Pani Magdalena Szochner-Siemińska Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słupnie ul. Warszawska 26a Słupno

Transkrypt

1 Warszawa, 12 września 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-P AG Pani Magdalena Szochner-Siemińska Dyrektor Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słupnie ul. Warszawska 26a Słupno WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2015 r. poz. 525, z późn. zm.), w związku z art. 6 ust. 4 pkt 4 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092), w dniach 8-9 czerwca 2017 r., pracownicy Oddziału Polityki Społecznej w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Płocku Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: pani Anna Gościniak starszy inspektor i pan Krzysztof Ogieniewski inspektor wojewódzki, przeprowadzili kontrolę problemową w trybie zwykłym w kierowanym przez panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Słupnie. Przedmiot kontroli obejmował organizację i realizację przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikających z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych, w zakresie ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. Kontrolą objęto okres od 1 września 2015 r. do dnia kontroli. Niniejszym przekazuję pani wystąpienie pokontrolne. Wojewoda mazowiecki pozytywnie ocenił sposób wykonywania przez gminę zadań zleconych z zakresu administracji rządowej wynikający z ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1518, z późn. zm.) zwanej dalej ustawą, w zakresie organizacji

2 realizacji zadania oraz pozytywnie, pomimo nieprawidłowości, ocenił sposób ustalania uprawnień i wypłacania specjalnego zasiłku opiekuńczego oraz zasiłku pielęgnacyjnego. 1. Organizacja realizacji zadania. W wyniku kontroli ustalono, że podstawę prawną działania ośrodka stanowił statut przyjęty uchwałą Nr 45/VI/2011 Rady Gminy w Słupnie z 27 kwietnia 2011 r. w sprawie nadania Statutu Gminnemu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Słupnie wraz z późniejszymi zmianami wprowadzonymi uchwałą Nr 115/XXII/16 Rady Gminy Słupno z dnia 29 marca 2016 r, uchwałą Nr 174/XXXI/2016 Wójta Gminy Słupno z dnia 12 grudnia 2016 r. oraz uchwałą Nr 221/XXXVII/17 Rady Gminy Słupno z 15 maja 2017 r. Uchwała Nr 45/VI/2011 zawiera regulacje dotyczące realizacji zadań wynikających z ustawy. Wewnętrzne zasady działania oraz organizację kontrolowanej jednostki określał regulamin organizacyjny Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słupnie wprowadzony zarządzeniem Nr 3/2013 dyrektora GOPS w Słupnie z dnia 2 stycznia 2013 r. Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Słupnie posiadał własną instrukcję kancelaryjną i jednolity rzeczowy wykaz akt, które zostały wprowadzone do stosowania zarządzeniem Nr 41/2011 dyrektora GOPS w Słupnie z dnia 28 grudnia 2011 r. wraz późniejszymi zmianami wprowadzonymi zarządzeniem Nr 6/2013 z dnia 25 stycznia 2013 r., dotyczącymi rozszerzenia jednolitego rzeczowego wykazu akt. W analizowanym okresie w ośrodku prowadzono rejestry w formie papierowej, dotyczące realizacji ww. ustawy, tj.: rejestry wniosków oraz rejestry decyzji administracyjnych. W aktach spraw świadczeniobiorców znajdowały się spisy spraw oraz metryki spraw. Jak ustalono, wójt gminy Słupno udzielił pani upoważnienia do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych a także do wydawania w tych sprawach decyzji administracyjnych. Ponadto, na pani wniosek, wójt gminy Słupno upoważnił trzech pracowników GOPS w Słupnie do prowadzenia postępowania w sprawie świadczeń rodzinnych i opiekuńczych tj.: panią XXXX XXXXXXX kierownika Działu Świadczeń w GOPS w Słupnie, panią XXXX XXXXXXX i panią XXXX XXXXXXX inspektorów zatrudnionych w Dziale Świadczeń GOPS w Słupnie. Wszyscy ww. pracownicy legitymowali się również upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych w zbiorze danych osób pobierających świadczenia rodzinne. Stosownie do postanowień 3 pkt 3 podpunkt 1 regulaminu organizacyjnego Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Słupnie w jednostce utworzono Dział Świadczeń, w skład którego wchodzi m.in. samodzielne stanowisko pracy do spraw świadczeń rodzinnych, co jest zgodne z wymogami określonymi w art. 20 ust. 4 ustawy o świadczeniach rodzinnych.

3 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. Badając rzetelność sporządzanej przez GOPS w Słupnie sprawozdawczości w zakresie poniesionych wydatków i liczby wypłaconych świadczeń-specjalny zasiłek opiekuńczy i zasiłek pielęgnacyjny oraz wydatków i liczby opłaconych składek emerytalno-rentowych oraz składek na ubezpieczenie zdrowotne za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, analizie poddano kwartalne sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywania zadań z zakresu świadczeń rodzinnych zawierające dane rzeczowe o realizacji ustawy z dnia 28 listopada 2003 r. o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1518, z późn. zm.) oraz informacje o wypłaconych świadczeniach rodzinnych, składkach na ubezpieczenia emerytalne i rentowe z ubezpieczenia społecznego oraz składkach na ubezpieczenie zdrowotne, za I kwartał 2017 r. Ponadto podczas wykonywania czynności kontrolnych badaniu poddano dokumentację źródłową m.in. listy wypłat świadczeń, a w części dotyczącej specjalnych zasiłków opiekuńczych także decyzje administracyjne. W kwestii sposobu sporządzania sprawozdań przez GOPS w Słupnie udzieliła pani pisemnej informacji, z której wynika, że ww. sprawozdanie zostało wygenerowane i zapisane przy pomocy systemu dziedzinowego Świadczenia rodzinne firmy TOP-TEAM, a następnie dane z systemu wczytano i przekazano za pośrednictwem systemu CAS. W tabeli A1. Wydatki na świadczenia rodzinne finansowane z dotacji celowej z budżetu państwa oraz liczba świadczeń, z wyłączeniem świadczeń ustalonych na podstawie art. 5 ust. 3 ustawy, w wierszu 6. Specjalny zasiłek opiekuńczy, na koniec kwartału wykazano kwotę zł oraz liczbę wypłaconych świadczeń w ilości 14. Stwierdzono, że wartości podane w wierszu 6. sprawozdania były zgodne z wartościami na wydruku z systemu dziedzinowego TOP-TEAM Raport środki zrealizowane z rozbiciem na klientów i ich decyzje za okres Ponadto na podstawie poddanych kontroli decyzji administracyjnych przyznających prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego ustalono, że kwota oraz liczba świadczeń odpowiadają wartościom podanym w tabeli A1. w wierszu 6. W tabeli A1. wierszu 4. Zasiłki pielęgnacyjne ( ) podano kwotę wypłaconych świadczeń w wysokości zł oraz liczbę 401 wypłaconych zasiłków pielęgnacyjnych. Stwierdzono, że wartości podane w wierszu 4. kol. 5 i kol. 9 sprawozdania były zgodne z wartościami na wydruku z systemu dziedzinowego TOP-TEAM Raport środki zrealizowane z rozbiciem na klientów i ich decyzje za okres Ponadto na podstawie poddanych kontroli decyzji administracyjnych przyznających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego ustalono, że kwota oraz liczba świadczeń były zgodne z w wartościami podanymi w tabeli A1. w wierszu 4.

4 W tabeli B. Wydatki na składki na ubezpieczenie społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz liczba składek w wierszu 3 sprawozdania Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe opłacane za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy na koniec I kwartału 2017 r. w kol. 5 wykazano kwotę zł oraz w kol. 9 liczbę składek -14. Dane wskazane w sprawozdaniu odpowiadały danym z wydruków pn. Lista osób pobierających świadczenia pielęgnacyjne za które opłacane są składki emerytalno-rentowe za: styczeń (sporządzono r. na kwotę 429,30 zł), luty (sporządzono r. na kwotę 429,30 zł) i marzec (sporządzono r. na kwotę 1.073,27 zł). Listy zostały wygenerowane z systemu dziedzinowego TOP-TEAM. W tabeli B. w wierszu 4. Składki na ubezpieczenie zdrowotne opłacane za osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy, w kol. 5 podano kwotę 351 zł, natomiast w kol. 9 wskazano 8 wypłaconych składek. Analizując dokumentację poddaną kontroli, stwierdzono, że dane z ww. sprawozdania są zgodne z danymi na wydrukach wygenerowanych z systemu dziedzinowego Świadczenia rodzinne TOP-TEAM. Listy osób pobierających świadczenie pielęgnacyjne, specjalny zasiłek opiekuńczy, za które opłacane są składki zdrowotne zawierały informacje o wypłatach w miesiącach: styczeń 2017 r. - na kwotę 93,60 zł (lista z r.), luty 2017 r. - na kwotę 93,60 zł (lista sporządzona r.), marzec 2017 r. - na kwotę 163,80 zł (lista sporządzona r.). 3. Prawidłowość ustalania uprawnień do specjalnego zasiłku opiekuńczego i jego wypłacania. W okresie od 1 września 2015 r. do dnia kontroli, na podstawie przyjętych wniosków, wszczęto 9 postępowań w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. We wszystkich przypadkach postępowanie zakończono przyznaniem prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Postępowanie w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego wszczęto na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, zgodnego z wzorem określonym w 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. poz. 3) w 2 przypadkach oraz wzorem określonym w 7 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie sposobu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. poz. 2284) w 7 przypadkach, a do wniosku załączono odpowiednie dokumenty. Ustalono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach prawidłowo przyznano prawo do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Świadczenie przyznano osobom spełniającym wymogi określone w art. 16a ust. 1 ustawy, tj.: w sześciu przypadkach dzieciom osób wymagających opieki,

5 w jednym przypadku mężowi osoby niepełnosprawnej, a w dwóch przypadkach wnukom osób wymagających opieki osoby drugiej. Specjalny zasiłek opiekuńczy został przyznany osobom, na których ciąży obowiązek alimentacyjny, zgodnie z przepisami ustawy dnia 25 lutego 1964 r. Kodeks rodzinny i opiekuńczy (Dz. U. poz. 682). Wszystkie osoby wymagające opieki posiadały orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności i wymagały stałej lub długotrwałej opieki lub pomocy innej osoby w związku ze znacznie ograniczoną możliwością samodzielnej egzystencji. Stwierdzono, że we wszystkich przypadkach łączny dochód rodziny osoby sprawującej opiekę oraz dochód rodziny osoby wymagającej opieki w przeliczeniu na osobę został prawidłowo wyliczony oraz, że nie przekraczał kwoty, o której mowa w art. 5 ust. 2 ustawy. Specjalny zasiłek opiekuńczy przyznano w 4 przypadkach od początku okresu zasiłkowego, w 2 przypadkach od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Stwierdzono nieprawidłowości w zakresie ustalenia terminu, od którego przyznano świadczenie, tj. w przypadku decyzji GOPS-DŚ z dnia r. świadczenie przyznano od r. czyli od dnia złożenia wniosku, zamiast od r., tj. od dnia zakończenia indywidualnej działalności gospodarczej prowadzonej przez wnioskodawcę. Decyzją GOPS-DŚ z dnia r. prawo do świadczenia ustalono od r., tj. od dnia utraty statusu osoby bezrobotnej jak również w przypadku decyzji GOPS- DŚ z dnia r. orzeczono o przyznaniu świadczenia od r. Za powyższe nieprawidłowości odpowiedzialność ponoszą pani XXXXX XXXXXX pracownik Działu Świadczeń GOPS w Słupnie, pani XXXX XXXXXXX kierownik Działu Świadczeń GOPS w Słupnie oraz pani dyrektor. We wszystkich skontrolowanych przypadkach prawo do zasiłku przyznano do końca okresu zasiłkowego. Wysokość specjalnego zasiłku opiekuńczego za pełne miesiące ustalono w wysokości 520 zł miesięcznie, zgodnie z art. 16a ust. 6 ustawy. W poddanych kontroli 9 decyzjach dotyczących przyznania specjalnego zasiłku opiekuńczego termin wypłaty specjalnego zasiłku opiekuńczego określono zgodnie z unormowaniami zawartymi w art. 26 ust. 3 i ust. 4 ustawy. Stwierdzono, że w 2 przypadkach, jako formę wypłaty świadczenia wskazano przekaz pocztowy, a w pozostałych 7 przypadkach - przelew na wskazane przez świadczeniobiorcę konto. W treści decyzji podano, że świadczenia będą wypłacane w dniach każdego miesiąca. Wypłaty świadczeń dokonano w terminach określonych w ustawie.

6 Ustalono, że we wszystkich skontrolowanych przypadkach, przed wydaniem decyzji w sprawie przyznania prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego, zgodnie z unormowaniami zawartymi w art. 23 ust. 4e ustawy, przeprowadzono rodzinny wywiad środowiskowy mający na celu weryfikację okoliczności dotyczących sprawowania opieki, o których mowa w art. 16a ust. 1 ustawy. We wszystkich wypadkach, w których zachodziła taka konieczność terminowo przeprowadzono aktualizację wywiadu, określonego art. 23 ust. 4f ustawy. Ustalono, że we wszystkich 9 poddanych analizie decyzjach administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do specjalnego zasiłku opiekuńczego uwzględniono wszystkie elementy, o których mowa w art. 107 k.p.a. Poddane kontroli decyzje administracyjne zostały wydane przez dyrektora GOPS w Słupnie, zgodnie z treścią posiadanego upoważnienia. Przedmiotowe decyzje wydano w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty złożenia wniosku o ustalenie prawa do świadczenia. We wszystkich badanych przypadkach decyzje administracyjne doręczono zgodnie z wymogami określonymi w art k.p.a. Z udzielonej przez panią informacji wynika, że w okresie objętym kontrolą GOPS w Słupnie nie wydał żadnej decyzji odmownej w sprawie specjalnego zasiłku opiekuńczego. W zakresie obowiązku opłacania przez organ właściwy składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe analizie poddano dokumentację zgromadzoną w aktach spraw 5 osób uprawnionych do specjalnego zasiłku opiekuńczego. Stwierdzono, że we wszystkich przypadkach osoby pobierające specjalny zasiłek opiekuńczy złożyły oświadczenie, że nie podlegają ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu z innego tytułu, w związku z tym organ właściwy opłacał za nie składkę na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Podczas przeprowadzenia czynności kontrolnych, stwierdzono, że w sposób prawidłowy ustalono okres niezbędny do uzyskania przez osobę sprawująca opiekę 25-letniego okresu ubezpieczenia (składkowego i nieskładkowego), z zastrzeżeniem art. 87 ust. 1b ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2016 r. poz. 887, z późn. zm.). W 3 przypadkach osoby uprawnione do specjalnego zasiłku opiekuńczego złożyły stosowne oświadczenie o niepodleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu, w związku z tym zgłoszono je do ubezpieczenia i opłacano za nie składki na ubezpieczenie zdrowotne. W pozostałych 2 przypadkach organ nie opłacał składek na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ osoby sprawujące opiekę złożyły oświadczenie, że podlegają ubezpieczeniu zdrowotnemu z innego tytułu.

7 4. Prawidłowość ustalania uprawnień do zasiłku pielęgnacyjnego i jego wypłacania. Jak ustalono, w okresie od 1 września 2015 r. do 7 czerwca 2017 r., na podstawie przyjętych wniosków, wszczęto 73 postępowania w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. We wszystkich przypadkach postępowanie zakończono wydaniem decyzji administracyjnych ustalających prawo do zasiłku pielęgnacyjnego. W wyniku analizy akt 49 spraw zakończonych wydaniem decyzji ostatecznych w przedmiocie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego stwierdzono, że we wszystkich przypadkach postępowanie wszczęto na podstawie prawidłowo wypełnionego wniosku o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. W 10 przypadkach złożono wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 3 stycznia 2013 r. w sprawie sposobu i trybu postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne (Dz. U. poz. 3) a do wniosków załączono odpowiednie dokumenty, o których mowa w 6 ww. rozporządzenia. Natomiast w 39 przypadkach złożono wnioski zgodne ze wzorem określonym w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dania 8 grudnia 2015 r. (Dz. U. poz. 2284) wraz z wymaganymi dokumentami. W skontrolowanych 49 przypadkach prawidłowo przyznano prawo do zasiłku pielęgnacyjnego. W 48 przypadkach zasiłek przyznano osobom niepełnosprawnym legitymującym się stosownym orzeczeniem o niepełnosprawności, a w jednym przypadku - osobie, która ukończyła 75 lat. Prawo do zasiłku przyznano osobom spełniającym wymogi określone: - w art. 16 ust. 2 pkt 1 ustawy w 17 przypadkach, - w art. 16 ust. 2 pkt 2 ustawy w 17 przypadkach, - w art. 16 ust. 2 pkt 3 ustawy w 1 przypadku, - w art.16 ust. 3 ustawy w 14 przypadkach. Prawo do zasiłku pielęgnacyjnego przyznano za pełne miesiące, zgodnie postanowieniami art. 24 ustawy, w tym: - w 15 przypadkach od miesiąca następującego po zakończeniu okresu pobierania zasiłku pielęgnacyjnego określonego poprzednią decyzją, - w 6 przypadkach świadczeniobiorca złożył wniosek, natomiast świadczenie otrzymał w miesiącu następnym, ponieważ za miesiąc, w którym złożono wniosek inny ośrodek pomocy społecznej wypłacił należne świadczenie, - w 22 przypadkach od miesiąca, w którym złożono wniosek o ustalenie niepełnosprawności lub stopnia niepełnosprawności, - w 6 przypadkach od miesiąca, w którym wpłynął wniosek o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego.

8 W 38 przypadkach, w których niepełnosprawność orzeczono na czas określony prawo do zasiłku pielęgnacyjnego przyznano do ostatniego dnia miesiąca, w którym upływa termin ważności orzeczenia. W 8 przypadkach, w których niepełnosprawność ustalono na stałe oraz w jednym przypadku, w którym osoba uprawniona ukończyła 75 lat prawo zasiłku pielęgnacyjnego ustalono do odwołania. Stwierdzono, że użyte w 9 badanych decyzjach sformułowanie do odwołania może sugerować stronie, że istnienie możliwość odwołania przyznanego świadczenia. Stosownie do przepisów ustawy, prawo do zasiłku pielęgnacyjnego ustala się na czas nieokreślony, chyba że, orzeczenie o niepełnosprawności lub orzeczenie o stopniu niepełnosprawności zostało wydane na czas określony. Za uchybienie to odpowiedzialność ponoszą pani XXXX XXXXXX i pani XXXX XXXXXXX - pracownicy Działu Świadczeń GOPS w Słupnie, pani XXXX XXXXXX - kierownik Działu Świadczeń GOPS w Słupnie oraz pani dyrektor. We wszystkich przypadkach wysokość zasiłku pielęgnacyjnego ustalono w kwocie 153 zł miesięcznie, a wypłata świadczeń nastąpiła w terminach określonych w ustawie. We wszystkich poddanych kontroli przypadkach decyzje administracyjne w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego zostały wydane przez panią, zgodnie z treścią upoważnienia udzielonego przez wójta gminy Słupno. Jak wynika z udzielonej przez panią informacji, w okresie od r. do r. nie wydano decyzji odmownych dotyczących zasiłków pielęgnacyjnych. W analizowanych decyzjach administracyjnych wskazano formę i termin wypłaty świadczenia. We wszystkich poddanych kontroli decyzjach administracyjnych w sprawie ustalenia prawa do zasiłku pielęgnacyjnego uwzględniono składniki decyzji, o których mowa w art. 107 k.p.a. Wszystkie poddane analizie decyzje administracyjne w sprawie przyznania prawa do zasiłku pielęgnacyjnego wydano w terminie nie dłuższym niż 30 dni od daty złożenia wniosku o ustalenie prawa do zasiłku pielęgnacyjnego. Przedstawiając powyższe ustalenia i oceny zobowiązuję panią dyrektor do realizacji następujących zaleceń pokontrolnych: 1. Podjąć działania mające na celu dokonanie weryfikacji decyzji ostatecznej nr GOPS- DŚ z dnia r. i przyznanie specjalnego zasiłku opiekuńczego zgodnie z przepisami ustawy,

9 2. Osobom uprawnionym do specjalnego zasiłku opiekuńczego, spełniającym kryteria, o których mowa w art. 16a ustawy, przyznawać prawo do tego świadczenia na okres zasiłkowy, zgodnie z postanowieniami art. 24 ust. 2 bądź art. 24 ust. 2a ustawy, 3. Osobom, które ukończyły 75 lat, przyznawać prawo do zasiłku pielęgnacyjnego na czas nieokreślony, stosownie do postanowień art. 24 ust. 4 ustawy. Jednocześnie zobowiązuję panią do przekazania do Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie pisemnej informacji o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych, a także o podjętych działaniach lub przyczynach ich niepodjęcia, w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję, że od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej