania są sporządzane terminowo tj. zgodnie z zapisami załącznika Nr 44 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 03.02.2010r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej, - kwoty wykazane w sprawozdaniach odzwierciedlają faktycznie poniesione wydatki. Kontrolą objęto dowody księgowe dokumentujące wydatki związane z wypłatą świadczeń rodzinnych i stwierdzono, że: 1. Listy wypłat świadczeń rodzinnych są każdorazowo: 14

- sprawdzane pod względem merytorycznym przez Inspektora ds. świadczeń rodzinnych zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych ( Zarządzenie Nr 11/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 4 stycznia 2010r. ), - sprawdzane pod względem formalnym i rachunkowym przez inspektora ds. księgowości budżetowej i pracowniczej - zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych ( Zarządzenie Nr 11/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 4 stycznia 2010r. ), - listy płac zawierają podpis Skarbnika Gminy oraz Wójta Gminy Rudziniec zgodnie z obowiązującą w Urzędzie Instrukcją sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych ( Zarządzenie Nr 11/2010 Wójta Gminy Rudziniec z dnia 4 stycznia 2010r. ), - listy płac są każdorazowo zatwierdzane do wypłaty przez Wójta Gminy Rudziniec. 2. Wypłata następuje w kasie tut. Urzędu lub przelewem na konto bankowe, - wypłata w kasie Urzędu następuje do rąk własnych osoby upoważnionej do otrzymania gotówki na podstawie wydanej decyzji kasjer każdorazowo sprawdza tożsamość osoby pobierającej gotówkę z dowodem osobistym wpisując serię i numer dokumentu w liście płac; w przypadku wypłaty innej osobie niż wskazana w decyzji, każdorazowo wypłata następuje na podstawie imiennego upoważnienia wydanego przez osobę wskazaną w decyzji, 3. Wypłaty są realizowane zgodnie z terminami określonymi w wydanych decyzjach oraz w art. 26 ust. 1 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych tj. świadczenia rodzinne wypłaca się nie później niż do ostatniego dnia miesiąca, za który przyznane zostało świadczenie rodzinne. 4. Stosowana jest prawidłowo klasyfikacja budżetowa zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. ZALECENIA POKONTROLNE 1. Świadczenie pielęgnacyjne przyznawać w wysokości zgodnej z przepisami art. 17 ust. 4 ustawy z dnia 28 listopada 2003r. o świadczeniach rodzinnych, który stanowi, że: Świadczenie pielęgnacyjne przysługujące za niepełne miesiące kalendarzowe wypłaca się w wysokości 1/30 świadczenia pielęgnacyjnego za każdy dzień. Wystąpić do osoby która, otrzymała za miesiąc styczeń 2010r. świadczenie pielęgnacyjne w nieprawidłowej wysokości o zwrot kwoty nienależnie wypłaconej ( wniosek wykazany w poz. 12 załącznika nr 1 do niniejszego protokołu ). Ponadto dokonać analizy pozostałych przyznanych w 2010r. 15

świadczeń pielęgnacyjnych i w wypadku stwierdzenia przyznania ich w wysokości niezgodnej z ww przepisem skorygować wysokość przyznanych świadczeń. 2. Decyzje w sprawach świadczeń rodzinnych wydawać w oparciu o składane przez ubiegających się o świadczenia kompletnie złożone wnioski. Nie dopuszczać do sytuacji w której wydana decyzja jest datowana wcześniej niż data wpływu wniosku oraz gdy wydawana jest decyzja w oparciu o niekompletne wnioski. 3. Nie dopuszczać do sytuacji w której wypłacany jest zasiłek pielęgnacyjny osobie zmarłej lub osobie której została wstrzymana wypłata na podstawie wydanej wcześniej decyzji. Powyższe zalecenia kieruję do inspektora ds. świadczeń rodzinnych w tut. Urzędzie. Na zakończenie należy podkreślić, iż zostały stworzone dogodne warunki do przeprowadzenia kontroli, a wszystkie osoby uczestniczące w czynnościach kontrolnych na bieżąco i wyczerpująco udzielały wszystkich wyjaśnień. Wójt Gminy Rudziniec pan Krzysztof Obrzut został poinformowany o przysługującym, na podstawie obowiązującej w Urzędzie Gminy w Rudzińcu instrukcji kontroli wewnętrznej, prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, pozostawiono w kontrolowanej jednostce. Protokół podpisano bez zastrzeżeń. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod poz. 01/2010 Rudziniec 16.06.2010r. URZĄD GMINY 44-160 Rudziniec, Ul. Gliwicka 26 województwo śląskie tel. 0-32 400 07 00 (pieczątka kontrolowanej jednostki) z których jeden SKARBNIK GMINY Grzegorz Nowak xxxxxxxxxxx 2 mgr Mariola Dusza ( podpis kontrolującego) ( podpis inspektora ds. świadczeń rodzinnych) ( podpis Skarbnika Gminy Rudziniec ) WÓJT GMINY mgr Krzysztof Obrzut ( podpis Wójta Gminy Rudziniec) 2 Wykreślenia dokonano zgodnie z art.1 ust. 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 101 poz. 926 z 2002r. z późniejszymi zmianami), wykreślenia dokonał Grzegorz Nowak osoba odpowiedzialna za przeprowadzenie kontroli, celem publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej 16